SP2TP

Sistem Pencatatan dan Pelaporan

Terpadu Puskesmas

Oleh : Sri Nawangwulan, SKM, M.Kes

 PENGERTIAN :
SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN
TERPADU PUSKESMAS (SP2TP)
• Tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap
untuk pengelolaan Puskesmas meliputi keadaan
fisik, tenaga,sarana dan kegiatan pokok yang
dilakukan serta hasil yang dicapai Puskesmas
TUJUAN

UMUM :
Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat
waktu dan muktahir secara periodik teratur untuk
pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui
Puskesmas di berbagai tingkat administrasi
TUJUAN

KHUSUS :
• Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, sarana dan
kegiatana pokok puskesmas yang akurat, tepat waktu dan
muktahir secara teratur
• Terlaksananya pelaporan data tersebut secara teratur di berbagai
jenjang administrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku
• Termanfaatkannya data tsb untuk pengambilan keputusan dalam
rangka pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui
Puskesmas di berbagai tingkat administrasi
RUANG LINGKUP
1. Puskesmas dengan perawatan,
Pusban,Pusling,Poskesdes
2. Pencatatan & pelaporan meliputi :
- Data umum & demografi wilayah kerja
- Ketenagaan
- Sarana
- Data kegiatan pokok dalam & luar gedung
3. Pelaporan dilakukan secara periodik (bln, triwulan, smt,
tahunan)
BATASAN

A. KUNJUNGAN, ada 2 :
1. Kunjungan seseorang ke Puskesmas, Pusban.
a. Kunjungan baru : seseorang yang pertama kali
datang ke puskesmas/pusban, sehingga seumur
hidupnya hanya dicatat sebagai 1 kunjungan baru
b. Kunjungan lama : seseorang yang datang ke
Puskesmas/Pusban yang kedua kali dan
seterusnya untuk mendapat pelayanan kesehatan
Pengecualian kedua kategori tersebut pada Ibu Hamil,
Ibu Menyusui dan Balita
a) Kunjungan Ibu Hamil pada setiap kehamilan
dianggap sebagai kunjungan baru, sedangkan
kunjungan kedua kali dan seterusnya untuk
memeriksakan kehamilan, dianggap sebagai
kunjungan lama. Sehingga kunjungan ibu hamil
tidak ditentukan dengan tahun/periode, tetapi
diberlakukan sebagai “episode of illness”
b) Kunjungan Ibu Menyusui,termasuk ibu yang
menyelesaikan kehamilannya karena abortus,
selama periode menyusui 2 tahun, dihitung sebagai
kunjungan baru. Ibu menyusui setelah saat
melahirkan/abortus dihitung kembali sebagai
kunjungan baru. Sedangkan kunjungan selanjutnya
dihitung sebagai kunjungan lama
c). Kunjungan balita setiap tahun (setelah hari
ulang tahun) dianggap sebagai kunjungan baru.
Jadi setiap balita mempunyai 4x kunjungan
baru. Sedangkan kunjungan kedua dst dari
tahun yang bersangkutan,dicatat sbg kunjungan
lama
B. KASUS, Ada 2 macam kasus :
1) Kasus Baru , adalah “ new episode of illness”,
yaitu pernyataan pertama kali seseorang
menderita penyakit tertentu sebagai hasil
diagnosa dokter atau tenaga paramedis
2) Kasus Lama :
Kunjungan kedua dan seterusnya, dari kasus baru yang
belum dinyatakan sembuh atau kunjungan kasus lama
dalam tahun/periode yang sama. Untuk tahun
berikutnya, kasus ini diperhitungkan sebagai kasus
baru. Khusus pada penderita kusta hanya dikenal
kasus baru, yaitu saat pertama kali penemuannya.
Pada kunjungan kedua dst hanya dihitung sebagai
kunjungan kasus, bukan sebagai kasus lama
c). KELUARGA
Keluarga dalam catatan SP2TP adalah satu kepala
keluarga beserta anggotanya yang terdiri dari isteri, anak-
anak (kandung, tiri dan angkat), dan orang lain yang
tinggal dalam satu atap/rumah
d). NOMOR KODE PUSKESMAS
Pemberian nomor kode Puskesmas/Pusban berdasar
pada letak geografis dan jenjang administrasi serta
peresmian per SK bupati atas existensinya setelah
dibangun
PELAKSANAAN SP2TP

Pelaksanaan SP2TP terdiri dari 3 kegiatan,ialah:

a) Pencatatan dengan menggunakan format
b) Pengiriman laporan dengan menggunakan
format secara periodik
c) Pengolahan analisis dan pemanfaatan
data/informasi
PENCATATAN

(dalam & luar gedung)

