Tim Pusdiklat Kearsipan ANRI:

1. M. Imam Mulyantono
2. Yayan Daryan
3. Gunawan Ariwibowo

DATASCRIP SOLUTION DAYS 2013

Jakarta, 14 Juni 2013
UU No. 43 tahun 2009 (“Records + Archives”):
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

ISO 15489 / SNI 19-6962.1-2003 (“Records”):

Informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh organisasi
atau perorangan sebagai bukti dan informasi untuk memenuhi
kewajiban hukum atau transaksi kerjanya.
UU No. 8 tahun 1997: Dokumen Perusahaan

DOKUMEN PERUSAHAAN
Data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima
oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik
tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam
bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
UU No. 11 tahun 2008: Informasi dan Transaksi Elektronik - ITE

INFORMASI ELEKTRONIK
Satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,
suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat
elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda,
angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau
dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

DOKUMEN ELEKTRONIK
Setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan
dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat
dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik,
termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau
sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna
atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
 ARSIP DINAMIS
Arsip diciptakan &
digunakan langsung untuk
Pelaksanaan TUPOKSI organisasi
(frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus )

( ARSIP AKTIF )

Sebagian kecil arsip disimpan

Arsip disimpan untuk sebagai bahan pertanggungjawaban
referensi dan memori lembaga nasional & memori kolektif
(frekuensi penggunaannya (memiliki nilai guna kesejarahan,
telah menurun) telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan )
( ARSIP INAKTIF )
ARSIP STATIS

Sebagian besar arsip

dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF
oleh
UNIT PENGOLAH
di
PUSAT ARSIP
(CENTRAL FILE)

ARSIP INAKTIF ARSIP STATIS

oleh
oleh
UNIT KEARSIPAN
LEMBAGA KEARSIPAN
di di
PUSAT ARSIP
“DEPOT ARSIP”
(RECORDS CENTER)
(ARCHIVES)

Sebagian besar arsip

dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
 PENGELOLAAN ARSIP

MANUAL / BERBASIS TIK

TRADISIONAL
Arsip
Non-elektronik
Arsip
Non-elektronik
Arsip Elektronik
 PROSES KEGIATAN
dilakukan secara

MANUAL &
MANUAL ELEKTRONIK ELEKTRONIK

menghasilkan

ARSIP ARSIP ELEKTRONIK

NON-ELEKTRONIK

SISTEM PENGELOLAAN
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
ARSIP ELEKTRONIK
MANUAL
(berbasis TIK)

OTOMASI SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

PENGELOLAAN “HIBRIDA”
ARSIP (berbasis TIK)
(berbasis TIK)
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

AKTIF INAKTIF STATIS

Norma,
Arsip Standar,
(Fisik) Prosedur,
Kriteria

Sistem
Informasi Norma,
SISTEM INFORMASI SISTEM INFORMASI
Pencipta / Standar,
KEARSIPAN DINAMIS KEARSIPAN STATIS Prosedur,
Lembaga
Kearsipan ( SIKD ) ( SIKS ) Kriteria

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN ) Norma,

Sistem
Standar,
Informasi
Prosedur,
Nasional
Kriteria
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN )
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

PENCIPTA ARSIP:
a. lembaga negara;
b. pemerintahan daerah;
c. perguruan tinggi negeri;
d. BUMN dan/atau BUMD.

a. tata naskah dinas; melakukan a. andal;

b. klasifikasi arsip; b. sistematis;
a. penciptaan arsip; c. utuh;
c. jadwal retensi
b. penggunaan dan d. menyeluruh;
arsip; berdasarkan
mendukung pemeliharaan arsip; e. sesuai dengan
d. sistem klasifikasi sistem yang
c. penyusutan arsip; norma, standar,
keamanan dan
akses arsip. dalam SKN prosedur, dan
kriteria.
untuk
agar
menjamin ketersediaan arsip arsip tetap
dalam penyeleng-garaan
kegiatan sebagai bahan a. autentik;
akuntabilitas kinerja dan alat b. utuh;
bukti yang sah c. aman;
d. selamat.
 PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan

- Tata Naskah Dinas

- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip

Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

Penciptaan
Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Dokumentasi
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

