DESAIN FORMULIR REKAM

MEDIS
Oleh : A. PINRAKATI. SKM, M.KES
TATA DISAIN FORMULIR
DISAIN
▪ Kegiatan kreatif yang membawa
pembaharuan
▪ Seni, estetika atau hal-hal yang berbau
keindahan
FORMULIR
▪ Selembar kertas atau kartu yang berisi
susunan data-data formal yang akan diisi
▪ Selembar kertas dengan format yang
tercetak yang berisi ruangan informasi yang
telah di tentukan sebelumnya
KEGUNAAN FORMULIR
▪ Menstandar informasi
▪ Menyederhanakan pengumpulan data
▪ Pembagian data

AKIBAT DISAIN FORMULIR

YANG JELEK
▪ Pengumpulan data tidak memadai
▪ Dokumentasi menjadi lamban
▪ Dapat terjadi kesalahan informasi
▪ Duplikasi terhadap upaya yang dilakukan
▪ Kesalahan-kesalahan lainnya yang tidak
sesuai dengan tujuan pengumpulan data
ATURAN DASAR DISAIN
FORMULIR
• Pelajari tujuan & pemakaian formulir, buatlah
rancangan dengan memikirkan pengguna
• Rancanglah formulir sesedarhana mungkin;
hilangkan data yang tidak diperlukan
• Gunakan terminologi standar untuk semua
elemen data, atau gunakan definisi-definisi, beri
label semua informasi
• Sebaiknya masukkan pedoman untuk menjamin
agar pengumpulan dan interprestasi data
konsisten
• Urutkan item-item data secara logis sehubungan
dengan sumbernya
• Sajikan informasi dengan cara yang dapat
menangkap perhatian pembaca
KONSEP DISAIN FORMULIR
• Setiap formulir harus memiliki judul tertentu (nama
formulir)
• Setiap formulir harus diberi nomor agar memudahkan
pengontrolan data pasien dan jumlah formulir yang
digunakan
• Setiap butir-butir dalam formulir harus diberi jarak
• Data yang berhubungan agar dikelompokkan dalam
suatu bagian
• Gunakan judul kolom atau keterangan untuk
menerangkan tujuan formulir. Misalnya untuk dapat
memudahkan dalam pengisian pertanyaan dapat
menggunakan kotak jawaban (balok box)
 Format formulir harus seimbang dengan isi,
yakni mempertimbangkan jumlah butir-butir
yang ada dengan format
 Membuat sketsa kasar desain sehingga
pengaturan layout dapat dikerjakan
PRINSIP UMUM DISAIN
FORMULIR
• Formulir harus mudah diisi
• Tercantum instruksi pengisian & penggunaan formulir
• Terdapat heading yang mencakup judul dan tujuan jelas
• Nama & alamat sarana pelayanan kesehatan harus
tercantum pada setiap halaman formulir
 Nama, No.RM & informasi lain tentang pasien
tercantum pada setiap halaman formulir
 Bila dilakukan revisi formulir, nomor dan
tanggal revisi formulir dicantumkan agar
dapat dipastikan penggunaan formulir terkini
 Mengurangi penggunaan formulir yang tidak
terpakai lagi (outdatet)
 Layout formulir secara fisik harus logis
 Data pribadi & alamat informasi lain terkait
satu dengan lainnya dikelmpokkan menjadi
satu kesatuan
 Seleksi jenis huruf yang standar, bila perlu
menggunakan huruf capital
 Margin disediakan yang cukup untuk
kepentingan hole punches
 Gunakan garis untuk memudahkan entry
data dan memisahkan area formulir
 Gunakan shading untuk memisahkan dan
sebagai penekan area-area formulir
 Gunakan check boxes untuk menyediakan
ruangan pengumpul data
PETUNJUK DALAM PEMBUATAN DISAIN FORMULIR
1. Nilailah setiap bentuk formulir secara khusus
untuk
a. Menjamin keperluan pentingnya informasi
b. Menghindari dua kali pencatatan
c. Menjamin secara keseluruhan dan
keterkaitan dri sistem pencatatan yang ada
2. Tentukan tujaun bentuk/disain formulir tersebut
dengan memperkirakan, mempertimbangkan
informasi yang akan masuk kedalam formulir
tersebut
3. Kenali keuntungan-keuntungan yang akan
diterima dari bentuk formulir yang akan
dirancang
4. Rancanglah bentuk formulir sesederhana
mungkin
5. Pertimbangkan penggunaan dari sesuatu
yang tidak berpola dengan penggunaannya
6. Rencanakan semua bentuk formulir yang
dipergunakan untuk mencatat, agar dibuat
ukuran-ukuran yang seragam dengan
formulir lainnya
7. Tempatkan judul formulir & identifikasi
pasien secara tetap pada setiap formulir
8. Buatlah ruangan pencatatan yang cukup
untuk nama lengkap dan tanda tangan
9. Pertimbangkan pencatatan judl-judul dan
