BERKOMUNIKASI AKTIF

DALAM LINGKUNGAN
KERJA

UNIT KOMPETENSI : G.46.RIT.008.01

TUJUAN :

• Memahami apa arti komunikasi aktif

• Memahami cara berkomunikasi aktif dalam
lingkungan kerja.
 Apa itu Communication Skill?
Apa itu Interpersonal Skill?

Communication Skill(Keterampilan Komunikasi) adalah keahlian,

kemampuan, atau kepandaian dalam berkomunikasi.

Komunikasi sendiri adalah Proses penyampaian informasi, gagasan,

emosi, keahlian melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-
gambar, angka-angka dan lain-lain.

INTERPERSONAL SKILL ADALAH KECAKAPAN ATAU KETERAMPILAN YANG

DIMILIKI OLEH SESEORANG DALAM HUBUNGANNYA DENGAN ORANG LAIN,
KECAKAPAN ATAU KETERAMPILAN UNTUK BERKOMUNIKASI BAIK VERBAL
MAUPUN NON VERBAL.
KOMUNIKASI
INTERPERSONAL ???
• R Wayne Pace mengatakan bahwa komunikasi
interpersonal adalah Proses komunikasi yang
berlangsung antara 2 orang atau lebih secara
tatap muka.

• Littlejohn mengatakan bahwa komunikasi

interpersonal adalah komunikasi antar individu
– individu.
 PENTINGKAH??

Ketika kita memiliki ketrampilan interpersonal yang baik

maka:
•rasa percaya diri yang tinggi
•Mampu menghargai dan dihargai orang lain
•membangun hubungan yang harmonis dengan orang lain
•membawa kesuksesan dalam pekerjaan
•membawa keuntungan material dan spiritual
Hygien & Grooming
 KOMUNIKASI

Verbal Vocal
Verbal
7% Vocal
7% 38%
38%
Visual
Visual
55%
Sebuah proses yang dilakukan untuk
55%
menyampaikan dan menerima pesan
dengan tujuan kesamaan arti dan
pemahaman
 KOMUNIKASI
KOMUNIKASI VERBAL
VERBAL 8

Verbal DO DO NOT
Verbal
7% Jawab segera Membiarkan saja sms atau BBM
7% Melanjutkan saja bbm / sms
Saring bbm / sms berantai / jokes berantai / jokes

Pak Ian, besok ditunggu kehadiran

Untuk pembicaraan pendek Panjang dan bertubi-tubi
untuk sign kontrak ya Pak.
Gunakan huruf normal dan tanda Menggunakan huruf KAPITAL dan
baca yang baik tanda baca yang salah
Oh ok. Jam berapa? dimana?

Menggunakan emoticon Menggunakan singkatan sendiri

Sign kontrak di kantor FIFGROUP,
Jl. Semarang 12, dekat Balai Kota,
Jam 15.00 WIB seperti
pembicaraan kita hari Sabtu ya Pak
Ian. Mohon datang bersama Ibu
untuk juga menandatangani kontrak
tersebut ya Pak Ian. Terima kasih.
Pilih waktu pengiriman yang
baik ( 08.00 - 17:00 )
Status at BBM/Whatzapp:
Positive, Semangat, Motivasi
yang tidak dipahami secara umum
Mengirimkan pada waktu
istirahat, terlalu pagi, hari libur,
tengah malam, dll.
Status at BBM/Whatzapp:
Negative, Hate, Sad, Sarcastic

SHORT
SHORT MESSAGE
MESSAGE
MANNERS
MANNERS
 EMAIL
EMAIL MANNERS
MANNERS
DO
Jawab e-mail paling lambat 1 x 24 jam
Pilih benar siapa yang harus anda letakkan di To, Cc, Sembarang saja meletakkan siapa di cc dan bcc,
Bcc. Bisa berdasarkan tingkatan atau kepentingan. bahkan membuat semua orang thau isi e-mail.
Gunakan Greeting, Opening, Content, Closing dan
Greeting sebagai alur penulisan di email anda.
Gunakan :
E - mail background resmi,
Warna huruf dingin ( hitam, biru atau abu-abu )
Font ukuran normal ( 10 - 14 )
Capital letter pada tempatnya
Tanda baca sesuai
Font bold & miring untuk meng- highlight
Official Signature
Digunakan untuk urusan pekerjaan
DO NOT
9
Membiarkan saja e-mail tergulung tidak di reply.
Langsung pada pokok permasalahan tanpa
pembukaan, greeting dan tidak mengindahkan
tata letak e-mail.
Menggunakan :
Back ground lucu, kekanak-kanakan, non official
Warna huruf merah dan panas
Font ukuran terlalu kecil atau terlalu besar
Capital letter untuk menghiglight
Font dengan underline atau strike
Tidak ada Official Signature
Mengirimkan spam, joke, multilevel marketing,
gambar-gambar yang tidak berhubungan dengan
pekerjaan
VOCAL Vocal
Vocal
38% 10
COMPONENTS 38%
GREETING KIMIA FARMA