Penggunaan
Alih media

Klasifikasi Arsip

PENGELOLAAN
Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
ARSIP DINAMIS
Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan
Terjaga dan Umum
Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
Program Arsip Vital Penyelamatan & Pemulihan
Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan

Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi

Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

 “PENGOLAH
Caraka / Pos ARSIP”
(masuk) Penyimpanan
Arsip Non-elektronik

l
dig ita
i
n kop
mpaia
ya &
Pen a si komunikasi
t r
e gis aan kedinasan
R n
Digitasi g gu p elektronik
n i
Pe Ars
Kontrol Operasi APLIKASI
PEMINDAHAN
KEARSIPA ARSIP INAKTIF
Registrasi N Re
gis
Pe tra
PUSAT Penyimpanan ng si
gu &
Peng Arsip Elektronik Ar naa
BERKAS urus si p n
an s
(CENTRAL non- urat / do
elekt k
FILE) ronik umen

Surat
elektronik “PENGOLAH
Caraka / Pos INTERNET ARSIP”
(keluar) (e-mail)
 Penyimpanan Arsip
Non-elektronik

penggunaan manual

i a n& PENGGUNA
ar
enc na
n
p a
. l ay
m PENYERAHAN
APLIKASI ad
PEMINDAHAN ARSIP STATIS
KEARSIPA
ARSIP INAKTIF pen PEMUSNAHAN
N
gg ARSIP
ele un
ktr aan
PUSAT on
ik
BERKAS
(CENTRAL kontrol
Digitasi untuk
FILE) preservasi/
akses
PUSAT PENGGUNA
ARSIP
(RECORDS
CENTER)
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

Keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan

pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Proses pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi

penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi
akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan
publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
 KEBIJAKAN

PEMBINAAN

D Penciptaan Arsip sebagai bahan a. Menjamin terciptanya

I akuntabilitas kinerja arsip;
N
A Pemeliharaan dan alat bukti yang sah b. Menjamin
ketersediaan arsip;
M
Penggunaan c. Menjamin terwujudnya
I pengelolaan dan
S pemanfaatan arsip;
Penyusutan d. Menjamin pelindungan
kepentingan negara
struktur dan hak-hak
Kegiatan/ PENGELOLAAN keperdataan rakyat;
Peristiwa ARSIP konteks isi e. Mendinamiskan
penyelenggaraan
kearsipan nasional;
Akuisisi f. Menjamin keselamatan
S dan keamanan arsip
T sebagai bukti
A Pengolahan pertanggungjawaban;
T Arsip sebagai g. Menjamin keselamatan
I Preservasi aset nasiona;
S pertanggungjawaban nasional
bagi kehidupan bermasyarakat, h. Meningkatkan kualitas
Akses pelayanan publik.
berbangsa, dan bernegara.

SUMBER DAYA
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh

lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan
nasional;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah;
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak
keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya;
e. …….
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai

suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara;
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi,
sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai
identitas dan jati diri bangsa; dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
1. KEBIJAKAN PUBLIK DI BIDANG KEARSIPAN
Peraturan Perundang-undangan

2. NSPK (Norma, Standar, Pedoman/Prosedur, Kriteria)

- Peraturan/Ketentuan Teknis
- Standar Teknis Nasional dan Internasional
 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071)

MENGGANTIKAN

UNDANG-UNDANG NOMOR 7 TAHUN 1971

TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964)
 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286)

dengan demikian

PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 34 TAHUN 1979

TENTANG PENYUSUTAN ARSIP
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151)
TIDAK BERLAKU
1. ISO/TR Bidang Kearsipan
2. Standar Teknis dari Organisasi Kearsipan Internasional
(ICA, ARMA, dll.)
ISO 13008:2012
Information and documentation -- Digital records conversion and migration process
ISO/TR 13028:2010
Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records
ISO 15489-1:2001
Information and documentation -- Records management -- Part 1: General
ISO/TR 15489-2:2001
Information and documentation -- Records management -- Part 2: Guidelines
ISO 16175-1:2010
Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 1:
Overview and statement of principles
ISO 16175-2:2011
Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 2:
Guidelines and functional requirements for digital records management systems
ISO 16175-3:2010
Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 3:
Guidelines and functional requirements for records in business systems
ISO/TR 17068:2012
Information and documentation - Trusted third party repository for digital records
ISO 22310:2006
Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in
standards
ISO 23081-1:2006
Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles
ISO 23081-2:2009
Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues

