KONSEP DASAR

PERENCANAAN
KONSEP DASAR PERENCAAN

 Perencaaan adalah proses yang

berkesimbungan yang terdiri dari
keputusan-keputusan atau pilihan dari
berbagai cara untuk menggunakan
sumber daya yang ada, dengan sasaran
untuk mencapai tujuan tertentu di masa
mendatang.
(Diana Conyers & Peter Hills ; An Introduction to
Development Planning in the Third World, 1964).
 Perencaan adalah Teknik/cara untuk mencapai
tujuan dan mewujudkan maksud dan sasaran
tertentu yang telah ditentukan sebelumnya
dan telah dirumuskan dengan baik oleh Badan
Perencanaan Pusat.
 Tujuan tersebut adalah untuk mencapai
sasaran sosial, ekonomi, politik dan
sebagainya.
(Jhingan : Economic Development).
 Perencanaan merupakan proses pemilihan
informasi dan pembuatan asumsi mengenai keadaan
dimasa yang akan datang untuk merumuskan berbagai
kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Terdapat berbagai bentuk rencana yang pada dasarnya dapat

dibedakan menjadi :
1. Kebijaksanaan (policy) adalah rencana yang
menerangkan keseluruhan batasan kegiatan secara
umum dan komprehensif yang menjadi pegangan dalam
pelaksanaan berbagai kegiatan.
2. Prosedur adalah rencana yang mendfinisikan tata cara
pengerjaan suatu kegiatan secara kronologis.
3. Metode adalah rencana yang menerangkan
berbagai tindakan yang harus dilakukan untuk
menjalankan suatu kegiatan.
4. Standard adalah rencana yang menggambarkan
capaian yang diharapkan berbagai kegiatan.
5. Anggaran adalah rencana mengenai penerimaan
dan pengeluaran uang dalam suatu kegiatan.
6. Program adalah rencana komprehensif yang
menyangkut pemakaian sumber daya secara
integratif termasuk jadwal pelaksanaan berbagai
kegiatan.
 Selanjutnya, perencanaan dapat juga dilihat berdasarkan
dimensi waktu atau kurun waktu perencanaannya. Ada
rencana yang jangkauan waktunya panjang lebih dikenal
dengan sebutan rencana strategis, misalnya rencana untuk
5 – 10 mendatang.

 Dilain pihak ada rencana yang jangkauan waktunya lebih

pendek, misalkan rencana untuk satu tahun bahkan satu
bulan medatang, yang lebih dikenal dengan sebutan sebagai
rencana operasional (teknis).

 Contoh lain adalah : RPJP, RPJM, MP3EI 2011-2025, MDGs

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun
perencanaan secara umum adalah sbb :
1. Menetapkan apa yang direncanakan dengan tegas dan jelas sesuai
dengan tujuan yang ingin dicapai.
2. Menghimpun berbagai informasi yang berkenaan dengan berbagai
kegiatan yang mungkin akan terjadi dalam rangka pencapaian
tujuan tersebut.
3. Mengklasifikasi berbagai informasi yang telah didapat sesuai
dengan kebutuhan dan melakukan analisis dengan lebih tajam.
4. Membuat batasan-batasan perencanaan.
5. Menentukan berbagai alternatif rencana.
6. Memilih rencana yang akan dipakai dari berbagai alternatif yang
ada.
7. Menyiapkan langkah-langlah pelaksanaan yang lebih rinci serta
penjadwalan pelaksanaannya.
8. Melakukan pemeriksaan uang (review) terhadap rencana yang
diusulkan sebelum rencana dilaksanakan.
Berkaitan dengan pengertian evaluasi
proyek, ada kata rencana dan investasi,
pertanyaan pertama yang muncul adalah :

Mengapa kita butuh rencana ?

Karena rencana mempunyai beberapa manfaat,
diantaranya sebagai pedoman kerja untuk :
a) Pelaksanaan proyek
b) Mengenal potensi dan prospek perkembangan proyek baik
yang bersifat tangible(berwujud) dan intangible (tidak
berwujud).
c) Menghadapi masalah pembangunan yang spesifik,
terutama mengenai kepastian kebutuhan sumber dana dan
target yang ingin dicapai dari suatu proyek.
d) Mendapatkan kesempatan guna memilih yang terbaik dari
sekian alternatif yang ada.
e) Membantu melakukan evaluasi proyek
f) Memberikan kesempatan guna membuat skala prioritas.
g) Memberikan tuntunan penggunaan alokasi sumber daya
secara efisien dan efektif.
 Selanjutnya, pertanyaan kedua
muncul adalah mengapa kita butuh
investasi ?
Karena investasi mempunyai beberapa manfaat,
diantaranya investasi mampu :
1. Menciptakan lapangan pekeraan baru yang dapat
menyerap tenaga kerja.
2. Meningkatkan output yang dihasilkan dalam
perekonomian.
3. Merubah status lahan dari yang tidak produktif
menjadi lebih produktif.
4. Menghemat dan menambah devisa negara.
ELEMEN-ELEMEN PERENCANAAN

1. Merencanakan berarti Memilih. Hal

tersebut berarti bahwa perencanaan
harus mampu memilih satu pilihan,
karena tidak semua kebijakan dapat
dilakukan sekaligus.

