TAKLIMAT PENGURUSAN ASET

11 MEI 2016

BAHAGIAN AUDIT DALAM

1
 ASET ALIH
Aset kerajaan merupakan barang-barang awam yang dibeli dengan
wang kerajaan atau dalam bentuk sumbangan dari agensi luar.

Jenis aset :
1. Aset tak alih (tanah, bangunan, infra)
2. Aset alih (harta modal, inventori)
3. Aset hidup (ikan, haiwan, tumbuhan)

Aset Alih:-
4. Harta modal – barang tidak luak yang bernilai RM3,000.00 dan
ke atas seunit dan jangka hayat melebihi setahun
5. Inventori – barang tidak luak yang bernilai kurang daripada
RM3,000.00 seunit dan jangka hayat melebihi setahun

2
 Peraturan
• Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan,
Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 tahun 2007;
dan
• Pekelililing Bendahari Bil. 1 Tahun 2008:
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Putra
Malaysia
• Tatacara Penjagaan Aset, Pengurusan
Kehilangan Dan Tindakan Yang Boleh
Dikenakan Apabila Berlaku Kehilangan
3
PROSES PENGURUSAN ASET ALIH
Tatacara menguruskan Harta Modal dan Inventori
meliputi:

Bab A : Penerimaan
Bab B : Pendaftaran
Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan
Pemeriksaan
Bab D : Penyelenggaraan
Bab E : Pelupusan
Bab F : Kehilangan dan Hapus kira

4
 PELANTIKAN PEGAWAI ASET
• Setiap ketua PTJ hendaklah melantik sekurang-
kurangnya seorang pegawai aset di PTJ
masing-masing dan mengemukakan maklumat
tersebut kepada Pejabat Bursar untuk rekod
• Sebarang perubahan hendaklah dimaklumkan
ke Pejabat Bursar dari semasa ke semasa.

5
Tatacara Pengurusan Aset Alih UPM
1. Memastikan/melantik :
a) Pegawai aset dilantik diperingkat PTJ oleh Ketua PTJ;
b) Bahagian Audit Dalam menjalankan pemeriksaan ke atas
aset mengikut jadual yang telah ditetapkan (lapor ke JPU,
JKA dan PTJ);
c) Pegawai aset PTJ yang dilantik perlu membuat
pemeriksaan ke atas aset sekurang-kurangnya satu (1)
kali setahun (lapor ke Pejabat Bursar untuk perekodan);
d) Ahli J/kuasa pemeriksa pelupusan dilantik; dan
e) Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan
aset.

6
Tatacara Pengurusan Aset Alih UPM (samb)

b) Menubuhkan J/kuasa Pengurusan Aset Kerajaan

peringkat UPM
c) Mengemukakan laporan tahunan di dalam JKPAK, JPKA
dan KPT setiap suku tahun oleh Pejabat Bursar iaitu :
Laporan tahunan harta modal dan inventori
Laporan pemeriksaan harta modal dan inventori
(dikemukakan oleh Bahagian Audit Dalam dan PTJ)
Laporan tahunan pelupusan aset
Laporan tahunan tindakan seurcaj/tatatertib

7
Tatacara Penjagaan Aset, Pengurusan Kehilangan Dan Tindakan
Yang Boleh Dikenakan Apabila Berlaku Kehilangan

• Bahagian 1: Kaedah Penjagaan Aset dan

Inventori;
• Bahagian 2: Pengurusan kehilangan; dan
• Bahagian 3: Tindakan yang boleh dikenakan
apabila berlaku kehilangan.

