CAPAIAN PELATIHAN AMI

Peserta mampu memahami :

1. Teori AMI
2. Tujuan dan manfaat AMI
3. Proses merencanakan AMI
4. Melakukan audit dokumen
5. Membuat checklist
6. Melakukan audit
7. Membuat laporan audit
LANDASAN HUKUM:
Bab III Pasal 52 Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012
tentang Pendidikan Tinggi
(1) Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi merupakan kegiatan
sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi
secara berencana dan berkelanjutan.
(2) Penjaminan mutu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilakukan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi,
pengendalian, dan peningkatan standar pendidikan
tinggi.
Pasal 5 ayat (1) Permenristekdikti No. 62 /2016 Ttg SPM Dikti

(1) SPMI memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas:

a. Penetapan Standar Pendidikan Tinggi;
b. Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi;
c. Evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi
d. Pengendalian pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi; dan
e. Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi.

(2) Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c

dilakukan melalui Audit Mutu Internal.
 Garis Besar Proses SPMI Akademik dan Non Akademik

Dokumen/
Buku Dokumen/ Dokumen/ Dokumen/
Kebijakan Buku Buku Buku
Mutu Manual Standar Formulir
Mutu Mutu Mutu

Dokumen Mutu/
Buku Pelaksanaan
Kebijakan Penjaminan
Manual
Standar Mutu
Formulir
Kaizen

Audit
Tindakan Evaluasi
Pelaksanan
Penjaminan Penjaminan
Penjaminan
Mutu Mutu
Mutu
 Check/Evaluasi

Monitoring
Evaluasi Diri

Audit Mutu
Bentuk Evaluasi
lainnya
Manfaat Audit Mutu Internal
Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara mengevaluasi dan
mendorong adanya peningkatan melalui proses:

1. Mengkomunikasikan tujuan PT, Standar Dikti yang ditetapkan PT dan nilai-

nilai yang telah ditetapkan
2. Memantau pencapaian kesesuaian tujuan dengan standar
3. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan standar
4. Mengurangi Risiko PT :
a. Resiko Kualitas
b. Resiko Hukum
c. Resiko Keuangan
d. Resiko Strategik
e. Resiko Kepatuhan
f. Resiko Operasional
g. Resiko Reputasi
Definisi Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal adalah proses pengujian yang
sistemik, mandiri, dan terdokumentasi untuk
memastikan pelaksanaan kegiatan di PT sesuai prosedur
dan hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapai
tujuan institusi.

Audit Mutu bukanlah asesmen/penilaian melainkan pencocokan

kesesuaian antara pelaksanaan dengan perencanaan suatu
kegiatan/program
 ISTILAH DALAM AUDIT MUTU

 Klien (Client): Organisasi/perorangan yang

mempunyai hak untuk mengatur atau hak kontrak
untuk meminta audit.
 Teraudit (Auditee): Organisasi/ unit kerja/ orang yang
diaudit. TerAudit bisa sekaligus sebagai klien.
 Auditor: Orang yang memiliki kemampuan untuk
melakukan audit.
• Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untuk
mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit
dengan dibantu beberapa auditor.

• Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur

atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi.

• Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan,

fakta atau informasi lainnya yang relevan dengan
kriteria audit dan dapat diperiksa. Bukti audit dapat
bersifat kualitas atau kuantitas.
Check list (Daftar Tilik): Daftar pertanyaan yang
disusun berdasar hasil Audit Dokumen untuk
diverifikasi lebih lanjut dalam Audit
Lapangan/Visitasi/Kepatuhan.
Temuan Audit (Audit Findings): Hasil dari evaluasi bukti
audit yang dikumpulkan yang berlawanan
dengan kriteria audit.
 Prinsip-Prinsip Audit Mutu Internal
1. Integritas (Integrity)
Auditor menjalankan pekerjaannya dengan jujur, rajin dan
bertanggungjawab. Dapat mengaplikasikan berbagai
peraturan/regulasi/standar dan dapat memperlihatkan bahwa ia
kompeten
2. Memaparkan dengan apa adanya (Fair Presentation)
Auditor harus menyampaikan laporan hasil audit yang
sesungguhnya. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit
ditampilkan apa adanya
3. Dilakukan dengan profesional (Due profesional Care)
Auditor harus selalu melatih diri supaya pantas dalam
melaksanakan tugas dan percaya diri dalam berhadapan dengan
auditee. Memiliki kompetensi yang diperlukan.
Prinsip-Prinsip Audit Mutu Internal
 LATIHAN
1. Berikan contoh assessment yang pernah
dialami !
2. Berikan contoh kegiatan Audit Mutu
Internal !
3. Pilih contoh berikut (Fasilitator memberikan
contoh peserta memilih Audit Mutu atau
Assessment ) !
 Tahapan Audit Mutu Internal
1. Audit Dokumen/Desk Evaluasi/Sistem
2. Audit Kepatuhan/Visitasi/Lapangan
Lingkup (cakupan) audit
Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang
berpengaruh terhadap mutu layanan, di antaranya:
1. Dokumen sistem mutu
2. Organisasi
3. Komitmen (tanggung jawab) manajemen
4. Sumber daya, meliputi:
a. Sumber Daya Manusia
b. Infrastruktur
c. Keuangan
d. Lingkungan
e. Alat ukur
5. Proses dan pengendaliannya
6. Evaluasi dan perbaikan
Klasifikasi Temuan Audit:
• Observasi (OB) : Ketidaksesuaian yang dapat
diselesaikan dengan cepat dan mudah.
• Ketidaksesuaian (KTS) : Ketidaksesuaian yang
memiliki dampak terbatas terhadap sistem
mutu.
 TEMUAN AUDIT
1. Mencapai Standar - Standar ditingkatkan
2. Melampaui – Standar ditingkatkan
3. Belum mencapai – Perlu tindakan koreksi
4. Menyimpang – Perlu tindakan koreksi

