MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

MERENCANAKAN KEBUTUHAN,
MELAKUKAN REKRUTMEN,
DAN MENGELOLA TENAGA
KERJA
M.741000.04.15

MAKSUD DAN TUJUAN
 Bagian dari Pelatihan Berbasis
Kompetensi Wirausaha Industri
 Memberikan pembekalan pengetahuan
dan ketrampilan tentang pengelolaan
tenaga kerja
 Untuk menghasilkan wirausaha yang
handal dan berkompeten dalam
pengelolaan tenaga kerja
SASARAN
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta
kompeten untuk:
1.Menentukan Jumlah dan Keahlian
Tenaga Kerja yang Dibutuhkan
2.Melakukan Rekrutmen Tenaga Kerja
3.Menyusun Struktur Organisasi
4.Membuat Uraian Pekerjaan Setiap
Personil
5.Membuat Prosedur Kerja untuk Setiap
Tugas
6.Membuat Jadwal Kerja Personil Bagian
Produksi
7.Melakukan Pengawasan Kinerja Tenaga
Kerja
 RUANG LINGKUP
PENGELOLAAN TENAGA
KERJA

Spesifikasi Jabatan
Melakukan
(Jumlah & Keahlian
Rekrutmen
Tenaga Kerja)

Memahami Proses
Bisnis (Aliran Kerja
dan Aliran Proses)

Membuat Melaksanakan Melakukan

Memetakan
Analisis Pekerjaan / Pengawasan dan
Jabatan
Jabatan Penjadwalan Kerja Penilaian Pekerjaan

Menyusun
Struktur Organisasi

Uraian Jabatan / Membuat

Pekerjaan Prosedur Kerja
MENENTUKAN JUMLAH DAN
KEAHLIAN TENAGA KERJA
YANG DIBUTUHKAN
TUJUAN

Tujuan Umum
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta kompeten: menentukan
jumlah dan keahlian tenaga kerja yang dibutuhkan.

Tujuan Khusus
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta kompeten:
1.Menyiapkan bagan proses produksi
2.Menentukan kebutuhan tenaga kerja penanganan bahan baku dan
bahan pembantu
3.Menentukan kebutuhan tenaga kerja penanganan produk antara
dan produk akhir
4.Menentukan kebutuhan tenaga kerja pengoperasian mesin dan
peralatan.
 IDENTIFIKASI
PEKERJAAN
Mengidentifikasi
Membuat daftar pekerjaan
produk akhir dan penanganan produk
Mengenali :
antara akhir dan produk
1.Spesifikasi antara
produk akhir dan
antara
2.Kebutuhan
bahan baku dan Menggambarkan Membuat daftar Menuliskan tatacara
bahan pembantu bagan aliran barang kebutuhan mesin dan pengoperasian mesin
dan proses produksi peralatan untuk setiap dan peralatan
3.Urutan proses proses
pengolahan /
pembuatan

Membuat daftar Mengidentifikasi

kebutuhan bahan pekerjaan bahan baku
baku dan bahan dan bahan pembantu
pembantu
MENYIAPKAN BAGAN
PROSES PRODUKSI
MENYIAPKAN BAGAN
PROSES PRODUKSI

1 Penanganan bahan baku dan bahan pembantu

2 Diagram alir proses produksi

3 Tata cara pengoperasian mesin dan peralatan produksi

4 Penanganan produk antara dan produk akhir

5 Membuat Daftar Nama Posisi/ Jabatan

PENANGANAN BAHAN BAKU
DAN BAHAN PEMBANTU

1 Memahami Produk dan Spesifikasinya

2 Memahami Proses Produksi/ Pembuatannya

Menentukan Kebutuhan Bahan Baku

3 a. Membuat Daftar Kebutuhan Bahan (Bill Of Material)
b. Menganalisa Pekerjaan Penanganan Bahan Baku
1) Pekerjaan Fisik
2) Pekerjaan Administratif
 PENGERTIAN BAHAN
BAKU DAN BAHAN
PEMBANTU

BAHAN
PEMBANTU
Bahan yang terkandung
dalam produk akhir Bahan yang dibutuhkan
dengan komposisi tertentu untuk proses produksi
sehingga dapat dihasilkan tetapi tidak menjadi
produk sesuai yang bagian (tidak
didinginkan terkandung) dalam
produk akhir

BAHAN BAKU
DAFTAR KEBUTUHAN BAHAN BAKU
DAN BAHAN PEMBANTU

No Nama Bahan Baku Spesifikasi Kebutuhan per

dan Bahan Pembantu Unit Produk
PENANGANAN BAHAN BAKU
DAN BAHAN PEMBANTU

1 Menerima dan memeriksa mutu barang dari pemasok

2 Mengisi dan menanda-tangani bukti penerimaan barang

3 Mencatat data pemasukkan barang pada kartu stock

4 Menyimpan barang di gudang tempat penyimpanan

5 Menyiapkan barang untuk produksi

Menyerahkan barang ke produksi dan membuat bukti

6 pengeluaran barang

7 Mencatat barang keluar pada kartu stock

 MENYIMPAN BARANG DI GUDANG
TEMPAT PENYIMPANAN

Contoh Kartu
Contoh Label Identitas Barang
Stock
Nama Barang Nama Barang

No/Kode No/Kode

Quantity Tanggal IN OUT STOCK

Lokasi
DAFTAR PEKERJAAN PENANGANAN
BAHAN BAKU DAN BAHAN PEMBANTU

No Pekerjaan Waktu Perhatian

HAL-HAL PENTING DALAM PENANGANAN
BAHAN BAKU DAN BAHAN PEMBANTU

Memeriksa Mutu bahan Tertib Administrasi Disiplin dalam

baku dan bahan dalam setiap transaksi, penempatan,
pembantu, baik pada saat baik saat penerimaan, penyimpanan, maupun
diterima dari pemasok pengeluaran maupun pengangkutan atau
maupun pada saat akan pemindahan pemindahan
dikirim ke produksi
DIAGRAM ALIR PROSES PRODUKSI

Suatu diagram yang menggambarkan aliran pergerakan barang dan proses

produksi dari sejak bahan baku masuk melalui berbagai proses yang
diperlukan sampai dengan dihasilkannya produk jadi

Bahan Proses Proses Proses Produk

Baku Awal Lanjut Akhir Jadi
 PENGGAMBARAN PROSES

PENGGAMBARAN PROSES adalah mengidentifikasi secara rinci dan

spesifik unsur-unsur proses sehingga proses dapat didesain secara optimal
termasuk kebutuhan operator (man power) .

