Pemerintah

Kota Pematangsiantar

INOVASI PELAYANAN
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Pematangsiantar
“ Melalui Inovasi, Kita Wujudkan Pematangsiantar Kota Yang Tertib Adminstrasi Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Berbasis Teknologi Informasi Tahun 2018”

disdukcapilpematangsiantar.wordpress.com

Tim Reformasi Birokrasi

 Inovasi

Tugas Pokok
01

Melaksanakan penetapan kebijakan pengelolaan informasi kependudukan;

Melaksanakan penyuluhan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK);

Pemberian layanan informasi Catatan Sipil;

Melaksanakan penyuluhan dan pemberian informasi di bidang catatan sipil;

Penyiapan bahan pengendalian dan pengawasan administrasi kependudukan.

 Regulasi
Inovasi

Visi Dinas
02

Masyarakat

“Terwujudnya Tertib Administrasi

Pelayanan
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Prima

yang Akurat dan Inovatif untuk Teknologi dan

Membahagiakan Masyarakat “ Sistem Informasi

Database Kependudukan
Yang Akurat

Tertib Administrasi
Kependudukan

Kebijakan
Misi
Disdukcapil
Untuk mewujudkan Visi Dinas, telah ditetapkan Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
tahun 2017-2022, sebagai berikut;
Meningkatkan Kualitas Tata
Kelola Pemerintahan yang
Baik di Bidang Pencatatan
Sipil
1 Pemerintah Propinsi dan
Meningkatkan Profesionalisme
SDM yang Berorientasi
Pelayanan Berkualitas (Service
Quality) adalah dengan
memberikan pelayanan secara
ramah, akurat, cepat, dan
transparan.
Meningkatkannya Kepemilikan
Dokumen Kependudukan dan
Akta-Akta Pencatatan Sipil yang
berbasis NIK Nasional melalui
Database Kependudukan
Terintegrasi atar Pemerintah,
2 3
Pemerintah Kota
Meningkatkan kualitas
database kependudukan dan
pencatatan sipil melalui
pengelolaan databerbasis
teknologi informasi.
Inovasi 03
Meningkatkan Kapasitas
Aparatur Dinas dalam
menerapkan System
Pelayanan yang
berorientasi Kepada
kepuasan Pelanggan
Meningkatnya kepuasan
masyarakat dalam memperoleh
pelayanan kependudukan dan
pencatatan sipil.
 Inovasi
Sasaran Kinerja Disdukcapil 2017-2021
04

1. 100 % meningkatnya kualitas tata kelola pemerintahan yang baik di bidang kependudukan dan
pencatatan sipil.
2. 100 % meningkatnya kapasitas aparatur dinas dalam menerapkan system pelayanan yang
berorientasi kepada kepuasan pelanggan (costumer oriented).
3. 100 % cakupan penerbitan Kartu Keluarga
4. 100 % cakupan penerbitan KTP
5. 85 % cakupan penerbitan Akta Kelahiran
6. 65 % cakupan penerbitan Akta Perkawinan

Prioritas sasaran telah berhasil dicapai sebagai berikut :

• Target perekaman KTP el 100% pada tahun 2017
• Pelayanan KTP el Keliling menjangkau Kelurahan, Sekolah, RS, Lembaga Pemasyarakatan dan
Pasar.
• Kepemilikan Akta Kelahiran dengan layanan keliling menjangkau Kelurahan dan Sekolah
 Capaian Kinerja 2017 Inovasi 05

Layanan Kependudukan Layanan Pencatatan Sipil

Akta Kelahiran 6.361
17.328 Akta Kematian 565
Kartu Keluarga Akta Perkawinan 1.341
2017 Akta Perceraian 36
217.939 2017

Perekaman KTP

55.504
Penerbitan KTP
Sedangkan capaian realisasi keuangan 2017
dalam satu tahun menunjukan angka
98.05 % dari pagu anggaran Rp. Pelayanan Kependudukan dan Pencatatan Sipil
1.910.513.630,- atau realisasi Bebas biaya sebagaimana amanat UU Nomor
1.873.298.264,- dari anggaran yang 24 tahun 2013
tersedia.
 Inovasi 06

SUMBER DAYA MANUSIA

STATUS KEPEGAWAIAN KUALIFIKASI PENDIDIKAN PANGKAT/GOL
S-2 S-1 Diploma SLTA 35
30
S-2
15% 25
5%
SLTA 20
29%
15
10
85% Diploma 5
7% S-1
59% 0
GOL GOL GOL GOL
IV III II I
JUMLAH 9 32 4 1
PNS THL

