MANAJEMEN PROYEK

Pertemuan 01
Pengantar Manajemen Proyek

Lukas Arief Prasetyo, SE., M.kom

+628128448159
Lukasariefprasetyo@gmail.com
 Pengertian Proyek
 Usaha/pekerjaan sementara yang dilakukan
untuk membuat sebuah produk, servis atau hasil
yang unik
[Information Technology Project Management, 4th ed, Kathy Schwalbe]

 Proyek adalah usaha terkoordinasi,

menggunakan kombinasi manusia, teknik,
administrasi dan keuangan, dalam rangka
mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka
waktu tertentu.
[Managing Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek
Smith]
 Proyek Secara Umum
Proyek adalah kegiatan, diselesaikan beberapa orang
(team) yang saling berkolaborasi dan memiliki :
- Sebuah tujuan/sasaran yang harus di
selesaikan menurut sejumlah kriteria
tertentu
- Sifat sementara, artinya memiliki
waktu mulai dan waktu selesai (akhir)
- Dana yang tersedia terbatas
- Sumber daya (uang, manusia dan
perlengkapan) yang dibutuhkan untuk
menyelesaikannya
- Beberapa kegiatan (task/activity )
yang saling berhubungan/ memiliki
ketergantungan
 Manajemen Proyek

Perencanaan, pengarahan, dan pengendalian

sumber-sumber (manusia, peralatan, material)
untuk memenuhi batasan teknis, biaya, dan
waktu dari proyek
 Keuntungan Mgnkan Manajemen Proyek Yang Formal

• Kendali terhadap sumber daya finansial, fisikal

dan manusia.
• Meningkatkan relasi dengan pelanggan.
• Waktu pengembangan lebih singkat.
• Biaya yang lebih rendah.
• Meningkatkan kualitas dan reliabilitas/keandalan
• Profit/keuntungan yang lebih besar.
• Produktifitas meningkat
• Koordinasi internal lebih baik/moral kerja yg
meningkat (berkurangnya tekanan).
 Kenapa proyek perlu dikelola dengan
benar????
 Proyek harus diselesaikan dengan Sumber daya yg
terbatas dan memenuhi sasaran yang ditetapkan.
 Perlu penyiapan dan perencanaan yang cermat
(cost and time estimation )
 Perlu pencapaian mutu hasil kerja (minimal sesuai
dengan sasaran)
 Proyek yang salah urus (dikelola dengan salah
dapat menimbulkan kerugian besar (materi dan
non materi), jangka pendek maupun panjang
 Penanganan sebuah proyek merupakan tambahan
pengalaman dan pengetahuan bagi organisasi
 Program dan Proyek
 Program
Kesatuan rencana yang berjangka waktu relatif
panjang, terdiri dari beberapa proyek, dan
memberikan arahan tentang tujuan yang ingin
dicapai serta persoalan yang ingin dipecahkan.
 Proyek
Kesatuan tugas yang berjangka waktu lebih
pendek terdiri dari beberapa tugas yang
memiliki sasaran, jadwal serta anggaran
tertentu.
 Perbedaan program dan Proyek
Kegiatan Proyek
1. Bersifat Dinamis
2. Berlangsung dalam kurun
waktu terbatas
3. Intensitas kegiatan berbeda-
beda
4. Kegiatan harus sesuai dengan
dana dan waktu tertentu
5. Kegiatan beragam dan perlu
klasifikasi tenaga kerja yang
bermacam-macam
6. Jalur komunikasi dan tanggung
jawab secara vertikal maupun
horisontal
Kegiatan Program
1. Bersifat rutin
2. Berlangsung kontinue / jangka
panjang
3. Intensitas kegiatan relatif sama
4. Batasan tidak setajam proyek,
hanya diatur dalam anggaran
tahunan
5. Tidak terlalu banyak macam
kegiatan
6. Penekanan pada jalur vertikal
 Proyek Vs kegiatan Operasional

Proyek Kegiatan Operasional

Untuk mendukung kebutuhan
organisasi
Sementara dan unik
Berhenti ketika tujuan proyek
tercapai
visi dan misi untuk mencapai
beberapa tujuan organisasi
Terus menerus dan berulang
Tidak akan berhenti, justru
diusahakan agar bisnis dapat terus
berjalan.
 Proyek Teknologi Informasi

Proyek TI bersifat unik dan lebih beresiko dibanding proyek jenis

lainnya (konstruksi, pemerintahan, pertahanan keamanan, dsb) karena:
 Resiko lebih tinggi karena teknologinya terus berubah & berkembang
secara cepat
 Produk dari proyek TI lebih abstrak
 Waktu pengerjaan proyek banyak dialokasikan pada pendefinisian
konsep dan analisis.
 Kesiapan dan kematangan tim, menjadi isu utama

Proyek TI juga memiliki atribut dasar, seperti pada proyek yang lain,
yaitu waktu mulai, waktu selesai, lama waktu kegiatan, bersifat
sementara, membuat produk atau jasa, memanfaatkan sumber daya,
kerjasama tim, akumulasi biaya, dsb.
 Pengertian Manajemen Proyek TI

 Suatu penerapan pengetahuan, keahlian, perangkat dan

teknik dalam bidang Teknologi Informasi di dalam
aktivitas-aktivitas proyek dengan tujuan mencapai target
(prestasi) tertentu, spt : keinginan dari client, stakeholders
ataupun dari tim Management kantor (atasan).