MANFAAT PROCESS MAPPING

1. Kebutuhan SDM secara spesifik
2. Kebutuhan Mesin, tools & equipment
3. Pengendalian Lingkungan termasuk limbah proses
4. Pengembangan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
5. Kebutuhan Sarana kerja lainnya teridentifikasi.
 PENGGAMBARAN PROSES

PROCESS : Aktivitas untuk menghasilkan produk

RESOURCE PERFORM.
S INDICATOR
INPUT PROCESS OUTPUT
CONTROL
RESOURCES : Sarana dan sumber daya
yang dibutuhkan agar proses dapat
berlangsung optimal yaitu : Mesin, dies,
tools, conveyor, listrik, air, angin, oil, gas,
gedung, dll. Termasuk operator.
INPUT : Masukan/material yang akan
diproses. Input dapat berupa output proses
sebelumnya.
sesuai spesifikasi yang telah ditetapkan.
PERFORMANCE INDICATOR : Tolok ukur
keberhasilan proses sebagai acuan standard bahwa
proses berlangsung optimal
OUTPUT : Produk yang diinginkan untuk
dijual/digunakan pada aktivitas lain, output akan
menjadi input proses berikutnya. Output yang
diinginkan adalah produk akhir proses, selain itu
terdapat output yang tidak diinginkan yaitu limbah
yang harus diperhitungkan penanganannya.
CONTROL : Agar hasil optimal, maka proses perlu
dikontrol /dikendalikan menggunakan alat dan
methodologi sesuai prosesnya. Penyimpangan yang
terjadi dapat tanggulangi untuk mencapai performance
atau target yang telah ditentukan.
 PERFORM.
Man
RESOURCES Material Quality Tolok INDICATOR
ukur keberhasilan
Sarana dan sumber daya Money Volume proses mengikuti standard
lainnya untuk kebutuhan dan Machine Cost kinerja yang telah ditetapkan
kelancaran proses Time Timing termasuk target output.
Information

INPUT OUTPUT
Material atau produk Produk yang diinginkan.
PROCESS
yang akan di proses Dan selalu terdapat produk
menjadi produk lain . yang tidak diinginkan

Material Product
Semi finish product Volume
Waste
Information
CONTROL
Man
Material Aktivitas pengendalian
Money proses agar diperoleh hasil
Machine sesuai standard. Termasuk
Time pengendalian penggunaan
Information resources.
PROSES BERURUT/BERLANJUT

RESOURCES PERFORM. RESOURCES PERFORM. RESOURCES PERFORM.

INDICATO INDICATO INDICATO
R R R

OUTPUT/ OUTPUT/
INPUT PROCESS 1 PROCESS 2 PROCESS 3 OUTPUT
INPUT INPUT

CONTRO CONTRO CONTRO

L L L

Setiap proses teridentifikasi secara spesifik meliputi :

 Kebutuhan Mesin, dies, jigs, tools dan equipment lainnya
 Standard dan prosedur kerja yang diperlukan
 Spesifikasi skill operator
 Kebutuhan training operator
 Resources untuk menjamin kelancaran proses
 Standard dan target performance (kinerja)
 Pengendalian limbah proses
 Kebutuhan alat pelindung diri (APD)
 Kebutuhan material dan material bantu.
 Kebutuhan sumberdaya lainnya.
PROSES BERURUT/BERLANJUT

Bonggol Bilah Tangkai Pasak

Besi Besi Kayu Besi

Dipotong Dipotong Dipotong Dipotong

Dipanaskan Dipanaskan Dibentuk

Ditempa Ditempa Dihaluskan

Dihaluskan Dihaluskan

Dilas
Dipasak

PACUL
DAFTAR MESIN DAN PERALATAN

No Nama Proses Mesin dan Peralatan Spesifikasi Jumlah

PEKERJAAN PENANGANAN MESIN
DAN PERALATAN

No Urutan Pekerjaan Pengoperasian Hal Penting yang Harus

Mesin dan Peralatan Diperhatikan
PRODUK ANTARA
DAN PRODUK AKHIR

No Nama Produk Antara Spesifikasi Lokasi Penempatan

dan Produk Akhir
PEKERJAAN PENANGANAN
PRODUK ANTARA DAN PRODUK
AKHIR

No Urutan Pekerjaan Penanganan Hal Penting yang Harus

Produk Antara dan Produk Akhir Diperhatikan
INVENTARISASI POSISI DAN
JABATAN

No Nama Posisi/ Jabatan Ringkasan Pekerjaan

I. Penanganan Bahan Baku dan Bahan Pembantu

1

I. Pengoperasian Mesin dan Peralatan

I. Penanganan Produk Antara dan Produk Akhir/Produk Jadi

MENENTUKAN KEBUTUHAN
TENAGA KERJA
PENANGANAN BAHAN BAKU
DAN BAHAN PEMBANTU
DEFINISI KOMPETENSI

Skill
Job Attitude Observable Behavior Job Performance
Knowledge

COMPETEN
CY
URUTAN PEKERJAAN DAN WAKTU
YANG DIBUTUHKAN

NO URUTAN PEKERJAAN (Contoh) WAKTU (menit)

