SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS

SISTEM PENYIMPANAN

Adalah sistem yg digunakan pada penyimpanan

berkas rekam medis agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
dgn cepat bila dibutuhkan

Sistem penyimpanan pada prinsipnya

berdasarkan kata tangkap (caption) berupa abjad
dan angka.
Sistem penyimpanan ABJAD :
Sistem Nama
Sistem Geografis
Sistem Subjek.

Sistem penyimpanan ANGKA :

Sistem Numerik
Sistem Kronologis
Sistem Subjek Numerik

Sistem Penyimpanan yg standar :

Sistem Abjad (Nama), Numerik, Geografis dan Subjek
 2 Cara Penyimpanan Rekam Medis

1. Sentralisasi
Penyatuan Penyimpanan RM RI+RJ

2. Desentralisasi
Pemisahan Penyimpanan RM RI+RJ
 KEBAIKAN SENTRALISASI
• Mengurangi duplikasi penyimpanan RM
• Mengurangi biaya ruangan & peralatan
• Tata kerja & Peraturan mudah
distandarisasikan
• Efisiensi kerja petugas dapat
ditingkatkan
• Mudah menerapkan SISTEM UNIT
 KEKURANGAN SENTRALISASI

• Petugas lebih sibuk, karena menangani

RM RI + RJ
• RM harus buka 24 jam
 KEBAIKAN DESENTRALISASI

• Efisien waktu, shg pasien mendapat pelayanan

lebih cepat
• Beban kerja petugas lebih ringan
KEKURANGAN DESENTRALISASI
• Terjadi duplikasi pembuatan RM
• Biaya yg diperlukan lebih besar untuk SDM,
peralatan dan ruangan
 SISTEM
PENYIMPANAN/
PENJAJARAN

1. SISTEM NOMOR LANGSUNG (STRAIGHT

NUMERICAL)

2. SISTEM ANGKA AKHIR (TERMINAL DIGIT)

3. SISTEM ANGKA TENGAH (MIDDLE DIGIT)

CARA NOMOR LANGSUNG
Straight Numerical Filing System

Penyimpanan berkas RM dalam rak

penyimpanan secara berurutan sesuai
dengan urutan NOMOR RM
Contoh :
465023, 465024, 465025, 465026
CARA NOMOR LANGSUNG
Straight Numerical Filing System
KEUNTUNGAN :
• Mudah melatih petugas
• Mudah mencari RM dlm jml banyak
dng nomor berurutan
KELEMAHAN :
• Human Error tinggi
• Sulit membagi tugas tanggungjawab
pada rak2 tertentu.
 CARA ANGKA AKHIR
Terminal Digit Filing System

Penyimpanan berkas RM menggunakan nomor-

nomor yang dikelompokan menjadi 3 kelompok.

32 93 25

Angka ketiga Angka kedua Angka pertama

 CARA ANGKA AKHIR
Terminal Digit Filing System

KEUNTUNGAN :
• Pertambahan RM tersebar merata ke 10/100 (section)
rak penyimpanan
• Petugas mudah diserahi tanggungjawab sejumlah rak
• Pekerjaan akan terbagi rata
• Dapat dihindarkan terjadi rak-rak kosong
• Kekeliruan penyimpanan dapat dicegah, krn petugas
tidak harus memperhatikan seluruh angka
KELEMAHAN :
• Latihan dan bimbingan petugas lebih sulit
CARA ANGKA TENGAH
Midle Digit Filing System

Penyimpanan berkas RM menggunakan nomor-

nomor yang dikelompokan menjadi 3 kelompok,
tetapi kelompok angka ketiga berada di tengah

32 78 93
Angka kedua Angka pertama Angka ketiga
CARA ANGKA TENGAH
Midle Digit Filing System

