CONTROLLING

(FUNGSI PENGAWASAN)
Fungi-fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan
(controlling) = pengendalian
Definisi
PENGAWASAN, PENGENDALIAN

Proses untuk menjamin bahwa tujuan

organisasi & manajemen tercapai

Konsep “penetapan standar, pengukuran

kegiatan dan tindakan korektif”

Aktivitas menemukan, mengoreksi

penyimpangan hasil dibandingkan dg
rencana kerja standar
TIPE CONTROLLING

1. Pengawasan pendahuluan
(FEEDFORWARD CONT)
2. Pengawasan “ CONCURRENT”
3. Pengawasan umpan balik
(FEEDBACK CONT)
FEED FORWARD CONTROL
 STEERING CONTROL

 Pengawasan Pendahuluan

 Deteksi, antisipasi masalah/penyimpangan

dari standar/tujuan dan BOLEH korektif
sebelum kegiatan selesai

 Pendekatan AKTIF AGRESIF

 EFEKTIF BILA manajer mampu mendapat :

informasi akurat
tepat waktu
ttg perkembangan lingkungan
PENGAWASAN “CONCURRENT”

Berbarengan dg pelaksanaan
SCREENING CONTROL
Berhenti-Terus
Pengawasan “YA-TIDAK”

Dilakukan selama kegiatan berlangsung

dimana harus SETUJU dulu sebelum
kegiatan selanjutnya (Double check)

FAKTOR KEAMANAN menjamin

ketepatan pelaksanaan kegiatan
FEED BACK CONTROL

 Pengawasan UMPAN BALIK

 Mengukur hasil kegiatan telah
selesai (past action control)
 Penyebab penyimpangan
diaplikasikan untuk kegiatan
y.a.d
 Sifatnya HISTORIS dan
dilakukan stlh kegiatan selesai
TAHAP-TAHAP PROSES
PENGAWASAN
1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan
kegiatan
3. Pengukuran
4. Pembandingan prestasi dengan standar
5. Pengambilan tindakan koreksi
Tahap 1: Penetapan Standar
 STANDAR
Satuan pengukuran yang digunakan sebagai patokan untuk
penilain hasil.
tujuan, sasaran, kuota, target
lebih khusus
- target penjualan
- anggaran
- market share
- margin keuntungan
- sasaran produksi
TIGA BENTUK STANDAR

1. Fisik: kuantitas, kualitas produk

2. Moneter: biaya, laba
3. Waktu: kecepatan produksi
Tahap 2: Penentuan Pengukuran
Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa pertanyaan yang digunakan:

1. HOW OFTEN: stp jam, harian, mingguan
2. WHAT FORM: Laporan tertulis, inspeksi visual
melalui telepon
3. WHO: manajer, staf departemen
Pengukuran
mudah dilakukan
tidak mahal
dapat diterangkan kepada karyawan
Tahap 3: Pengukuran Pelaksanaan
Kegiatan

Merupakan proses yang berulang-ulang, terus-

menerus
Cara:
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan (lisan, tertulis)
3. metode-metode otomatis
4. Inspeksi, penguiian (test) dengan pengambilan
sampel
Tahap 4: Perbandingan Prestasi
dengan Standar & Analisis
Penyimpangan

 Tahap paling kritis,

 mudah dilakukan, tapi Kompleksitas: saat
menginterpretasikan adanya deviasi/penyimpangan
 Analisis: mengapa penyimpangan terjadi
Tahap 5: pengambilan Tindakan
Koreksi
Tindakan koreksi  berbagai bentuk
 Standar diubah
 Pelaksanaan diperbaiki
 Keduanya
Mengubah standar mula-mula
Mengubah pengukuran pelaksanaan
- frekuensi (sering, kurang)
- mengganti sistem pengukuran
Mengubah cara analisis & interpretasi
 PENTINGNYA PENGAWASAN
FAKTOR-FAKTOR  Pengawasan semakin
penting, karena...

1. Perubahan lingkungan
organisasi
2. Peningkatan kompleksitas
organisasi
3. Kesalahan-kesalahan
4. Kebutuhan manager untuk
mendelegasikan wewenang.
 BAGAIMANA PERANCANGAN PROSES
PENGAWASAN DILAKUKAN ?

1. Merumuskan hasil yang diinginkan

2. Menetapkan penunjuk hasil, dengan :

a. Pengukuran masukan
b. Hasil-hasil pada tahap awal
c. Gejala – gejala
d. Perubahan dalam kondisi yg diasumsikan
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
PENGAWASAN STRATEGIK

 Perancangan sistem yg efektif

 Aspek/satuan kerja yang harus
berfungsi efektif
 Satuan kerja tsb meliputi :
a.Transaksi keuangan

b.Hub manajer bawahan

c.Operasi produksi
 APA SAJA ALAT BANTU
PENGAWASAN MANAJER

1. Management By Exception (MBE),

prinsip pengecualian
2. Management Information System
(MIS)
 Management By Exception
(MBE)
Mengukur
Menetapkan Apakah ada
Pelaksanaan
Standar penyimpangan ?
kegiatan

Tidak perlu koreksi

Tidak

Apakah bersifat Tidak

penyimpangan Ya
pengecualian

Ya
Analisis Tidak perlu koreksi
Ambil tindakan
Management Information
System (MIS)

Dirancang melalui 4 tahap, YAITU :

1. Survei pendahuluan dn perumusan
masalah
2. Desain konseptual

3. Desain terperinci

4. Implementasi akhir
PENGAWASAN YANG EFEKTIF ?
(10 kriteria)
1. AKURAT
mengawasi kegiatan benar dan real

2. TEPAT WAKTU
informasi dikumpulkan dan
dievaluasi secapatnya bila korektif
segera

3. FLEKSIBEL
thdp perubahan lingkungan
4. OBYEKTIF dan INTEGRATIF
info mudah dipahami, obyektif dan
lengkap

5. Terpusat pd Titik Pengawasan

STRATEGIS
fokus pada aktivitas dg
penyimpangan tertinggi shg bisa fatal
6. Realistik EKONOMIS
biaya lbh kecil dr manfaat

7. Realistik ORGANISASIONAL
sistem harus cocok HARMONIS dg
kenyataan organisasi

8. Sbg petunjuk operasional

menunjukkan, deteksi, koreksi
9. Terkoordinasi dg Aliran Kerja
Organisasi
tiap tahap pekerjaan mempengaruhi
kesuksesan/kegagalan operasional
perusahaan

10. Diterima Anggota Organisasi

mendorong tanggungjawab dab
berprestasi