 Memilih berbagai alternatif tujuan agar

tercapai kondisi yang lebih baik.
 Memilih cara/kegiatan untuk mencapai
tujuan/sasaran.
2. Perencanaan sebagai alat untuk
mengalokasikan Sumber Daya. Perencanaan
harus dapat memutuskan, agar berbagai
potensi (SDA, SDM, Modal) dapat
dimanfaatkan sebaik mungkin.

3. Perencanaan sebagai alat untuk mencapai

tujuan/sasaran.
Beberapa masalah dalam merumuskan
tujuan/sasaran :

 tujuan tidak dirumuskan dengan baik

 tujuan tidak realistik

 cenderung merumuskan lebih dari satu tujuan,

yang tidak konsisten
 tujuan dipersoalkan atau tidak sesuai dengan tujuan
yang dirumuskan pihak lain (misal : anggota DPRD,
pengusaha, Bupati dll).
4. Perencanaan berhubungan dengan masa yang
akan datang, berarti ada ketidakpastian.

Perencanaan sangan berkaitan dengan :

 Proyeksi/prediksi masa yang akan datang

 Penjadwalan kegiatan

 Monitoring dan evaluasi

TAHAP PERENCANAAN
TUGAS TAHAP PERENCANAAN
Tugas Tahap Perencanaan
 Mengembangkan solusi desain dan arsitektur
 Mengembangkan rencana proyek
 Membuat jadwal proyek
 Menyiapkan pengembangan dan pengujian lingkungan.
 Penutup Tahap Perencanaan.

Tahap Perencanaan Proyek melibatkan penciptaan seperangkat

rencana untuk membantu membimbing tim Anda melalui tahap
pelaksanaan dan penutupan proyek.

Rencana yang dibuat pada tahap ini akan membantu Anda untuk
mengatur waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko dan isu-isu.
 PERENCANAAN PROYEK
 Tahap Perencanaan Proyek
Tahap Proyek merupakan fase yang paling penting dalam
manajemen proyek. Upaya yang dilakukan dalam perencanaan
dapat menghemat waktu yang tak terhitung jumlahnya karena
kebingungan dan pekerjaan ulang pada fase berikutnya.

 Ada 10 langkah Perencanaan Proyek yang perlu diambil untuk

menyelesaikan Tahap Perencanaan Proyek secara efisien.
Langkah-langkah dan template yang dibutuhkan untuk
melakukan hal tersebut, akan ditampilkan dalam diagram
berikut.
PROSES DASAR DARI TAHAP PERENCANAAN
PROYEK
 Lingkup Perencanaan.
 Mempersiapkan Struktur Perincian Kerja.
 Perincian Struktur Organisasi.
 Rencana Sumber Daya
 Pengembangan Jadwal Proyek.
 Perencanaan Anggaran.
 Fase Inisiasi Proyek mendefinisikan beberapa hal yang
memfasilitasi. Ini dapat berupa:
- Rencana Pengadaan.
- Perencanaan Komunikasi.
- Perencanaan Kualitas.
- Perencanaan Manajemen Risiko.
- Perencanaan Manajemen Konfigurasi.
TANGGUNG JAWAB TIM PROYEK

 Manager Proyek bertanggung jawab untuk mengembangkan

Rencana Proyek sehingga memastikan bahwa semua
persyaratan/keperluan perencanaan proyek terpenuhi.

 Fungsional/Manajemen personil yang bertanggung jawab

memastikan bahwa sumber daya yang memadai tersedia untuk proyek
tersebut.

 Stakeholder kunci harus menyetujui Rencana Proyek sebelum

pindah ke tahap berikutnya.
 Evaluasi yang dilakukan ketika akan memulai suatu
aktivitas dikenal dengan istilah rencana, bertujuan
untuk memahami apakah aktivitas yang akan
dilakukan tersebut dapat memberikan keuntungan
manfaat kepada berbagai pihak, terutama kepada
pemillik sumber daya (investor) yang ikut serta
menjalankan aktivitas tersebut.