KETERANGAN :
JUMLAH PEGAWAI : 47 ORANG
PNS : 40 ORANG
THL : 1 ORANG
 Inovasi 07
Pelayanan Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pematangsiantar

Meja Layanan Front Office Ruang Tunggu

 Inovasi 08

Pelayanan Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pematangsiantar

Keluhan Ruang Tunggu

Pintu Masuk Masyarakat
 Inovasi 09

Ruang Verifikator dan Server

Masyarakat

Pelayanan
Prima

Teknologi dan
Sistem Informasi

Database Kependudukan
Yang Akurat

Ruang Penempatan
Verifikator Server Tertib Administrasi
Kependudukan
Inovasi 11
 Inovasi

INOVASI PERUBAHAN
09

OMBUDSMAN
Nilai Kepatuhan Standar Pelayanan Publik Kota Pematangsiantar Tahun
2017 pada kategori rendah (24,63)

PERSPEKTIF INDEKS KEPUASAN

MASYARAKAT
Layanan Kependudukan dan Pencatatan sipil secara manual

PERMENDAGRI NO. 19 TAHUN

2018
Tim Reformasi
petugas front office kurang ramah dan informatif;tidak seimbangnya jumlah petugas dan
antrean berkas yang harus dikerjakan; pola praktek transaksional antara petugas dan
Birokrasi
masyarakat
 JUMLAH DANA YANG JANGKA WAKTU
VARIABEL INDIKATOR PROGRAM/KEGIATAN
DIBUTUHKAN PENYELESAIAN
Standar pelayanan Persyaratan Pembuatan dan Implementasi SOP Layanan KTP 15 menit dan KK dengan - 30 Hari
waktu penyelesaian 30 Menit
Sistem mekanisme prosedur Pembuatan dan Implementasi SOP Layanan Akta Kelahiran, Akta Kematian -
dan Surat Keterangan Pindah setelah berkas dinyatakan lengkap dengan
waktu penyelesaian 30 menit; Akta Nikah, Akta Cerai, Pengesahan Anak,
Pengangkatan Anak, Perubahan Nama, Perubahan Kewarganegaraan setelah
berkas dinyatakan lengkap dalam waktu 1 jam paling lambat 24 jam
OMBUDSMAN

Produk pelayanan Penyederhanaan persyaratan untuk cetak KTP atau KK karena pindah domisili; - 14 hari
Surat Keterangan Pindah tidak menjadi syarat utama, karena secara
administrasi telah terekam secara database di dalam SIAK
Jangka waktu penyelesauian 5 Menit Penerimaan berkas, 5 Menit operator/verifikator, 10 menit cetak dan -
tandatangan
Biaya / tarif syarat; berkas lengkap, koneksi stabil, blangko tersedia

Maklumat pelayanan Ketersediaan maklumat pelayanan Penyiapan maklumat pelayanan dengan kata-kata " Dengan ini kami - 7 Hari
menyatakan sanggup menyelenggarakan pelayanan sesuai dengan standart
pelayanan yang telah di tetapkan dan apabila tidak menepati janji,kami siap
menerima sanksi sesuai dengan peraturan perundang undangan yang berlaku.

Nilai Kepatuhan Sistem Informasi Pelayanan Ketersediaan Informasi Pelayanan Publik Menyiapkan TV LED uk. ± 52 inci dengan informasi pelayanan publik digital yang TV LED 30.000.000; Biaya 60 hari
Standar Pelayanan Publik Elektronik atau Non-elektronik (booklet, mudah dilihat, pembuatan benner ajakan pengurusan dokumen ATK rutin
Publik Kota pamflet, website, monitor televisi, dll) kependudukan dan pencatatan sipil kepada masyarakat, dll
Pematangsiantar Sarana dan Prasarana Ketersediaan Ruang Tunggu Pengaturan tata letak ruang tunggu yang representatif; jasa interior designer, Biaya Design interior 60 Hari
kursi tunggu, jalur antrian, meja layanan, AC 80.000/M²; pengadaan sarana
Tahun 2017 pada dan prasarana 40.000,000,-
kategori rendah Ketersediaan toilet untuk pengguna layanan penyediaan toilet yang berfungsi dengan baik Biaya Pemeliharaan 60 hari
(24,63) gedung/kantor

