MANAJEMEN REKOD

(TIF22460)

Nita Ismayati, S.IP, M.Hum (n.ismayati@yarsi.ac)

 JENIS ARSIP

Arsip dibedakan jenisnya menjadi :

1. Arsip Dinamis (record)
2. Arsip Statis (archive)

Di Indonesia, arsip dinamis dan arsip statis,

penyebutannya masih sama, yaitu “arsip”
 REKOD (Record)

record / rekɔ d/ noun :

• a written account either on paper or in electronic
format
Acoount = a report or description of an event or
experience.
verb :
• to write down or preserve something on film or
tape so that it can be used for later reference

Sumber : Dictionary of Information and Library

Management (Stevenson & Collin 2006)
 APA BEDANYA
Record dengan Archive?

Record (arsip dinamis)

 Digunakan secara langsung untuk untuk
kepentingan pengambilan keputusan,
administrasi, dan operasional sehari-hari
 Disimpan hingga jangka waktu tertentu di
unit kerja
 Mengandung unsur kebuktian, untuk
kepentingan di pengadilan, dan penyelesaian
kasus/sengketa
 What is records ?

Definisi dari the Australian Standard AS

4390-1996 :

“…… recorded information in any form,

including data in computer systems,
created or received and maintained by
an organisation or person in the
transaction of business or the conduct
of affairs and kept as evidence of such
activity.”
 Apa itu rekod?
Rekod adalah informasi
yang dicatat dalam
berbagai bentuk media
dan memiliki unsur
bukti (evidence) dari
suatu aktivitas/fungsi
sebuah
organisasi/perorangan
serta disimpan
/dipelihara untuk
kepentingan
adminstrasi dan
pengambilan
keputusan
Jadi, bentuk record tidak terbatas pada
kertas, tetapi juga termasuk bentuk lain
seperti mikrofilm, mikrofiche, video, kaset
rekaman suara artefak, media magnetic, foto,
dll.
 Aspek penting dari
record

• Mengapa record diciptakan?

• Mengapa record disimpan / dipelihara?
• Record berhubungan dengan visi misi,
kegiatan, dan operasional
organisasi/seseorang
 APA BEDANYA
Record dengan Archive?

Archive (arsip statis)

 Disimpan secara permanen di Pusat Arsip
(ANRI, Arsip Perguruan Tinggi)
 Arsip disimpan karena mengandung unsur
Sejarah, digunakan untuk untuk kepentingan
pendidikan dan penelitian
 What are archives?

Definisi dari the Australian Standard AS

4390-1996 :

“Archives are those records are

appraised as having continuing
value”
 Apa itu archive ?

Archive adalah record yang

dinilai memiliki nilai
keberlangsungan
(continuing value)

Nilai keberlangsungan
karena memuat nilai
historis
 Contoh record

• Nota kesepahaman (MoU) antara

Universitas YARSI dengan PT.
Indosat, Tbk tentang kerjasama
mengenai penerimaan
mahasiswa magang

• Ijazah Sarjana Ilmu Perpustakaan

atas nama Ignasio Mariano
Riangtobi
 Contoh Rekod

• Kartu Hasil Studi

• Transkrip nilai
• Kartu keluarga, KTP
• Foto
• Bukti pembayaran SPP
• Bukti pembelian buku sumbangan
mahasiswa
• Akte kelahiran
• Absen kehadiran mahasiswa
• Buku nikah atas nama Tamara dan Raharjo
• Blue print
 Apa itu dokumen?

Dokumen adalah unit yang terstruktur dari

rekaman informasi, diterbitkan atau tidak
diterbitkan, dalam bentuk tercetak atau
elektronik dan dikelola sebagai unit yang
memiliki ciri khas dalam sistem informasi
• Tidak semua dokumen merupakan
rekod
• Jika dokumen tidak mengandung
unsur kebuktian, maka dokumen
itu bukan record

DOKUMEN RECORD
Ada pembedaan istilah antara dokumen dan
rekod , untuk memberikan prioritas
terhadap pengelolaan rekod karena jika
dokumen dan record tidak dikelola, maka
resiko yang lebih besar muncul bila tidak
mengelola record
 Contoh Dokumen

• Rekaman informasi yang berisi

informasi tentang latar belakang
terjadinya transaksi bisnis antara
perusahaan A dengan perusahaan B.

• Rekaman informasi tsb. tidak

mengandung unsur kebuktian
tentang terjadinya transaksi antara
perusahaan A dan B. Informasi
hanya menjelaskan tentang latar
belakang.
 Propietary Information

Information which only a few people in the

organization may have access to (recipe,
product design, chemical formula…)
 Tentukan….

Mana yang dokumen, mana yang rekod?

1. Proposal penelitian skripsi

2. Video rekaman wisuda yang dihadiri Rektor

 Pilih…..

Mana yang dokumen, mana yang

rekod?
1.SK tentang pembukaan Program
Studi Ilmu Perpustakaan
Universitas YARSI
2.Tulisan tentang sejarah pendirian
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Universitas YARSI oleh seorang
dosen
 Rujukan

The Australian Standard AS 4390-1996

Irawan, M, 2007, Arsip dinamis
Kennedy, 2007 Records Management
Stevenson & Collin 2006, Dictionary of
Information and Library Management
UU No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan