NAMA KELOMPOK 6

 MARIO EMANUEL KAZA

 SISILIA FIN EDIT HERBARUSINTA
 IMELDA ITUNG
 SISILIA FEBRYANI RIRIN
 ELFRIDA NOVIANTI SAWAR
 YELSI CLARITA FASMIN
 PENGERTIAN MENURUT PARA AHLI

 Earl P. Strong. Pengertian pengendalian adalah proses pengaturan

berbagai factor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaannya sesuai
dengan ketetapan ketetapan dalam rencana.

 Harold Koonz. Pengertian Pengendalian adalah pengukuran dan

perbaikan terhdaap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana
rencana yang telah di buat untuk mencpai tujuan perusahhaan.
 Disimpulkan bahwa pengendalian

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu

perusahaan, sehingga pelaksanaan kerja dapat sesuai dengan rencana kerja
yang telah dibuat untuk mencapai tujuan –tujuan organisasi. Pengendalian
juga merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur
sumber daya suatu organisasi sehingga diharapkan dapat mencegah dan
mendeteksi penggelapan ( fraud ) serta melindungi sumber daya organisasi
baik yang berwujud ( seperti mesin dan lahan) maupun tidak ( seperti
reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).
 Tujuan Pengendalian Perkantoran

 supaya pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan

dari rencana
 melakukan tindak perbaikan ( corrective), jika terdapat
penyimpangan-penyimpangan.
 Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana.
 JENIS-JENIS PENGENDALIAN PERKANTORAN

Jenis – Jenis Pengendalian

1. Pengendalian Karyawan ( Personal Control)

Pengendalian ini tertuju pada hal-hal yang berhubungan dengan
kegiatan karyawan. Misalnya: apakah karyawan bekerja sesuai dengan
rencana, perintah, tata kerja, disiplin, absensi dan sebagainya.
2. Pengendalian Keuangan
Pengendalian ini kepada hal-hal yang berkaitan dengan keuangan
tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk
pengendalian anggarannya. Pada pengendalian ini biasanya dalam
bentuk laporan keuangan.
3. Pengendalian Kontrol
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas
produksi yang dihasilkan apakah sesuai dengan standar atau tidak
dengan rencananya.
4. Pengendalian Waktu ( Time Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk pengendalian waktu, artinya apakah waktu
untuk mengerjakan sesuatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5. Pengendalian Teknis ( Teknikal Control)
Pengendalian ini ditujukan dengan hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubunga
dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengendalian Kebijakan ( Policy Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijakan-
kebijakan organisasi setelah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.
7. Pengendalian penjualan ( Sales Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang
telah dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.
8. Pengendalian Infentaris ( Inventori Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah infentaris perusahaan
masih ada semuanya atau ada yang hilang.
9. Pengendalian Pemeliharaan ( maintenece control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventaris
perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang
rusak apa kerusakannya, apa yang masih dapat dperbaik atau tidak.
 Proses Pengendalian Perkantoran

 Langkah-langkah Proses Pengendalian

1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar

pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan
penyimpangan jika ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar
pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
5. Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali,apakah sudah benar-
benar realistis atau tidak.jika belum benar atau realistis maka rencana itu harus
diperbaiki.
 Macam – macam Pengendalian

