Konsep Proyek Perubahan

Kadnan, M.Si | Pusdiklat BMKG

BIODATA
Nama : Kadnan, M.Si
TTL : Cirebon, 4 Mei 1979
Pangkat/Gol : Penata Tk I/ III-D
Background : S-1 Fisika, Univ Indonesia
S- 2 Seismology, ITB
Jabatan : Widyaiswara Muda
Alamat : Jl Raya Palakali No.18 Depok
Hobby : Membaca
Motto : Hidup itu untuk memberi, kalau
mau minta Biar sama Allah Saja
HP : 08159795242
Email : kadnan.bmkg@gmail.com
oUt Of tHe BoX
POHON
BUKIT
I
J
J U UDANG
TAB A
A G
L KERASEPIMAIAN
A
N
Hasil Belajar
Setelah mengikuti pembelajaran ini,
peserta diharapkan mampu menjelaskan
konsepsi Proyek Perubahan, menentukan
area, ruang lingkup, dan muatan proyek
perubahan, menyusun dan menyajikan
rancangan proyek perubahan,
mengimplementasikan dan menyajikan
hasil implementasi proyek perubahan
serta sharing pengalaman memimpin
perubahan terkait dengan kegiatan
organisasi.
 Discover Yourself!!
• Apa mimpi terbesar Anda saat ini?
• Apa jenis keterampilan yang saya perlukan untuk mencapai impian Anda?
• Apa jenis pendidikan atau pengalaman yang perlu dan harus Anda miliki?
• Apa minat terbesar Anda?
• Apa yang Anda harap untuk terwujud dalam 5 tahun kedepan?
• Apa semua nilai2 hidup perlu Anda wujudkan? (misalnya, hubungan baik,
sukses, kesehatan, kejujuran, dll)?
• Apa saja lima hal yang Anda wujudkan paling Anda hargai?
Apakah Proyek Perubahan itu…?
 Mengapa Penting?
• PROYEK PERUBAHAN merupakan wahana
pembelajaran untuk menerapkan agenda
pembelajaran yang lain seperti: Self Mastery,
Diagnostic Reading, Inovasi dan Tim Efektif.

• PROYEK PERUBAHAN merupakan wahana bagi

peserta diklat untuk membuktikan KOMPETENSI
KEPEMIMPINANNYA dalam membuat inovasi
dan mengelola proses perubahan dalam
organisasi
3 Level of Change
External
Business
Environment

Change

Personal Organizational
Change Change
 Luangkan 10 detik untuk
melihat gambar di samping

Pengkondisian mempengaruhi
persepsi/paradigma kita

Jika 10 detik saja demikian,

bagaimana jika pengkondisian
yang berlangsung lama?

Paradigma merupakan sumber

sikap dan perilaku. Kita tidak dpt
bertindak secara utuh di luar
paradigma yg kita miliki.
Irrefutable Laws of
leadership
 5. Penyajian Hasil
ImplementasiP
royek
Perubahan (10
2. Penyusunan JP)
PROYEK PERUBAHAN
Rancangan Proyek 6. Evaluasi
Kepemimpinan
TAHAPAN DALAM

Perubahan (18 JP)

3. Penyajian Rancangan (6 JP)
Proyek Perubahan (10 TAHAP EVALUASI
JP) KEPEMIMPINAN
4. Pembekalan TAHAP IV
Implementasi PP (6 JP) LABORATORIUM
KEPEMIMPINAN
TAHAP III (60 Hr)
1. Konsepsi,
MERANCANG
Area & PROYEK
Ruang PERUBAHAN DAN
Lingkup TAHAP II MEMBANGUN
Proyek MEMBANGUN TIM
Perubahan KOMITMEN
(3 JP) BERSAMA (7 Hr)
TAHAP I
DIAGNOSA
KEBUTUHAN
PERUBAHAN
ORGANISASI
1. Konsep Inovasi Membangun komitmen bersama 1. Strategi Inovasi
2.Integritas
Peserta, 2.Pengembangan Potensi Diri
3.Wawasan Kebangsaan
mentor, 3.Jejaring Kerja
4.Pembekalan Isu Aktual
tim kerja, 4.Budaya Kerja Dalam Efek. Kepemimpinan
Substantif Lembaga
stakeholder, 5.Membangun Tim Efektif
5.Diagnostic Reading
coach 6.Benchmarking ke Best Practice
6.Penjelasan Proyek
7.Merancang Proyek Perubahan
Perubahan
8.Seminar Presentasi Proyek Perubahan
9.Pembekalan Implementasi Proyek
Perubahan