1 Menerima barang, menghitung dan memeriksa mutunya 15

2 Membuat bukti penerimaan barang 5

3 Menempatkan barang di gudang dan mengisi kartu stock 15

4 Menyiapkan barang untuk produksi 15

Menyerahkan barang ke produksi dan membuat bukti pengeluaran
5 10
barang

Sub total waktu yang dibutuhkan 60

DAFTAR KEBUTUHAN TENAGA KERJA
PENANGANAN BAHAN BAKU
DAN BAHAN PEMBANTU

No Nama Jabatan Jenis Keahlian Jumlah Kebutuhan

MENENTUKAN KEBUTUHAN
TENAGA KERJA
PENANGANAN PRODUK
ANTARA DAN PRODUK
AKHIR
URUTAN PEKERJAAN DAN WAKTU
YANG DIBUTUHKAN

NO URUTAN PEKERJAAN (Contoh) WAKTU (menit)

1 Menerima barang, menghitung dan memeriksa mutunya 15

2 Membuat bukti penerimaan barang 5

3 Menempatkan barang di gudang dan mengisi kartu stock 15

4 Menyiapkan barang untuk dikirim 15

5 Menyerahkan barang ke ekspedisi atau pelanggan dan membuat 10

bukti pengeluaran barang

Sub total waktu yang dibutuhkan 60

DAFTAR KEBUTUHAN TENAGA KERJA
PENANGANAN PRODUK ANTARA
DAN PRODUK AKHIR

No Nama Jabatan Jenis Keahlian Jumlah Kebutuhan

MENENTUKAN KEBUTUHAN
TENAGA KERJA
PENGOPERASIAN MESIN
DAN PERALATAN
DAFTAR KEBUTUHAN TENAGA KERJA
PENGOPERASIAN MESIN DAN
PERALATAN

No Nama Mesin dan Nama Jabatan Jenis Keahlian Jumlah Tenaga

Peralatan Kerja
MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

MELAKUKAN REKRUTMEN
TENAGA KERJA
M.741000.04.15
MELAKUKAN REKRUTMEN
TENAGA KERJA

PENGERTIAN PENGADAAN TENAGA

KERJA
Suatu rangkaian aktivitas yang dimulai dari perencanaan hingga
pemenuhan tenaga kerja dalam suatu perusahaan

MANAJEMEN PENGADAAN TENAGA

KERJA

01 02 03

04
PERTIMBANGAN PENGADAAN
TENAGA KERJA

Man Power Analysis

• Produktivitas : analisis SDM yang dibutuhkan untuk

menghasilkan satuan output

• Turn Over : perkiraan in-out karyawan

Kebutuhan Organisasi/Business Plan

Tujuan / arah organisasi •
Strategi pencapaian tujuan organisasi •
Struktur organisasi yang diberikan untuk mencapai tujuan •
 AKTIVITAS PENGADAAN
TENAGA KERJA

INPUT PROCESS OUTPUT

Planning HIRED/
BUSINESS :
• VISI MPP & FULFILLMENT
• PERENCANAAN Recruitment
STRATEGI Plan Pemenuhan
(Market Technology)
REKRUTMEN
Orientation

MASA
ANALISIS MANPOWER : PERCOBAAN
• Productivity
• Turn Over
PERENCANAAN TENAGA
KERJA

Adalah suatu proses untuk merencanakan

JUMLAH dan KEAHLIAN tenaga kerja
yang dibutuhkan oleh Perusahaan dimasa
sekarang dan yang akan datang, serta TUJUAN
menetapkan usaha-usaha yang harus
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan Untuk menjamin agar
tersebut Perusahaan :
1.Mendapatkan jumlah dan
Penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja Mutu SDM yang
ini dilaksanakan oleh Pimpinan dengan diperlukan.
mengacu pada Rencana Kerja Tahunan 2.Dapat mengantisipasi
atau Rencana Kerja Lima Tahunan problem yang mungkin
timbul sebagai akibat dari
kekurangan atau kelebihan
SDM
TAHAPAN PERENCANAAN
TENAGA KERJA

1 2 3 4
Analisa Memperkirakan Memperkirakan Menentukan
Manpower kebutuhan sumber- cara-cara
yang ada sumber memenuhi
/ketersediaan kebutuhan SDM
Manpower
PROSES PERENCANAAN
TENAGA KERJA
Strategic Planning

Manpower Planning

Perbandingan Perkiraan
Perkiraan
Kebutuhan Ketersediaan vs Ketersediaan
Manpower Kebutuhan Manpower
(Demand)
(supply)

Demand Kelebihan Kekurangan

= Supply Manpower Manpower

Tidak Perlu Tindakan Tindakan

Tindakan ‘ Surplus ‘ ‘ Shortage ‘
 ANALISA KEBUTUHAN
TENAGA KERJA

PROMOSI
Masa Depan / Future Dari kedua hal ini
diperoleh 2 kriteria dalam
MPP : Kebutuhan
BUSINESS PLAN
• Tujuan/Arah Organisasi
• Strategi bisnis JOB
• Struktur Organisasi SPECIFICATIONS QUANTIT
yang dibutuhkan Y
yaitu COMPETENCE Manpower
yang dibutuhkan Turn Over :
untuk melaksanakan MUTASI
pekerjaan sesuai dengan QUALITY IN / OUT
MANPOWER ANALYSIS: tuntutan organisasi
• Productivity
• Staff Ratio
• Manpower quality vs. MAN TIME
competencies SPECIFICATIONS