1. Internal control (pengendalian intern) pengendalian yang

dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya.Cakupan
dari pengendalian ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik
pelaksanaan tugas,prosedur kerja,kedisiplinan karyawan,dan
lain-lainya.Audit control adalah pemeriksaan atau penilaian
atas masalah-masalah yang berkaitan dengan pembukuan
perusahaan.Jadi pengawasan atas masalah khusus,yaitu
tentang kebenaran pembukuan suatu perusahaan.
2. External control (pengendalian ekstren)
pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar.Pengendalian
ekstren ini dapat dilakukan secara formal atau
informal.Misalnya : Pemeriksaan yang dilakukan oleh Badan
Pemeriksaan Keuangan (BPK) terhadap BUMN dan lain-
lainnya.Dewan Komisaris terhadap PT bersangkutan.
3. Formal control,
pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi
dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern Informal
control, penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau
konsumen, baik langsung maupun tidak langsung.
 Alat-alat pengendalian
1. Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari
pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut.
Apabila tidak sesuai dengan budget, baik pemerimaan maupun
pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu
tidak efektif karena terdapat penyimpangan.
Tipe-tipe budget:
a. Sales budget
b. Production budget
c. Cost Production Budget
d. Step budget, berhubungan dengan production budget dan
menunjukkan bermacam-macam tingkat tingkat produksi
e. Purchasing budget
f. Personnel budget
g. Cash & Financial budget
h. Master budget (budget keseluruhan)
Non-Budget
Alat pengenalian non budget:
a. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi
oleh pimpinan perusahaan terhadap para bawahan yang
sedang bekerja.
b. Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
c. Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya
terdiri dari Balance sheet dan Income Statement (neraca rugi
laba).
d. Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan
kejadian yang tealh berlalu.
e. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah
penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi.
f. Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan
terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan
secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan.
Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang
baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang
cukup, apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah
diterima
 Sistem pengendalian Perkantoran

Sistem pengendalian manajemen merupakan sebuah sistem yang

digunakan oleh manajemen untuk memastikan organisasi
menerapkan strategi secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Sistem pengendalian manajemen terdiri atas
struktur dan proses pengendalian manajemen. Struktur
pengendalian manajemen adalah elemen-elemen yang membentuk
sistem pengendalian, terdiri dari pusat-pusat pertanggungjawaban.
proses pengendalian manajemen merupakan cara bekerjanya sistem
pengendalian, terdiri dari pemrograman, penganggaran, pelaporan
dan analisis.
a). Pemrograman
Pemprograman merupakan proses dari sistem pengendalian
manajemen. Pada saat perusahaan didirikan, pemrograman baru dapat
dilakukan setelah tujuan dan strategi pencapaian tujuan tersebut
ditentukan. Sebaliknya, setelah perusahaan berjalan realisasi yang
efektif dan efisien namun tidak mencapai tujuan perusahaan akan
menimbulkan evakuasi terhadap program, strategi atau tujuan
perusahaan.
Berdasarkan tujuan dan strategi yang telah diterapkan perusahaan,
suatu bagian menyusun program untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Oleh karena program merupakan alokasi sumber daya
jangka panjang, maka program tersebut juga sebagai rencana jangka
panjang, melalui penganggaran rencana jangka panjang tersebut
kemudian dijabarkan menjadi rencana jangka pendek.
 
 
 b). Penganggaran
Anggaran adalah suatu rencan terinci yang disusun secara sistematis dan
di nyatakan secara formal dalam ukuran kuantitatif, biasanya dalam
satuan uang.
Penyusunan anggaran (penganggaran) adalah proses penentuan peran
manejer dalam melaksanakan program atau bagian program. Dalam
proses penyusunan anggaran manejer pusat pertanggung jawaban
berperan serta dalam menyusun usulan anggaran serta mengadakan
negosiasi dengan manejer di atasnya yang memberikan peran kepadanya.
Oleh kerena itu anggaran yang sudah di sahkan merupakan rencana
seperti yang tercantum dalam anggaran tersebut. Kerena anggaran
merupakan komitmen manajer pusat pertanggung jawaban maka
anggaran tersebut akan di gunakan sebagai alat pengendalaian kegiatan
sehingga di sebut pengendalian melalui anggaran.
 
c). Pelaporan dan Analisis
Tahap ini paling penting kerena menutup suatu siklus dari proses pengendalian
manajemen agar data untuk proses pertanggung jawaban akuntansi dapat
dikumpulkan.
Analisis laporan manajemen antar lain dapat berupa:
1. Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali
2. Perlu tidaknya dilakukan penghapusan,penambahan, atau pengubahan
program ditahun yang akan datang.
3. Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan
anggaran, apabila sudah tidak realistis.
4. Dari laporan –laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-
perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
 
