PENGELOLAAN ARSIP

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR

 UU
Pemerintah Pemerintah Satker dalam Tugas dan
mengaman
atkan Pemerintah diberikan membagi menyelengg Fungsi
tugas arakan
pemerintah menyelengg hak
mengutip pelaksanaan urusan terlaksana
arakan
untuk
menyejahter serangkaian pajak dari urusan pada terbagi dalam bentuk
satker / dalam suatu
akan urusan rakyat untuk
pembiayaan perangkat tugas dan kegiatan
rakyatnya daerah fungsi

Penggunaan anggaran masyarakat UU Mengamanatkan pada lembaga

dituntut akuntabilitas kinerja dan pemeriksa untuk memeriksa
anggaran akuntabilitas anggaran dan kinerja

Negara Manfaat
Arsip Kegiatan
Negara butuh suatu sistem Kegiatan
membuat
pengelolaa arsip untuk
payung hukum
menjamin tersedianya arsip
untuk mengatur
sebagai bukti otentik
pengelolaan
akuntabilitas pemerintahan Akuntabel / Tidak
arsip
DEFINISI

 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informatika yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (UU No 43 Tahun 2009)
 Rekaman kegiatan / peristiwa berbagai bentuk dibuat / diterima suatu
lembaga pelaksanaan pencapaian tujuan
Dasar Hukum Penyelenggaraan Kearsipan

PP No 28 Perda No 8 Perbup No 31 Tahun 2010

UU No 43 Tahun 2009 Tahun 2018 Tentang Tata Naskah Dinas
Tahun 2009 Tentang Peraturan Tentang
Tentang Pelaksanaan Kepala ANRI Penyelengga
Kearsipan UU No 43 raan Perbup No 45 Tahun 2013
Tahun 2009 Kearsipan Tentang Tata Kearsipan

Perbup No 47 Tahun 2018

Tentang Tata Cara
Pengelolaan Arsip Vital dan
Arsip Terjaga

Perbup No 48 Tahun 2018

Tentang Standar Prasarana
dan Sarana Kearsipan

Perbup No 49 Tahun 2018

Tata Cara Penyusutan Arsip
Aspek Penting Perda No 8 Tahun 2018
 Pembinaan
• Pengawasan / Audit Kearsipan (wajib
menindaklanjuti hasil audit)
 Pengelolaan Arsip Dinamis
• Penciptaan (wajib melaksanakan
penciptaan arsip berdasar Tata Naskah
Dinas, Klasifikasi)
• Penggunaan (wajib menyediakan arsip
bagi yg berhak)
• Pemeliharaan (wajib menjaga keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip)
• Penyusutan (penyusutan dilaksanakan
berdasarkan JRA)
 Sumber Daya Pendukung
• Pendanaan (perangkat daerah wajib
merencanakan, mengalokasikan,
melaksanakan dan mengendalikan
anggaran penyelenggaraan kearsipan.
• Sarpras (perangkat daerah wajib
menyediakan sarpras yg standar dan
punya pusat arsip)
• Organisasi Kearsipan (pembagian tugas
dan tanggung jawab penyelenggaraan
kearsipan di perangkat daerah)
Pembagian Arsip Berdasarkan
Pengelolaannya
arsip

arsip dinamis arsip statis

arsip aktif

arsip inaktif musnah

 Pengelolaan Arsip Dinamis
1. PEMINDAHAN
2. PENYERAHAN ARSIP STATIS
3. PEMUSNAHAN 1. PEMBUATAN
2. PENERIMAAN
JADWAL RETENSI ARSIP
TATA NASKAH DINAS
PENYUSUTAN PENCIPTAAN KLASIFIKASI ARSIP

PEMELIHARAAN PENGGUNAAN

1. PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

2. PENATAAN ARSIP INAKTIF AKSES ARSIP
3. PENYIMPANAN ARSIP
4. ALIH MEDIA SISTEM KLASIFIKASI
KLASIFIKASI ARSIP KEAMANAN DAN
AKSES ARSIP
PENCIPTAAN ARSIP