ROTASI
yaitu QUALITIES yang
Kondisi Sekarang / dibutuhkan untuk
Current melaksanakan pekerjaan
sesuai dengan tuntutan
organisasi
 CARA MEMPERKIRAKAN
KEBUTUHAN TENAGA KERJA

Judgmental Methods
(Qualitative)
• Opini ahli
BERDASARKAN
Mathematical Methods SUPPLY
(Quantitative)
• Produktivitas Internal Supply
• Rasio Karyawan • Skills inventory Data
• Trend / time series analysis • Perencanaan Suksesi
• Multiple Regression (Promosi, rotasi)
• Linear Programming
External Supply
BERDASARKAN • Government Statistic
• Industry Statistic
DEMAND • Regional Statistic
• Local Statistic
PRODUKTIFITAS TENAGA
KERJA

Hubungan antara jumlah (kuantitas) dari barang/ jasa yang dihasilkan sesuai dengan
standard kualitas yang ditetapkan dengan jumlah (kuantitas) dari sumber daya yang
digunakan untuk menghasilkan barang /jasa tersebut.

OUTPUT
PM =
MANPOWER

Contoh untuk tingkat perusahaan :

- Gross profit / Manpower

- Unit sold / Manpower
Khusus Manufacturing : Direct Man-hour / unit
Khusus trading : Revenue / Sales Manpower
Khusus services : Number of Aplication Processed / Direct Manpower
 TINDAKAN YANG DAPAT
DILAKUKAN

Kelebihan (Surplus)

1.Kurangi jumlah jam kerja

2.Mendorong Pensiun Dipercepat Kekurangan (Shortage)
3.Memperpendek syarat usia pensiun
4.Meningkatkan kriteria pekerjaan 1.Berlakukan Lembur (Overtime)
5.Stop Proses rekrutmen 2.Memperpanjang usia Pensiun
6.Mutasi / Rotasi kepada pekerjaan yang 3.Menggunakan Tenaga Kerja
kurang man power Kontrak /Part-time
7.Berlakukan jadwal kerja bergantian 4.Peningkatan Produktivitas
/layoff 5.Re-design pekerjaan /BPR
8.Pengurangan tenaga kerja 6.Rekrutmen
7.Otomatisasi
PEMENUHAN KEBUTUHAN

Jika terjadi

ketimpangan kebutuhan SDM dengan SDM yang telah

tersedia,

baik dari segi jumlah maupun kualitas/kriteria

MAKA dilakukan PROSES PEMENUHAN

47
 REKRUTMEN

Rekrutmen adalah sejumlah aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk menarik calon-
calon tenaga kerja yang memiliki kualifikasi yang dibutuhkan untuk menduduki suatu
jabatan tertentu
PROSES REKRUTMEN

Identifikasi Strategi Proses

Kebutuhan Pemenuhan Seleksi dan
Kerja Tenaga Kerja Penempatan

• Mendapatkan informasi • Internal (dalam perusahaan) • Seleksi surat lamaran

spesifikasi, jumlah, dan waktu
pemenuhan
• Job Specification (spesifikasi
gambaran pekerjaan)
• Man Specification (kualifikasi
orang yang dibutuhkan)
• Membuat MPP (Man Power
Plan)
- Mutasi / rotasi
- Promosi
• Eksternal (luar Perusahaan)
- Media iklan
- Rekrut ke sekolah/kampus
- Depnaker
- Bursa tenaga kerja
- Jasa pelayanan rekrutmen
- Organisasi profesi
• Testing (psikotest, job-test,
wawancara)
• Test kesehatan
• Penelitian khusus
• Orientasi / masa percobaan
• Penempatan /placement
TAHAPAN SELEKSI

Seleksi Calon (Pendidikan, Interview User

pengalaman kerja, usia, dll) Tes Psikologis bila diperlukan dapat
ditambah job test

1 2 3

6 5 4
Masa Percobaan
Interview
(kontrak training Medical Test
Man. Personalia
dan penempatan)
MASA PERCOBAAN

Setiap karyawan baru harus melakukan orientasi terhadap lingkungan serta

pekerjaannya melalui masa percobaan
Tujuannya adalah agar secepat mungkin karyawan baru tersebut dapat
melakukan pekerjaannya dengan benar, sesuai tuntutan organisasi
Selama masa percobaan, pimpinan berkewajiban melakukan penilaian
terhadap karyawan yang bersangkutan. Data ini akan digunakan sebagai
salah satu penentu apakah ybs. akan diangkat sebagai karyawan tetap atau
tidak.
Dalam masa percobaan, karyawan baru melakukan orientasi atau bisa juga
mengikuti kontrak training.
 PROGRAM PENGENALAN
PERUSAHAAN
Meliputi pengenalan / orientasi :
Company Customer Custom
Visi, values, misi, Competitor Manners
organisasi & sistem Pelanggan & pesaing Kebiasaan & aturan-
manajemen perusahaan aturan tak tertulis

Company Job Fasilitas

Regulation Pekerjaan yang Fasilitas perusahaan
PKB dan menjadi tugas & yang digunakan untuk
Lampirannya tanggung-jawabnya, menunjang pekerjaan
termasuk K3
PROGRAM PELATIHAN
PEMULA
Program pelatihan pemula meliputi
pengenalan seperti pada masa percobaan
namun ditambah dengan pendalaman
melalui beberapa metode, misalnya:
• In-class training
• On the job training
• Assignment
PENEMPATAN
Sehingga diharapkan karyawan baru Masa percobaan, berlangsung selama
memperoleh bekal pengetahuan ataupun 3 bulan.
skill yang cukup untuk posisi yang akan Setelah dievaluasi selama masa
ditempati kemudian. tersebut, jika dinyatakan lulus maka
Oleh karena itu, penilaian pimpinan tidak karyawan baru tersebut diangkat
hanya pada attitude trainee, melainkan juga sebagai karyawan tetap dan
terhadap pemahaman dari knowledge yang ditempatkan pada bidang pekerjaan
diberikan serta skill yang dituntut. yang sesuai dengan :
•kebutuhan organisasi
•kompetensi & minat karyawan ybs.
TERIMA KASIH
MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

