PENYIMPANAN Manajemen Farmasi – 3

Niko Prasetya, M.Farm., Apt

 DEFINISI
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara
dengan
cara menempatkan obat dan perbekalan kesehatan yang diterima
pada
tempat yang dinilai Tepat & aman serta gangguan fisik yang dapat
merusak mutu obat dan perbekalan kesehatan.
TUJUAN PENYIMPANAN
1. Memelihara mutu obat
2. Menghindari penyalahgunaan dan penggunaan yang salah
3. Menjaga kelangsungan persediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
 1. Penyiapan sarana penyimpanan
KEGIATAN 2. Pengaturan tata ruang
PENYIMPANAN 3. Penyusunan obat
4. Pengamatan mutu obat
 1. PENYIAPAN a) a. Gedung
b) b. Komputer
SARANA c) c. Komputer + software
PENYIMPANAN d) d. Kartu stok
 e. Sarana penyimpanan:
1) Rak
2) Pallet
3) Lemari
CONT… 4) Lemari Khusus
5) Cold chain (medical
refrigerator)
6) Cold Box
7) Cold Pack
8) Generator
 f. Sarana Administrasi Umum:
1) Brankas : 1 Unit
2) Mesin Tik : 1 – 2 unit
3) Lemari arsip : 1 – 2 unit
g. Sarana Administrasi Obat dan Perbekalan Kesehatan:
1) Kartu Stok

CONT… 2) Kartu Persediaan Obat

3) Kartu Induk Persediaan Obat
4) Buku Harian Pengeluaran Barang
5) SBBK (Surat Bukti Barang Keluar)
6) LPLPO (Laporan Pemakaian dan Laporan Permintaan
Obat)
7) Kartu Rencana Distribusi
8) Lembar bantu penentuan proporsi stok optimum
“AREA PENYIMPANAN HENDAKLAH
MEMILIKI KAPASITAS YANG MEMADAI
UNTUK MENYIMPAN DENGAN RAPI DAN
TERATUR BERBAGAI MACAM BAHAN DAN
PRODUK SEPERTI BAHAN AWAL DAN BAHAN
PENGEMAS, PRODUK ANTARA, PRODUK
RUAHAN DAN PRODUK JADI, PRODUK
DALAM STATUS KARANTINA , PRODUK YANG
TELAH DILULUSKAN , PRODUK YANG
DITOLAK, PRODUK YANG DIKEMBALIKAN
ATAU PRODUK YANG DITARIK DARI
PEREDARAN.”
 Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam
merancang gudang:
a. Kemudahan bergerak
1. Gudang jangan menggunakan sekat-sekat karena akan

2. membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat,

perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah
gerakan.
PENGATURAN 2. Berdasarkan arah arus pene rimaan dan
TATA RUANG pengeluaran obat, ruang gudang dapat ditata
berdasarkan sistem :
a) Arus garis lurus
b) Arus U
c) Arus L
 Dengan menggunakan layout arus “U” ,
arus barang berbentuk “U”. Proses
keluar masuk barang melalui lorong
atau gang yang berkelok-kelok
sehingga proses penyimpanan dan
pengambilan barang relatif lebih lama.
Lokasi barang yang akan disimpan
dibedakan antara barang yang
bersifat fast moving dan slow moving.
Barang yang bersifat fast
moving disimpan dilokasi yang dekat
dengan pintu keluar sebaliknya barang
yang bersifat slow moving disimpan
U-FLOW dilokasi yang dekat dengan pintu masuk
U-FLOW
Keuntungan Betuk U
1. Karena daerah penerimaan dan pengiriman
berdampingan, ruangan dapat digunakan secara
fleksibel, terutama jika kegiatan ini dijadwalkan
berlangsung pada waktu yang berbeda pada hari kerja.
Hal ini dapat menghemat ruang secara keseluruhan.
2. Demikian pula, personil dan peralatan dapat digunakan
dengan cara yang fleksibel, mengurangi kebutuhan
untuk sumber daya secara keseluruhan.
3. Karena akses utama ke gedung hanya satu tempat,
maka keamanan lebih mudah untuk dikelolah.
4. Tempat untuk area penyimpanan bisa lebih besar atau
banyak.
THROUGH LINE
FLOW
Dengan menggunakan layout arus
garis lurus sederhana , arus barang
akan membentuk garis lurus. Proses
keluar masuk barang tidak melalui
lorong atau gang yang berkelok
kelok sehingga proses peyimpanan
dan pengambilan barang relatif
lebih cepat. Lokasi barang yang
disimpan dibedakan antara
barang yang bersifat fast
moving dan slow moving. Barang
yang bersifat fast moving disimpan
di lokasi yang dekat dengan pintu
keluar sebaliknya , barang yang
bersifat slow moving disimpan di
lokasi yang dekat dengan pintu
masuk
L-FLOW
Dengan menggunakan layout arus
“L”, arus barang berbentuk “L”.
Proses keluar masuk barang
melalui lorong atau gang yang
tidak terlalu berkelok-kelok
sehingga proses penyimpanan dan
pengambilan barang relatif cepat.
Lokasi barang yang akan disimpan
dibedakan antara barang yang
bersifat fast moving dan slow
moving. Barang yang bersifat fast
moving disimpan dilokasi yang
dekat dengan pintu keluar
sebaliknya barang yang
bersifat slow moving disimpan
dilokasi yang dekat dengan pintu
masuk
 § Rintangan keluar masuknya barang
Adanya rintangan dapat menyebabkan tertundanya
pengangkutan barang atau bahkan sampai menghentikan arus
keluar masuknya barang tersebut. Rintangan yang terjadi dapat
berupa menumpuknya barang didekat pintu masuk atau keluar,
alat-alat pemindah diletakkan di lorong-lorong yang dilalui
sebagai jalan masuknya keluar barang, atau banyaknya bekas
pembungkus kemasan yang dibiarkan begitu saja.
PRINSIP LAYOUT § Lorong / Gang