caption-caption serta penggunaan huruf tebal
10. Garis judul-judul agar tidak membuat
kacau dan usahakanlah adanya kemudahan
mengisi informasi kedalam formulir
11. Pertimbangkanlah urutan-urutan yang logis
dari judul-judul pokok
12. Gunakanlah kertas putih dengan kode
warna pada tepinya agar dapat dengan cepat
mengenal perbedaan-perbedaan formulir satu
dengan yang lainnya
13. Pilihlah caption-caption yang dapat secara
jelas mengenal informasi yang akan
dimasukkan
14. Gunakan kotak penyusun untuk
menghemat waktu dalam pencetakan
15. Nyatakanlah semua formulir dengan:
a. judul sesederhana dan jelas
b angka pengontrolan persedian/nomor form
c. bulan & tahun dari pencetakan awal,
pencatakan perbaikan dan pencetakan akhir
PEMBUATAN FORMAT
FORMULIR
1. IDENTIFIKASI FORMULIR
a. judul
b. penomoran formulir
c. instansi yang membuat formulir
d. tanggal pembuatan
e.adanya kode stok
f. halaman (halaman lembaran atau
halaman bagian)
g. nama, simbol rumah sakit
2. CARA PEMBUATAN
a. Pengaturan
◦ kotak disain/file
◦ Tepi
◦ Pengelompokan data
◦ Urutan uraian
b. Ukuran/format form
◦ Gunakan ukuran standar kertas
sesuai peralatan
c. Margin
◦ Bagi dalam 4 sisi (margin punggung,
margin atas, margin samping & margin
bawah)
Lanjutan margin
◦ Margin punggung diberi jarak 2 cm
untuk keperluan punching hole
◦ Margin atas diberi jarak 2.5 cm
(sedikit lebih lebar) untuk keperluan
nama formulir & nama rumah sakit
◦ Margin samping di beri jarak 2 cm
atau penuh kesamping, dapat
menggunakan warna
◦ Margin bawah di beri jarak1,5-2 cm
untuk keperluan penempatan kode file
dan tahun pembuatan
Definisi formulir
• Merupakan secarik kertas yang memiliki
ruang untuk diisi (Shofari, 1998 :8)
• Formulir melayani berbagai keperluan dan
menuntut perhatian
• Formulir merupakan alat penting untuk
menciptakan dokumen karena suatu
formulir menentukan yang akan
dikumpulkan dan disimpan
• Formulir yang mengumpulkan data yang
tidak perlu atau sulit diisi dengan lengkap
akan menyebabkan waktu habis terpakai
(Huffman, 1999 : 39)
KEGUNAAN FORMULIR
Menurut (Irawan, 1986 : 149)
1. Untuk keseragaman dan pembakuan kerja
2. Untuk mempermudah dalam pengelolaan
3. Untuk mempermudah pemberkasan (filling)
baik sytem maupun tempat
4. Untuk mempermudah penertiban prosedur
5. Sebagai alat pemberian instruksi
6. Sebagai alat pernecanaan, karena didalamnya
terdapat data dan fakta baik kualitatif
maupun kuantitatif
7. Sebagai alat untuk kontrol dan evaluasi baik
kualitatif baik kuantitatif
FORMAT FORMULIR
 Format dirancang secara efektif, akan
dapat merekam data & info yang
dibutuhkan oleh organisasi pelayanan
kesehatan
 Komponen yang utama yang ada pada
suatu formulir
1. Heading (judul, sub judul, ID RS,
Nomor formulir & nomor halaman
2. Introductions (Menjelaskan tujuan
formulir & kadang pula diidentifikasikan
dalam judul)
3. Instruction meliputi item yang
menjelaskan bagaimana mengisi
formulir dan info apa yang harus ditulis
dalam formulir
4. Body merupakan bagian form yang
disediakan untuk kerja form yang
sesunguhnya memerlukan
pertimbangan khusus mengenai
susunan data yang diminta atau info
yang tersedia yang mencakup
pengelompkan, pengurutan dan
penyusunan aligning yang sepantasnya
5. Close yang berisi tanda tangan
persetujuan & catatan tambahan
Formulir yang Mempengaruhi
Tidak Efisiennya Suatu Formulir
• Menurut Irawan (1986, 149)
a. Form seringkali dibuat melalui prosedur
yang salah
b. Form sulit diisi
c. Form memuat info yang tidak dibutuhkan
d. Form seringkali tumpang tindih dengan yang
lain
e. Instruksi form kadang tidak lengkap & jelas
f. Format sudah kadarluasa
G. Desain form tidak standar
Formulir yang wajib diisi
 SK menkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008
tentang RM, Maka :
1. Isi RM untuk pas rawat jalan dapat dibuat
selengkap-lengkapnya & sekurang-kurangnya
memuat : Identitas, anamnese, diagnosa,
dan tindakan pengobatan
2. Isi RM pas RI sekurang-kurangnya memuat :
− Identitas pasien
− Anamnese