8
A - PENERIMAAN

9
 PENERIMAAN
Objektif :
Memastikan setiap aset yang diterima
menepati spesifikasi yang ditetapkan
Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar
mengikut pesanan
Memastikan aset diterima dalam keadaan
baik, sempurna dan selamat untuk digunakan

10
 Penerimaan/pengesahan
• Garis Panduan Penerimaan dan Pengesahan Bekalan /
Perkhidmatan / Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) menyatakan
bahawa:-
• Penerima peralatan perlu dibuat oleh pengguna sendiri
sekiranya barang yang dibeli agak rumit. Lantikan Jawatankuasa
Teknikal atau individu mahir untuk membuat pemeriksaan dan
pengesahan terimaan bagi peralatan yang perlukan kepakaran.
• Penerima perlu memastikan perolehan diterima mengikut
kuantiti mencukupi, tidak rosak dan memenuhi spesifikasi
ditetapkan.
• Latihan jika berkaitan telah disempurnakan
 PENERIMAAN
Semak butiran di dalam dokumen yang sah bagi
memastikan aset yang diterima adalah betul
Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur,
ditimbang dan diuji serta merta sebelum
disahkan penerimaannya
Sekiranya pengesahan tidak dapat dibuat
dengan serta merta maka dokumen tersebut
hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat
ianya disahkan kemudian”

12
 PENERIMAAN
Dokumen yang telah disahkan dan
ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah
dihantar dengan serta merta kepada
pembekal
Pegawai penerima hendaklah memastikan
aset diterima beserta dengan surat jaminan
dan manual penggunaan.

13
 PENERIMAAN
Senarai semak dokumen sokongan bagi pembayaran melalui PO

a) Dokumen Asas :
 Daftar format perakuan penerimaan dokumen tuntutan drpd pembekal
melalui PO
 Pesanan belian(PO) asal
 Invois asal
 DO asal yang telah disahkan terimaan & perakuan pembayaran
 Borang RO
 Sebutharga pembekal
 Laporan penilaian prestasi pembekal PTJ

b) Dokumen tambahan :
 Laporan FAMS yang telah disahkan oleh pegawai yang diberikuasa

14
B - PENDAFTARAN

15
 PENDAFTARAN
Objektif :
Mewujudkan pengkalan data yang lengkap,
tepat dan kemaskini
Memudahkan pengesanan dan pemantauan
Membolehkan keadaan aset diketahui
Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan
dan penggantian aset

16
 PENDAFTARAN
• Setiap aset perlu didaftar serta-merta dari
tarikh pengesahan penerimaan
• Aset yang diterima secara hadiah hendaklah
didaftar dengan nilai nominal RM1.00
• Rekod pendaftaran – Sistem FAMS
• Cetakan daftar individu dibuat untuk
pembelian mulai tahun 2008 dan
ditandatangani oleh pegawai aset

17
 PENDAFTARAN
• Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai
aset PTJ melalui sistem FAMS

• Daftar aset hendaklah dikemaskini sekiranya

terdapat:
i. Penambahan/penggantian/naiktaraf
ii. Pemeriksaan aset
iii. Pelupusan
iv. hapuskira
18
 Pendaftaran Baharu
• FAMS –
– No. Barkod (mengikut klasifikasi)
– Jenis Aset (asset product)
– Lokasi
• Am
• sebenar
– Pengguna
• Am
• sebenar

19
PROSES PENDAFTARAN ASET DLM FAMS

Rujuk Arahan Kerja Pendaftaran Aset

UPM/SOK/KEW/AK004/AST

20
Pendaftaran – aset dipindah/bertukar pemilik

• FAMS –
– Lokasi
• Am
• sebenar
– Pengguna
• Am
• sebenar
• Kod PTJ – Seksyen Aset untuk tukarkan

21
 PENDAFTARAN
Senarai aset di lokasi
Mengunapakai borang KEW.PA-7 dan senarai
hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa
apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi,
atau PYB

22
 Barkod dan ID Aset
Pelabelan
Setiap aset diberikan nombor pendaftaran secara berturutan
melalui sistem FAMS dan kod bar untuk tujuan verifikasi

 Barkod
– Perlu ditampal di atas aset
– Jika tidak sesuai- tampal di dalam buku log (daftar aset yang
difailkan)
 ID Aset
- ID aset hendaklah ditulis pada aset menggunakan pen dakwat
kekal.
23
ID Aset

Barcode

ID dan
Barcode
 C- PENGGUNAAN,
PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

25
 PENGGUNAAN
Aset hendaklah digunakan bagi tujuan rasmi,
dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur
bagi tujuan:-
 Mengelakkan pembaziran;
 Menjimatkan kos;
 Mencapai jangka hayat;
 Mencegah penyalahgunaan;
 Mengelakkan kehilangan.
26
 TANGGUNGJAWAB
Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap
apa-apa kekurangan, kerosakkan atau kehilangan aset
dan inventori dibawah tanggungjawabnya.