 Pencarian titik temu dari : ruang lingkup, jadwal, biaya,

kualitas, requirements dari pihak yang memberi proyek.
◦ Titik temu ini dikenal pula dengan sebutan project triangle (segitiga
proyek), yaitu faktor-faktor yang sangat berperan dalam pelaksaan
proyek. Dapat digambarkan sebagai berikut:
 Project triangle (segitiga proyek)

Scope/Performance Time

Money
 Waktu (time) adalah: jadwal dan pembagian tugas.
 Pendanaan (money) adalah: sumberdaya utk
menjalankan tugas.
 Ruang lingkup (scope) adalah: tujuan (goal/visi) dan
produk (deliverables) dari proyek dan menuju pada
penilaian performance dari sebuah proyek secara
keseluruhan.

 Ketiganya saling berkaitan; tergantung pada

permasalahan yang ada, namun selalu ada satu yang
paling berpengaruh dalam setiap proyek.
 Dengan demikian jelaslah bahwa di dalam manajemen
proyek termuat titik acuan sebagai berikut :

 Proyek memiliki tujuan yang jelas

 Ada suatu tenggang waktu yang terdefinisi dengan
waktu mulai dan akhir proyek
 Biasanya melibatkan beberapa department dan
profesional
 Biasanya, melakukan sesuatu yang belum pernah atau
jarang dikerjakan sebelumnya
 Harus memenuhi suatu syarat waktu, biaya dan kinerja
(unik)
 Manajemen Proyek TI
 Pengadaan teknologi (procurement)
 Penerapan sistem baru (implementation)
 Perawatan sistem lama (maintenance)
 Pengembangan sistem (customization)
 Prototyping
 Rekayasa proses bisnis (business process

reengineering)
 Desain dan arsitektur sistem
 Refleksi Manajemen
Seorang manajer proyek harus mampu menciptakan keseimbangan
antara ketiga faktor pembentuk proyek. Lebih lanjut seorang manajer
proyek merupakan refleksi dari aktivitas manajemen secara luas, yaitu :

 Manajemen adalah proses menentukan dan mengimplementasikan

cara-cara untuk memanfaatkan sumberdaya manusia dan non manusia
secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

 Seorang manajer proyek sepertinya tidak berbeda dengan manajer

lainnya, yaitu merencanakan, menjadwalkan, memotivasi dan
mengendalikan.

 Tapi, seorang manajer proyek adalah unik, karena manajer ini hanya
mengatur aktivitas-aktivitas yang temporer, tidak repetitif, dan
seringkali bertindak secara independen di dalam suatu organisasi
formal.
 Kegiatan Utama Sebuah Proyek
Kegiatan utama sebuah proyek yang dapat diterapkan dalam segala jenis
manajemen proyek, namun secara khusus aktivitas-aktivitas dalam
manajemen proyek TI, sebagai berikut:

 Pembuatan rencana proyek

◦ Feasibility plan dan spesifikasi proyek
◦ Riset
◦ Rencana (perkiraan) jadwal dan biaya

 Pengamatan dan pengaturan proyek

◦ Penjadwalan: Gantt chart, jaringan kerja (AON)
◦ Kegiatan proyek: WBS
◦ Organisasi proyek: OBS
◦ Project life cycles
◦ Eksekusi dan implementasi
◦ Manajemen risiko

 Penutupan proyek
◦ Evaluasi,verifikasi, optimasi dan penilaian
 CRITICAL SUCCESS FACTORS( CSF’s)

Merupakan variabel kritis bagi keberhasilan

pelaksanaan proyek yang harus dikerjakan, tanpa
adanya faktor tesebut maka proyek tidak akan
sukses atau berhasil dalam mencapai
target tertentu pada suatu proyek

Empat elemen yang perlu diperhatikan, al:

1. Project Manager
2. Team Proyek
3. Proyek
4. Organisasi
 Penyebab Kegagalan Proyek Secara Umum
 Kegagalan u/ membentuk komitmen manajemen atas
Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi
pengembangan sistem
 Mengambil jalan pintas melalui atau di sekeliling
metodologi pengembangan sistem
 Manajemen ekspektasi yang jelek
 Komitmen dini pada angggaran dan jadwal tetap
 Teknik – teknik perkiraan yang jelek
 Terlalu optimis
 Keterampilan manajemen orang yang tidak cukup
 Gagal beradaptasi dengan perubahan
 Sumber daya tidak cukup/ Gagal “mengelola rencana”
Terima kasih