MENYUSUN STRUKTUR
ORGANISASI
M.741000.04.15
 MENYUSUN STRUKTUR
ORGANISASI

• Apakah Anda memiliki

struktur yang tepat untuk
mendukung bisnis Anda?
• Perubahan (atau pengaturan
baru) apa yang Anda dapat
lakukan untuk mendukung
tujuan bisnis Anda?
Bagaimana ini akan
mendukung tujuan bisnis
Anda?
MANAJEMEN PENGEMBANGAN
ORGANISASI

Suatu proses :
Membangun organisasi sesuai dengan strategi bisnis dan perubahan
budaya perusahaan.

ORGANISASI EFEKTIF dan

EFISIEN
Harus didukung oleh komitmen
dari manajemen puncak
56
MANAJEMEN ORGANISASI

BISNIS DESAIN STRUKTUR MPP

STRATEGY ORGANISASI (Manpower Planning)
Kejelasan Strategi - Tipe Struktur: Simple, Fungsional,
Multidivisional, Matrix
- Span of Control
- Organizational Level

1 2 3 4 5

MANAJEMEN JOB
KOMPETENSI ANALYSIS
Proses Bisnis - KPI
Pengembangan Kompetensi - Job Description
- Job Specification
- Job Values
DASAR PEMBENTUKAN
ORGANISASI

1 Bisnis Proses
Bukan fungsi atau kebutuhan struktural.

A B C A B C A B C

Type of Operation
2 Project / operation
Permanent

3 Kompetensi bukan Orang / Incumbent

Oleh karenanya penting untuk memiliki competency management
 STRUKTUR ORGANISASI

1. Type of Organization Structure

Basic Functional Multidivisional Multinational Matrix Organization

CEO HO CEO

Prod Trad Fin HRD

Div A Div B Div C
Prod Mktg Fin HRD
HR Trading Companies

Mktg USA Asia

Product Group A
2. Span of Control Product Group B

Best practice: 1 superior elevates max 5 structural subordinates

3. Organizational Level – 5 level model Pengarahan

Kebijakan

Managerial

Supervisi

Operasional
MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

MEMBUAT URAIAN
PEKERJAAN SETIAP
PERSONIL
M.741000.04.15
DEFINISI URAIAN
JABATAN/PEKERJAAN

• Uraian Jabatan adalah “ringkasan

aktivitas-aktivitas yang terpenting
dari suatu jabatan, termasuk
didalamnya tugas dan tanggung
jawabnya”
• Dokumen yang menyediakan MANFAAT
informasi mengenai tugas, kewajiban,
1. Dasar untuk evaluasi jabatan
dan tanggung jawab suatu jabatan
• Uraian 2. Dasar untuk menentukan
Jabatan menjelaskan
standar kinerja dan alat untuk
mengenai apa yang harus dikerjakan,
menilai kinerja seseorang.
mengapa dikerjakan, dimana
3. Dasar untuk penerimaan
dikerjakan dan secara ringkas
pegawai.
bagaimana mengerjakannya
4. Dasar untuk merancang
program pelatihan.
5. Dasar untuk menyusun jalur
promosi dan kesempatan kerja
MANFAAT URAIAN
JABATAN/PEKERJAAN

HR planning

Tasks Responsibilities Duties Recruitment

Selection

Tr and Dev
Job
Descriptions Performance Appraisal
Job Analysis
Job Compensation
Specification
Safety and Health

Employee and
Labor Relations
Knowledge Skills Abilities
Legal Considerations

Job Analysis for Teams

ASPEK YANG TERTERA
DALAM URAIAN JABATAN (Part
1)
Tujuan Umum
Pernyataan singkat tentang mengapa
suatu jabatan ada dan apa artinya bagi
organisasi, jadi melingkupi apa yang
dilakukan dan apa yang dihasilkan.
Tantangan Utama
Menggambarkan bagian yang paling
sulit dan kompleks yang tidak tercakup
dalam uraian tugas rutin sehari-hari.
Berisikan problem dan tantangan khusus
yang khas dari suatu jabatan, di dalam
maupun di luar organisasi, yang
berkaitan dengan ruang lingkup
tanggungjawab jabatan
Dimensi
Gambaran tentang seberapa besar ruang
lingkup yang perlu ditangani jabatan ini,
baik dari sudut pandang keuangan
maupun non keuangan.
Identitas Jabatan
Berisi informasi ringkas mengenai
jabatan yang dipegang saat ini, jabatan
atasan langsung, departemen, divisi
dan/atau tempat bekerja.
Wewenang
Otoritas yang dimiliki oleh suatu jabatan
untuk membuat keputusan tanpa
berkonsultasi atau menunggu
persetujuan atasan terlebih dahulu.
Dalam jabatan tertentu, wewenang
jabatan dapat berupa rekomendasi
keputusan
Bagan Struktur Organisasi
Gambar bagian dari struktur organisasi
perusahaan yang menunjukkan dimana
posisi jabatan dalam organisasi
ASPEK YANG TERTERA
DALAM URAIAN JABATAN (Part
2)
Relasi Internal
In Pekerjaan ini berhubungan dengan
jabatan apa saja di dalam perusahaan
dan dengan tujuan apa?
Pendidikan Formal
Pendidikan minimum yang harus
dimiliki pemegang jabatan agar dapat
melakukan perjaannya dengan baik
Kompetensi Teknis/ Fungsional
Kompetensi teknis/ fungsional tertentu
yang harus dikuasai oleh pemegang
jabatan
Keahlian Khusus
Keahlian khusus yang perlu dimiliki
pemegang jabatan
Relasi Eksternal
Pekerjaan ini berhubungan dengan
intansi apa saja, di luar perusahaan dan
dengan tujuan apa? Ex
Pengalaman Yang Diperlukan
Pengalaman kerja (dalam bidang apa,
berapa lama) yang diperlukan agar
pemegang jabatan dapat bekerja dengan
baik
Kompetensi Manajerial
Kompetensi manajerial tertentu yang
harus dikuasai oleh pemegang jabatan
Lembar Pengesahan
Bukti adanya persetujuan pihak yang
berwenang
CONTOH FORMULIR URAIAN
JABATAN
URAIAN JABATAN
NAMA JABATAN KODE JABATAN DIBUAT OLEH DIPERIKSA DISETUJUI
BERTANGGUNG JAWAB KEPADA LOKASI
SEKSI
SUBDEPT VERSI
DEPARTMENT TGL EFEKTIF
DIVISI TGL REVISI DD-MM-YYYY DD-MM-YYYY DD-MM-YYYY