GUDANG Lebar lorong yang digunakan haruslah direncanakan dengan

cermat dan harus sedikit lebih lebar dibandingkan dengan alat
pemindah yang digunakan, agar alat pemmindah dapat
bergerak dengan leluasa.
§ Letak tumpukan barang
Tumpukan barang harus diletakkan ditempat masing-masing
agar lorong-lorongnya mudah dilalui. Jagalah jangan sampai
tumpukannya menonjol keluar sehingga akan menyempitkan
lorong dan akan terlihat kurang rapi. Selain itu, jika barang
ditumpuk tidak beraturan maka akna diperlukan tenaga khusus
untuk memindahkan tumpukan barang-barang lain untuk mencari
barang yang dibutuhkan.
CONT…
Gudang sementara
Sebaiknya disediakan gudang sementar untuk meletakan barang-barang sambil
menunggul penempatan atau pengeluaran barang. Gudang sementara bisa juga
digunakan untuk menilai kualitas dan kuantitas barang.
§ Pintu darurat
Adanya pintu darurat berfungsi sebagai akses jalan masuk serta jalan keluar
apabila terjadi kebakaran atau musibah lain, pintu darurat diletakan di tempat
yang mudah dijangkau, mudah dlihat oleh orang, dan ukurannya dibuat lebih besar
agar bisa dilalui orang banyak.
3) Sirkulasi udara yang baik
Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan stabilitas obat
sekaligus bermanfaat dalam memperbaiki kondisi kerja
petugas. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun
biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang
luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas
angin/ventilator/rotator. Perlu adanya pengukur suhu di
ruangan penyimpanan obat dan dilakukan pencatatan
suhu.
RUMUS MENGHITUNG KEBUTUHAN
KAPASITAS AC RUANGAN:
(L x W x H x I x E) / 60 = Kebutuhan BTU
L = Panjang Ruang (dalam feet)
W = Lebar Ruang (dalam feet)
I = Nilai 10 jika ruang berinsulasi (berada di lantai bawah,
atau berhimpit dengan ruang lain).
Nilai 18 jika ruang tidak berinsulasi (di lantai atas).
H = Tinggi Ruang (dalam feet)
E = Nilai 16 jika dinding terpanjang menghadap utara;
Nilai 17 jika menghadap timur;
Nilai 18 jika menghadap selatan; Kapasitas AC berdasarkan PK:
Nilai 20 jika menghadap barat.
AC ½ PK = ± 5.000 BTU/h
» 1 Meter = 3,28 Feet « AC ¾ PK = ± 7.000 BTU/h
AC 1 PK = ± 9.000 BTU/h
AC 1½ PK = ±12.000 BTU/h
AC 2 PK = ±18.000 BTU/h
CONTOH PERHITUNGAN
Ruang berukuran Pj x Lb x Tg : 5m x 5m x
3m atau (16 kaki x 16 kaki x 10 kaki), berinsulasi
(berhimpit dg ruangan lain), dinding panjang
menghadap ke timur. Kebutuhan BTU = (16 x 16 x
10 x 10 x 17) / 60 = 7.253 BTU alias cukup
dengan AC ¾ PK.
b. Rak dan Pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat
meningkatkan sirkulasi udara dan pemindahan obat.
Penggunaan pallet memberikan keuntungan :
1) Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir,
serangan serangga (rayap)
2) Melindungi sediaan dari kelembaban
3) Memudahkan penanganan stok
4) Dapat menampung obat lebih banyak
5) Pallet lebih murah dari pada rak
c. Kondisi penyimpanan khusus
1) Vaksin dan serum memerlukan Cold Chain khusus dan
harus
dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik (harus
tersedianya generator).
2) Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan
dalam lemari khusus dan selalu terkunci sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
3) Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol, eter dan
pestisida harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya
disimpan dibangunan khusus terpisah dari gudang induk
d. Pencegahan kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan
yang mudah terbakar seperti dus, karton dan lain-
lain. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan
pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam
jumlah yang cukup. Contohnya tersedia bak pasir,
tabung pemadam kebakaran, karung goni, galah
berpengait besi.
 “AREA PENYIMPANAN HENDAKLAH
DIDESAIN ATAU DISESUAIKAN UNTUK
MENJAMIN KONDISI PENYIMPANAN
YANG BAIK; TERUTAMA AREA TERSEBUT
HENDAKLAH BERSIH, KERING DAN
MENDAPAT PENERANGAN YANG CUKUP
SERTA DIPELIHARA DALAM BATAS SUHU
YANG DITETAPKAN.”
3. PENYUSUNAN STOK OBAT
a. Gunakan prinsip First Expired date First Out (FEFO) dan First In
First Out (FIFO) dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa
kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus
digunakan lebih awal sebab umumnya obat yang datang lebih awal
biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua
dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
b. Susun obat dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan
teratur. Untuk obat kemasan kecil dan jumlahnya sedikit disimpan
dalam rak dan pisahkan antara obat dalam dan obat untuk
pemakaian luar dengan memperhatikan keseragaman nomor batch.
c. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan
narkotika dan psikotropika.
d. Simpan obat yang stabilitasnya dapat
dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya
dan kontaminasi bakteri pada tempat yang
sesuai. Perhatikan untuk obat yang perlu
penyimpanan khusus.
e. Cantumkan nama masing-masing obat pada
rak dengan rapi.
f. Apabila persediaan obat cukup banyak,
maka biarkan obat tetap dalam box masing-
masing.
CONT…
Berdasarkan Alfabet, bentuk sediaan, generic-branded
High Alert-LASA
OTC VS ETHICAL
LOOK ALIKE SOUND ALIKE