SEMINAR HASIL
Laboratorium
PELAKSANAAN PROYEK ERUBAHAN
Kepemimpinan
dan SHARING SESSION
Peserta, mentor,
1. Evaluasi Kepemimpinan tim kerja, stakeholder,
coach
pemilihan proyek perubahan
1 Memperhatikan saran-saran atasan / mentor

2 Sesuai area tugas sebagai eselon III yang didudukinya

3 Feasible (memberikan manfaat/dampak yang besar

Terhadap Kinerja Organisasi)

4 Dapat diimplementasikan walaupun dengan keterbatasan

sumberdaya yang ada.
 KONTRIBUSI DIKLATPIM DALAM PERCEPATAN
PENINGKATAN KESRA
Dukungan
KEBIJAKAN

• Pemimpin
Transformatif •Pelayanan Publik, • Kepercayaan
Diklatpim • Arus Inovasi •Proses,
Kesra publik
perubahan di •Kelembagaan, • Legitimasi dan
instansi •Governance, dst dukungan publik
pemerintah

PROPER
 AREA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

Bidang
Bidang Tata Organisasi
Kerja Tata
Laksana Perombakan Struktur
Tata Persuratan, Pengadaaan Organisasi, Rightsizing,
Barang dan Jasa, monitoring, Downsizing, Budaya Kerja.
kearsipan, pelaporan,
penganggaran dll.

Bidang Program
Bidang Sumber
Peningkatan Efisiensi Daya Manusia
dan efektifitas
Carrier Path, Remunerasi,
Program dan Kegiatan.
Rewards and Punishment,
Placement dll.
 MANAJEMEN KINERJA

VISI (VISION)

E
MISI (MISSION)
S
E
L
O TUJUAN A
N (GOALS) C PROGRAM:
T ( ESELON III )
I I
SASARAN V
KINERJA
(OBJECTIVES) I
T
I KEGIATAN:
STRATEGI E ( ESELON IV )
ESELON II (STRATEGY) S
 HIRARKI PROYEK PERUBAHAN
( SCOPING)

1. Perubahan pada tingkat Arah Kebijakan (Diklatpim I)

2. Perubahan pada tingkat Strategi Kebijakan (Diklatpim II)
3. Perubahan pada tingkat Program (Diklatpim III).
4. Perubahan pada tingkat Kegiatan (Diklatpim IV)
 Ruang Lingkup Proyek Perubahan
 Memilih TOPIK/GAGASAN
 Apa TANTANGAN PERUBAHAN.
 Apa yang DIPERLUKAN UNTUK
MELAKUKAN PERUBAHAN.
 Apa PERMASALAHAN yang ada antara GAP
dan kondisi EXISTING ORGANISASI.
 Apa saja PILIHAN SOLUSINYA.
 Bagaimana PETA STAKEHOLDER TERKAIT.
 Bagaimana STRATEGI PELAKSANAANNYA.
 Siapa saja TIM KERJANYA
 Apa saja kira-kira KENDALA
PELAKSANAANNYA.
 RENCANA KERJA Pelaksanaan Proyek
Perubahan
 Jenis Proyek Perubahan

1. Proyek Perubahan Instansional, yang merupakan perubahan atau

terobosan operasional dalam rangka peningkatan kinerja organisasi.

2. Proyek Perubahan Isu Strategis Nasional, yang berusaha menjawab

menjawab tantangan isu Strategis Nasional aktual yang kemudian
dijabarkan dalam tugas operasional.