Pegawai yang telah diberi kemudahan menggunakan

aset universiti adalah dipertanggungjawabkan supaya
memastikan keselamatan aset diberi perhatian dan
penjagaan keselamatan secara sama atau lebih
daripada milik persendirian.

27
 Pendaftaran aset penyelidikan
•Didaftarkan di dalam Sistem FAMS dan direkodkan kod projek atau
nombor vot peruntukan projek
•Didaftarkan mengikut pusat kos PTJ peralatan ditempatkan atau
mengikut pusat kos perolehan
•Dikemaskini secara berkala makluman pengguna dan lokasi semasa
aset di dalam Sistem FAMS

Dalam tempoh projek Selepas tempoh projek

• Penyelidik bertanggungjawab
sepenuhnya ke atas pengurusan aset
penyelidikan
• Penyelidik bertanggungjawab
menyediakan senarai aset penyelidikan
yang dibeli
• Penyelidik bertangungjawab
menyerahkan aset penyelidikan
kepada PTJ bagi memudahkan PTJ
merancang tahap penggunaan secara
gunasama atau penyediaan
perkhidmatan yang bersesuaian.
• PTJ bertanggungjawab sepenuhnya
dalam pengurusan aset penyelidikan
PENGGUNAAN aset penyelidikan
Tempoh projek Projek Tamat

kawalan PTJ menentukan hala

penyelidik tuju penggunaan aset
PEMANTAUAN aset penyelidikan
• Aset digunakan secara optimum-
PENYELIDI log penggunaan
K • Aset dijaga dengan baik

• Maklumat dikemaskini di dalam fams

• Aset digunakan dengan optimum- log
PTJ penggunaan
• Pinjaman atau penempatan diluar upm
perlu mendapat kelulusan dan
mempunyai tempoh
 PERGERAKAN ASET
Pergerakkan aset bagi tujuan pinjaman atau
penempatan sementara hendaklah direkod pada
buku daftar pergerakkan harta modal/Inventori
(KEW. PA 6)

31
 PENYIMPANAN
Aset dan inventori hendaklah disimpan di tempat
selamat dan sentiasa dibawah kawalan pegawai yang
bertanggungjawab.

Aset-aset menarik – bernilai tinggi – risiko kehilangan

Tempat simpanan yang digunakan perlu mempunyai

ciri keselamatan yang baik serta mempunyai kunci
yang kukuh
32
 PENYIMPANAN
Bilik yang menyimpan barang berharga
hendaklah dipasang kunci tambahan (dead lock)
bagi menghalang atau melambatkan percubaan
untuk membukanya.

Pegawai tidak boleh meninggalkan aset yang

berharga didalam kenderaan kerana risiko
kehilangan yang tinggi.

33
Tempat Simpanan Aset

34
Tempat Simpanan Aset

35
 PENYIMPANAN KUNCI
• Kunci yang dipertanggungjawabkan kepada pegawai hendaklah
sentiasa berada dalam kawalan pegawai.

• Bagi kunci tempat penyimpanan yang menggunakan dua kunci

yang berbeza seperti nombor kombinasi dan anak kunci, maka
nombor kombinasi dan anak kunci tersebut hendaklah dipegang
oleh 2 orang pegawai yang berbeza (Arahan Perbendaharaan)

• Nombor kombinasi hendaklah ditukar setiap kali terdapat

pertukaran pegawai atau bila-bila masa disyaki bahawa nombor
kombinasi tersebut telah diketahui oleh orang-orang yang tidak
dibenarkan (Arahan Perbendaharaan)

36
 PENYIMPANAN KUNCI
Anak kunci pendua perlu disimpan di dalam
kotak/tempat simpanan yang sentiasa berkunci
dan anak kunci kotak/tempat simpanan tersebut
hendaklah sentiasa berada dalam kawalan
pegawai yang bertanggungjawab.