 Sasaran Pengendalian

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah
pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran
Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya.
Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :
1.      Ruang Perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan
peredaran udara, pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas
kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan, pemindahan kantor,
perubahan-perubahan, pemeliharaan.
2.      Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon,
susunan kabel, sistem telepon antar kantor, papan pengumumman,
pelayanan terima tamu.
3.      Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan,
pengujian, kenaikan pangkat, pergantian, sistem saran, keterlambatan,
wawancara pemberhentian, fasilitas ruang, semangat kerjasama dan
disiplin.
4.      Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja panjang,
perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan
gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan dan penempatan rak
dan perabotan perpustakaan.
5.      Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi mesintik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat
dan lain-lain perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan
perbaikan, penilaian peralatan dan mesin baru.
6.      Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas
surat, formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, penilaian
perbekalan baru.
7.      Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran,
pengukuran hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.
8.      Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan formulir,
pelayanan surat- menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat
pengetikan, (Typing rools), metode pelaporan, jadwal penyimpanan, praktek
kearsipan dan penyimpanan.
9.      Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan
atau pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan (Forecasting),
pedoman petunjuk kerja, latihan pemindahan tugas, dan Analisis tugas
pekerjaan.
Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian
administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi
sebagai seni.
 Manajemen Formulir

Menurut Ira A. Penn, formulir merupakan alat yang dapat digunakan

untuk mengoranisasi, mengumpulkan, mengalihkan informasi. Formulir
memberikan fasilitas terhadap pengumpulan dan pemindaha data dan
informasi dengan cepat dalam bentuk yang ringkas dan padat.
Pegertian yang sederhana, formulir merupakan sehelai kertas tercetak
yang menyediakan ruangan untuk dimua catatan-catatan informasi atau
instruksi-intruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu, atau
organisasi lain. Formulir merupakan alat penting untuk menciptakan
dokumen karena formulir menentukan informasi apa yang akan
dikumpulkan dan disimpan.
Ada beberapa alasan penting mengapa formulir-formulir digunakan:
1. Untuk keseragaman atau pembakuan kerja (work standardization)
2. Untuk mempermudah dalam penggolongan (classification) data.
3. Untuk mempermudah penertipan prosedur dan tata kerja.
4. Untuk mempermudah pemberkasan (filing) baik sistim maupun
tempatnya.
5. Sebagai alat pemberian instruksi
6. Sebagai alat perencanaan, karena didalamnya terdapat data dan
fakta baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif
7. Sebagai alat untuk control dan efaluasi baik kualitatif maupun
kuantitatif
 Automasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan dalam peralatan

elektronik dengan tujuan untuk memudahkan komunikasi formal dan
informal terutama berkaitan antara informasi dengan orang-orang yang
ada di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan
produktivitas. Sistem otomatisasi perkantoran didefinisikan sebagai
sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan,
memproses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan
komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja, dan
organisasi.
 Konsep Automatisasi Perkantoran

• Proses-proses yang terjadi di kantor seperti halnya dengan

proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
• Otomatisasi perkantoran berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang
terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan
terpadu.
• Otomatisasi perkantoran memberikan keuntungan lebih besar
melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Otomatisasi perkantoran sebagi pelengkap bagi metode
komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
 Tujuan Automatisasi Perkantoran

Secara umum tujuan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:

1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi perkantoran memberikan kemampuan antar manajer
untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam
memecahkan suatu masalah.komunikasi dapat menghasilkan
keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang
lebih baik dan lebih cepat.
 Manfaat Automatisasi Perkantoran