Think globally, act locally

 KETERKAITAN
AGENDA PEMBELAJARAN
Diagnosa
Organisasi

Penguasaan Proyek
Diri Perubahan
Inovasi
Pemimpin
Perubahan
Peserta
Tim Effektif
Diklat
 Penilaian Proyek Perubahan
Perencanaan Inovasi
No. Indikator Bobot
(%)
1 Jenis Perubahan 10
2 Cakupan manfaat perubahan 10
3 Kejelasan Tahap perubahan 10
4 Peta Pemangku kepentingan 10
Kualitas Jenis Perubahan Jumlah 40

Manajemen Perubahan
No. Indikator Bobot
(%)
1 Jumlah kegiatan Memobilisasi 15
Dukungan
2 Pernyataan Dukungan 15
3 Capaian Tahap Perubahan 30
Jumlah 60
 Penilaian Perencanaan Inovasi
Kualitas Jenis Perubahan
Level Kualitas Jenis Perubahan Kualitas Kualitas
4 Gagasan orisinal (baru sama sekali). Jenis Manfaat
3 Sebagian gagasannya baru. Perubahan Perubahan
2 Replikasi dengan modifikasi/adaptasi.
1 Replikasi tanpa modifikasi. Kualitas Kualitas Peta
Tahap Pemangku
Kualitas Manfaat Perubahan Perubahan Kepentingan
Level Kualitas Manfaat Perubahan
4 Bermanfaat bagi pemangku kepentingan
pengguna.
3 Organisasi secara keseluruhan.
2 Sebagian unit di organisasi.
1 Terbatas pada unit yang bersangkutan.
 Penilaian Perencanaan Inovasi
Kualitas Tahap Perubahan
Level Kualitas Tahap Perubahan
Kualitas Kualitas
4 Keterkaitan antara perubahan (inovasi) dengan hasil yang
diharapkan dan tahap perubahan tergambar secara jelas.
Jenis Manfaat
3 Keterkaitan antara perubahan (inovasi) dengan hasil yang Perubahan Perubahan
diharapkan tergambar secara jelas dan tahap perubahan tidak
tergambar dengan jelas.
2 Keterkaitan antara perubahan tergambar jelas, tapi tahap Kualitas Kualitas Peta
perubahan tidak dirumuskan dengan jelas. Tahap Pemangku
1 Keterkaitan antara perubahan dengan hasil tidak tergambar Perubahan Kepentingan
dengan jelas.
Kualitas Peta Pemangku Kepentingan
Level Kualitas Peta Pemangku Kepentingan Perubahan
4 Semua pemangku kepentingan berikut potensi resistensi (kontra) dan dukungan (pro) tergambar
dengan jelas.
3 Peta pemangku kepentingan tidak mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan
dukungan tergambar dengan jelas.
2 Peta pemangku kepentingan mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan
dukungan tidak tergambar dengan jelas.
1 Peta pemangku kepentingan tidak mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan
dukungan belum tergambar dengan jelas.
 Penilaian Manajemen Perubahan

Jumlah Capaian
15% kegiatan
15% Pernyataan 30% Tahap
Memobilisasi Dukungan Perubahan
Dukungan

Level Jumlah Kegiatan
memobilisasi dukungan
4 Lebih dari 5 kegiatan
3 4 – 5 kegiatan
2 2 – 3 kegiatan
1 0 – 1 kegiatan
Level pernyataan dukungan
4 Semua pemangku kepentingan
mendukung
3 Lebih banyak yang memberi
dukungan
2 Kira-kira separuh dari pemangku
kepentingan memberi dukungan
1 Sebagian kecil dari pemangku
kepentingan memberi dukungan
Level Capaian Tahap Perubahan
4 Capaian melebihi tahap peruba-
han tergambar dalam roadmap
3 Mampu mencapai tahap
perubahan
2 Tidak mampu mencapai tahap
perubahan karena faktor yang
diluar kendali
1 Tidak mampu mencapai tahap
perubahan karena faktor yang
ada di pesertanya
 KUALIFIKASI KELULUSAN

SANGAT MEMUASKAN (SKOR 90,1 – 100)

MEMUASKAN (SKOR 80.1 – 90,0)

CUKUP MEMUASKAN (SKOR 70,1 – 80,0)

KURANG MEMUASKAN (SKOR 60,1 – 70,0)

TIDAK MEMUASKAN/ (SKOR DI BAWAH 60,0)