37
 PEMERIKSAAN ASET
Objektif

Verifikasi dijalankan bagi memastikan aset

universiti wujud seperti mana rekod, rekod
FAMS dikemaskini dengan teratur, aset
digunakan dan aset di dalam keadaan baik.

38
• Verifikasi kendiri : 18.3(b) pekeliling 2008

a) Bahagian Audit Dalam menjalankan pemeriksaan

ke atas aset mengikut jadual yang telah
ditetapkan dan berdasarkan sample yang dipilih;
b) Pegawai aset PTJ yang dilantik perlu membuat
pemeriksaan ke atas aset sekurang-kurangnya
satu (1) kali setahun (lapor ke Pejabat Bursar
untuk perekodan)

39
 Verifikasi
Bil Area Kriteria
1. Fizikal Aset 1. Aset ada
2. Aset digunakan
3. Ada barkod/aset ID
2. Rekod Aset 1. Maklumat lokasi pada rekod sama dengan lokasi
sebenar aset
2. Maklumat pengguna pada rekod sama dengan
pengguna sebenar pada aset
3. Keterangan aset yang direkodkan sama dengan aset
sebenar aset (nama aset/model)
4. Barkod dikemaskini
3. Pegawai Aset 1. Pegawai Aset ada dilantik
2. Lantikan dibuat secara bertulis
4. Senarai daftar 1. KEW PA 7 ada disediakan
aset dilokasi 2. KEW PA 7 dikemaskini
(KEW PA 7)

40
D-PENYELENGGARAAN

41
 PENYELENGGARAAN
Objektif :
Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara
berterusan dan selamat digunakan
Memelihara dan memanjangkan jangka hayat
Meningkatkan keupayaan
Mengurangkan kerosakan
Menjimatkan perbelanjaan kerajaan
Menjamin keselamatan pengguna
Mewujudkan suasana yang kondusif
Memelihara imej kerajaan
42
 JENIS PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan • Tindakan penyelenggaraan
berjadual yang diambil untuk
Pencegahan memeriksa, servis, baiki, ganti
(Preventive komponen secara teratur supaya
Maintanence) dapat berfungsi dengan lancar

Penyelenggaraan • Tindakan membaiki atau

mengganti komponen supaya
Pemulihan dapat berfungsi mengikut
(Corrective standard yang ditetapkan
Maintanence)
43
 PANDUAN PENYELENGGARAAN
Menyediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan

Merancang penyelenggaraan

Melaksanakan program penyelenggaraan

Merekod penyelenggaraan (
RUJUK ARAHAN KERJA WORK ORDER)

Menilai program penyelenggaraan dan Menyelia dan

memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta
44
E- PELUPUSAN

45
 PELUPUSAN
Pelupusan aset bertujuan untuk :-
Memastikan agensi Kerajaan tidak menyimpan
aset yang tidak boleh digunakan atau tidak
diperlukan;
Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat; dan
Memastikan pelupusan boleh menjana hasil
kepada Kerajaan.

46
 • Tidak ekonomi dibaiki;
• Usang
• Rosak dan tidak boleh digunakan
Justifikasi • Lupust tempoh penggunaan;
• Keupayaan aset tidak lagi diperingkat
Pelupusa optimum
•
n •
Tiada alat ganti
Tidak diperlukan oleh Jabatan
• Perubahan teknologi
• Melebihi keperluan

47
 KUASA PELUPUSAN
Bil Kuasa Had kuasa

1. Ketua PTJ Inventori bernilai sehingga RM50 ribu

2. Bursar Aset dan Inventori bernilai sehingga RM300 ribu

3. Naib Canselor Aset dan Inventori bernilai sehingga RM500 ribu

4. Perbendaharaan Aset dan Inventori bernilai melebihi RM500 ribu

48
 Jualan tender,
sebutharga dan
lelong

Lain-lain Jualan sisa

Musnah – Tukar barang/

Tanam/bakar/bu perkhidmatan
ang/ tenggelam KAEDAH (barter trade)