1. TUJUAN UTAMA 3. TANTANGAN UTAMA

2. TUGAS UTAMA 4. WEWENANG

-

5. DIMENSI

Dimensi Keuangan
Anggaran :

Dimensi Non Keuangan

Jumlah Bawahan Langsung :
Jumlah Bawahan Tidak Langsung :

RUANG LINGKUP PEKERJAAN SPECIFIKASI JABATAN

8. BAGAN STRUKTUR ORGANISASI 9. Pendidikan Formal

10. Pengalaman yang diperlukan

11. Kebutuhan Keahlian Khusus

6. RELASI INTERNAL 12. Kompetensi Teknis/ Fungsional

7. RELASI EKSTERNAL 13. Kompetensi Manajerial

LANGKAH LANGKAH
MENYUSUN URAIAN JABATAN

1 Mengkaji data data yang ada

( Struktur organisasi, Daftar posisi yang ada, Daftar tugas, Tingkat kewenangan)

Melaksanakan analisa posisi

2 •Langkah yang dapat dilaksanakan antara lain adalah:

•Mengobservasi, mengedarkan kuesioner, melakukan wawancara
• Mendaftar kegiatan apa saja yang HARUS dilakukan untuk memperoleh HASIL
 Kegiatan harian, mingguan, bulanan
 Kegiatan yang dilakukan sendiri, bersama orang lain, dalam tim
• Tuliskan semua informasi dalam format

Merumuskan draft Uraian Jabatan

3 • Menggunakan format baku/yang telah disepakati
• Bila mungkin, mendiskusikan draft tersebut dengan pemegang jabatan dan atasannya

Mendapatkan Persetujuan Uraian Jabatan

4 • Mengajukan Uraian Jabatan dalam bentuk tertulis untuk ditandatangani dan disetujui oleh
yang berwenang
• Mensosialisasikan dan menyimpan arsipnya, serta memperbarui bila dibutuhkan, dan
menggunakan sebagai rujukan
SALAM LKMD
MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

MEMBUAT PROSEDUR
KERJA UNTUK SETIAP
TUGAS
M.741000.04.15
DEFINISI PROSEDUR KERJA
Prosedur Kerja adalah Pedoman
yang berisi prosedur-prosedur
operasional standar yang ada di
dalam suatu organisasi yang
digunakan untuk memastikan bahwa
semua keputusan dan tindakan serta
penggunaan fasilitas-fasilitas proses
yang dilakukan oleh orang-orang di
dalam organisasi berjalan secara
efektif, efisien, konsisten, standar
dan sistematis
Penyusunan dan
Pengembangan Prosedur
Kerja
Prosedur Kerja disusun dalam
rangka:
1.Penyusunan Baru
2.Pengembangan sebagian
3.Pengembangan keseluruhan
4.Pengembangan berkala
TEKNIK PENYUSUNAN
PROSEDUR KERJA

Teknik Naratif

N
Menyusun Prosedur Kerja dengan menggunakan narasi dan penjelasan
dengan kalimat sesuai kaidah bahasa yang benar ditambah istilah-istilah
yang lazim digunakan dalam organisasi untuk menjelaskan langkah-
langkah kegiatan di organisasi

Teknik Bagan Arus

B Teknik penyusunan Prosedur Kerja dengan menggunakan simbol-

simbol bagan arus untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan dalam
organisasi

Teknik Campuran/Gabungan

C Dalam beberapa hal diperlukan gabungan antara naratif dan bagan arus
untuk lebih memperjelas dan memudahkan pemahaman terhadap
prosedur kerja yang disusun.
CONTOH TEKNIK NARATIF

Prosedur Penerimaan Piutang Usaha – Kas

1. Bagian Penagihan mengirim Faktur Tagih ke Bagian Keuangan sebanyak 2
rangkap
2. Bagian Keuangan menyerahkan rangkapan Faktur Tagih yang telah diterima
dari Bagian Penagihan dan telah divalidasi dan dicatat kepada Bagian Kasir
satu rangkap. Satu rangkap untuk arsip Bagian Keuangan
3. Bagian Kasir menerima uang pembayaran Piutang Usaha dari Pihak Ketiga
dan menyiapkan Kuitansi Penerimaan sebanyak tiga rangkap. Satu rangkap
untuk Pihak Ketiga (asli), satu rangkap untuk Bagian Keuangan dan satu
rangkap untuk diarsip oleh Bagian Kasir
4. Bagian Kasir menyiapkan Bukti Penerimaan Kas sebagai dasar administrasi
pencatatan sebanyak dua rangkap. Satu rangkap untuk Bagian Keuangan dan
satu rangkap untuk diarsip
5. Bagian Kasir mencatat penerimaan dalam Buku Harian Penerimaan Kas
6. Pada akhir hari, Bagian Kasir menghitung secara fisik semua penerimaan pada
hari yang bersangkutan dan membuat Laporan Penerimaan Kas Harian
7. Selesai
71
CONTOH TEKNIK BAGAN ARUS