PEMBUATAN ARSIP
PEMBUATAN ARSIP

TATA NASKAH DINAS

 NASKAH DINAS
Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan lembaga negara,pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan
 TATA NASKAH DINAS
Pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Ruang Lingkup Tata Naskah Dinas

1. Jenis dan Format Naskah Dinas

2. Penggunaan Kertas, Ukuran Kertas, Jenis Huruf, Ukuran Huruf, Tinta
3. Kop Naskah Dinas
4. Paraf
5. Pengamanan Naskah Dinas
6. Kecepatan Proses Naskah Dinas
7. Pengendalian Naskah Dinas
1.Jenis dan Format Naskah Dinas

1. NASKAH DINAS ARAHAN 2. NASKAH DINAS KORESPONDENSI

 NASKAH DINAS PENGATURAN  INTERNAL
• Peraturan • Nota Dinas
• Pedoman • Disposisi
• Juklak/Juknis • Undangan
• Instruksi • Biasa
• SOP  EKSTERNAL
• Surat Edaran
 NASKAH DINAS PENETAPAN (Keputusan)
 NASKAH DINAS PENUGASAN (Surat Tugas /
Surat Perintah)
1.Jenis dan Format Naskah Dinas

3. NASKAH DINAS KHUSUS 4. LAPORAN

• Surat Perjanjian 5. TELAAH STAF
• Surat Kuasa
• Berita Acara
• Surat Keterangan
• Surat Pengantar
• Pengumuman
1.Jenis dan Format Naskah Dinas

PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR

DINAS KESEHATAN DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS KESAMBEN UPT PUSKESMAS WONODADI
Jl. Raya Kawi No. 56 Wonodadi Tlp. (0342) 692016
Jl. A. Yani No. 62 Kesamben Telp. (0342) 331533

Kesamben, Agustus 2019 SURAT KETERANGAN

NOMOR ……………………..
Nomor : ................................ Kepada
Sifat : ................................ Yth. ...................................................
Lampiran : ................................ ...................................................
Hal : ................................ di - Yang bertandatangan dibawah ini :
............................... ...............................
a. Nama : ...................................................................
b. Jabatan : KEPALA UPT PUSKESMAS WONODADI
...................................................................................................... dengan ini menerangkan bahwa :
.....................................................................................................................
..................................................................................................................... a. Nama/NIP : ....................................................................
b. Pangkat/Golongan : ....................................................................
...................................................................................................... c. Jabatan : ....................................................................
..................................................................................................................... Maksud : ..................................................................................................
..................................................................................................................... ...................................................................................................
...................................................................................................
......................................................................................................
Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................

Wonodadi, Agustus 2019

KEPALA UPT
PUSKESMAS KESAMBEN KEPALA UPT
PUSKESMAS WONODADI

................NAMA............. ................NAMA.............
NIP. ................................ NIP. ................................

Surat Biasa Surat Keterangan

2. Penggunaan Kertas, Ukuran Kertas,
Jenis dan Ukuran Huruf dan Tinta

 Penggunaan Kertas  Tinta

• HVS 80 gram • Tinta Naskah Dinas berwarna hitam
 Ukuran Kertas • Tinta Penandatangan dan paraf
naskah dinas berwarna biru tua
• Surat Menyurat : Folio / F4
• Tinta untuk keperluan keamanan
• Makalah / Laporan : A4
naskah dinas berwarna merah
• Pidato : A5
 Jenis dan Ukuran Huruf
• Arial ukuran 12 atau disesuaikan
kebutuhan
• Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan
3. Kop Dinas

Ukuran 14
PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR
DINAS KESEHATAN Ukuran 14
UPT PUSKESMAS KESAMBEN Ukuran 18 Ditebalkan
Jl. A. Yani No. 62 Kesamben Telp. (0342) 331533 Ukuran 12

PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR

Ukuran 14
DINAS KESEHATAN Ukuran 18 Ditebalkan
Jl. Semeru No 13 Blitar Telp . (0342) 801834
Ukuran 12
4. Paraf

(2) KEPALA DINAS KESEHATAN(3)