PELUPUSAN
Hadiah Tukar beli

Pindahan antara
Tukar ganti
Jabatan

49
 PROSES PELUPUSAN
 Kenalpasti aset yang hendak dilupus dan isi Daftar Format
Permohonan Pelupusan Aset
 Lengkapkan Borang Perakuan Pelupusan Aset Alih UPM
dan dapatkan pengesahan daripada pegawai yang pakar
 Permohonan lengkap didaftarkan dalam Daftar Pelupusan
 AJKPP hendaklah melakukan pemeriksaan dan memberi
syor pelupusan
 Dapatkan kelulusan pelupusan mengikut kuasa melulus
 Maklumkan kelulusan permohonan pelupusan kepada PTJ
untuk tindakan pelupusan
 Kemukakan Sijil Pelupusan Aset Alih UPM beserta
dokumen sokongan

50
F- KEHILANGAN & HAPUSKIRA

51
 KEHILANGAN ASET
Kehilangan - aset yang tiada lagi dalam
simpanan disebabkan kecurian, kemalangan,
kebakaran, bencana alam, penipuan atau
kecuaian pegawai awam

52
 HAPUSKIRA
Hapuskira – satu proses untuk membatalkan
rekod aset yang hilang#

Hapuskira bertujuan untuk :

Menyelaras rekod aset

53
 Kehilangan Aset
Tindakan sekiranya berlaku kehilangan (PTJ)
i) Membuat laporan polis (24 jam);
ii) Menyediakan laporan awal kehilangan
mengikut format KEW PA 28 (2 hari bekerja);
iii) Mengemukakan laporan awal dan laporan
polis kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset
Alih Universiti.

54
 Kehilangan Aset
Proses kehilangan
i) Laporan awal kehilangan (KEW PA 28)
ii) Penubuhan J/K Penyiasat – dilantik oleh VC
dalam tempoh 2 minggu dari tarikh laporan
awal ditandatangani
iii) Laporan akhir kehilangan (KEW PA 30) –
dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan
iv) Tindakan selepas kelulusan
55
 Punca Kehilangan
Antara Punca Kehilangan

a) Kelemahan Sistem Keselamatan

Tempat simpanan tidak kukuh, penggunaan kunci tombol, almari tidak berkunci,
LCD projektor digantung di tempat yang mudah dicapai, akses bangunan tidak
dikawal

b) Kecuaian
Meninggalkan notebook dalam kereta, tidak mengunci bilik, meninggalkan aset
dibilik seminar, aset tercicir

c) Kelemahan kawalan Dalaman

Pinjaman tidak direkod, daftar aset tidak dikemaskini, nombor kombinasi tidak
ditukar, kunci dipegang oleh ramai pelajar dan tidak dikawal

56
 Tindakan Yang Boleh Dikenakan
Antara tindakan yang boleh dikenakan sekiranya
berlaku kehilangan:-
a) Tidakan surcaj dan tatatertib; dan/atau
b) Bayaran balik nilai setara; dan/atau
c) Surat peringatan pentadbiran.

57
VERIFIKASI ASET
TAHUN 2015

58
SKOP VERIFIKASI ASET TAHUN 2012 & 2013
TAHUN SKOP KETERANGAN SKOP
2012 Skop 1 Perolehan Aset A34000 dan A35000 berharga melebihi RM 50 ribu bagi perolehan tahun 2001 dan ke
atas.
Skop 2 Perolehan Aset A34000 dan A35000 berharga melebihi RM 100 ribu bagi perolehan sebelum tahun
2001.
Skop 3 Aset yang belum diverifikasi semasa verifikasi tahun 2011
Skop 4 Aset yang termasuk di dalam senarai lain-lain semasa verifikasi tahun 2011 (Hantar baiki, aset dipinjam
dan aset digunakan oleh pegawai/pelajar semasa verifikasi dijalankan)
Skop 5 Inventori (P27801) yang bernilai melebihi RM 1,500 yang dipilih secara rawak
Skop 6 Aset A34000 dan A35000 bagi tahun 2007-2011 yang dipilih secara rawak.