KEUNTUNGAN :
• Mudah mengambil 100 RM ynomornya berurutan
• Penggantian sistem nomor langsung ke angka tengah
lebih mudah daripada ke sistem angka akhir
• Petugas mudah diserahi tanggungjawab sejumlah rak
KELEMAHAN :
• Latihan dan bimbingan petugas lebih lama
• Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor sudah
melebihi 6 digit
• Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section, apabila
dilakukan pencabutan non aktif.
TERMINAL DIGIT FILING SISTEM

46 52 02 98 05 26 98 99 30
47 52 02 99 05 26 99 99 30
48 52 02 00 06 26 00 00 31
99 52 02 01 06 26 01 00 31
00 53 02 99 99 26 99 99 99
01 53 02 00 00 27 100 00 00
02 53 02 01 00 27 101 00 00
III II I III II I III II I
 MIDLE DIGIT FILING SISTEM

52 02 46 26 05 98 99 98 98
52 02 47 26 05 99 99 98 99
52 02 48 26 06 00 00 99 99
52 02 99 26 06 01 01 99 99
53 02 00 26 99 99 99 99 99
53 02 01 27 00 00
53 02 02 27 00 01
II I III II I III II I III
 00-99-84
99-84
Terminal Digit 00-85-84
85-84
00-63-84

00-57-84 63-84

57-84
99-38-84
00-38-84
Angka 38-84
Pertama 84
99-37-84
21-37-84
11-37-84
00-37-84
37-84
99-36-84
82-36-84
65-36-84
73-36-84
Angka
65-36-84
Kedua 36 00-36-84
02-36-84
01-36-84
00-36-84
36-84
FASILITAS FISIK RUANG
PENYIMPANAN
ALAT PENYIMPANAN :
• Rak terbuka (open self file unit)
• Lemari lima laci (five-drawer file cabinet)
• Roll O’Pack (rak statis dan dinamis)

Rak terbuka dianjurkan alasannya :

• Harganya murah
• Pengambilan & penyimpanan lebih cepat
• Menghemat ruangan
ALAT PENYIMPANAN

0 00-00

2 20-29

3
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

Untuk menata berkas rekam medis dng kecepatan

tinggi & sedikit kesalahan diperlukan peralatan
dan perlengakapn yg sanggup menjalankan fungsi
setiap sistem & metode dengan sebaik-baiknya.

Keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan

sangat dipengaruhi oleh peralatan yg dipergunakan
& efisiensi pemakaian perlatan tersebut.
A. KRITERIA PEMILIHAN PERALATAN

1. Bentuk alam arsip (ukuran,jumlah,berat,

komposisi fisik, dan nilainya).
2. Frekuensi penggunaan arsip.
3. Lama arsip disimpan (file aktif & non aktif)
4. Lokasi penyimpanan (sentralisasi & Desentralisasi)
5. Luas ruangan tersedia & kemungkinan utk
perluasan
6. Tipe & Letak penyimpanan arsip nonaktif
7. Bentuk organisasi
8. Tingkat perlindungan thd arsip
B. TIPE PERALATAN PENYIMPANAN

1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)

2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
3. Alat penyimpanan berat (power file)
1. ALAT PENYIMPANAN TEGAK
(VERTICAL FILE)
Almari arsip (Filing Cabinet)
Almari arsip standar : 2,4,5, & 6 laci.
Rak arsip terbuka (open shelf file)
File tegak berputar (vertical rotary file)
ALAT PENYIMPANAN
ALAT PENYIMPANAN
ALAT PENYIMPANAN
ALAT PENYIMPANAN
ALAT PENYIMPANAN
2. ALAT PENYIMPANAN MENYAMPING
(LATERAL FILE)

Alat Penyimpanan arsip secara

menyamping walaupun arsip diletakan
secara vertical.
3. ALAT PENYIMPANAN ELEKTRIK
(POWER FILE)
Alat Penyimpanan arsip secara menyamping
walaupun arsip diletakan secara vertical.
Faktor-faktor pertimbangan :
1. Apakah pondasi cukup kuat.
2. Pertimbangan akan pengembangan
3. Bagaimana kalau listrik mati
4. Apakah perlatan & ruangan dpt melindungi
& mengamankan arsip.
5. Apakah service dapat dilakukan dng mudah
4. ALAT PENYIMPANAN UNTUK
“WORD-PROCESSING”