Pelayanan Khusus Ketersediaan Sarana khusus bagi pengguna Penyiapan tempat duduk khusus untuk orang tua dan penyandang sudah termasuk dalam biaya 60 hari
layanan berkebutuhan khusus (ram, rambatan, disabilitas:ruangan laktasi yang representatif design interior dan
kursi roda, jalur pemandu, toilet khusus, ruang pengadaan sarana dan
menyusui, dll) prasarana
 JUMLAH DANA YANG JANGKA WAKTU
VARIABEL INDIKATOR PROGRAM/KEGIATAN
DIBUTUHKAN PENYELESAIAN
Penyiapan Call Center pengaduan masyarakat ( No. telp dinas ) ; Siantar Smart
Pengelolaan Pengaduan Ketersediaan sarana pengaduan Include dalam tagihan
City (infokom)
(SMS/Telpon/Fax/Email,dll) rekening telp 14 hari
Membuat SOP pengaduan masyarakat -
OMBUDSMAN

Ketersediaan informasi prosedur dan tata cara

penyampaian pengaduan 14 hari
SK dan penempatan petugas pengelolaan pengaduan masyarakat -
Ketersediaan pejabat/petugas pengelola
pengaduan 7 hari
Ketersediaan sarana pengukuran kepuasan Membuat kotak pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dilokasi yang
Penilian Kinerja pelanggan mudah terlihat Biaya ATK rutin 14 hari
Menyiapkan visi dan misi pelayanan - 7 hari
Visi, Misi, Motto Layanan
Ketersediaan visi dan misi pelayanan
Mencetak ID card petugas pelayanan

Nilai Kepatuhan Ketersediaan petugas penyelenggaraan

Standar Pelayanan menggunakan ID Card Biaya ATK rutin 30 hari
Publik Kota Publikasi penyelesaian berdasarkan jumlah permohonan dan perjenis
Pematangsiantar presentase pelayanan a.Presentase penyelesaian pelayanan perhari pelayanan (dapat perbulan dan atau perhari yang dapat dilihat melalui
Informasi Pelayanan Publik Elektrinik
Tahun 2017 pada dari jumlah permohonan pelayanan - 30 hari
kategori rendah Rata-rata permohonan yang diterima per hari/bulan per jenis layanan dapat
b.Jumlah masyarakat yang mengajukan ditabulasi dan dipantau melalui layanan kependudukan dan pencatatan secara
(24,63)
permohonan per jenis pelayanan real time - 5-6 bulan
 JUMLAH DANA YANG JANGKA WAKTU
VARIABEL INDIKATOR PROGRAM/KEGIATAN
DIBUTUHKAN PENYELESAIAN
Layanan Kependudukan dan a. Ketersediaan ruang server/data center yang Merenovasi ruang server/data center sesuai standar yang telah ditentukan 30.000.000,- 3- 5 bulan
pencatatan berbasis Aplikasi representatif

b. Ketersediaan layanan self services bagi Menyediakan kios pelayanan mandiri bagi pemohon, layanan sentuh 10.000.000 per unit 3-5 bulan
pemohon tiap jenis layanan (touchscreen) infromation, antrian elektronik

c. Tersedianya layanan Kependudukan dan Membuat aplikasi yang dapat diakses oleh pemohon secara online sesuai jenis 150.000.000 6-8 bulan
MASYARAKAT
INDEKS KEPUASAN

Pencatatan secara online layanan yang dikehendaki

d. Tersedianya aplikasi kependudukan dan Pelayanan yang menggunakan aplikasi (Main center SIAK, sub domain
pencatatan layanan, informasi)

Sarana dan Prasarana Tersedianya Server, PC unit, AC, UPS dan Pengadaan sarana dan prasarana Teknologi Informasi dan pendukungnya; 200.000.000,' (genset), 4-6 bulan
Teknologi dan Informasi Generator Set yang handal dan baik Genset Set 42, 5 kva, UPS , AC, untuk server (memory, hardisk dan RAM) 12.000.000,- (AC 3 Unit),
50.000.000 (server)

System Informasi Konektifitas Jaringan Menambah kapasitas Bandwitch sampai dengan 20 Mbps statis 1.750.000/bulan 30 hari
Administrasi Kependudukan
dan Pencatatan Sipil
Ketersediaan Blanko . Proyeksi Blanko KTP untuk N+1 dengan melihat data BPS yang berumur 17 - Bulan 12
Tahun N+1 ditambah 5 % untuk pergantian KTP karena sebab lain; Surati Sebelum Tahun
Dirjen dukcapil untuk permintaan ketersediaan blanko Berikutnya