• Greeting pembuka :
• Selamat pagi.

• https://drive.google.com/open?
id=1cLLG944nBV3UCE8tEtWJMwntN16-EbLu
MENERIMA TELEPON 12
Angkat telepon kantor
dengan :
“ Selamat pagi, Apotek Kimia Farma
Juanda, dengan Novi ada yang bisa
saya bantu ? “

Terima handphone anda

dengan :
“ Ibu Dyah, selamat pagi…”
“Ada yg bisa saya bantu…?”
MENELEPON 13
• Salam

• Perkenalkan Nama & Bagian

• Perkenalkan Perusahaan anda

• Pastikan penerima telepon

Melalui Fixed Line:

“Selamat pagi, saya Ananda dari
KFA, bisa bicara dengan
Bapak Ruslan?”
Melalui Hand Phone:
“Selamat pagi Pak Ruslan,
dengan Ananda KFA Pak….”
“Selamat pagi Pak Ruslan, apa
kabar Pak?”
MENGAKHIRI
TELEPON 14

Lakukan konfirmasi

Tawarkan bantuan lainnya

Ucapkan terima kasih

Salam

Berikan kesan akhir yang positif

“Baik, pesanan bapak sudah kami catat, dan akan

segera kami kirimkan”.

“Ada lagi yang dapat saya bantu Pak Budi?”.

“Terima Kasih Pak Budi, Selamat Siang… semoga sehat

selalu..”
 Visual
VISUAL COMPONENTS Visual
55%
55%
• NON- VERBAL COMMUNICATION
 16
BODY LANGUAGE

ETIKA
DUDUK

POSTURE ETIKA
TUBUH BERJALAN
Grooming & Personal Hygiene
Grooming
Penampilan adalah pembentukan diri
seseorang baik secara fisik maupun
kepribadian yang baik sehingga dapat
menimbulkan daya tarik bagi orang
yang memandangnya. Dan
meninggalkan kesan.

Bertujuan untuk:
•Meningkatkan kualitas dan mutu
pelayanan perusahaan.
•Sebagai acuan dan patokan untuk
meningkatkan kualitas dan mutu
pelayanan perusahaan.
•Untuk mengetahui standar personal
grooming dari perusahaan itu sendiri.
Grooming & Personal Hygiene
Grooming
melibatkan semua
aspek pada tubuh:

•Personal Hygiene
•Rambut
•Face
•Uniform/Pakaian
•Make-up
Grooming & Personal Hygiene

Grooming Standards-
Men
 Grooming & Personal Hygiene
Personal Hygiene:
Mandi secara teratur dan menggunakan deodoran setelah mandi ;
Gunakan obat kumur sering dan sikat gigi dua kali; Kunjungi dokter gigi
dua kali setahun untuk gigi check-up; Perokok harus berhati-hati untuk
menghindari noda nikotin pada gigi dan tangan, dan bau rokok.

Kebiasaan ofensif harus dihindari:

Bersin atau menguap tanpa menutup mulut; Bersendawa keras; Terus menata ulang rambut
atau pakaian di daerah tamu-kontak; Makan dengan mulut terbuka atau membuat kebisingan
saat mengunyah makanan; Jangan memakai bedak terlihat. Menghindari dari aroma yang kuat
dan pedas.
 Grooming & Personal Hygiene
Rambut • Rambut di atas telinga dan leher harus
: meruncing
• Rambut di belakang leher tidak menyentuh
kerah
• Pewarnaan rambut harus terlihat alami dan
melengkapi individu, mencerminkan
kepribadian Anda dan harus dibersihkan .
• Hair gel harus digunakan untuk
mempertahankan tampilan rapi .
• Warna rambut tidak alami tidak boleh
digunakan.
 Grooming & Personal Hygiene