1. Family Folder (kartu individu & kartu Tanda pengenal
keluarga)
2. Buku Register untuk
rawat jalan/rawat inap,kohort ibu,kohort
anak,persalinan,lab,pengamatan penyakit
menular,imunisasi,dkk
3. Kartu indek penyakit (kelompok penyakit) yang disertai
distribusi jenis kelamin,golongan, umur dan desa
4). Kartu Perusahaan
5). Kartu Murid
6). Sensus harian (penyakit dan kegiatan
Puskesmas) untuk mempermudah pembuatan
laporan
PELAPORAN

1). Bulanan
- Data kesakitan (LB1)
- Data Kematian (LB2)
- Data Operasional (LB3)→ gizi,imunisasi,KIA
- Data manajemen Puskesmas (LB4)
2). Triwulan
- Data kegiatan Puskesmas
3). Tahunan
- Umum, fasilitas
- Sarana
- Tenaga
Alur Pengiriman
• Aturan :
a. dikirim ke Dinkes kab. → ke dinkes Prop. → ke
kemenkes (cq. Bag. Informasi ditjen binkesmas)
b. Umpan balik dikirim ke dinkes prop.
* Alur Pengiriman jangka panjang :
Mengikuti alur jenjang administrasi organisasi.
Kemenkes menerima laporan dari dinkes prop.
Pegolahan, analisa dan pemanfaatan
-Dilaksanakan pd setiap jenjang adm.
-Pemanfaatan disesuaikan dg tugas dan fungsi pengambilan
keputusan.
• Tk. Puskesmas : pemantauan program operasional
• Tk. Dinkes Kab. : pemantauan, pengendalian dan
pengambilan tindk koreksi yg diperlukan.
• Tk. Dinkes Prov. : perencanaan program dan pemebrian
bantuan yg diperlukan.
• Tk pusat : pengambilan kebijakan tk nasional
Kegiatan yang dilakukan
• Mengkompilasi data dari puskesmas
• Mentabulasi data upaya kes. yg dilakukan
• Menyusun kartu indeks penyakit
• Menyusun sensus harian mengolah data kesakitan
• Menyajikan dalam bentuk narasi, tabel, grafik dll.
• Melakukan analisa tuk kebutuhan pemantauan,
intervensi serta perencanaan dimasa mendatang
• Membuat peta wilayah pkm termasuk sarana kes.
SOFTWARE PUSKESMAS

Software aplikasi ini memiliki fitur-fitur sbb :

1. Multi user
(admin/resepsionis/lab/apotek/dokter/kasir: user tak
terbatas)
2. Backup Database dilakukan secara manual dan
otomatis
3. Pendaftaran Pasien Baru (Umum, Asuransi dan
Perusahaan)
SOFTWARE PUSKESMAS

4. Data Dokter (setup fee per Tindakan, fee rujukan Lab

atau Resep)
5. Data Tarif (Jasa,Tindakan) dalam 2 harga (Umum,
Asuransi/Perusahaan)
6. Daftar Jenis pembiayaan / Asuransi penanggung
biaya rawat Pasien
7. Antrian Pasien : Rawat Jalan, Rawat Inap,
Laboratorium, Radiologi
 8. Rawat Jalan : Umum, Gigi, Anak, Bumil,KIR, dll
9. Rawat Inap : Kamar Inap, UGD, Kamar Operasi
10. Laboratorium Klinik, Radiologi, EKG
11. Rekapitulasi Biaya Perawatan terhitung secara
otomatis u/ semua Unit
12. Stok Obat (Stok, Harga Beli, Harga Jual, Expired Date,
Kartu Stok)
13. Riwayat Pemeriksaan Pasien
(diagnosa,Tindakan,Resep,Rujukan,dsb)
14. Transaksi Penjualan Obat (Bebas, Resep Klinik, Resep R.Inap)
15. Laporan Apotek (Transaksi Penjualan, Faktur Masuk, Laba Rugi