ISO/TR 23081-3:2011
Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 3: Self-assessment method

ISO/TR 26122:2008
Information and documentation -- Work process analysis for records
ISO 30300:2011
Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary
ISO 30301:2011
Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

 Penyusutan arsip meliputi:

a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundangundangan;
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

 Kewajiban pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud di atas

berlaku pula bagi perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap
arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran
negara dan/atau bantuan luar negeri.
 Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD wajib mengelola arsip yang diciptakan
oleh pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian
kerja.
 Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud di atas dilaksanakan
setelah pihak ketiga mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada
pemberi kerja dan lembaga lain yang terkait.
 Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD berdasarkan perjanjian kerja sebagaimana dimaksud di atas
wajib menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai
dengan anggaran negara kepada pemberi kerja.
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

 Pemerintah mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan

dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
 Pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana
dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk
pengelolaan arsip.
 Prasarana dan sarana kearsipan dimanfaatkan dan
dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi
dan komunikasi.
 Prasarana dan sarana meliputi gedung, ruangan, dan peralatan.
 Persyaratan prasarana dan sarana mengatur lokasi, konstruksi,
dan tata ruangan gedung, ruangan penyimpanan arsip serta
spesifikasi peralatan pengelolaan arsip.
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

Pasal 86
Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang
benar sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 51 ayat 2 : Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang
benar.
dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan
denda paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

UU 14/2009 KIP - Pasal 53:

Setiap Orang yang dengan sengaja dan melawan hukum menghancurkan, merusak, dan/atau menghilangkan
dokumen Informasi Publik dalam bentuk media apa pun yang dilindungi negara dan/atau yang berkaitan
dengan kepentingan umum dipidana dengan pidana penjara paling lama 2 (dua) tahun dan/atau pidana denda
paling banyak Rp 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah).
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

Pasal 87
Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki
nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah
ditentukan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 53 : Kewajiban penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan
denda paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

Pasal 88
Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang
dibiayai dengan anggaran negara sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 58 ayat 3 : Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD berdasarkan perjanjian
kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib
menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang
dibiayai dengan anggaran negara kepada pemberi
kerja.
dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling
banyak Rp 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
 TEKNIK
PEMUSNAHAN ARSIP
 Pemusnahan arsip adalah salah satu dari
kegiatan penyusutan arsip yang bertujuan
mengurangi jumlah arsip. Kegiatan lainnya
adalah pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan dan penyerahan
arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Setiap lembaga negara dan lembaga yang

terkena kewajiban berdasarkan Undang-
Undang Kearsipan dilarang melaksanakan
pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.
Arsip yang ditata dengan baik,
penyusutan arsipnya akan jauh lebih mudah …….
Arsip di salah satu kantor
setelah penyusutan arsip
1. Harus sesuai dengan prosedur dan peraturan perUUan yang
berlaku;
2. Menjadi tanggung jawab pencipta arsip (PA);
3. Hanya dilakukan oleh UK setelah mmperoleh prsetujuan pimp.
Pencipta arsip dan/kepala ANRI.
4. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan uk/ di
tempat lain di bawah koord. & Tanggung jawab UK PA ybs.
5. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop,
undangan dan duplikasi dapat dilaksanakan di masing-masing
unit pengolah.
6. Dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik
maupun informasinya.
a. Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer
maupun nilai guna sekunder;
b. Telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang
melarang;
d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu
perkara.

36
1. Pemusnahan arsip ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga
Negara, setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip menjadi tanggung
jawab Unit Kearsipan di lingkungan Lembaga Negara.

37
1. Pemusnahan arsip di lingkungan pemda provinsi/kab/ kota
yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan
oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau
penyelenggara pemda provinsi/kab/kota setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari gubernur/bupati/ walikota.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjadi
tanggungjawab Unit Kearsipan di satuan kerja perangkat
daerah atau penyelenggara Pemerintahan Daerah
Provinsi/kabupaten/kota.
1. Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah
provinsi/kab/kota yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh
gubernur/bupati/walikota setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut di menjadi
tanggung jawab lembaga kearsipan daerah
provinsi/kabupaten/kota.
1. Pemusnahan arsip tanpa JRA ditetapkan oleh
gubernur/bupati/walikota setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjadi
tanggungjawab Lembaga Kearsipan Daerah
Provinsi/Kabupaten/Kota.

