Manajemen perkantoran modern

(Modern Office Administration)

By.Rahmah Wati M, S.Pd

1. Apa yang Sdr ketahui tentang:
• a.Administrasi
• b.Manajemen
• c. Organisasi
• d. Kepemimpinan
• Buat ulasan apa perbedaan dan apa
persamaan keempatnya ?
• Administrasi ? Organisasi ? Manajemen ? Kepemimpinan ?
 Organisasi
1. Usaha kerjasama
2. Sekelompok orang
3. Tujuan tertentu
 Manajemen
1. Upaya penggerakan/pengerahan resources (SDM – non SDM)
2. Sekelompok orang
3. Kerjasama
4. Tujuan tertentu
 Kepemimpinan
1. Upaya mempengaruhi (orang lain)
2. Kerjasama
3. Sekelompok orang
4. Tujuan
 Administrasi ?
1. Keg menata (penataan)
2. Kerjasama
3. Sekelompok orang
4. Tujuan
Pengertian Kantor
Simak dua ungkapan berikut :

I. “Maaf Pak, kantor Bapak di mana ?”

Jawab : Kantor saya ada di jalan Diponegoro no. 45
Yogyakarta

II. “Wah… kantor ini bagaimana, masak ngurus surat

keterangan kayak gitu aja sudah tiga hari belum juga
selesai “

Pertanyaan :
Apakah arti kata kantor dalam kedua kalimat di atas?
Sama atau berbedakah arti kata “ kantor” tersebut?
Pengertian lanjutan

1. Kantor sebagai Gedung/bangunan

yakni gedung/bangunan tempat beberapa
orang melakukan aktivitas kerjasama dalam
pengelolaan informasi untuk memperjuangkan
tercapainya tujuan bersama.
2. Kantor sebagai proses/kegiatan
yakni proses/kegiatan mengangani informasi
seperti , mencatat, mengetik, menghitung,
mengolah, menggandakan, menyimpan, dll.
Administrasi Perkantoran ?
 samadengan TU (Administrasi dalam arti sempit)
 Unsur “I” (Administrasi dalam arti luas)

yaitu ilmu yang mempelajari segala kegiatan penataan bidang

informasi (pengelolaan informasi) dalam suatu usaha
kerjasama mencapai tujuan. Rangkaian kegiatan tersebut
meliputi menghimpun, mencatat mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan. (termasuk kegiatan menyimpan
adalah menyusutkan, memindahkan dan memusnahkan)
Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Charles O. Libbey membagi dalam 9 lingkup:

1. Tataruang perkantoran (Office Space)
2. Komunikasi Kantor
3. Kepegawaian Kantor
4. Perabotan dan Perlengkapan Kantor
5. Mesin dan Peralatan Kantor
6. Perbekalan dan alat tulis kantor (Stationery)
7. Metode dan Prosedur kerja
8. Warkat (Records)
9. Pengawasan pejabat pimpinan
Manager Kantor

• Menurut Odgers (2005), manajer

administrasi bertanggung jawab
mengelola informasi, sistem
informasi, teknologi maupun SDM
yang ada untuk memaksimalkan
produktivitas bagian administrasi
yang dipimpinnya.
Kiat Menjadi Pegawai Administrasi

1. Menjadi orang yang efisien

2. Mengetahui penggunaan software
3. Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memroses
komunikasi tertulis
4. Memahami konsep dari prosedur equipment oriented
5. Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi
6. Menggunakana otomatisasi kantor
7. Menggunakan sumber data yang kredibel
8. Memahami filing dan records control
9. Memahami jasa lanyanan bank yang berhubungan dengan
prosedur kantor
10. Mengetahui pentingnya job campaign
11. Menyadari peluang karier dan mobilitas pekerjaan
Materi
• Pengertian dan prinsip-prinsip perkantoran
modern.
– Kantor
– Manajemen perkantoran
– Perkantoran modern
– Prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern
• Pelaksanaan perkantoran modern
– Tugas-tugas dalam perkantoran modern
– Efisiensi perkantoran modern.
• Teknologi informasi untuk perkantoran modern.
Kantor
• Pengertian kantor :
– Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.
– Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan
pendistribusian data / informasi.
– Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat
administratif, manajerial, dan fasilitatif.
Manajemen perkantoran
• Rangkaian aktifitas merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan,
mengawasi, dan mengendalikan hingga
penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan
tertib.
Manajemen perkantoran
• Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan
tersebut pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran.
• Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak
hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga hal-hal
yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran
tersebut, antara lain : pegawai kantor, biaya
perkantoran, prosedur, metode perkantoran,
dan lain-lain.
Kegiatan administrasi
• Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang
mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang tadinya belum ada
atau berserakan dimana-mana sehingga siap
untuk dipergunakan bila diperlukan.
• Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan
dengan berbagai peralatan tulis yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang
mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk
dengan alat rekam.
Kegiatan administrasi
• Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan
mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud agar mudah digunakan.
• Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak
dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
• Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan
dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
ke pihak lain.
• Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan
berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman.
Perkantoran modern
• Karakteristik kantor modern :
– Punya bangunan dan tata ruang yg baik
– Perlengkapan, alat/perabot yg tepat
– Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akuntabel
– Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis
– Memiliki sikap, cara berpikir, bertindak sesuai perk. jaman
– Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif, efisien,
produktif
– Mendasarkan atas sistem informasi (information based
organization)
– Computer based