Peserta Diklat PIM IV yang memperoleh Kualifikasi :

 TIDAK MEMUASKAN atau KETIDAKHADIRAN LEBIH DARI 3 SESI (9 JP) dinyatakan

TIDAK LULUS

 KURANG MEMUASKAN dinyatakan DITUNDA KELULUSANNYA dan kepada ybs

diberikan waktu maksimal 60 hari kalender untuk menyempurnakan Proyek
Perubahannya
 HASIL EVALUASI PESERTA

1. CERTIFICATE OF COMPETENCE
(Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan - STTPP)

2. CERTIFICATE OF ATTENDANCE
(Surat Keterangan Mengikuti Diklat)

3. PIAGAM PENGHARGAAN
Untuk 3 lulusan terbaik (Peringkat 1, 2 dan 3)
PERAN DAN TUGAS MENTOR, COACH, DAN PESERTA
DIKLAT
 Peran Utama Mentor Dalam
Diklat Pola Baru

Memberi Menyetujui Mendukung Mengikuti seminar

pelaksanaan Laboratorium
orientasi area proyek Kepemimpinan
bawahan perubahan perubahan Tahap 3& 5
 Tugas Mentor
• Bertindak sebagai pembimbing peserta berdasarkan sikap profesionalisme.
• Memberi dukungan penuh kepada peserta diklat dalam mempersiapkan proposl
proyek perubahan
• Memberikan bimbingan dan arahan kepada peserta dalam merumuskan atau
mengidentifikasi permasalahan krusial organisasi yang memerlukan terapi
melalui pproyek perubahan
• Membantu peserta dalam memetakan agenda project yang akan dilaksanakan
dan rencana jadwal petemuan
• Memberi kesepakatan dan persetujuan dokumen proposal proyek perubahan
• Memberi dukungan dalam mendayagunakan seluruh potensi yang diperlukan
dalam implementasi proyek perubahan
• Memberi bimbingan dalam mengatasi kendala dan menginspirasi dalam
melakukan inovasi-inovasi yang diperlukan
Tugas Coach
• Melakukan monitoring kegiatan peserta selama BT-1 dan BT-2
melalui media IT
• Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu peserta
apabila terjadi permasalahan dalam BT-1 dan BT-2
• Memberi masukan kepada peserta terkait usulan proyek perubahan
pada saat BT-1 dan BT-2
• Memberi feedback terhadap laporan progress implementasi proyek
perubahan yang disampaikan peserta bimbingan (min 1 minggu
sekali)
• Mengembangkan instrument monitoring dan perekaman terhadap
progress yg dilaporkan peserta
• Mengkomunikasikan progress dan hasil coaching kepada
penyelenggara diklat
• Menjadi councellor pada saat peserta mengalami lack of motivation
selama menyusun dan mengimplementasi proyek perubahan
 Tugas Peserta Diklat
• Mempersiapkan/merencanakan (dokumen/instrument/waktu)
yang diperlukan dengan baik sebelum pertemuan denga mentor
• Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor
• Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder
terkait (internal & ekstenal)
• Membuat laporan kegiatan tahap Taking Ownership yang
dikumpulkan ke Penyeengra Diklat
• Melakukan eksekusi keselurahan rumusan tahapan (milestone)
yang telah dirancang
• Aktif melakukan diskusi/bertanya dan melaporkan progress
implementasi proyek kepada coach min. seminggu sekali (setiap
hari kamis)
• Membuat laporan implementasi proyek perubahan
 lanjutan
• Menggerakan seluruh elemen stakeholder terkait dalam
mendukung keseluruhan tahapan implementasi proyek
• Mengembangkan instrument monitoring dan melakukan
perekaman terhadap setiap progress yang digasilkan
• Menyusun laporan akhir proyek perubahan kedalam
deskripsi utuh mulai dari proses penyusunan project
charter sampai degan hasil/capaian implementasi,
desripsi dan analisis critical success factor dan strategi
mengatasi kendala.
• Menyerahkan laporan proyek perubahan kepada
penyelenggara Diklat.
 Selamat kembali ke tempat tugas
Semoga sukses dalam menjalankan tahap
Membangun Komitmen (taking ownership)