Prosedur Pendataan Karyawan (Plant 1 & 2)

Alur Proses Dokumen Keterangan

Mulai

Banjir di beberapa lokasi Jakarta, Bekasi,

Tangerang & Depok

Berangkat sendiri /
dijemput di pick up
Karyawan bisa
Tidak Menghubungi masing- point
hadir ke
Plant 1 atau masing pimpinan kerja
Komunikasi melalui :
Plant 2 ?
1. Call Tree
2. KORWIL
Ya

Karyawan Karyawan tetap

Lokasi kerja Tidak Berkumpul di lokasi kerja melakukan scan in &
terendam air ? masing-masing seksi scan out pada reader
seperti biasa
(jika reader berfungsi)
Ya
Karyawan
Berkumpul per seksi
Plant 1 di Ruang Makan Gedung Utara
Plant 2 di Ruang Makan Gedung Engine

Form Pendataan
Karyawan
Pimpinan Kerja
Melakukan pendataan karyawan &
menyerahkan hasilnya ke PAD

Personnel Administration Dept.

Menerima hasil pendataan
karyawan untuk ditindaklanjuti

Selesai

72
MANFAAT PROSEDUR KERJA

1. Menjamin adanya standarisasi kebijakan

2. Menjamin adanya standarisasi pelaksanaan
3. Menjamin adanya standarisasi penggunaan dan distribusi dokumen
4. Menjamin adanya standarisasi sistem administrasi
5. Menjamin adanya standarisasi validasi
6. Menjamin adanya standarisasi pelaporan
7. Menjamin adanya standarisasi kontrol
8. Menjamin adanya standarisasi evaluasi dan penilaian kegiatan organisasi
9. Menjamin adanya standarisasi pelayanan
10. Menjamin adanya standarisasi keterpaduan dan keterkaitan diantara satu
prosedur dengan prosedur lainnya kerangka mencapai tujuan organisasi
11. Memastikan adanya acuan formal bagi anggota organisasi untuk
menjalankan tugas dan kewajibannya
12. Memastikan adanya acuan untuk melakukan perbaikan dan pengembangan
prosedur-prosedur operasional standar di masa yang akan datang
TERIMA KASIH
MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

MELAKUKAN
PENGAWASAN KINERJA
TENAGA KERJA
M.741000.04.15
TAHAPAN PROSES
PENGAWASAN KINERJA

Perencanaan Bimbingan Penilaian

Kinerja dan Pengarahan Kinerja
TAHAPAN PROSES
PENGAWASAN KINERJA

Umpan Balik

Pengambilan Tindakan
Apakah Kinerja Koreksi dan Melakukan
Penentuan Standard
Penilaian yang dicapai evaluasi ulang atas
dan Metode
Kinerja sesuai dengan Standar yang telah
Penilaian Kinerja
Standar ? Tidak ditetapkan

Ya

Tujuan Tercapai
TAHAPAN SELEKSI

Penentuan Penetapan Pelaksanaan

Indikator Kerja Standar/ Target Pengawasan/Pengukuran

1 2 3

5 4
Pengambilan Pembandingan
Tindakan Realisasi dengan
Koreksi/Perbaikan Standar
INDIKATOR KINERJA (KPI)

Sejumlah faktor yang menjadi ukuran keberhasilan

kerja, yang berhubungan dengan :

Mutu
Rasio Kerusakan, Rasio
komplain Pelanggan, dll
Produktifitas
Unit/ Jam-Orang, Unit/ Jam-
Mesin, Penjualan/ Karyawan,
Unit/Kg bahan, dll
Pelayanan
Kecepatan Pelayanan, Tingkat
pemenuhan pesanan, Indeks
Kepuasan Pelanggan, dll.
Proyek
Waktu Penyelesaian, Alokasi
sumber daya, dll.
PENENTUAN
STANDAR/TARGET

SMAR
T Specific
Tidak
Achievable
Membangkitkan
Time
Memiliki batasan
menimbulkan motivasi untuk waktu pengerjaan
dualisme berprestasi

SS A T
M R
Measurable Realistic
Terukur, bersifat Sesuatu yang
kuantitatif memungkinkan untuk
dicapai
 PELAKSANAAN PENGAWASAN/
PENGUKURAN

Penentuan standar merupakan proses yang berulang-ulang, terus menerus

Dalam pelaksanaan harus

Dilakukan Dengan Cara:
a. Pengamatan (observasi)
b. Ada laporan (lisan, tertulis)
c. Dengan metode tertentu (manual,
otomatis)
d. Dengan inspeksi, pengukuran,
penguiian (test)
e. Sampling, Check Total (screening)
menjawab pertanyaan:
a. HOW OFTEN: setiap jam,
harian, mingguan
b. WHAT FORM: Laporan tertulis,
inspeksi visual melalui telepon
c. WHO: manajer, staf khusus,
PEMBANDINGAN REALISASI
DENGAN STANDAR

