Kelompok 5 :

ADMINISTRASI TATA USAHA

SEKOLAH

Penyusun :
1. Anang Aziz (03)
2. Suyatminah (43)
3. Tri Kusumastuti Nur H (44)
 Tata Usaha
• Tata usaha atau sering disebut juga dengan tata laksana adalah
salah satu bagian dari keseluruhan proses administrasi. Dalam
bahasa inggris, ada yang menyebutnya sebagai clerical work atau
reporting and recording system atau office management, yaitu
semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar,
meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan
menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga
administrasi berjalan lancar.

• Tata usaha merupakan kegiatan melakukan penentuan segala

sesuatu yang terjadi dalam organisasi, untuk digunakan sebagai
bahan keterangan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari
pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan
semua bahan keterangan yang diperlukan.
 Pengertian Administrasi Tata Usaha
Sekolah
Administrasi Pendidikan mengandung arti administrasi dalam arti luas
yang bermakna “pengelolaan atau manajemen” untuk sebuah pembelajaran, di mana
terkandung administrasi dalam arti sempit yaitu pekerjaan tulis-menulis, seperti
menghimpun, mencatat, menggandakan, mengirim, menyimpan dan menyusun indeks,
menghitung
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam sekolah tentu
mempunyai ketatausahaan. Selanjutnya, sekolah dimana tata usaha dilaksanakan, kini
tidak lagi dapat dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam suatu sekolah,
melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam sebuah organisasi
pendidikan yang ingin mencapai tujuannya.

Dalam garis besar tata usaha, terdapat 3 peranan pokok, yaitu :

• Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
• Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat
• Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan
Tugas-Tugas Administrasi Tata Usaha
Sekolah

Secara garis besar ada 8 tugas tenaga administrasi yaitu:

 Menulis surat
 Membaca
 Menyalin (mengandakan)
 Menghitung
 Memeriksa
 Mengklasifikasikan dan menggabungkan
 Menyimpan dan menyusun indeks
 Melakukan komunikasi (lisan dan tertulis)
 Peran Administrasi Tata Usaha
Sekolah
 Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk
mencapai tujuan sekolah
 Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan
sekolah, guru-guru atau personal lainnya, terutama untuk
keperluan perencanaan, pembuatan keputusan dan
pengendalian yang menjadi tugas pokoknya.
 Melancarkan perkembangan sekolah sebagai kesatuan yang
hidup
Ruang Lingkup Administrasi Tata Usaha Sekolah

Surat memegang peranan penting dalam organisasi sekolah karena

tidak hanya berfungsi sebagai alat tata usaha , melainkan juga
berfungsi sebagai alat, bukti komunikasi dan informasi.

Sifat Surat dibagi menjadi tiga yaitu :

1. Surat Rahasia yaitu surat yang dipakai untuk dokumen, naskah dan
surat yang sangat erat hubungannya dengan keamanan negara. Apabila
disebarkan dengan cara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berhak,
maka dapat membahayakan keamanan negara.
2. Surat Penting yaitu surat yang isinya mengandung kepentingan yang
mengikat, memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang
diperlukan dalam waktu lama.
3. Surat Biasa yaitu surat yang informasinya tidak penting dan tidak
memerlukan tindak lanjut yang cepat.
Pengawasan dalam Bidang Tata Usaha
Sekolah
1. Jumlah hasil kerja,
2. Mutu hasil kerja
3. Kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan para pegawai
4. Pemakaian uang secara sah dan efisien
5. Pembelian, penggunaaan, dan pemeliharaan barang
perbekalan dengan tepat.
6. Penataan dan pemakain ruang kerja yang baik
7. Penggunaan waktu untuk kepentingan yang bersangkutan
8. Metode kerja
 HASIL OBSERVASI
ADMINISTRASI TATA USAHA
MAN 1 GUNUNGKIDUL
 Administrasi Tata Usaha
MAN 1 Gunungkidul
 Administrasi Tata Usaha di MAN 1 Gunungkidul menggunakan system
pelayanan satu pintu atau dikenal dengan istilah PTSP ( Pelayanan Terpatu Satu
Pintu ) dengan jumlah petugas sebanyak dua orang. Semua kepentingan akan
dilayani atau diproses melalui “pelayanan terpadu satu pintu”. Kemudian
petugas PTSP akan mencatat dalam buku agenda surat undangan yang akan
diedarkan, kemudian menuju Kepala TU, dan selanjutnya kepada petugas Tata
Usaha yang berkepentingan. Jika surat tersebut bersifat rahasia, maka akan
dicatat oleh petugas PTSP, dan langsung diberikan kepada yang bersangkutan
(penerima surat) . (Hasil wawancara kepada pak bashri (kepala TU MAN
Wonosari)
 Bagian tata usaha di MAN Wonosari terdiri dari beberapa urusan :
• Urusan kepegawaian
• Urusan Persuratan
• Urusan BMN (Barang Milik Negara)
• Urusan PDG (Pembuat Daftar Gaji)
• Urusan Keuangan
 Dokumen yang tersimpan dapat berupa surat-surat. Surat tersebut antara lain
surat cuti, surat izin, surat pindah, daftar hadir, DUK, dll.
• Surat Lamaran Pekerjaan
• CV (Curriculum Vitae)
• Surat Keputusan
• Surat Izin.
• Surat Tugas
• Surat cuti adalah surat untuk meminta waktu luang atas rencana
ketidakhadiran pada waktu yang ditentukan.
• Surat pindah, baik pindah bagian, mutasi, maupun pertukaran.
• Daftar hadir adalah buku daftar kehadiran pegawai
• DUK adalah Daftar Urut Kepangkatan yang berisi daftar nama pegawai
berdasarkan golongan tertentu.
 Arsip Vital Seperti :
• Setifikat Tanah
• SK Pendirian MAN Wonosari
• SK Peralihan MAN Wonosari menjadi MAN 1 GUNUNGKIDUL
• Hasil Akreditasi Sekolah
 Kendala kendala pada bagian administrasi tata usaha
• Kurangnya pegawai (PNS) di Tata Usaha MAN 1 Gunungkidul
• Masalah IT (bagian petugas maupun mesin teknologi)
• Ruangan (jumlah ruangan yang terbatas) menjadi masalah yang penting
Contoh ruangan khusus kearsipan. Dikarenakan tidak sembarangan
orang boleh masuk ke dalam ruangan tersebut. Dokumen dan
dokumentasi vital harus mendapat penjagaan khusus atas data datanya

 Urusan diklat, semua pegawai di bagian administrasi Tata Usaha sudah

diikutsertakan. Setiap pegawai mengikuti diklat yang sesuai dengan bagian
masing masing.

 Semua anggaran di MAN Wonosari masuk ke dalam agenda anggaran

DIPA. Apabila terdapat kepentingan atau kegiatan lain di luar rencana
DIPA, Bagian keuangan tata usaha akan melakukan rapat dengan Komite
sekolah, dan selanjutnya mengadakan sendiri. Juga dikarenakan MAN
Wonosari adalah tingkat SLTA Aliyah maka diperbolehkan untuk
memungut biaya dari wali murid misal seperti kemah, study tour.
Demikian Presentasi dari
Kelompok 5 :
SEKIAN dan TERIMAKASIH