PAKAI

PENGENDALIAN, PENCATATAN DAN

PELAPORAN

DOSEN PENGAMPU :
DR.Apt.Refdanita Wahab M.Si

disusun oleh
Muhammad Rosyid Ridho (18330149)
Sela Luciana (19330707)
Sindi Fahira Walalayo (19330709)
Melati Ade Putri (19330746)
Mutiawati (19330753)
Eni Asmariza Liliwana (20330702)

PROGRAM STUDI FARMASI

FAKULTAS FARMASI
INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI NASIONAL
2021
Standar pelayanan kefarmasian di Rumah
sakit
 Pengaturan Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit bertujuan untuk
meningkatkan mutu Pelayanan Kefarmasian, menjamin kepastian hukum bagi
tenaga kefarmasian dan melindungi pasien dan masyarakat dari penggunaan Obat
yang tidak rasional dalam rangka keselamatan pasien (patient safety).
 Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit meliputi:
1. Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai;
2. Pelayanan farmasi klinik
Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai meliputi:
 a. pemilihan;
 b. perencanaan kebutuhan;
 c. pengadaan;
 d. penerimaan;
 e. penyimpanan;
 f. pendistribusian;
 g. pemusnahan dan penarikan;
 h. pengendalian; dan
 i. administrasi
PENGENDALIAN

 Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan suatu kegiatan untuk memastikan

tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang
telah ditetapkan
 Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pengendalian
penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama dengan Komite/Tim
Farmasi dan Terapi di Rumah Sakit
LANJUTAN
 Tujuan pengendalian persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai adalah untuk memastikan penggunaan Obat sesuai dengan Formularium
Rumah Sakit; penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi; dan memastikan
persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan,
kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian pesanan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
 Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai adalah
1. melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving);
2. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan
berturut-turut (death stock);
3. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
LANJUTAN
 Pengendalian persediaan obat terdiri dari:
1. Pengendalian ketersediaan;
2. Pengendalian penggunaan;
3. Penanganan ketika terjadi kehilangan, kerusakan, dan kedaluwarsa.

Dokumen yang harus dipersiapkan dalam rangka pengendalian persediaan:

A. Kebijakan (fornas, forkit, perjanjian kerjasama, mekanisme penyediaan, system)
B. Standar prosedur operasional

Pedoman yang dipersiapkan antara lain:

1) Pedoman pelayanan kefarmasian
2) Pedoman pengadaan obat
Kebijakan
 1) Formularium Nasional
 2) Formularium Rumah Sakit
 3) Perjanjian kerja sama dengan pemasok obat.
 4) Mekanisme penyediaan untuk mengantisipasi kekosongan stok, misalnya
kerjasama dengan pihak ketiga dan prosedur pemberian saran substitusi ke dokter
penulis resep.
 5) Sistem pengawasan, penggunaan dan pengamanan obat.
Standar prosedur operasional

SPO yang perlu dipersiapkan antara lain:

 SPO penanganan ketidaktersediaan stok obat
 SPO monitoring obat baru dan Kejadian Tidak Diinginkan (KTD) yang tidak
diantisipasi
 SPO sistem pengamanan atau perlindungan terhadap kehilangan atau pencurian
 SPO proses untuk mendapatkan obat pada saat farmasi tutup/di luar jam kerja
 SPO untuk mengatasi kondisi kekosongan obat
 SPO untuk pemenuhan obat yang tidak pernah tersedia
Pengendalian ketersediaan