TAHUN SKOP KETERANGAN SKOP

2013 Skop 1 Aset A34000 dan A35000 perolehan tahun 2008-2012 yang tidak termasuk skop verifikasi 2011 dan
2012 (keseluruhan)

Skop 2 Aset A34000 dan A35000 perolehan sebelum tahun 2008 yang tidak termasuk skop verifikasi 2011 dan
2012 bernilai lebih RM50 ribu (keseluruhan)

Skop 3 Inventori lebih RM3 ribu yang tidak termasuk senarai verifikasi 2011 dan 2012 (keseluruhan)

Skop 4 Inventori berharga antara RM2 ribu hingga RM3 ribu bagi tahun 2011 dan 2012 (sampel)

Skop 5 Aset A34000 dan A35000 bagi tahun sebelum tahun 2008 berharga kurang dari RM50 ribu (sampel)
 SKOP VERIFIKASI TAHUN 2015
TAHUN SKOP KETERANGAN SKOP

2015 Skop 1 Aset perolehan Tahun 2009 hingga 2014

Skop 2 Aset Perolehan Tahun 2003 hingga 2008

Skop 3 Aset Perolehan Tahun 1993 hingga 2002

Skop 4 Aset Perolehan Tahun 1978 hingga 1992

Verifikasi oleh Bahagian Audit Dalam dilaksanakan seperti berikut:-

a) Verifikasi 100% dibuat ke atas PTJ yang mempunyai jumlah aset kurang
daripada 200 unit; dan
b) Verifikasi 50% dibuat ke atas PTJ (dipilih secara rawak) yang mempunyai
jumlah aset melebihi 200 unit.
 Bilangan aset yang diverifikasi
Bilangan aset di PTJ Peratus kolej bahagian fakulti institut pusat Jumlah

Kurang 200 unit 100% 17 6 2 3 11 39

200 unit 100% 0 5 5 6 2 18

Lebih 200 unit 50% 0 3 10 0 1 14

Jumlah 17 14 17 9 14 71

Jumlah Keseluruhan Aset Aktif Jumlah Skop Verifikasi 2015

Bil Keterangan % Liputan
Unit Jumlah (RM) Unit Jumlah (RM)
Aset Perolehan tahun 2009
1 12,856 188,026,552.48 3,142 40,039,425.89 24.4%
hingga 2014

Aset Perolehan tahun 2003

2 20,755 227,805,272.57 3,994 46,178,665.19 19.24%
hingga 2008

Aset perolehan tahun 1993

3 14,547 169,456,884.47 1,769 21,537,688.12 12.16%
hingga 2002

Aset perolehan tahun 1978

4 1,821 17,926,481.23 1,761 17,638,914.51 96.7%
hingga 1992

Aset yang tiada tarikh

5 8,030 62,163.00 -- -- --
perolehan
Keseluruhan 58,009 603,277,353.75 10,666 125,394,693.71 --
 Kenapa Aset tidak dapat
diverifikasi?
 Aset tidak dapat dikesan (tidak dapat kenalpasti lokasi dan pengguna);
 Aset tidak ditulis ID aset
 Tiada Barcode ditampal atau barcode rosak
 Butiran aset tidak dikemaskini dalam sistem FAMS dengan tepat (cth:
kesilapan barcode, lokasi dan pengguna sebenar);
 Aset hilang;
 Aset dihantar baiki keluar;
 Aset diserahkan atau dipindah ke PTJ lain tanpa rekod;
 Aset tidak diterima daripada pembekal tetapi telah dibayar;
 Bilik pegawai dan makmal berkunci semasa tempoh verifikasi dan
susulan; dan
 Pegawai aset tiada dan tiada pengganti semasa tempoh verifikasi

62
 Salah Caj akaun

1. RFID Tag bernilai RM 1juta

2. Color filter bernilai RM7 ribu

63
 Contoh kelemahan pengurusan aset
1) Aset tidak disimpan di tempat yang sepatutnya (cth: digital kamera disimpan di
dalam laci tidak berkunci)
2) Aset yang hilang tetapi tidak dilaporkan atau lewat dilaporkan;
3) Bagi aset yang rosak /usang dibiarkan tanpa membuat permohonan perlupusan;
4) Penyerahan atau pemindahan aset PTJ kepada PTJ lain atau pihak luar tidak
mengikut prosedur; dan
5) Tiada permohonan perlarasan dibuat bagi aset yang tersalah caj atau
pengkelasan kategori.
6) Aset digunakan bukan untuk tujuan rasmi/kerja;
7) Tiada rekod (borang/buku log/surat) dibuat bagi aset yang dipinjam atau dibawa
keluar PTJ;
8) Tiada rekod(borang/surat pengesahan) bagi aset yang dihantar baiki di luar;
9) Aset universiti tidak dijaga dengan baik dan rosak sebelum jangka hayat yang
sepatutnya;