− Riwayat penyakit
- Diagnosis
- Perstujuan tindakan medis
- Hasil pemeriksaan Lab
- Tindakan pengobatan
- Asuhan keperawatan
- Catatan observasi klinis & hasil
pengobatan
- Resume akhir & evaluasi pengobatan
Adapun info data identitas pasien
- Nama pas
- No. RM
- Tempat/tgl lahir
- Jenkel
- Pekerjaan
- Status perkawinan
- Agama
- Nama Ayah
- Nama ibu
- Alamat : perubahan alamat perlu dicatat, jika pasien
pindah
- Perlu dicatat : cara kunjungan pasien & dikirim oleh
siapa
Pelindung Form RM
 Merupakan lipatan kertas tebal berbentuk
segi empat panjang untuk menyimpan
atau menempatkan RM dalam rak
penyimpanan RM, yang memiliki Tab
folder atau bagian yang menonjol dari
folder, sebagai petunjuk atau nomor
 Seperti pelindung chart, folder arsip atau
amplop besar
Isi Folder/Pelindung formulir
 Nomor RM
 Nama Pasien
 Daftar urutan tahun kunjungan
(memudahkan proses naktif RM, harus
diperbaharui setiap tahun kunjungan)
(Huffman, 1999, 74)
PENGENDALIAN FORMULIR
REKAM MEDIS
Tujuan
○ Menjamin desain dan bentuk formulir yang efektif
○ Mengembangkan dan memelihara cara yang tepat dalam
menghasilkan dan memakai formulir yang dibutuhkan
○ Mendidik dan membantu petugas pelaksana dalam
mendesain formulir
○ Membuang formulir yang tidak berguna,
mengkombinasaikan formulir yang memiliki kesamaan
tujuan, membatasi formulir-formulir yang tidak
diperlukan & menciptakan formulir tambahan
○ Memberikan kesempatan menghentikan petugas yang
memiliki kecendrungan merubah formulir-formulir yang
ada
KOMPONEN
1. Inventaris Formulir
Setiap formulir diset dengan menetapkan
folder yang berisi :
→ Salinan formulir edisi terbaru dan sebelumnya
→ Draft konsep yang menunjukkan tahap-tahap
perkembngan formulir
→ Salinan pemberian wewenang pihak yang
menggunakan formulir
→ Permintaan persetujuan formulir & permintaan
revisi yang menunjukkan nama-nama dari semua unit
yang menggunakan formulir
→ Bukti yang berhubungan dengan persetujuan akhir
pencetakan produksi ulang
→ Catatan semua tindakan pada formulir
2. Identifikasi formulir
Merupakan nomor yang dikeluarkan
berurutan, dan pada awal atau akhir
diberikan kode yang terdiri dari :
→ Nama rumah sakit
→ Unit yang mengeluarkan
→ Edisi
→ Formulir
Contoh : 005-07 12/06 MRD copyright 2006
RSWS
005 : no.formulir
07 : Kode Bagian Rekam Medis
12/06 : edisi bulan desember 2006
RSWS : RS Wahidin Sudirohusodo
3. Analisis Formulir
• Penemuan fakta yang menyediakan
informasi lengkap suatu formulir
• Penegasan fakta tentang suatu formulir
dengan cara diringkas dan dipresentasikan
pada pemakai untuk pemeriksaan dan
verifikasi
4. Pembelian
• Menghemat biaya yang dikeluarkan
untuk pembelian formulir baru
• Waktu yang disarankan antara 6 – 12
bulan
FORMULIR RM DALAM STANDAR
AKREDITASI RS
1. Formulir Skrining standar APK1
2. Formulir Pemberian Informasi Tentang Penundaan
Pelayanan & Pengobatan APK1
3. Formulir Pemberian Informasi Pada Saat Admisi
Standar APK 1 dan 2
4. Formulir Transfer Pasien standar APK. 1.4 dan
APK.2
5. Formulir Rencana Pasien Pulang standar APK. 3
6. Formulir Resume Medis standar APK. 3.2 APK. 3.2.1
7. Formulir Dokumentasi Rujukan Pasien standar APK.
4.4 dan APK 5
8. Formulir Permintaan Kerohanian standar HPK.1.1
dan HPK. 1.1.1
9. Formulir Pemberian Edukasi Pasien dan
Keluarga standar HPK. 2.1
10. Formulir Penolakan Pengobatan standar
HPK. 2.2
11. Formulir Persetujuan Umum (hak dan
tanggung jawab pasien)
12. Formulir Informed Consent standar HPK 6
dan HPK. 6.2
13. Formulir Pemberian Informasi Tentang
Penjelasan dan Rencana Pengobatan standar
HPK. 6.1
14. Formulir Gawat Darurat Standar AP. 1.3.1
15. Formulir Rencana Pulang Pasien standar AP.
I.II
16. Formulir Catatan Terintegrasi standar AP. 4
dan AP. 4.1
17. Formulir Assesment Medis Sebelum
Pasien dioperasi standar AP.1.5.1
18. Formulir Perencanaan Pelayanan
Anestesi standar PAB.5
19. Formulir Pemantauan Selama
Pemulihan standar PAB.5
20 Formulir Laporan Operasi standar
PAB.7.2
TERIMA KASIH