Hardware dan Sofware Pemeliharaan hardware yang berkualitas baik dan software yang reliable dan 5.000.000,-/bulan 12 bulan
Layanan compatible oleh tenaga IT
Kependudukan
Inovasi Layanan Pencatatan terobosan metode dan/atau ide baru Layanan Akta Kelahiran untuk anak usia 0 tahun (baru lahir di rumah sakit/ - 2-3 bulan
dan Pencatatan Sipil puskesmas) dengan 4 produk layanan sekaligus : 1. NIK; 2. Akta Kelahiran; 3.
sipil secara manual Kartu Keluarga; 4. KIA "satu layanan empat manfaat" (Salampat)"
Penyelenggaraan Pojok Silanduk (Sistem Layanan Akta Penduduk) khususnya - 2-3 bulan
penerbitan Akta Kelahiran bagi anak usia Sekolah melalui kerjasama dengan
dengan TK/PAUD dan SD Se-Kota Pematangsiantar
 JUMLAH DANA YANG JANGKA WAKTU
VARIABEL INDIKATOR PROGRAM/KEGIATAN
DIBUTUHKAN PENYELESAIAN
Kompetensi Penambahan Pegawai Diploma Mutasi pindah 2 orang PNS dengan kualifikasi Akademi Komputer/Sarjana @ Rp. 2.500.000/bulan 3 bulan
Komputer/Sarjana Komputer Komputer dan/atau rekrutment 2 orang tenaga IT

Diklat dan Pelatihan Teknis Kependudukan dan Melaksanakan " in house training" khususnya bagi petugas pelayanan (front 20.000.000,- 3 bulan
Pencatatan Sipil office), teknik komunikasi efektif dan model pelayanan yang baik
TAHUN 2018
PERMENDAGRI NO. 19

Studi banding Melaksanakan kunjungan kerja ke daerah lain sebagai pembanding ( 99 SPPD Luar Daerah 2-3x
Inovasi Layanan Kependudukan dan Pencatatan Sipil)
Simulasi Melaksanakan uji coba secara rutin untuk mengasah kemampuan
petugas/pegawai
Kompensasi Pemberian Tunjangan Khusus usulan angggaran uang lembur, SPPD lokal dan honorarium khususnya TPP operator Komputer @ 30 hari
operator komputer, verifikator dan petugas pelayanan (front office) dalam 1.500.000,-, verifikator
DPA @1.250.000,-

Sistem dan Pembagian Kerja Alur kerja yang jelas Membuat mekanisme kerja sesuai alur nya; operator 8 org, verifikator 8 org, - 30 hari
petugas pelayanan 8 org
Job place sesuai kompetensi Menempatkan pegawai/petugas sesuai kompetensi yang dimilikinya

Memangkas jalur birokrasi Penyederhanaan jalur birokrasi Memangkas jumlah otorisasi pegawai dan menyederhanakan proses verifikasi, - 30 hari
waktu penerbitan Kartu kependudukan dan Akta Pencatatan sipil sesuai SOP

Kemampuan menyajikan Data kependudukan/ pencatatan Membangun pusat data kependudukan dan pencatatan berbasis Teknologi 100.000.000,- 6-8 bulan
petugas front data informasi (versi android, untuk pemda mengetahui rekapitulasi, layanan
perhari, aduan masyarakat; untuk masyarakat mengetahui status
office kurang
kependudukan dan catatan sipil anggota keluarga, login menggunakan Nomor
ramah dan KK)
informatif;tidak tata kerja Penerbitan layanan kependudukan yang cepat Implementasi Tata laksana uraian tugas dan fungsi yang jelas dan terukur, - 60 hari
seimbangnya dan tepat "(siapa mengejakan apa, bentuknya apa)"
jumlah petugas Punishment berupa : Penegakan Disiplin; Cabut Surat Tugas; Mutasi ;Pasal 11 - 0 s/d 90 hari
dan antrean ayat (2) h u r u f 1 P e r a t u r a n Menteri Dalam Negeri
berkas yang harus Nomor 76 T ah u n 2015 t en t a n g Pengangkatan dan
dikerjakan; pola Pemberhentian Pejabat p a d a Unit Kerja yang Menangani
praktek U r u s an Administrasi Kependudukan di d a er a h Provinsi dan
Kabupaten / Kota.
transaksional
antara petugas dan kinerja beban kerja, capaian output/ hasil layanan Rumusan peta pegawai fungsional dalam pelaksanaan tupoksi organisasi - 90 hari
masyarakat dokumen dengan beban kerja tertentu
 Inovasi 10

Terima Kasih Atas Perhatiannya

{ Disdukcapil Kota
Pematangsiantar }
Jl. Melanthon Siregar No. 36
Pematansiantar