40
1. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD
yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun
ditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelah
mendapat:
a. pertimbangan tertulis panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari pimpinan BUMN atau BUMD.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN
atau BUMD menjadi tanggung jawab unit kearsipan
(records centre) di lingkungan BUMN atau BUMD.
1. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun
ditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelah
mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau
BUMD menjadi tanggung jawab unit kearsipan (records
centre) di lingkungan BUMN atau BUMD.
1. Pemusnahan arsip tanpa JRA ditetapkan oleh pimpinan
BUMN atau BUMD, setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjadi
tanggungjawab Unit Kearsipan di lingkungan BUMN
atau BUMD

43
1. Pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10
(sepuluh) tahun ditetapkan oleh Rektor atau sebutan lain
yang sejenis, setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Rektor atau sebutan lain yang
sejenis.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjadi
tanggungjawab Unit Kearsipan di satuan kerja rektorat,
fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain yang
sejenis.
1. Pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Rektor
atau sebutan lain yang sejenis, setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjadi
tanggungjawab Unit Kearsipan di lingkungan
Perguruan Tinggi.
1. Pemusnahan arsip di tanpa JRA ditetapkan oleh Rektor
atau sebutan lain yang sejenis, setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjadi
tanggungjawab Unit Kearsipan di lingkungan
Perguruan Tinggi
a. Pembentukan panitia penilai;
b. Penyeleksian arsip;
c. Pembuatan daftar arsip usul musnah;
d. Penilaian oleh panitia penilai;
e. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan
pencipta arsip;
f. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
g. Pelaksanaan pemusnahan arsip.

47
 DAFTAR ARSIP MUSNAH
PEMERINTAH DESA CIBADAK
KODE
NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH KET.
KLASS
1 2 3 4 5 6
1 005 surat Undangan 2002 3 berkas Musnah
2 010 Kumpulan Rekening listrik 2001 1 bundel - sda -
3 000 Brosur-brosur 2004 5 berkas - sda -
4 000 Kumpulan Surat Edaran 2002 2 ordner - sda -
         
Mengetahui : Bogor, 4 Mei 2010
Kepala Desa Sekretaris Desa

Endang Suryana Rosidin

 Nomor …………….
Pada hari ini, tanggal……bulan……...tahun…….yang bertanda tangan di bawah ini
berdasarkan surat………. No……tanggal……dan Surat Tugas No….. tanggal ……..telah
melakukan pemusnahan arsip sejumlah ………, tercantum dalam daftar terlampir dengan
cara :
Dicacah/dibakar (pilih salah satu) Gowa,………….……..2012
Kepala Desa/Sekretaris Desa

(…………………)
Saksi :
Kaur Pemerintahan Unsur dari Kecamatan

(……………………) (……………………)
Kaur Umum Desa Unsur dari Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota

(……..……………..) (…….………………)
 METODE PEMUSNAHAN
1. Pencacahan/perobekan, menggunakan beberapa
metode untuk memotong atau merobek hingga
menjadi bagian kecil-kecil.
2. Pembakaran (tidak direkomendasikan)
3. Pemusnahan secara kimiawi
4. Penulisan ulang atau pemformatan kembali
(ISO/TR 15489-2, Information And Documentation
– Records Management) untuk media rekam
elektronik
1. Wajib disimpan oleh pencipta arsip.
2. Arsip yang tercipta pada saat pemusanahan antara lain:
a. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b. Notulen rapat panitia penilai arsip saat melakukan penilaian;
c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan
pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah
dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e. Surat persetujuan dari kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;
f. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip;
g. Berita Acara Pemusnahan Arsip; dan
h. Daftar Arsip yang Dimusnahkan.
3. Arsip yang tercipta pada saat pemusnahan arsip
diperlakukan sebagai arsip vital.
4. Berita acara pemusnahan arsip dan daftar arsip yang
dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.
semoga bermanfaat ...