Pada saat Pengendalian ketersediaan, adakala terjadi Kekosongan atau kekurangan

obat di rumah sakit. Ini dapat terjadi karena beberapa hal:
 a. Perencanaan yang kurang tepat
 b. Obat yang direncanakan tidak tersedia/kosong di distributor
 c. Perubahan kebijakan pemerintah (misalnya perubahan e katalog, sehingga obat
yang sudah direncanakan tahun sebelumnya tidak masuk dalam katalog obat yang
baru).
 d. Obat yang dibutuhkan sesuai indikasi medis di rumah sakit tidak tercantum
dalam Formularium Nasional.
Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi untuk
mencegah/mengatasi kekurangan atau kekosongan obat :
 a. Melakukan substitusi obat dengan obat lain yang memiliki zat aktif yang sama.
 b. Melakukan substitusi obat dalam satu kelas terapi dengan persetujuan dokter
penanggung jawab pasien
 c. Membeli obat dari Apotek/ Rumah Sakit lain yang mempunyai perjanjian kerjasama
 d. Apabila obat yang dibutuhkan sesuai indikasi medis di rumah sakit tidak tercantum
dalam Formularium Nasional dan harganya tidak terdapat dalam e-katalog obat, maka
dapat digunakan obat lain berdasarkan persetujuan ketua Komite Farmasi dan
Terapi/KFT dengan persetujuan komite medik atau Direktur rumah sakit.
 e. Mekanisme pengadaan obat di luar Formularium Nasional dan e-katalog obat
dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan (Peraturan Presiden Republik
Indonesia Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah).
 f. Obat yang tidak tercantum dalam Formularium Nasional atau e-katalog obat
dimasukkan dalam Formularium Rumah Sakit.
Pengendalian penggunaan
Pengendalian penggunaan obat dilakukan untuk mengetahui jumlah penerimaan dan
pemakaian obat sehingga dapat memastikan jumlah kebutuhan obat dalam satu periode.
 Kegiatan pengendalian mencakup:
 a. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok ini
disebut stok kerja.
 b. Menentukan :
 1) Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak
mengalami kekurangan/kekosongan. Stok pengaman adalah jumlah stok yang
disediakan untuk mencegah terjadinya sesuatu hal yang tidak terduga, misalnya karena
keterlambatan pengiriman.
 2) Menentukan waktu tunggu (leadtime) adalah waktu yang diperlukan dari mulai
pemesanan sampai obat diterima.
 3) Menentukan waktu kekosongan obat
 Selain itu, dalam rangka pengendalian perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
 1) Formulir pemberian obat Formulir pemberian obat adalah formulir yang
digunakan perawat untuk pemberian obat. Pada formulir ini perawat mencatat
pemberian obat. Pada saat melakukan rekonsiliasi obat, apoteker membandingkan
formulir ini dengan sumber data lain, misalnya daftar riwayat penggunaan obat
pasien, resep/instruksi pengobatan
 2)Pengembalian obat yang tidak digunakan Hanya sediaan farmasi dan BMHP
dalam kemasan tersegel yang dapat dikembalikan ke Instalasi Farmasi Rumah
Sakit. Sediaan farmasi dan BMHP yang dikembalikan pasien rawat jalan tidak
boleh digunakan kembali. Rumah sakit harus membuat prosedur tentang
pengembalian sediaan farmasi dan BMHP.
 3) Pengendalian obat dalam ruang bedah dan ruang pemulihan. Sistem
pengendalian obat rumah sakit harus sampai ke bagian bedah, apoteker harus
memastikan bahwa semua obat yang digunakan dalam bagian ini tepat order,
disimpan, disiapkan dan dipertanggung jawabkan.
PENCATATAN

 Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor

transaksi sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai
yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS.

 Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan

penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang substandar dan harus
ditarik dari peredaran.
LANJUTAN

 Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual.

 Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah Kartu Stok dan
kartu Stok Induk
 Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi sediaan farmasi dan BMHP (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa).
 Kartu stok induk digunakan Sebagai
1. Pencerminan sediaan farmasi yang ada di gudang
2. Alat bantu bagi petugas untuk pengeluaran sediaan farmasi dan BMHP
3. Alat bantu dalam menentukan kebutuhan
 Hal-hal yang harus diperhatikan:
 1) Kartu stok induk diletakkan di ruang masing-masing penanggung jawab
 2) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
 3) Setiap terjadi mutasi sediaan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak/kedaluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok
 4) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
PELAPORAN
 Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi sediaan
farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai, tenaga dan perlengkapan
kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.
 Pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai yang meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan, pendistribusian, pengendalian persediaan, pengembalian,
pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai.
 Jenis laporan yang wajib dibuat oleh IFRS meliputi laporan penggunaan
psikotropika dan narkotik serta laporan pelayanan kefarmasian.
LANJUTAN
 Pelaporan dibuat secara periodik yang dilakukan Instalasi Farmasi dalam periode waktu tertentu
(bulanan, triwulanan, semester atau pertahun).
 Jenis-jenis pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku. Pencatatan
dilakukan untuk:
1) persyaratan Kementerian Kesehatan/BPOM;
2) dasar akreditasi Rumah Sakit;
3) dasar audit Rumah Sakit; dan
4) dokumentasi farmasi.
 Pelaporan dilakukan sebagai:
1) komunikasi antara level manajemen;
2) penyiapan laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di IFRS
3) laporan tahunan
LANJUTAN

 Rumah Sakit wajib mengirimkan laporan Pelayanan Kefarmasian secara

berjenjang kepada dinas kesehatan kabupaten/kota, dinas kesehatan provinsi, dan
kementerian kesehatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
 Pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan ini dilakukan oleh Menteri,
kepala dinas kesehatan provinsi, dan kepala dinas kesehatan kabupaten/kota
sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
 Pelaksanaan pembinaan dan pengawasan dapat melibatkan organisasi profesi.
LANJUTAN

 Pengawasan selain dilaksanakan oleh Menteri, kepala dinas kesehatan provinsi

dan kepala dinas kesehatan kabupaten/kota , khusus terkait dengan pengawasan
sediaan farmasi dalam pengelolaan sediaan farmasi dilakukan juga oleh Kepala
BPOM sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
 Selain pengawasan, Kepala BPOM dapat melakukan pemantauan, pemberian
bimbingan, dan pembinaan terhadap pengelolaan sediaan farmasi di instansi
pemerintah dan masyarakat di bidang pengawasan sediaan farmasi.
 Pengawasan yang dilakukan oleh dinas kesehatan provinsi dan dinas kesehatan
kabupaten/kota dan pengawasan yang dilakukan oleh Kepala BPOM dilaporkan
secara berkala kepada Menteri.
 Laporan disampaikan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun.
KESIMPULAN

 Pengendalian adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang

diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak
terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan
medis habis pakai di rumah sakit.
 Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi sediaan
farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai yang keluar dan masuk di
lingkungan IFRS
 Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi sediaan farmasi,
alat kesehatan dan bahan medis habis pakai, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang
disajikan kepada pihak yang berkepentingan