LASA LASA

KARS 26
LOOK ALIKE

LASA

SUTOTO.KARS 27
 LASA

LASA

.KARS 28
Mutu obat yang disimpan di ruang penyimpanan dapat mengalami
perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi yang dapat
diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada
kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptik,
harus dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium.

4. PENGAMATAN MUTU OBAT

Tanda-tanda perubahan mutu obat :
a. Tablet
1) Terjadinya perubahan warna, bau atau rasa
2) Kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, pecah, retak dan
atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab
3) Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat
b. Kapsul
1) Perubahan warna isi kapsul
2) Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya
c. Tablet salut
1) Pecah-pecah, terjadi perubahan warna
2) Basah dan lengket satu dengan yang lainnya
3) Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik
d. Cairan
1) Menjadi keruh atau timbul endapan
2) Konsistensi berubah
3) Warna atau rasa berubah
4) Botol-botol plastik rusak atau bocor
e. Salep
1) Warna berubah
2) Pot atau tube rusak atau bocor
3) Bau berubah
f. Injeksi
1) Kebocoran wadah (vial, ampul)
2) Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi
3) Larutan yang seharusnya jernih tampak
keruh atau ada endapan
4) Warna larutan berubah
Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti
rusak/kadaluwarsa
adalah :
a. Dikumpulkan, inventarisasi dan disimpan
terpisah dengan penandaan/ label khusus
b. Dikembalikan/ diklaim sesuai aturan yang
berlaku
c. Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku serta
dibuat Berita Acaranya
Distribusi adalah suatu rangkaian
kegiatan dalam rangka
pengeluaran dan pengiriman
obat, terjamin keabsahan, tepat
jenis dan jumlah secara merata
dan teratur untuk memenuhi
kebutuhan unit-unit pelayanan
kesehatan.
DISTRIBUSI
Distribusi obat dilakukan agar
persediaan jenis dan jumlah yang
cukup sekaligus menghindari
kekosongan dan menumpuknya
persediaan serta
mempertahankan tingkat
persediaan obat.
RANTAI DISTRIBUSI

Pabrik

Distributor
Tunggal

Sub
Distributor

Apotek Rumah Toko Obat Klinik Sub Dist

sakit
 1. Terlaksananya pengiriman obat secara merata
dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat
TUJUAN 2.
dibutuhkan.
Terjaminnya mutu obat dan perbekalan kesehatan
DISTRIBUSI pada saat pendistribusian
3. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai
kebutuhan pelayanan dan program kesehatan