64
SYOR AUDIT

65
 Syor Audit
1.Setiap PTJ hendaklah melantik pegawai yang khusus untuk
menguruskan aset di PTJ dan jika boleh adalah yang bertaraf
tetap
(kemukakan maklumat perlantikan Peg. Aset kepada Pejabat Bendahari);

2.PTJ perlu memastikan butiran aset telah diisi dengan lengkap

dan dikemaskini ke dalam sistem FAMS (terutamanya no.barcode
yang tepat, lokasi sebenar dan pengguna sebenar)
*nama aset hendaklah tepat, tidak perlu ayat membekal , menghantar,
memasang dan menugas semula-nama aset…..

66
 Syor Audit

3. Barcode yang betul berdasarkan harga aset

hendaklah ditampal dan menulis ID Aset selepas aset
diterima
(Aset-barcode merah dan Inventori-barcode biru);

4. Borang pergerakan aset (KEW.PA-6) hendaklah

digunapakai apabila aset dipinjam dan dibawa keluar
(supaya pergerakan aset dapat dipantau);

67
 Syor Audit
5. Aset hendaklah disimpan di tempat yang sesuai dan selamat
dan sentiasa di bawah jagaan pegawai yang
dipertanggungjawabkan (kawalan maksima terhadap aset-aset
menarik kerana risiko kehilangan adalah tinggi)

Perkara 146 Tatacara Pengurusan Stor menyatakan :-

“Seberapa boleh, barang-barang yang berharga dan menarik yang senang dicuri
hendaklah disimpan di dalam almari atau tempat yang berkunci”

Perkara 1Lampiran F Arahan Keselamatan oleh Jemaah Menteri :-

“ …….. tetapi kunci yang bermutu dapat menghalang atau melambatkan sebarang
percubaan untuk membukanya.”

68
 Syor Audit
6. PTJ perlu membuat persediaan awal dengan melakukan
pemeriksaan kendiri setiap tahun
(supaya proses verifikasi aset mengikut jadual berjalan
dengan lancar) ;

7. Aset rosak dan dihantar baiki- PTJ perlu membuat perekodan

berdasarkan Pekeliling Bendahari Bil 1 Tahun 2008-Bab D-
Penyelenggaraan
(kemukakan salinan surat atau rekod aset dihantar baiki yang
diisi dengan lengkap dan telah disahkan kepada staf audit
semasa tempoh verifikasi) ;

69
 SYOR AUDIT

8. PTJ perlu memaklumkan Pejabat Bendahari bagi

tindakan selanjutnya jika :-

• Terdapat pemindahan atau penyerahan aset

kepada PTJ lain atau pihak luar,
• Pertukaran model atau jenama aset/inventori,
• Aset penyelidikan dibawah peruntukan/tajaan luar
yang telah dibawa pulang oleh penyelidik/pensyarah

70
 Syor Audit
9.Perlupusan hendaklah dilakukan sekiranya aset didapati rosak
tidak ekonomik untuk dibaiki,luput tempoh penggunaan,
usang, dan perubahan teknologi berdasarkan Pekeliling
Bendahari Tahun 2008 Bil 1-Bab E-Perlupusan; dan

10. Jika berlaku kehilangan aset/inventori, PTJ perlu membuat

laporan polis dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan
disedari dan laporan awal oleh ketua jabatan dalam tempoh 2
hari bekerja berdasarkan Pekeliling Bendahari Tahun 2008 Bil
1 –Bab F- Kehilangan dan Hapuskira

71
 Terima Kasih
Bahagian Audit Dalam
Pejabat Naib Canselor

72