Untuk temuan yang belum mencapai dan

menyimpang dari standar maka temuan tersebut
dikategorikan Observasi (OB) atau
Ketidaksesuaian (KTS).
 KTS OB
KeTidakSesuaian Observasi
Temuan yang belum Temuan yang
mencapai, menyimpang berpotensi menjadi
dan tidak sesuai dengan ketidaksesuaian
standar atau atau temuan yang
persyaratan yang dapat segera
ditentukan PT diperbaiki
 Kriteria KTS
 KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu
produk/pelayanan.
 KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen.
 KTS yang mengancam sertifikasi atau registrasi.
 KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para
pelaksana dalam organisasi.
 KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu
produk/pelayanan.
 KTS yang mudah diralat.
 KTS yang tidak menghambat sertifikasi/ registrasi.
 Contoh KTS
 Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang
diperlukan untuk meninjau kontrak atau
perancangan.
 Laporan Audit Mutu Internal tentang kelemahan
sistem dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut.
 Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak
dikalibrasi secara mutakhir.
 Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang
dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.
 Contoh KTS
 Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi.
 Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah
termuat dalam laporan tindakan koreksi Audit Mutu
Internal.
 Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak
atau rancangan.
 Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan
pengalaman pelatihan.
Ketidaksesuaian/Observasi

Perlu ada
TINDAKAN KOREKSI
 Tindakan Koreksi
Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebab
DEFENISI
ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak
diinginkan, sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal
di atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secara
berkelanjutan.
Cara mendapatkan Tindakan Koreksi
 Mengidentifikasi akar masalah dari KTS.
 Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS.

 Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan

mencegah pengulangan KTS.
 Menerapkan langkah pengendalian.
 Mendokumentasi tindakan koreksi yang dilaksanakan.
 Permintaan Tindakan Koreksi
(PTK)

Permintaan perbaikan kepada auditee atas

dasar laporan audit agar auditee menghilangkan
KTS atau penyebab KTS
 Eskalasi Temuan
Yaitu temuan-temuan yang terjadi di unit kerja, namun
tindaklanjutnya sangat tergantung kepada institusi yang
menaungi unit tersebut.

Cara auditor menyikapi temuan yang eskalatif, yaitu dengan

merekomendasikan status temuan ditutup di unit tersebut
(CONSIDERED CLOSED), namun di bagian verifikasi
ditambahkan keterangan bahwa temuan tersebut
dipindahkan ke institusi (universitas/fakultas) dengan status
temuan terbuka (OPEN)
 Langkah Konkrit Tugas Auditor dalam hal KTS

 Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat

ketidaksesuaian dengan standar yang diacu).
 Menjelaskan KTS kepada auditee.
 Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS
(misalnya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).
 Memahami KTS secara rinci.
 Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal
penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian).
 Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan.
Kesimpulan Audit
Kesimpulan audit adalah rangkuman atau hasil
gabungan dari proses audit yang dibuat oleh
tim audit, berdasarkan pertimbangan tujuan
audit dan semua temuan audit.
 Pengertian Istilah dalam Audit Mutu Internal
Tindakan Tindakan
Verifikasi
Koreksi Pencegahan
Tindakan untuk Tindakan untuk Tindakan
menghilangkan menghilangkan memastikan, melalui
penyebab dari kemungkinan ketetapan tentang
ketidaksesuaian penyebab bukti obyektif bahwa
yang dikenali/situasi ketidaksesuaian/
persyaratan yang
kemungkinan situasi
lain yang tidak yang tidak ditentukan telah
dikehendaki. dikehendaki. terpenuhi.
 Secara umum, pemahaman pengertian
audit mutu internal diperlukan untuk :
1. Merencanakan program Audit Mutu Internal
dengan membuat jadwal dan daftar pengecekan
audit yang baik.
2. Menentukan auditor yang bertugas dengan tepat.
3. Melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasil audit
sebelumnya dengan efektif.
 INDIKATOR
KEBERHASILAN AUDIT

• Tindak lanjut (corrective action)

• Implementasi rekomendasi
• Repeat order/minta diaudit kembali

PIMPINAN PERGURUAN TINGGI dan AUDITI

 Ringkasan
1. Tujuan utama Audit Mutu Internal ialah untuk
mendapatkan ruang peningkatan pada aspek yang
ditetapkan sebagai lingkup audit.

2. Pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai

ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit
mutu perlu secara periodik untuk menjadikan
institusi berkualitas.

3. Agar perbaikan sistem mutu dapat dilakukan dengan

mudah maka temuan audit harus diformulasikan
dengan baik sehingga ruang peningkatan dapat
dengan mudah dipahami.
Manfaat AMI bagi Pimpinan PT
1. Mengetahui Konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan
tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan yang diharapkan
(Learning Outcome).
2. Mengetahui Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi
proses pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan silabus.
3. Mengetahui Kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi
proses pembelajaran terhadap manual prosedur dan instruksi
kerja program studi.
4. Mengetahui Kecukupan penyediaan sarana-prasarana dan sumber
daya pembelajaran, penelitian dan/atau pengabdian kepada
masyarakat.
5. Mengetahui Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi
penelitian dan pengabdian serta kerja sama.