TEKNIK-TEKNIK PENGENDALIAN

Oleh :
Kelompok IV
Ketua : Zulfan Syahputra
Moderator : Wenny Ambar Sari
Penyaji : Syuaib
Hj. Nuraeni

Anggota :
1. Waode Nur Iqamah
2. Shandiwuri Sunkar
3. Sri Harjanti
4. Sulaiman Tomia
5. Rosalia Puspa
 TEKNIK- TEKNIK PENGENDALIAN
1. Pengertian Pengendalian, Teknik
Pengendalian dan tujuan
2. Pengelompokan teknik pengendalian
3. Penerapan teknik pengendalian mutu
yang relevan untuk pelaksanaan tugas
peserta d instansinya
 PENGERTIAN PENGENDALIAN
√ Harold Koontz
Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja
gar rencana-rencana dan tujuan perusahaan dapat tercapai

√ George R. Terry
Pengendalian adalah proses penentuan sehingga pelaksanaan sesuai dengan
rencana dan standar yang telah ditetapkan, apa yang harus dicapai yaitu
standar, apa yang harus dilakukan yaitu pelaksanaan, menailai pelaksanaan
dan apa bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksaan sesuai
dengan rencana yaitu selaras dengan standar
 TUJUAN PENGENDALIAN

Agar pelaksanan kegiatan sesuai rencana dan mencapai

tujuan yang diharapkan

Tujuan dan sasaran yang dicapai sekurang-kurangnya

SAMA dengan BOBOT atau MELEBIHI RENCANA
Tujuan pengendalian mutu :
1. Agar proses pelaksanaan dilakukan
sesuai rencana
2. Melakukan perbaikan jika terdapat
penyimpangan dari rencana ataupun hal-
hal yang tidak diduga
3. Agar tujuan yang dihasilkan sesuai
dengan rencana
TEKNIK PENGENDALIAN

Teknik pengendalian adalah metode / cara

pengendalian, metode / cara tersebut
digunakan agar tujuan pengendalian dapat
tercapai yaitu mutu pelaksanaan yang tinggi
dan mutu hasil kerja yang tinggi pula
 PENGELOMPOKAN
TEKNIK
PENGENDALIAN

MASA DAN
SUBSTANSINYA
PERKEMBANGANNYA

TRADISIONAL STATISTIK
(KUANTITATIF)

NON STATISTIK
MODERN
(KUALITATIF)

ISHIKAWA’S DENGAN
SEVEN BASIC TOOLS
Berdasarkan masa dan perkembangan

1.Tradisional antara lain :

1.1.Laporan Statistik (Statistik report)
1.2.Analisa seimbang
1.3.Pengendalian anggaran
1.4.Laporan keuangan (Financial report)
1.5.Pengamatan, inspeksi, observasi,observasi
personal
2. Modern antara lain :
2.1. Return On Investment (Rol)
2.2. Ratio Analysis
2.3. Responsibility Accounting
2.4. Management audit
2.5. Program Evaluation and review tecnic
(PERT) and Critical Pratictice Metode
(CPM)
2.6. Management Information System
Berdasarkan Substansinya :

1. Statistik (Kuantitatif)
Banyak digunakan dalam analisis data yang dikumpulkan dari hasil
tinjauan lapangan atau inspeksi

√ Dr. Walter A. Shewhart (Statistik Quality Control)