Face:
• Most important for man:
SHAVING DAILY IS A
MUST !!!…bersih
dan rapi

• Cambang yang tidak lebih

panjang dari setengah
panjang setiap telinga.
 Grooming & Personal Hygiene
Mencukur sehari-hari adalah suatu keharusan; Potong rambut yang mungkin
sering memunculkan dari hidung dan telinga; Pelembab dapat digunakan;
Transparan lip balm dapat digunakan untuk menjaga bibir halus dan kenyal;

Jangan biarkan jenggot tumbuh panjang dan tidak rapi, hindari

bibir pecah-pecar gunakan pelembab/ transparan lip balm.
 Grooming & Personal Hygiene
Gunakan baju yang pas dengan tubuh;
 Grooming & Personal Hygiene

Pilih
celana
yang pas
 Grooming & Personal Hygiene
Sepatu selalu bersih; tali diikat rapi setiap saat; Kaus kaki harus bersih;
Hitam dan coklat adalah warna sepatu yang baik, Sepatu harus baik dipoles
dan dalam kondisi baik. Warna kaus kaki sebaiknya sesuaikan dengan
celana;

Jangan gunakan sendal dan sepatu yang tidak formal; panjang dan warna kaus kaki
sesuaikan dengan celana
Grooming & Personal Hygiene
Grooming & Personal Hygiene

Grooming Standards-
Women
Grooming & Personal Hygiene
Rambut harus dibiarkan terurai jika itu
di atas sebahu dan terlihat rapi.

Rambut panjang harus diikat,

disanggul rapi

Aksesoris rambut harus hitam dan

simpel jika digunakan.

Warna rambut alami, atau warna

rambut yang mencolok

Gaya rambut yang sesuai dengan

wajah Anda
Grooming & Personal Hygiene

Warna yang terang

atau mencolok
hindari; gunakan
make up yang mute
atau soft; hindari
warna yang dark
(hijau, biru, ungu)
Grooming & Personal Hygiene

KUKU:
•Teratur dicuci
Jangan gigit,
•Tidak ada tanda atau noda gunakan guntung
nikotin
•Kuku pendek, bersih, kuku
 Grooming & Personal Hygiene

Mandi secara teratur dan

menggunakan deodoran setelah
mandi ; Gunakan obat kumur sering
dan sikat gigi dua kali; Kunjungi
dokter gigi dua kali setahun untuk
gigi check-up; Perokok harus berhati-
hati untuk menghindari noda nikotin
pada gigi dan tangan, dan bau rokok.

Hindari bau yang

menyengat dan tidak
enak
 Grooming & Personal Hygiene

Sebuah rok yang dikenakan

sebaiknya tidak lebih dari
satu inchi diatas lutut;
celana pas dengan jaket.

Jangan mengenakan
pakaian yang kontras
dengan puncak cahaya.
Jangan biarkan tali
lingerie terlihat,
 Grooming & Personal Hygiene

Gunakan sepatu yang tidak memperlihatkan

jari kaki; tinggi tumit tidak terlalu rendah dan
tidak terlalu tinggi, minimal tumit sepatu 2
inchi;

Tidak menggunakan sandal;

sepatu sports;
 Grooming & Personal Hygiene
Asesoris
Grooming & Personal Hygiene
Know the Self, Know the Enemy…..
A Thousand Battles, A thousand
Victories
Sun Tzu
 5 HAL PENTING YANG HARUS
DIKUASAI

1. SENYUM
2. APRESIATIF
3. SIMPATI DAN EMPATI
4. KENALI DIRI SENDIRI
5. KENALI LAWAN BICARA
1. TERSENYUM

Bangun sikap positif dan Ceria. Energi

Positif yang dipancarkan menarik yang
lain kepada kita.
 2. JADILAH APRESIATIF

Mencari satu hal positif

tentang setiap orang yang
bekerja sama dan
membiarkan mereka
mendengarnya.
Seperti:
•Pujian
•Selamat
•Tanggapan positif
•Semangat, dll.
 3. SIMPATI DAN EMPATI

Simpati adalah melakukan sesuatu untuk orang

lain, dengan menggunakan cara yang menurut
kita baik, menurut kita menyenangkan, menurut
kita benar.