KABUPATEN BLITAR

(1) dr. KUSPARDANI

Pembina Utama Muda
NIP. 19601212 198701 2 002

• Paraf hierarkis searah jarum jam

• Maksimal 3 paraf
• Warna tinta paraf biru
• Bertanggungjawab atas substansi, redaksi dan penulisan naskah dinas
5. Tingkat Keamanan Naskah Dinas

 Surat Sangat Rahasia (SR) : materi dan sifatnya erat hubungannya

dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara
 Surat Rahasia (R) : materi dan sifatnya berdampak pada kerugian Negara,
disintegrasi bangsa
 Surat Penting (P) : isinya perlu mendapat perhatian penerima surat
 Surat Konfidensial (K) : tingkat keamanan sedang berdampak kepada
terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan
 Surat Biasa (B) : sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan pada
yang tidak berhak
 Kode singkatan dicantumkan pada sampul naskah dinas
6. Kecepatan Proses Naskah Dinas

 Amat Segera/Kilat : batas waktu respon 24 jam setelah surat diterima

 Segera : batas waktu respon 2x24 jam setelah surat diterima
 Penting : batas waktu respon 3x24 jam setelah surat diterima
 Biasa : batas waktu respon 5x24 jam setelah surat diterima
 Ukuran ?

Tidak digunakan

Jenis Huruf ?
7. Pengendalian Naskah Dinas
PEMELIHARAAN

PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

KLASIFIKASI ARSIP

 Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan
fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan
 POLA KODE KLASIFIKASI
000 Umum
100 Pemerintah
200 Politik
300 Keamanan / Ketertiban
400 Kesejahteraan Rakyat
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagakerjaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
000 UMUM Misal : Bimbingan Teknis Kearsipan?
010 Umum-URUSAN DALAM

020 Umum-PERALATAN

030 Umum-KEKAYAAN DAERAH

040 Umum-PERPUSTAKAAN/DOKUMENTASI/KEARSIPAN/SANDI

041 Umum-perpustakaan/dokumentasi/kearsipan/sandi- PERPUSTAKAAN

042 Umum-perpustakaan/dokumentasi/kearsipan/sandi- DOKUMENTASI

043

044

045 Umum-perpustakaan/dokumentasi/kearsipan/sandi- KEARSIPAN

045.1 Umum-perpustakaan/dokumentasi/kearsipan/sandi- kearsipan - POLA KEARSIPAN

045.2 Umum-perpustakaan/dokumentasi/kearsipan/sandi- kearsipan - PENATAAN BERKAS

045.3 Umum-perpustakaan/dokumentasi/kearsipan/sandi- kearsipan - PENYUSUTAN ARSIP

045.4 Umum-perpustakaan/dokumentasi/kearsipan/sandi- kearsipan - PEMBINAAN ARSIP

045.41 Umum-perpustakaan/dokumentasi/kearsipan/sandi- kearsipan – pembinaan arsip – BIMBINGAN TEKNIS

090 Umum- PERJALANAN DINAS

100 PEMERINTAH

900 KEUANGAN
 PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
Surat Keluar

Surat Masuk Peletakan map gantung

sesuai
dengan klasifikasi arsip
pada laci filling cabinet

Dikelompokkan
berdasarkan klasifikasi arsip

Per map folder diberi nomor

klasifikasi arsip dan deskripsi masalah
Contoh :
441.7| Penyuluhan Kesehatan Masyarakat
Tahun 2016
Per Map Gantung diberi klasifikasi arsip dan
deskripsi masalah
Contoh :
441 | Pembinaan Kesehatan
 Pembuatan Daftar Berkas Arsip Aktif

DAFTAR BERKAS
Unit Pengolah :
Nomor Kode Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Keterangan
Berkas Klasifikasi
1 441.7 Penyuluhan Kesehatan Masyarakat 2019 2 item arsip Tekstual
PEMELIHARAAN

PENATAAN ARSIP IN-AKTIF

PENATAAN ARSIP IN-AKTIF
Arsip ditata di rak
arsip in aktif sesuai
dengan no urut
box
Arsip yang akan
diipindahkan
dikeluarkan