Untuk mengetahui produk yang diterima atau yang ditolak karena
rusak. Dalam SQC digunakan bagan kendali atau control chart yang
menjadi pedoman dalam pengendalian mutu sehingga dapat dilakukan
untyik semua produk termaduk produk setengah jadi yang merupakan
hasil proses produksi
1. Statistik (Kuantitatif)
Produk dari teknik pegendalian statistik dapat berupa :
1. Laporan statistik (Statistical reports) berisi data statistik
dalam bentuk presentase, ratio, rata-rata yng disajikan
dalam bentuk tabel, bagan atau lainnya
2. Analisa seimbang (Breakeven analysis) adalah teknik
analisis untuk menjelaskan hubungan biaya, volume dan
laba, umumnya digunakan dalam usaha, dunia swasta
, BUMN dan BUMD, tidak dapat digunakan pada
instansi pemerintah yang memberikan pelayanan publik
3. Pengendalian anggaran (Budgetary control)
Untuk menjamin kualitas pelaksanaan agar sesuai
rencana
4. Laporan keuangan (financial statement) dapat
digunakan sebagai alat atau teknik untuk mengendalikan
organisasi utamanya untuk melihat laba dan rugi
perusahaan, ringkasan pendapatan dan
pengeluaran untuk periode tertentu dan atau posisi
keuangan organisasi pada periode yang ditentukan
5. Analisis rasio (Ratio Analysis) adalah teknik menganalisis
laporan keuangan, teknik menganalisis laporan
keuangan perusahaan dalam menghitung rasio yang
berbeda (rasio likuiditas, quick ratio, rasio solvabilitas, rasio
kepemilikan, rasio profitabilitas, rasio laba bersih, debtors turnover
ratio dapat digunakan pada BUMN dan BUMD)
6. Pengembalian investasi (Return on investment), teknik
pengendalian untuk menentukan apakah modal investasi
dalam usaha telah digunakan secara efektif dan efisien
agar dapat menghasilkan pengembalian modal atau
investasi yang wajar
7. Akuntansi pertanggungjawaban (Responsibility
accounting) adalah teknik mengukur berbagai hasil yang
dicapai oleh setiap pusat pertanggungjawaban menurut
informasi yang dibutuhkan para pimpinan untuk
menggerakkan pusat-pusat atau bagian-bagian
pertanggungjawaban akuntansi keuangan
8. Audit manajemen (Management audit), tujuannya untuk
mengidentifikasi kekurangan dalam kinerja fungsi-fungsi manajemen
dan menetukan perbaikan atau pembaruannya, audit manajemen
dapat dilaksanakan di instansi pemerintah

Manfaat audit managemen :

1. mengidentifkasi kekurangan
2. Meningkatkan koordinasi
3. Memastikan upaya perbaikan sesuai tuntutan dan perubahan
lingkungannya
4. Penerapan fungsi pemantauan dan pengendalian yang terus
menerus terhadap kinerja manajemen
3 jenis audit / pemeriksaan menurut UU No.
15 Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan,
Pengelolaan dan Tanggngjawab Keuangan
Negara :
1. Pemeriksaan keuangan
2. Pemeriksaan kinerja
3. Pemeriksaan dengan tujuan tertentu
9. Reviu dan Evaluasi Program (PERT) / Critical
Page Analysis (CPA), Critical Page Metode
(CPM) adalah teknik penting yang digunakan
dalam perencanaan pengendalian, untuk
menghitung total waktu yang digunakan dalam
penyelesaian proyek dan keberhasilan proyek,
metode ini sangat sulit untuk digunakan dalam
instansi pemerintah, namun untuk proyek-
proyek fisik infrasruktur yang dibangun
pemerintah dapat digunakan
10. Sistem Informasi Manajemen (Management
information System / MIS) merupakan sistem
informasi berbasis komputer yang dapat
memberikan informasi yang akurat, tepat
waktu dan terkini serta bermanfaat bagi
pimpinan untuk mengambil keputusan dan
managerial, juga dapat berfungsi sebagai
saran dan teknik pengendalian yang cepat,
sistem ini dapat digunakan pada instansi
pemerintah, perusahaan dan organisasi sosial
maupun nirlaba
11. Manajemen pengecualian (Management By
Exception / MBA), teknik pengendalian yang
memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara
yang direncanakan dan pelaksanaan yang
mendapatkan perhatian dari pimpinan organisasi,
prinsipnya adalah bahwa staf menangani semua
persoalan rutin organisasional, sedangkan
pimpinan menangani hal-hal non rutin diluar
kebiasaan strategis paling kritis atau berisiko tinggi
2. NON STATISTIK (KUALITATIF)

1. Pengamatan/ observasi untuk meninjau langsung

pelaksanaan kegiatan pelayanan publik, pembangunan
sarana prasarana, pembangunan SDM, rapat2
2. Inspeksi langsung dan berkala penerapannya yaitu dengan
dibuatkan SK tentang penunjukan hakim pengawas Bidang
3. Laporan lisan dan tertulis (Penerpannya dengan Rapat
berjenjang, rapat rutin bulanan dan laporan Hakim pengawas
Bidang)
4. Evaluasi pelaksanaan dilaksanakan melalui Rapat Rutin
Bulanan untuk mencari solusi atas permasalahan pekerjaan
2. NON STATISTIK (KUALITATIF)

