Even

Organizer
• Event adalah sebuah peristiwa/acara yang teroganisir
seperti konvensi, seminar, pameran, gala dinner,
pertunjukan musik, dll. Setiap event adalah unik,
berasal dari perpaduan dari management, program,
setting, dan sumber daya manusia.
• Event Organizer (EO) adalah sebuah organisasi atau tim
yang bertanggung jawab atas produksi acara mulai dari
konsep hingga pelaksanaan. EO bekerja di wilayah public
dan privat dalam aktivitas yang membutuhkan
komunikasi yang baik, kemampuan organisasional yang
mumpuni, dan perhatian atas detil. EO bekerja untuk
memastikan kelancaran dan efesiensi dalam
penyelenggaraan sebuah event.
• Sekelompok orang yang terdiri dari tim pelaksana,
tim produksi dan tim manajemen yang
melaksanakan tugas operasional suatu program
acara atau melakukan pengorganisasian untuk
mewujudkan suatu program acara (suseno, 2006)
 1. Jenis Event 3. Skala Event
o Cultural events • Local or community events
o Sports events • Hallmark events
• Mega events
o Business events

S 4. Orientasi Event
• Budget orientation
• Concept orientation

5. Pengunjung
2. Durasi Event
• Skala kecil (< 5000
• Jangka pendek (1 - 7 hari) pengunjung)
• Jangka menengah (1 - 4 • Skala menengah (5000 – 10.000
minggu) pengunjung)
• Jangka panjang (lebih dari • Skala besar (> 10.000)
4 minggu)
1. Konsep
2. Tim
o Tema
• Skill
o Momentum
• Latar Belakang
o Konten
• Skala dan konten acara
o Partner
• Kemampuan waktu
o Budgeting
o Property

3. Waktu dan Tempat

• Rundown
• Lokasi
• Target estimasi
pengunjung
 RIGHT TIME,
BEST CHANCE
 2. Faktor durasi
• Event prime
time

¡
• Event weak
time
• Event
rundown

1. Faktor waktu / timing

o Akhir pekan
o Hari libur nasional
o Masa libur belajar
mengajar
 EO berdasarkan acara
• Olah ragai
Pertandingan profesi, lomba dll
• Seni
Pagelaran seni musik, suara, tari, drama dll
• Topik wicara
Seminar, workshop, dialog dll
• Pameran
Pameran seni, makanan dll
• Pribadi
Pesta pernikahan, ulang tahun dll
 Posisi EO diantara 5P

P1 P3
P2
P1 Penyandang dana
P2 : Pelaksana
P3 : Penampil
P4 : Penonton
P5 : Pengamat

P4 P5
NOT
NOTA
A ONE MAN
ONE MAN
SHOW
SHOW
1. Divisi Acara
o Project Manager
2. Divisi Operasional
o Administrasi
• Production Manager
o General Affairs
• Production Runner
o Front of House
• Stage Manager
o Venue Coordinator
• Setting Designer
o Talent Coordinator
• Multimedia Operator
o Liaison Officer
• Bagian Umum

m
o Tenant Coordinator
o Ticket Coordinator
o Ticket Takers
Coordinator
o Doorman Coordinator
o Legal Manager
4. Divisi Promosi
• Online Marketing
executive
• Offline Marketing
3. Divisi Keuangan executive
• Finance • Content Designer
• Controlling
• Sponsorship Manager
 Peran Divisi Acara
• Merumuskan konsep kegiatan dalam bentuk proposal acara
• Menyiapkan konsep Booth, peserta Tenant/Vendor dan
penentuan Zona
• Menentukan detail kegiatan acara, pengisi acara, jadwal kegiatan
• Pelaksana proses registrasi / rekrutmen tenant / pengisi acara
• Bertanggung jawab atas semua administrasi acara , pelaksanaan,
dan dokumentasi kegiatan sampai event.
• Memastikan keseluruhan acara berjalan lancar selama 3 hari
• Menyiapkan evaluasi kerja dan feedback dari para tenant dan
pengisi acara
 Peran Divisi Operasional
• Bersama-sama dengan Divisi Acara mempersiapkan segala
sarana dan infrastruktur yang diperlukan untuk semua kegiatan
• Melakukan kordinasi dengan berbagai pihak terkait kelancaran
acara (loading+security)
• Bekerjasama dengan divisi acara menyiapkan crisis center
• Memastikan semua peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
tersedia tepat waktu.
• Memastikan ketersediaan konsumsi dan akomodasi
• Bertanggung jawab atas venue dan perijinan
• Berkordinasi dengan divisi lainnya untuk memastikan semua
kegiatan dapat berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan
• Menyiapkan evaluasi kerja dan feedback dari Supplier / Vendor
terkait
 Peran Divisi Promosi
• Bertindak selaku HUMAS kepada seluruh stake holder
terkait
• Mempersiapkan desain, konten, dan konsep promosi
baik online maupun offline serta gimmick acara
• Memastikan pendistribusian materi promosi tepat
sasaran
• Mempersiapkan space promosi bagi tenant dan sponsor
• Menyiapkan peraturan dan paket sponshorship yang
akan ditawarkan oleh panitia event beserta negosiasinya
• Melakukan koordinasi dan follow up untuk memastikan
keikutsertaan dan kontribusi pihak sponsor sampai
pelaksanaan
• Mengukur, mengevaluasi, dan meningkatkan jumlah
pengunjung acara selama acara berlangsung
• Menyiapkan evaluasi kerja dan feedback dari berbagai stake
holder terutama customer dan sponsor
• Bersama-sama dengan divisi keuangan mengawasi distribusi
proposal sponsor dan proposal vendor.
 Peran Divisi Keuangan
• Mengidentifikasi dan mendaftar ragam jenis revenue stream
event
• Bekerjasama dengan divisi promosi mengawasi distribusi
proposal sponsor dan proposal vendor
• Menerima pelaporan dana kontribusi tiap kelas.
• Mengkompilasi pengeluaran seluruh divisi
• Bertanggung jawab atas alur keuangan dan SOP event
• Menyiapkan evaluasi kerja keuangan level pusat. Catatan:
keuangan kelas diatur di level kelas, dengan mengacu SOP
START
START THE
ENGINE!
 Design Your Division
Goal
• Spesifik - targetkan area spesifik untuk peningkatan.
• Terukur - mengukur atau setidaknya menyarankan indikator
kemajuan.
• Ditugaskan - tentukan siapa yang akan melakukannya.
• Realistis - nyatakan hasil apa yang dapat dicapai secara
realistis, dengan sumber daya yang tersedia.
• Terkait waktu - tentukan kapan hasil dapat dicapai.
 Target & Time line
• BOD Terpilih =
• Perumusan konsep acara umum =
• Promosi awal via online =
• Penghitungan / Finalisasi budget event =
• Proposal selesai cetak =
• List target sponshorship dari kelas =
 BOD terpilih :
• Event Director :
• Operational Director :
• Promotion Director :
• Finance Director :