Arsip kemudian di data dan

dimasukkan dalam box arsip
kemudian diberi label nomor
urut box, nama unit kerja
dan tahun penciptaan arsip

441.7
 Daftar Arsip In-aktif

No Kode Klasifikasi Jenis Kurun Tingkat Jumlah Ket No Lokasi Jangka Kategori
Arsip Waktu Perkemb definitif Simpan Simpan Arsip
angan folder dan
Nasib
Akhir
PENYUSUTAN ARSIP
PENYUSUTAN ARSIP :

1. Pemindahan
Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
2. Penyerahan
Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga
Kearsipan Daerah
3. Pemusnahan
Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki
nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan
1.PEMINDAHAN ARSIP

 Pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh)

tahun dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
 Pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun dilakukan Pencipta Arsip ke Lembaga Kearsipan Daerah
PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP

1. pemeriksaan Arsip;
2. pemindahan Arsip;
3. penataan Arsip; dan
4. berita acara Pemindahan Arsip;
 BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP
Nomor : 045.32/ /409.06/2019

Pada hari ini ................tanggal..............bulan..............tahun..............

yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan
berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemindahan
arsip.........................sebanyak...................... tercantum dalam Daftar Arsip
yang Dipindahkan sebagaimana terlampir.
Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK
menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum sama.

Dibuat di (tempat), ...(tanggal)

PIHAK YANG MEMINDAHKAN PIHAK YANG MENERIMA

JABATAN*) JABATAN*)

ttd ttd

NAMA TERANG NAMA TERANG

NIP. NIP.
DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN
INSTANSI : PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR
UNIT KERJA : URUSAN KEUANGAN

KODE TINGKAT
NO. KETERANGAN
KLASIFIKASI JENIS/SERIES ARSIP TAHUN JUMLAH PERKEMBANG
NO BOKS
ARSIP AN
1 2 3 4 5 6 7 8

1. 942 Bukti Pungutan Desa 2016 311 item arsip Asli UKeu/1/2016 Tekstual, Baik
2. 946 Laporan Keuangan Kas 2016 1 bendel Asli UKeu/1/2016 Tekstual, Baik
Desa

Yang memindahkan, Yang menerima

(UNIT KERJA) (UNIT KEARSIPAN)
NAMA JABATAN NAMA JABATAN

ttd ttd
NAMA TERANG NAMA TERANG
NIP. NIP.
2. PENYERAHAN ARSIP STATIS

 Penyerahan Arsip Statis oleh Perangkat Daerah kepada Lembaga

Kearsipan Daerah dilakukan terhadap Arsip yang:
a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya;
c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA.
 PROSEDUR PENYERAHAN ARSIP STATIS

1. Pemberitahuan akan penyerahan Arsip Statis dan permintaan bantuan penyeleksian dan
pembuatan daftar arsip usul serah oleh Kepala Perangkat Daerah kepada Kepala Lembaga
Kearsipan Daerah;
2. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh Panitia Penilai Arsip;
3. Pertimbangan tertulis dari Panitia Penilai Arsip dan penetapan Arsip Statis dari kepala Lembaga
Kearsipan Daerah;
4. Pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh Kepala Perangkat Daerah kepada Kepala Lembaga
Kearsipan Daerah dengan disertai pernyataan Kepala Perangkat Daerah bahwa arsip yang
diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan, berita acara penyerahan dan daftar
arsip yang akan diserahkan;
5. Apabila Arsip yang diserahkan tidak autentik, maka Kepala Perangkat Daerah melakukan
autentikasi;
3. PEMUSNAHAN ARSIP

Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:

 tidak memiliki nilai guna;
 telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
JRA;
 tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
 tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP

 Permintaan Usul Pemusnahan oleh Perangkat Daerah;

 Pembentukan Panitia Penilai Arsip;
 Penyeleksian Arsip;
 Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip;
 Pembuatan Daftar Usul Musnah Oleh Panitia Penilai Arsip;
 Permintaan Persetujuan Pemusnahan Tertulis;
 Penetapan Arsip yang akan dimusnahkan;
 Pelaksanaan pemusnahan.
SELESAI

TERIMA KASIH