Empati, adalah melakukan sesuatu kepada orang

lain, dengan menggunakan cara berpikir dari
orang lain tersebut.
4. KENALI DIRI SENDIRI
Tuliskan Pada Selembar Kertas
10 Sifat Anda.
 SI BIRU SI MERAH SI KUNING SI HIJAU
tegas bersahabat Sabar akurat
kemauan keras suka bicara tenang patuh
mendominasi ramah hati-hati perfeksionis
berani murah hati Tekun,santai hati-hati
bicara langsung berpandangan suka menolong disiplin
suka tantangan positif pasif suka mengelak
ingin tahu komunikatif lembut sensitif
yakin akan diri pandai bergaul mantap ragu-
kompetitif percaya diri pendengar ragu/bimbang
suka mengatur suka yang baik logis
Penggerak berkelompok rajin teliti
optimis pengendalian Waspada
pandai bicara diri
 KOMUNIKASI YANG EFEKTIF MERUPAKAN
KUNCI JIKA KITA INGIN MENGUBAH
SESEORANG. DAN KUNCI DARI MEMBANGUN
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF ADALAH
MENGENAL LAWAN BICARA KITA.

OLEH KARENA ITU, KITA HARUSLAH MAMPU

MEMBACA KARAKTER DAN SUASANA HATI
ORANG YANG KITA AJAK BICARA JIKA KITA
INGIN MEMPENGARUHI DAN MENGUBAH
ORANG TERSEBUT.
5. KENALI CUSTOMER ANDA
TIPE – TIPE CUSTOMER
LANGKAH MENGHADAPI TIPE
CUSTOMER
WE ARE DIFFERENT 50

Customer is a human being, who will react to all stimulus

with different ways. Learning about people different
character will help you to understand them better, thus
you can win their heart.
SEDANG SEHAT…

S Peduli Gaul
Dinamis
I
Mendukung
Berbagi Terbuka
Sabar Antusias
Relaxed Persuasis

Bersaing
Hati-hati
Nuntut
Tepat
Teguh
Kritis
Yakin
C Formal
Punya tujuan D
SEDANG SAKIT….

S Pasif Impulsif I
Pasrah Cemas
Hambar Berantakan
Dependen Flamboyan
Keras Kepala Terburu-buru

Konvensional Agresif
Ragu-ragu Mengendalikan
Tak mudah percaya Maksa
Kaku Bossy
C Ngotot Tidak toleransi D
 4 PEOPLE
CHARACTERS People 55
FUN KIND

“Relationship specialist“ “Support specialist“

“Like to talk about feelings” “Like to listen to others”
“Live and warm“ “Full of compassion“
“Do not like details“ “Patient“

Tell Think

FEARLESS LOGIC

“Result specialist “Detail specialist“

“Like to talk about works and
achievements”
“Effective and hard worker“
“Speed“
“Think before talk”
“Tidy and structured“
“Comfort seeker“

Task
 LIKE DISLIKE 56
Suasana santai Suasana formal & serius
Penggunaan bahasa tubuh positif Kaku dan dingin
dan hangat Detail dan lama
Simple dan cepat Terlalu to the point
Basa-basi /joke/ice breaking/pujian Bentuk kaku dan warna tua / gelap
Warna menarik / ceria Angka dan tulisan
Gambar / ilustrasi / cerita Data
Empathy Ter-schedule dan terlalu
Spontan prosedural
Sesuatu yang baru / up to date Rutinitas
FUN CHARACTER

BAHASA
“Katanya...”, “Kayaknya...”, “Ayo...”, “Wahh...”, “Oke...”, “Rasanya....”,
“Boleh...”, “Siip”
Cepat meng-iya kan
Berbicara melompat-lompat

PERILAKU PADA ORANG TAMPILAN

Cukup ramah
Melakukan eye contact & kontak Ruangan sedikit berantakan
fisik Handphone/aksessories yang
Bisa ngobrol dan bercanda mencolok/up date
Waktu bisa cukup panjang Berjalan cepat
Lupa nama dan detail orang
 LIKE DISLIKE 57
Suasana formal Suasana yang tidak ‘berbobot’
Kepercayaan dan keyakinan diri Rendah diri
Simple dan cepat Detail dan lama
To the point Basa basi / sanjungan / pujian
Bukti / fakta / keyakinan Cerita / tulisan panjang
Tantangan Rutinitas
Keputusan Pertimbangan yang lama
Keuntungan Prosesi yang panjang
Terlihat sebagai “leader” Terlihat sebagai “pengikut”
Berbeda dengan orang lain Sama dengan orang kebanyakan
FEARLESS
CHARACTER
BAHASA
“Kapan?”, “Pasti”, “Harus”, “Anda....”, “You....”, “Jangan”.
Senang menguji dan bernegosiasi
Berbicara sedikit, tegas, memerintah, tidak memperdulikan perasaan