5. Diskusi antara pimpinan dan staf tentang pelaksanaan

kegiatan pada waktu tertentu/ berkala atau juga dapat
dilakukan pada waktu tertentu yang diperlukan saja
6. Pengendalian diri (self control) yaitu pengendalian yang
diarahkan pada diri sendiri yang diberi kebebasan untuk
menntukan targetnya sendiri, mengevaluasi kinerjanya sendiri
dan mengambil langkah langkah korektif jika diperlukan.
Penerapannya yaitu dengan dibuatkan PKP setiap bulan dan
SKP setiap tahun
3. ISHIKAWA’S 7 BASIC TOOLS
1. DIAGRAM ALIR (FLOWCHART)
2. LEMBAR PERIKSA (CHECK SHEET)
3. DIAGRAM PARETO
4. DIAGRAM SEBAB AKIBAT (LEBIH DIKENAL DENGAN
FISHBONE DIAGRAM)
5. HISTOGRAM
6. DIAGRAM PENCAR
7. DIAGRAM KENDALI
1. DIAGRAM ALIR Harus disusun mengalir menunjukkan
proses yang logis. Setiap proses
(FLOWCHART) memerlukan input untuk
Menggunakan gambaran visual menyelesaikan tugas dan akan
berdasar urutan kegiatan yang memberikan output. Output tersebut
diperlukan untuk menyelesaikan menjadi input di kegiatan lainnya
suatu tugas.
2. LEMBAR PERIKSA (CHECK
SHEET)
Menggunakan lembar periksa
untuk pengumpulan data sebuah
proses yang mudah, sistematis
dan teratur. Lembar kerja dicetak,
jika sudah diisi dapat dikumpulkan
dengan mudah dalam waktu
singkat dan dianalisa sebagai
masukan mengendalikan kualitas
pekerjaan dan hasil
3. DIAGRAM PARETO
Berupa grafik yang dapat
digunakan untuk melihat
penyebab utama atau penting
ketika terjadi masalah.
Grafik menampilkan distribusi
variable data informasi ini berlaku
aturan 80 – 20, artinya, 20% jenis
kesalahan yang dapat
menyebabkan 80% kegagalan
proses
4. DIAGRAM SEBAB AKIBAT Biasa dikenal Teknik tulang ikan,
(LEBIH DIKENAL DENGAN proses secara logis berupa
FISHBONE DIAGRAM) hubungan sebab akibat untuk
menganalisa sumber-sumber
potensial dari penyimpangan
proses yang dapat mempengaruhi
mutu atau kualitas hasil
5. HISTOGRAM
Alat bantu pengendalian statistik
yang memberi gambaran proses
kegiatan pada suatu waktu,
tujuannya menentukan
penyebaran atau variasi rangkaian
kegiatan dalam bentuk grafis dan
dapat memperkirakan kapasitas
suatu proses beserta hubungan
nya terhadap spesifikasi dan
target
 - Mengindetifikasi korelasi antara
6. DIAGRAM PENCAR karakteristik kualitas dan faktor-
- Digunakan untuk mengkaji faktor yang mempengaruhinya
hubungan atau relasi yang
mungkin antara variable bebas (X)
dengan variable terikat (Y)
7. DIAGRAM KENDALI - Digunakan untuk mencari pola
data, pola data dapat
- Digunakan untuk menganalisa menggambarkan permasalahan
proses menurut berjalannya waktu atau keberhasilan
atau urutan. - Tujuannya untuk memastikan
bahwa suatu proses dalam kendali
dan memonitor variasi proses
terus menerus
PENERAPAN TEKNIK PENGENDALIAN MUTU YANG RELEVAN

TEKNIK PENGENDALIAN NON STATISTIK

• Dapat diterapkan pada instansi pemerintah termasuk pelayanan
public
• Contoh: rapat bulanan, monev hakim pengawas bidang, surveilan
akreditasi penjaminan mutu, rakor, SOP
TEKNIK PENGENDALIAN STATISTIK
• Hanya beberapa pelayanan public di instansi pemerintah
 Dibuat dalam bentuk persentase, rasio, rata-rata dan sebagainya
yang disajikan dalam bentuk grafik, tabel, bagan dan sebagaimnya
(penerapannya yaitu dengan laporan Pelaksanaan Kegiatan, IKM
dan IPK, Bezzeting,DUK dan Realisasi Anggaran)
 Jumlah perkara dan rasio penanganan perkara
Terima kasih :)