T Tahapan Pokok Pengawasan:

tetapi mudah dilakukan
kritis

K Kompleksitas: saat menginterpretasikan

adanya penyimpangan

A Analisis: mengapa penyimpangan terjadi

 TINDAKAN
PERBAIKAN/KOREKSI

TINDAKAN
 Standar diubah PERBAIKAN
 Pelaksanaan
 Menganalisa
diperbaiki (cara,
Penyebab (analisis
waktu, orang)
& interpretasi)
 Keduanya
 Melakukan
Perbaikan
TINDAKAN
 Menentukan standar
KOREKSI
baru
MELAKUKAN PENILAIAN

84
MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

MEMBUAT JADWAL KERJA

PERSONEL BAGIAN
PRODUKSI
M.741000.04.15
PERTIMBANGAN
PENJADWALAN KERJA

Rencana Penjualan dan/ atau Permintaan Produksi

Penjualan/ permintaan produksi dapat dipenuhi dari:
a.Persediaan (stock) produk jadi
b.Hasil proses produksi
c.Kombinasi dari persediaan dan proses produksi

Kapasitas Produksi
a.Kapasitas Mesin
b.Standar Operasi, Jumlah Tenaga Kerja

Waktu Kerja Tersedia

a.Kerja Normal
b.Kerja Shift
c.Kerja Lembur
PERMINTAAN PASAR VS
PERENCANAAN PRODUKSI

Perencanaan Permintaan
Produksi Pasar

Stock

87
 KETENTUAN WAKTU KERJA

1. Setiap pengusaha wajib melaksanakan

ketentuan waktu kerja. DEFINISI SHIFT KERJA
2. Waktu kerja sebagaimana dimaksud
1. Shift kerja adalah periode waktu
pada ayat (1) meliputi :
24 jam dimana satu atau
a. 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40
kelompok orang dijadwalkan atau
(empat puluh) jam 1 (satu) minggu
diatur untuk bekerja di tempat
untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1
kerja
(satu) minggu; atau
2. Shift kerja adalah suatu periode
b. 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40
waktu yang dikerjakan oleh
(empat puluh) jam 1 (satu) minggu
sekompok pekerja yang mulai
untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1
bekerja ketika kelompok yang
(satu) minggu
lain selesai
3. Pengusaha yang mempekerjakan
3. Shift kerja adalah pengaturan
pekerja/buruh melebihi waktu kerja
waktu dalam sehari dimana
sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
seorang pekerja harus berada di
wajib membayar upah kerja lembur
tempat kerja untuk bekerja.
 BEBERAPA JENIS KERJA SHIFT

Empat (4) Grup Tiga (3) Shift

4:3
Penjadwalan model ini digunakan untuk aktivitas manufaktur yang beroperasi selama 24 jam sehari dan
beroperasi penuh sepanjang tahun, berhenti hanya pada hari besar Idul fitri dan Tahun Baru .
Karyawan terbagi kedalam 4 Grup, Bekerja selama 5 hari kerja dengan 8 jam kerja. Pada pergantian Shift
dari 3 ke 1, karyawan mendapat libur 2 hari.Model ini menyebabkan Hari Libur karyawan tidak menentu

Tiga (3) Grup Tiga (3) Shift

Penjadwalan shift model ini, memberikan peluang istirahat / Libur secara Teratur. Karyawan bekerja dari
Senin – Sabtu, minggu istirahat. Dibanding model 4 Grup, Total karyawan yang dibutuhkan pastinya lebih
3:3 sedikit, begitu pula untuk out put volume Produksinya.
Jam kerja perhari 7 + 1 ( 7 jam kerja, 1 jam istirahat ), kecuali hari sabtu 5 Jam kerja dengan Total jam
kerja 40 jam Seminggu. Jam kerja ini fleksibel, jika diperlukan pada hari terakhir bisa dibuat overtime
( otomatis ) selama 2 Jam

Tiga (3) Grup Dua (2) Shift

3:2
Model penjadwalan shift ini untuk mengadopsi jam kerja bagian petugas keamanan (security ) atau
karyawan dengan terlebih dahulu ada kesepakatan antara perwakilan pekerja dan management. Pengatuan
jadwal kerjanya menggunakan formulasi 2-2-2. Yaitu dalam 1 minggu kerja terdiri dari 2 hari shift 1, 2
hari shift 2, dan 2 hari libur.

Non Shift
X Non Shift, pada umumnya diperuntukkan bagi departemen yang memerlukan koordinasi internal dan
eksternal saat jam-jam kerja pagi – siang. Jam Kerja normal fleksible, Pk.08.00-16.00
 MELAKUKAN PENJADWALAN
KERJA

Data Permintaan Produksi

Jadwal Produksi per Shift /Hari Proses …..

Tanggal …. Tanggal ….. Tanggal ….

Jenis Produk Shift I Shift II Shift I Shift II Shift I Shift II

A 100 50 100 50 100 …

B 50 100 50 100 50 …

….
 MELAKUKAN PENJADWALAN
KERJA

Penjadwalan Kerja

Jadwal Personel per Shift /Hari untuk Proses …..

Tanggal …. Tanggal ….. Tanggal ….

Nama Pekerja Shift I Shift II Shift I Shift II Shift I Shift II

Amir Masuk X Masuk X Masuk …

Bambang X Masuk X Masuk X …

….
JADWAL KERJA JOB ORDER
DALAM 1 SHIFT KERJA

Pesanan I Pesanan II Pesanan III Pesanan IV Waktu

100 Unit 200 Unit 250 Unit 250 Unit (Jam)

Operator A 2 Jam 3 Jam 3 Jam 8

Mesin-1 50 Unit 75 Unit 75 Unit

Operator B 2 jam 3 Jam 3 Jam 8

Mesin-2 50 Unit 75 Unit 75 Unit

Operator C 2 Jam 4 Jam 2 Jam 8

Mesin-3 50 Unit 100 Unit 50 Unit

Operator D 8 Jam 8
Mesin-4 200 Unit