Penyimpanan medi magnetik sangat

bervariasi :
1. Floppy disk
2. Hard disk
3. Compact disk
4. USB
5. ALAT PENYIMPANAN UNTUK
MEDIA KOMPUTER

2 Macam media informasi hasil pekerjaan

komputer yaitu : Media komputer & Cetakan
komputer (print-out)
6. ALAT PENYIMPANAN “VISIBLE”

Alat penyimpanan jenis ini yg banyak

dipergunakan adalah jenis KARDEX
KARDEX terbuat dr metal dlm bentuk almari
kecil dng laci-laci tipis yg banyak.
Pinggir bawah dr kartu dapat terlihat (visible)
 C. PERLENGKAPAN PENYIMPANAN
(FILING SUPPLIES)

1. Penyekat
2. Map (folder)
3. Penunjuk (guide)
4. Kata Tangkap (caption)
5. Alat bantu kearsipan
D. RUANG PENYIMPANAN
Pengamanan arsip (konservasi) :
1. Pencegahan (preventive)
Menciptakan lingkunan yg dapat
merusak arsip
- pengaturan temperatur (25-30°F)
- kelembaban udara (50-60°)
- polusi
- penyimpanan yg benar
- pengaturan cahaya matahari
- penerangan
- pemeliharaan ruangan (kebersihan)
- fumigasi
2. Perbaikan (restoration)
- pemberian obat
- dilaminasi
RSJHK
RSJHK
RAK NON AKTIF
PETUNJUK PENYIMPANAN
• Pemberian tanda petunjuk pada rak
penyimpanan guna mempercepat
penyimpanan dan pencarian RM

00 01 12 30 32
84 84 84 84 84
• Menentukan jumlah petunjuk, dipakai rumus
- Jumlah nomor rekam medis
- Jumlah rekam medis diantara petunjuk
 RETRIEVAL

Tempat Penerimaan Pasien (TPP)

Medical record control & tracking system

1. Medical record request policies

2. Medical record request
3. Outguides or tracers
4. Automated tracking systems
5. Color-coding on file folders
6. Transportation of medical records
7. Other record control
Permintaan/Peminjaman rekam medis
1. Kebijakan tertulis permintaan Rekam Medis
2. Berkas RM tidak boleh keluar URM kecuali utk pengobatan pasien
3. Batas waktu pengembalian harus ditetapkan
4. RM utk riset harus dikerjakan di URM
5. Untuk kunjungan2 klinik & ODC sebaiknya pelayanan pasien dibuat
berbasis perjanjian (appointment basis)
6. Permintaan arsip utk riset dan tujuan administratif diberlakukan spt
pemintaan rutin.
7. Permintaan yg mendesak melalui telepon & sistem komputer hrs
dipenuhi segera sesuai prosedur.
8. Manajemen RM terus mengembangkan prosedur2 utk tujuan
memeliharan pengendalian yg lengkap atas RM yg kembali dan yang
keluar.
9. Slip permintaan atau format komputer berisi nomor RM, nama pasien,
tujuan, tanggal, nama petugas dan TTD.
PETUNJUK KELUAR (TRACER)
Adalah suatu alat yang penting utk mengawasi
penggunaan berkas rekam medis.
Tracer/out guide diletakan sbg pengganti pada
tempat penyimpanan berkas RM.
Petunjuk keluar tetap berada di rak
penyimpanan selama berkas RM belum kembali.

No. RM :

Nama Pasien : ………………………..

Tanggal :
Tujuan :
Bagian :
Petugas :
Outguide RM
TERIMA KASIH