POKOK DAN DASAR

PENYELENGGARAAN PERTEMUAN,
KONPERENSI, KONVENSI
A. Berbagai Macam dan Jenis Penyelenggaraan
Usaha Jasa MICE

1. Ukuran besar kecil/skala

2. Peserta (nasional dan internasional)
3. Tujuan (general
product/permesinan/consumers goods)
4. Proses (B to B, B to C, B to G, G to G)
B. Kategori Penyelenggaraan Usaha Jasa MICE

1. Pertemuan, konperensi, konvensi

2. Perjalanan insentif

3. Pameran

4. Event khusus
C. Stake Holders Penyelenggaraan Usaha Jasa MICE
1. Penyelenggaraan Pertemuan, Konperensi, Konvensi :
a. Peserta
b. Pembicara
c. Penyelenggara
d. Tempat : hotel/venue
e. Stand Contractor
f. Freight Forwarder
g. Suppliers

2. Penyelenggaraan Perjalanan Insentif :

a. Peserta
b. Tour Guide
c. Penyelenggara
d. Transportasi
e. Hotel
f. Restoran
g. Objek Wisata

3. Penyelenggaraan Pameran :
a. Pengunjung
b. Peserta
c. Penyelenggara
d. Venue/hall
e. Stand Contractor
f. Freight Forwarder
g. Suppliers
 Kunci sukses kerjasama para pemangku
kepentingan dalam penyelenggaraan
usaha jasa MICE adalah komunikasi yang
meliputi kemampuan VVV, CCC, AIDA.
D. RAGAM DAN BENTUK JENIS USAHA
JASA PERTEMUAN
1. Pengertian Pertemuan, Konperensi, dan Konvensi
2. Perbedaan Pertemuan, Konperensi, dan Konvensi
3. Ditinjau dari skala
4. Ditinjau dari lingkup
5. Ditinjau dari peserta
6. Ditinjau dari pembicara
7. Ditinjau dari tempat
8. Ditinjau dari fasilitas
E. PELAKSANAAN USAHA JASA PERTEMUAN KREATIF DAN BIDDING
1. Pengertian pertemuan kreatif
2. Pengertian pertemuan bidding
3. Proses perencanaan dan produksinya

Perencanaan event pertemuan, konperensi, dan konvensi meliputi perencanaan 1 dan perencanaan 2.
Perencanaan 1 terdiri dari 8 tahap proses, meliputi :
a. Ide
b. Konsep
c. Letter of Intent (LOI)
d. Term of Reference (TOR)
e. Profil/Anatomi Event (Siapa, Apa, Bilamana, Dimana, dan Bagaimana Event Pertemuan,
Konperensi, Konvensi diselenggarakan).
f. Kontrak Kesepakatan (dengan para jaringan kemitraaan/ kerja/vendors dan target pasar/calon
peserta)
g. Surat Perintah Kerja bagi jaringan kemitraan.
h. Pemasaran, promosi dan sponsorship.

8 tahap proses perencanaan 1 ini masih dapat dirubah sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai,
sehingga disebut sebagai perencanaan yang bersifat tentatif untuk mendapatkan kenyataan dari ide
konsep dicoba dijual akan mendapatkan suatu ekspektasi penyelenggaraan event yang lebih nyata.

Kemudian apabila jawabannya adalah positif mengenai kegiatan sumber daya manusia, kebutuhan
dana, yang dapat dituangkan dalam rencana anggaran (budgeting) dan kepastian waktu yang dapat
dituangkan dalam rencana waktu (time scheduling), maka dapat dilanjutkan dengan perencanaan 2
yang merupakan pedoman/kerangka acuan kerja menjawab bagaimanakah suatu event dapat
diselenggarakan dengan sukses.
PERENCANAAN 2 TERDIRI DARI 8 TAHAP PROSES, MELIPUTI :
a. Pengelolaan dana (statement of cashflow)
b. Pertemuan teknis penyelenggaraan disebut technical meeting.
c. Pembangunan ruang penyelenggaraan pertemuan, konperensi, konvensi
(building up).
d. Rundown acara dengan pengendalian yang intensif, dan efektif dengan
pelayanan prima kepada para peserta, dan pembicara.
e. Pembongkaran ruang dengan semua kelengkapannya.
f. Laporan pertanggungjawaban penyelenggaraan.
g. Laporan keuangan/laba-rugi.
h. Evaluasi penyelenggaraan untuk penyempurnaan event pertemuan,
konperensi, konvensi.

Perencanaan 2 merupakan perencanaan yang diikuti dengan dukungan dana,

SDM, fasilitas, konsumsi, akomodasi, publikasi, promosi, dan berbagai metoda
teknik menyukseskan penyelenggaraan yang dikenal dengan produk event
sukses memberikan manfaat sebesar-besar bagi kepuasan siapapun yang
terlibat, karena sekecil apapun kegiatan yang harus dilaksanakan harus
direncanakan sebelumnya dengan detail-detail kegiatan yang diperlukan.
Thank You