 Menjelaskan pekerjaan kantor dengan lebih cepat

 Mengurangi kebutuhan akan staff dalam jumlah besar
 Memerlukan sedikit tempat untuk menyimpan data
 Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan
dalam hal perubahan jadwal.
 Dampak Automatisasi Perkantoran

Berikut merupakan beberapa dampak yang diakibatkan oleh otomatisasi

perkantoran.
• Dampak Terhadap Pekerja dan Pekerjaan
Pengangguran adalah dampak dari kemajuan teknologi. Kinerja pegawai
meningkat karena teknologi. Teknologi dapat menyebabkan
pengangguran dan menciptakan pekerjaan baru.
Misalnya saja telpon jarak jauh tidak membutuhkan operator, namun
pegawai perusahaan telekomunikasi meningkat karena jumlah telpon
yang harus ditangani meningkat.
1. Angkatan kerja wanita
Wanita yang bekerja terus meningkat. Namun posisi wanita masih belum
sama dengan pria.
2. Pekerja Professional Dan Teknis
Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan
penduduk dan pendapatan membutuhkan banyak pekerja professional
dan teknis.
3. Manajer dan Administrator
Manajer terlatih dibutuhkan untuk program penelitian dan pengembangan
serta membuat keputusan dengan teknologi. 60% pekerja tidak secara
langsung memproduksi barang. Rasio manajer dan buruh adalah 5:7.
4. Pegawai Administrasi
Pegawai administrasi adalah posisi yang semakin meningkat, karena
meningkatnya industry jasa dan mereka tidak terkena dampak dari
otomatisasi.
• Dampak Terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai
yang tampil terus meningkat. Untuk memenuhi kegutuhan pegawai pada
perusahaan yang menggunakan otomatisasi, harus ada hubungan antara
sekolah, industry dan pemerintah untuk persyaratan kerja masa depan.
 Efisiensi Pekerjaan Kantor

Efisiensi kantor adalah usaha untuk mengurangi segala pemborosan bahan

dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan.
Pada prinsipnya efesiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas
antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan
serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan atau input.
Efisiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara tertentu dengan tanpa
mengurangi tujuannya merupakan cara yang:
• Termudah
• Termurah
• Tersingkat
• Teringan
• Terpendek
 Efektivitas Pekerjaan Kantor

Efektivitas berarti kemampuan untuk memilih sasaran yang

tepat. Kerja merupakan keseluruhan pelaksanaan aktivitas
jasmaniah dan rokhaniah yang dilakukan manusia untuk
mencapai tujuan tertentu berhubungan dengan kelangsungan
hidupnya (The Liang Gie, 2000:21).
 KESIMPULAN

Pengendalian perkantoran adalah proses pengaturan berbagai factor dalam

suatu perusahaan, agar pelaksanaannya sesuai dengan ketetapan ketetapan
dalam rencana. Sistem pengendalian manajemen merupakan sebuah sistem
yang digunakan oleh manajemen untuk memastikan organisasi menerapkan
strategi secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sedangkan automatisasi dapat meningkatkan produktivitas, dan jika
diterapkan sebagai alat pemecah masalah automatisasi kantor dapat
memberikan kemampuan antara manajer dapat saling berkomunikasi dengan
baik dalam pemecahan pemasalahan. Dan terlebih lagi dapat menghasilkan
keputusan yang lebih baik dan lebih tepat.
 
 SARAN

Saran kami dengan kita mempelajari pengendalian perkantoran kita bisa

mengetahui cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur
sumber daya suatu organisasi sehingga diharapkan dapat mencegah dan
mendeteksi penggelapan ( fraud ) serta melindungi sumber daya
organisasi baik yang berwujud ( seperti mesin dan lahan) maupun tidak
( seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).
Semua perushaan harus menggunakan teknologi yang ada untuk
memudahkan aktivitas dalam manajemen perkantorannya. Kemajuan
teknologi informasi saat ini sangat memberikan efek positif dalam
kegiatan manusia.
 
 
 
TERIMA KASIH