Deskripsi Kerja Administrasi Kerumahtanggaan Perlengkapan Administrasi 1. Menginventaris dan mendokumentasi surat- surat. 2. Membuat surat-surat keluar 3. Mendokumentasikan arsip keorganisasian, di antaranya: Susunan pengurus, Struktur, Biodata, AD/ART, GBHO, APBO dan arsip penting lainnya. 4. Mendokumentasikan laporan setiap keputusan atau kegiatan HMJ D3 KEPERAWATAN dari Sekretaris Bidang/ Departemen/Biro /LSO. Kerumahtanggaan 1. Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan 2. Mengatur jadwal pemakaian ruangan 3. Membantu memfasilitasi setiap rapat 4. Mendaftar tamu Perlengkapan 1. Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan 2. Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan 3. Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut 4. Memantau kebutuhan kesekretariatan Penjabaran Kerja Kerja-kerja bersifat rutin dilaksanakan setiap hari, yaitu: piket sekretariat yang dilakukan oleh seluruh pengurus. Adapun perinciannya sebagai berikut: Bertelpon Menerima Tamu Mengelola Kas Kecil Mengelola Perlengkapan Kantor Mengelola Arsip Mengelola Rapat Mengatur Jadwal Ketua Umum Membuat Laporan Menerima Telpon FORMULIR PENERIMAAN TELEPON Dari : ……………………………………………. Untuk : ……………………………………………. Nomor telepon : …………………………………………… Alamat : …………………………………………… Diterima : …………………………………………… Hari/Tanggal : …………………………………………… Pukul : …………………………………………… Sifat pesanan : …………………………………………… Isi Berita : …………………………………………… Penerima telepon Menerima Tamu Mengelola Perlengkapan Kantor Mengelola Arsip (1)
Buku Surat Masuk
N Tgl. Tgl. Surat No. Surat Perihal/ Dari Ditujukan Ket. o Masuk berita kepada 01 18 15 01/PH/B/BEM/ Undangan BEM STIKES BPH HMJ D3 Seminar Desember Desember VII/2017 NHM KEPERAWAT Nasional 2018 2018 AN STIKES pada NHM tanggal 30 Januari 2018 @Baruga AP. Pettarani UNHAS Mengelola Arsip (2)
Buku Surat Keluar
N Tgl. Tgl surat No. Perihal/ Di Dari Ket. o keluar Surat berita tujukan kepada 0 20 18 001/U/B/ Undangan Ketua Pantia Kegiatan Pelantikan 1 oktober oktober PP- STIKES Pelantikan BPH HMJ D3 2018 2018 Pelantika NHM HMJ D3 KEPERAWATANSTI n/HMJ_ KEPERAW KES NHM pada D3_KEP/ ATAN tanggal 25 Oktober STIKES- STIKES 2018 @Lokal C, NHM NHM Kampus 1, STIKES /X/2018 NHM Mengelola Rapat 1. Menghubungi Pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam rapat (BPH/PH) 2. Dalam bentuk undangan / via SMS berisi (hari/tanggal, waktu, tempat, acara rapat, serta agenda rapat) 3. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan dalam setiap rapat seperti; ruangan, white board, kertas notulensi, pulpen, penghapus, spidol, dll. 4. Membuat notulensi rapat (format Notulensi terlampir) Mengatur Jadwal Ketua Umum 1. Mengatur agenda acara berdasarkan surat masuk yang ditujukan kepada Ketua, untuk itu perlu dituliskan dalam buku agenda khusus Ketua dan melakukan konnfirmasi langsung ke Ketua untuk ditanggapi. (apakah ia siap menghadiri / diwakilkan) 2. Bila ada kegiatan atau acara yang harus segera dilakukan atau mendesak pada saat itu berdasarkan surat masuk atau informasi via telepon maka segera diinformasikan kepada Ketua . Membuat Laporan Laporan memiliki berbagai macam kegunaan dan masing masing kegunaan tersebut saling berkaitan. Biro Kesekretariatan membuat laporan kinerja Bidang/Departmen/Biro per bulan, berdasarkan kumpulan laporan-laporan dari Ketua Umum, dan Departemen di HMJ D3 KEPERAWATAN; berupa kegiatan yang dilakukan. (Format LPJ terlampir) Notulensi Rapat (1) Notulensi Rapat (2) LPJ Biro/Dpt LPJ @Kegiatan