Pedoman Kesekretariatan

HMJ D3 KEPERAWATAN
STIKES Nani Hasanuddin Makassar

Ria Rizka Mansur

Deskripsi Kerja
Administrasi
Kerumahtanggaan
Perlengkapan
Administrasi
1. Menginventaris dan mendokumentasi surat-
surat.
2. Membuat surat-surat keluar
3. Mendokumentasikan arsip keorganisasian, di
antaranya: Susunan pengurus, Struktur,
Biodata, AD/ART, GBHO, APBO dan arsip
penting lainnya.
4. Mendokumentasikan laporan setiap keputusan
atau kegiatan HMJ D3 KEPERAWATAN dari
Sekretaris Bidang/ Departemen/Biro /LSO.
Kerumahtanggaan
1. Bertanggung jawab masalah piket
kesekretariatan
2. Mengatur jadwal pemakaian ruangan
3. Membantu memfasilitasi setiap rapat
4. Mendaftar tamu
Perlengkapan
1. Membeli barang-barang kebutuhan
kesekretariatan
2. Menginventaris barang-barang milik
kesekretariatan
3. Memantau kelengkapan dan keberadaan
barang-barang tersebut
4. Memantau kebutuhan kesekretariatan
Penjabaran Kerja
Kerja-kerja bersifat rutin dilaksanakan setiap hari, yaitu:
piket sekretariat yang dilakukan oleh seluruh pengurus.
Adapun perinciannya sebagai berikut:
 Bertelpon
 Menerima Tamu
 Mengelola Kas Kecil
 Mengelola Perlengkapan Kantor
 Mengelola Arsip
 Mengelola Rapat
 Mengatur Jadwal Ketua Umum
 Membuat Laporan
Menerima Telpon
FORMULIR PENERIMAAN TELEPON
Dari : …………………………………………….
Untuk : …………………………………………….
Nomor telepon : ……………………………………………
Alamat : ……………………………………………
Diterima : ……………………………………………
Hari/Tanggal : ……………………………………………
Pukul : ……………………………………………
Sifat pesanan : ……………………………………………
Isi Berita : ……………………………………………
Penerima telepon
Menerima Tamu
Mengelola Perlengkapan Kantor
 Mengelola Arsip (1)

Buku Surat Masuk

N Tgl. Tgl. Surat No. Surat Perihal/ Dari Ditujukan Ket.
o Masuk berita kepada
01 18 15 01/PH/B/BEM/ Undangan BEM STIKES BPH HMJ D3 Seminar
Desember Desember VII/2017 NHM KEPERAWAT Nasional
2018 2018 AN STIKES pada
NHM tanggal
30
Januari
2018
@Baruga
AP.
Pettarani
UNHAS
 Mengelola Arsip (2)

Buku Surat Keluar

N Tgl. Tgl surat No. Perihal/ Di Dari Ket.
o keluar Surat berita tujukan
kepada
0 20 18 001/U/B/ Undangan Ketua Pantia Kegiatan Pelantikan
1 oktober oktober PP- STIKES Pelantikan BPH HMJ D3
2018 2018 Pelantika NHM HMJ D3 KEPERAWATANSTI
n/HMJ_ KEPERAW KES NHM pada
D3_KEP/ ATAN tanggal 25 Oktober
STIKES- STIKES 2018 @Lokal C,
NHM NHM Kampus 1, STIKES
/X/2018 NHM
 Mengelola Rapat
1. Menghubungi Pihak-pihak yang akan dilibatkan
dalam rapat (BPH/PH)
2. Dalam bentuk undangan / via SMS berisi
(hari/tanggal, waktu, tempat, acara rapat, serta
agenda rapat)
3. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan
dalam setiap rapat seperti; ruangan, white board,
kertas notulensi, pulpen, penghapus, spidol, dll.
4. Membuat notulensi rapat (format Notulensi
terlampir)
Mengatur Jadwal Ketua Umum
1. Mengatur agenda acara berdasarkan surat masuk
yang ditujukan kepada Ketua, untuk itu perlu
dituliskan dalam buku agenda khusus Ketua
dan melakukan konnfirmasi langsung ke
Ketua untuk ditanggapi. (apakah ia siap
menghadiri / diwakilkan)
2. Bila ada kegiatan atau acara yang harus segera
dilakukan atau mendesak pada saat itu
berdasarkan surat masuk atau informasi via
telepon maka segera diinformasikan kepada
Ketua .
Membuat Laporan
Laporan memiliki berbagai macam
kegunaan dan masing masing kegunaan
tersebut saling berkaitan. Biro
Kesekretariatan membuat laporan kinerja
Bidang/Departmen/Biro per bulan,
berdasarkan kumpulan laporan-laporan dari
Ketua Umum, dan Departemen di HMJ D3
KEPERAWATAN; berupa kegiatan yang
dilakukan. (Format LPJ terlampir)
Notulensi Rapat (1)
Notulensi Rapat (2)
LPJ Biro/Dpt
LPJ @Kegiatan