HPP, dsb)
16. Laporan Rawat Jalan (Transaksi per hari, per bulan, per Gol.
Pasien, Rekap Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan)
17. Laporan Rawat Inap (Transaksi per hari, per bulan, per Gol.
Pasien, Rekap Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan)
18. Laporan Laboratorium Klinik (Transaksi per hari, per bulan, per
Gol. Pasien, Rekap Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan)
• Lengkap pendataannya Proses pendataan dimulai dari
pendataan master data (dokter ,obata,tarif
jasa/tindakan dokter, tarif LaboratoriumMedik, tarif
kamar, dsb), pendaftaran pasien, kunjungan pasien dan
riwayat pemeriksaan, perawatan pasien, perhitungan
tagihan sementara pasien, cetak Medical Record, review
riwayat pemeriksaan Lab, jual-beli obat di apotek
sampai pembayaran transaksi di kasir. Laporan yg
tersedia pun cukup lengkap dan komprehensif.
Mudah pengoperasiannya
Pengisian data sangat mudah, karena program didesain
untuk dapat meminimalisir kesalahan. Pembuatan
laporan- laporan rutin harian dan bulanan juga sangat
mudah, anda bisa mencetaknya langsung dari program
ke berbagai format file (excel, pdf atau html).
• Keamanan database terjamin Database hanya bisa
diakses lewat program. Yg bisa mengakses program pun
hanya mereka yg memang berhak membukanya, karena
setiap entry data selalu melalui username dan
password, yg berbeda setiap bagian/divisinya. Hak
akses untuk setiap user bisa diatur secara individual
oleh Admin.
• Integrasi diantara semua modul program Modul-modul
program (kunjungan pasien, pemeriksaan dokter,
apotek serta kasir) terintegrasi dengan baik, sehingga
setiap transaksi yg ada saling terkait satu sama lain. Hal
ini tentunya sangat memudahkan dan mempercepat
entry data serta mengurangi resiko kesalahan.
KENDALA

• Jumlah komputer yang terbatas

• Petugas yang tidak familiar dengan komputer
• Keraguan tentang keabsahan medical record
rekam medis
Metode :

Ada beberapa metode memasukan data pustu

/posyandu ke komputer induk.
1. memasukan langsung di komputer puskesmas
induk. seperti yang saat ini telah dilakukan.
2. memasukan data di komputer / laptop .
kemudian data dicopy dalam bentuk excel dibawa
ke puskesmas induk. dan diolah dengan data
puskesmas induk dengan file excel.
Metode :

3. memasukan data di komputer / laptop .

kemudian data dicopy dan dimasukan ke server
database puskesmas induk.
4. memasukan data di komputer/ laptop pustu, yang
langsung dihubungkan dengan komputer di
puskesmas induk, melalui gelombang radio/
internet..
KEKURANGAN & KELEBIHAN

• cara 1 cocok untuk kondisi pasien pustu yang tidak

terlalu banyak. biaya paling murah. dengan kelemahan,
petugas pustu dua kali kerja. pertama saat bekerja di
pustu, menuliskan data di kertas rawat jalan, kemudian
setelah selesai semua, tahap ke dua adalah memasukan
per pasien lagi ke komputer di induk.
KEKURANGAN & KELEBIHAN

• cara kedua cocok untuk pustu yang pasienya banyak. di

pustu dibuat jaringan komputer yang meliputi loket,
ruang pengobatan, ruang obat. masing- masing
memasukan data. kemudian laporanya di copy ke excel,
da dibawa ke puskesmas induk. cara ini yang dua kali
kerja adalah justru petugas di induk. karena harus
menyatukan data antar pustu dan puskesmas induk.
KEKURANGAN & KELEBIHAN

• kelemahan cara 1 dan dua adalah masalah

portabilitas. jika untuk pelayanan dalam gedung,
tidak akan jadi masalah. tetapi puskesmas
kagiatanya dalam gedung dan luar gedung.
• cara 3 dan 4 adalah solusi untuk lebih portabel.
Sebenarnya cara ini sudah memadai untuk
membuat server di dinas menerima data mentah
langsung. karena semua kegiatan rawat jalan
dalam gedung sudah masuk, sehingga puskesmas
tidak perlu membuat laporan penyakit dan
kunjungan.
• dari sisi dinas kesehatan : dengan hanya laporan data
perorangan, maka data yang bisa diambil langsung
adalah : data penyakit, data kunjungan, data kunjungan
jamkesmas, jamkesmasda data pemakaian obat, data
pengobatan rasional data kunjungan pekerja. data
rujukan pasien. data pemeriksaan laboratorium. data
kunjungan gigi ( hanya kegiatan dalam gedung). data
penyakit menular. data penyakit tidak menular. dan
lainya.
• sedang di sisi Puskesmas yang perlu ditambahkan
adalah menyatukan data kegiatan dalam gedung dengan
luar gedung, dengan menyatukan kegiatan dalam dan
luar
Pemanfaatan SP2PT
• Memenuhi kebutuhan adm pd jenjang yg lebih
tinggi dlm rangka pembinaan, perencanaan dan
penetpan kebijakan.
• Dimanfaatkan pkm tuk meningkatkan up. Kes.
Puskesmas, melalui :
– Perencanaan
– Penggerakan dan pelaksanaan (lokmin puskesmas)
– Pengawasan, pengendalian dan penlaian (Stratifikasi)
Terima Kasih

Kalau Bisa Dipermudah…

Kenapa Harus Dipersulit..???