Manajemen Integrasi

Proyek

1
Tujuan pembelajaran

 Menjelaskan kerangka kerja manajemen integrasi

proyek dlm hub-nya dgn area manajemen proyek
yg lain dan siklus hdp proyek
 Menjelaskan proses renc. Strategis & menerapkan
metode seleksi proyek yg berbeda
 Menjelaskan pentingnya membuat project charter
utk mengawali proyek scr formal
 Menjelaskan proses membuat pernyataan awal
lingkup proyek

2
Tujuan pembelajaran

 Menjelaskan pengembangan renc. Manajemen

proyek, termasuk isi, menggunakan guidelines dan
templates utk mengembangkan renc., dan
melakukan analisis stakeholder utk membantu dlm
hubungan kerja
 Menjelaskan eksekusi proyek, hub-nya dgn renc.
Proyek, faktor-faktor utk kesuksesan hasil, tools
dan teknik utk menunjang eksekusi proyek
 Menjelaskan proses monitoring dan pengendalian
kerja proyek

3
Tujuan pembelajaran

 Menjelaskan proses kendali perubahan terintegrasi,

perencanaan utk manajemen perubahan pd proyek
TI, dan membangun serta menggunakan sistem
kendali perubahan
 Menjelaskan pentingnya membangun dan
mengikuti prosedur yg baik utk menutup proyek
 Menjelaskan bgmn software dapat membantu dlm
manajemen integrasi proyek

4
9 Knowlegde Areas

5
Kunci sukses proyek:
Manajemen Integrasi Proyek yang Baik

 Manajer proyek hrs mengkoordinasi semua

knowledge areas selama siklus hidup proyek
 Bbrp manajer proyek yg “baru” mpy masalah dlm
melihat “big picture” dan ingin fokus ke banyak
detail
 Manajemen integrasi proyek tdk sama dgn integrasi
software

6
Proses Manajemen Integrasi
Proyek

 Membuat project charter: bekerja sama dgn

stakeholder utk membuat dokumen yg scr formal
memberikan kewenangan utk menjalankan proyek
 Membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek: bekerja
sama dgn stakeholder, terutama user dari produk
(jasa) hasil proyek utk mengembangkan lingkup
proyek yg berkualitas tinggi dan membuat pernyataan
awal ttg lingkup proyek
 Membuat rencana manajemen proyek: mengkoordinir
semua usaha perencanaan utk membuat sebuah
dokumen yg koheren dan konsisten, yaitu rencana
manajemen proyek

7
Proses Manajemen Integrasi
Proyek (lanj.)

 Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek:

menjalankan renc manajemen proyek dgn
melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di
dalamnya
 Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek:
memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya
tetap pd tujuan proyek
 Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi:
mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi hasil-
hasil proyek dan aset-aset proses organisasional
 Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek
utk scr formal menutup proyek

8
Rencana Strategis dan Seleksi
Proyek

 Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan

jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di
masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan
produk-produk atau jasa-jasa baru
 Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT
Strength – Weaknesses – Opportunities – Threats
 Sbg bagian dr rencana strategis, organisasi hrs:
- Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial
- Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek
mana yg akan dikerjakan (proses seleksi)
- Memformalkan proyek dgn membuat project charter

9
Mengidentifikasi Proyek-proyek
Potensial

 Bbrp organisasi mengikuti proses perencanaan utk

memilih atau menyeleksi proyek-proyek IT
 Adl sangat penting utk menyelaraskan proyek IT
dgn strategi bisnis
 Penelitian menunjukkan bahwa:
– Dukungan thdp tujuan bisnis yg nyata mrpk alasan
utama yg dipakai utk investasi dlm proyek IT
– Perusahaan dgn operasi IT terkonsolidasi mpy
biaya operasional per user end 24% lebih rendah
– Penggunaan IT yg standar menurunkan biaya
pengembangan aplikasi (41% per user)
10
Proses Perencanaan IT
Tingkatan
Perencanaan
IT