 Sedangkan evaluasi yang dilakukan ketika setelah

selesai mengimplementasikan rencana, dikenal dengan
istilah control, bertujuan untuk mengetahui apakah
hasil (realisasi) dari kegiatan yang direncanakan telah
sesuai dengan sasaran (target) yang ditetapkan dalam
rencana (efektif) dan apakah pemakaian sumber daya
(input) yang ditetapkan dalam rencana dapat
menghasilkan (output) sesuai dengan target yang
ditetapkan dalam rencana (efisien).
Dapat ditegaskan bahwa kinerja
ekonomi secara mikro diukur
melalui berbagai indikator :

1. EFEKTIVITAS

2. EFISIENSI
 Efektivitas merupakan suatu ukuran yang
menyatakan seberapa besar target (kuantitas,
kualitas, dan waktu) telah tercapai, dengan
demikian ada target (T) kerja proyek yang
ditentukan lebih awal dalam rencana dan pada
pelaksanaan kerja ada hasil kerja yang dicapai
disebut realisasi (R).
 Ketika realisasi hasil kerja proyek (R) sama
dengan target dalam rencana (T) maka kinerja
proyek disebut efektif, dalam bahasa matematik
dapat ditulis formulanya sebagai berikut :

EFEKTIVITAS = REALISASI/TARGET = 1
 Efisiensi merupakan suatu ukuran yang
menyatakan seberapa besar penggunaan input
(bahan baku, modal , tenaga kerja, teknologi, luas
lahan) untuk mendapatkan output dalam jumlah
tertentu (barang dan jasa).
 Ketika penggunaan input lebih kecil jumlahnya
dibandingkan dengan jumlah output (barang dan
jasa) yang dihasilkan maka proses produksi
tersebut dikatakan efisien. Melalui bahasa
matematik dapat ditulis sebagai berikut :

INPUT
EFISIENSI = <1
OUTPUT
 Penjelasan lebih lanjut mengenai efisiensi, dapat
diperdalam dengan menggunakan ilustrasi dari
sistem produksi yang dapat dilihat pada gambar
1.1 sebagai berikut :

INPUT PROSES OUTPUT

EFISINSI EFISIENSI
TEKNIS EKONOMIS

Gambar 1.1
Sistem Produksi
 Klasifikasi kinerja sebuah proyek dapat
dilihat dari empat sisi yaitu :

1. Proyek efektif dan efisien

2. Proyek efektif tapi tidak efisien
3. Proyek tidak efektif tapi efisien
4. Proyek tidak efektif dan tidak efisien
 Evaluasi dapat diartikan sebagai
penilaian dan penilaian tentang suatui
aktivitas dapat dilakukan ketika akan
memulainya dan ketika setelah selesai
melaksanakannya (implementasi).

 Proyekdapat diartikan sebagai kegiatan

merencanakan investasi saat ini, yang
mengharapkan adanya nilai tambah di
masa yang akan datang
 Ketika investasi yang dilakukan oleh lembaga
swasta dalam bentuk proyek baru maupun
proyek ekspansi, proyek rahabilitasi,
modernisasi dan realokasi usaha yang akan
menambah jumlah dan jenis pelaku bisnis atau
menambah jumlah jenis barang dan jasa yang
dihasilkan dalam perekonomian, maka nilai
tambah yang diharapkan adalah selisih antara
seluruh biaya proyek dengan seluruh
penerimaan proyek berupa pendapatan setelah
kena pajak (Earning After Taxe) disingkat EAT.
 Selanjutjya ketika investasi yang di lakukan oleh
lembaga pemerintah (pusat, provinsi/Kab/Kota)
baik dalam bentuk proyek pembangunan fisik
berupa infrastruktur (jalan, jembatan, rumah
sakit, gedung sekolah, kantor, pelabuhan, air
bersih, listrik) maupun dalam bentuk proyek non
fisik berupa subsidi (operasi pasar terbuka,
bantuan sosial, bantuan tunai langsung, konversi
minyak ke gas) yang akan menambah jumlah dan
jenis pelaku bisnis atau menambah jumlah jenis
barang dan jasa yang dihasilkan dalam
perekonomian, maka nilai tambah yang
diharapkan dari proyek tersebut adalah manfaat
(benefit) berupa peningkatan laju pertumbuhan
ekonomi, stabilitas harga (inflasi) terjaga,
pengangguran terkendali dan jumlah penduduk
miskin menurun.
 Dengan demikian, Evaluasi Proyek
adalah penilaian terhadap rencana bisnis,
yaitu suatu proses penilaian apakah
rencana investasi yang dilakukan saat ini
dapat memberikan keuntungan (profit)
dan manfaat (benefit) dimasa yang akan
datang. Dapat pula diartikan bahwa
proyek merupakan kegiatan yang
mengeluarkan biaya saat ini dan
diharapkan akan mendapatkan hasil
dimasa mendatang.
CIRI-CIRI PROYEK
 Adanya batas waktu yaitu penjelasan tanggal
mulai dan tanggal berakhirnya pekerjaan.
 Adanya target kerja yaitu penjelasan banyaknya
volume pekerjaan yang ingin di capai.
 Adanya besaran dana yang terserap yaitu
penjelasan tentang kapasitas dana.
 Adanya penjelasan tentang pelaksanaan proyek
(manajemen)
 Adanya penjelasana tentang sumber dana
(sponsor).