PERILAKU PADA ORANG TAMPILAN

Tegas dan sedikit bicara

Sedikit eye contact pelit senyum
Serius dan terkesan dingin
• Bicara efisien dan efektif
• Pertemuan terbilang cepat
Ruangan berisi sedikit barang
Conservative, simple
Berjalan cepat dan mantap
 LIKE DISLIKE 58
Suasana formal Suasana yang tidak ‘berbobot’
Kesopanan dan penghargaan Urakan dan berantakan
Detail, rapi, dan terstruktur Tanpa rencana
To the point Basa basi / sanjungan / pujian
Data / fakta / bukti Cerita / ‘katanya’
Disiplin / Keteraturan Ketidak pastian
Kepandaian / Kehandalan Terlambat
Pengalaman Diburu-buru
Seni / Hobi Waktu yang sempit
Ketenangan Suasana ‘gaduh’
LOGIC CHARACTER

BAHASA
“Hari & jam berapa?”, Saya lihat dulu, “Berapa bunganya?”, “Mana
datanya?”
Senang menggali dan mencari fakta, data dan bukti
Berbicara sedikit, tenang kadang sambil berfikir matang

PERILAKU PADA ORANG TAMPILAN

Tenang dan sedikit bicara

Sedikit eye contact
Detail dan mengikuti prosedur Ruangan
Barang
Berjalan rapikeindahan
seni,
lebih dan
tenang dan musik
mantap
Banyak mengumpulkan data
Menjelaskan dengan detail jika
ditanya
 LIKE DISLIKE 59

Suasana santai
Penggunaan bahasa tubuh positif Suasana formal & serius
dan hangat Kaku dan dingin
Tenang dan sabar Diburu-buru
Family oriented Terlalu to the point
Empathy Urakan
Low profile Kesombongan
Tidak banyak bicara Tekanan
Senang mengalah

KIND CHARACTER

BAHASA
“Rasanya...”, “Mungkin...”, “Kira-kira...”, “Bagaimana ya....”
Tidak nyaman menggunakan kata “tidak, jangan, salah, dll yang menyakiti”
Menyembunyikan emosi

PERILAKU PADA ORANG TAMPILAN

Ramah
Melakukan eye contact & Ruangan banyak foto keluarga
anggukan
Sabar dan baik dalam Sederhana
mendengarkan Berjalan tenang
Waktu bisa cukup panjang
Pandai berempathy
PERSONALITY TYPE

60
PERSONALITY FUN FEARLESS LOGIC KIND

• Enthusiastic • Effective • Structured

• Give Inspiration • Efficient • Detail • Patient
• Live • Like Challenges • Patient • Respect Others
YOUR • Positive • Result Oriented • Consistent • Good Listener
STRENGTH • Friendly • Hard Worker - • Steady • Supportive
• Full of Ideas Achiever • Compliance • Handy
• Speed • Confident • Analytical • Secret Keeper
• Easy Going • Speed • Objectives - Speak by • Low Profile
• Clear Data

• Force • Slow Decision - Pace • Indecisive

• Forgetful • Can’t stand routine • Too perfect • Friction avoider
• Not Detail - Careless • Impatient • Uncomfortable with • Uncomfortable to
YOUR • Impatient • Decisive pressure disagree
WEAKNESS • Subjective • Short and strong • Conservatives • Unconfident
• Inconsistent words • Too Sensitive • Too much feeling
• Time Management • Not sensitive to others • Seen as a loners consideration
• Become follower • Secure seeker

“I feel...” “Now...” “I think....” “Ya....”

YOUR WORDS “Let’s go...” “Why not?...” “Step by step...” “If you ok with that...”
“Wow...” “Move...” “Can you guarantee?” “I am fine...”
“Cool...” “You should....” “I will check first....” “No problem....”
SOAL :

1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi

efektif?