Strategi IT menuju misi

Rencana dan visi organisasi.
Strategis Identifikasi area bisnis
IT pokok

Dokumentasi proses
Analisis area
bisnis pokok yg dpt
bisnis
diperoleh dr IT
Mendefinisikan proyek-
proyek potensial.
Rencana
Mendefinisikan lingkup
proyek
proyek, kelebihan dan
kendalanya
Memilih proyek IT.
Alokasi Mengalokasikan
sumber daya sumber daya
11
Metode Seleksi Proyek

 Biasanya tdk tersedia cukup banyak waktu dan

sumberdaya utk mengimplementasikan semua
proyek
 Metode utk seleksi proyek mencakup:
– Fokus pd kebutuhan organisasi scr meluas
– Membuat kategori proyek-proyek IT
– Melakukan net present value atau analisis finansial
yg lain
– Menggunakan model penilaian dengan pembobotan
– Menggunakan penilaian berimbang

12
Fokus pd kebutuhan organisasi

 Seringkali sangat sulit utk menilai bbrp proyek IT,

namun biasanya semua orang menyetujui bahwa
proyek tsb mpy nilai yg tinggi
 Tiga kriteria penting utk sebuah proyek:
– Bahwa proyek tsb mmg dibutuhkan
– Bahwa ada dana tersedia utk proyek tsb
– Bahwa ada keinginan kuat utk membuat proyek tsb
sukses

13
Kategorisasi Proyek IT

 Salah satu kategorisasi adl bgmn proyek

memberikan respon pd:
– Problem atau masalah
– Peluang
– Pengarahan (directive)
 Kategorisasi yg lain berdasar pd waktu yg
dibutuhkan utk menyelesaikan proyek atau tanggal
penyelesaian proyek
 Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek scr
keseluruhan

14
Analisis Finansial Proyek

 Pertimbangan finansial biasanya mrpk aspek

penting dlm proses seleksi proyek
 Tiga metode utk menentukan nilai finansial proyek:
– Analisis NPV (Net Present Value)
– ROI (Return on Investment)
– Analisis payback

15
Analisis Net Present Value

 Analisis Net Present Value (NPV) adl metode utk

menghitung laba atau rugi scr moneter dr sebuah
proyek dgn tanpa memperhitungkan cash inflows
and outflows di masa mendatang
 Proyek dgn NPV positif dpt dipertimbangkan jika
nilai finansial mrpk kriteria utama
 Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik

16
Contoh analisis NPV

17
ROI

 ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek dari

keuntungan kmd dibagi dgn biaya
ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya proyek
 Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik
 Byk organisasi menentukan ROI minimum bagi
proyek-proyek yg akan didanainya
 IRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn
membuat NPV = nol

18
Analisis Payback

 Periode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk

pengembalian modal (investasi) dlm sebuah proyek
 Payback terjadi jika kumulatif keuntungan atau laba
dan biaya adl lebih besar daripad nol
 Byk organisasi menginginkan supaya proyek-proyek
IT mpy periode payback yg cukup pendek

19
Contoh Grafik Periode Payback

20
Model Weighted Scoring

 Model weighted scoring adl tools yg menyediakan

proses sistematis utk memilih proyek berdasar bbrp
kriteria
 Langkah-langkah dalam identifikasi:
– Identifikasi kriteris penting utk proses seleksi
– Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria shg
totalnya 100%
– Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk setiap
proyek
– Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh bobot-skor
total
 Semakin tinggi bobot-skor, maka proyek semakin baik

21
Contoh Model Weighted Scoring

22
Implementasi Balanced Scorecard

 Dibangun utk membantu memilih dan

memanajemen proyek yg selaras dgn strategi bisnis
 Balanced Scorecard adl metodology yg mengubah
penggerak (drivers) organisasi spt layanan
konsumen, inovasi, efisiensi operasional, dan
kinerja finansial menjadi besaran-besaran yang
terukur (defined metrics)
 Akses www.balancedscorecard.org

23