BAB 7

AUDIT SISTEM
KEPASTIAN KUALITAS
PENGERTIAN
Audit Sistem Kapasitas Kualitas adalah proses sistematis mandiri, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara
objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.

Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan

perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki
kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan
dalam operasinya.
PERAN AUDIT SISTEM KAPASITAS KUALITAS
• Perusahaan (Manajemen Puncak)
Untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawah nya mengimplementasikan sistem manajemen
kualitas yang telah disepakati dan menjadi panduan operasional perusahaan dalam mencapai
tingkat kualitas yang telah di tetapkan.
• Pelanggan
Untuk mendapatkan kepastian bahwa produksi yang di konsumsi atau di gunakan telah di
sesuaikan dengan standar kualitas yang di syaratkan.
• Pemerintah
Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang di hasilkan dan di lepas ke pasar telah sesuai
dengan standar kualitas yang telah di tetapkan pemerintah dan aman di konsumsi atau di
gunakan oleh konsumen. Dalam hal ini pemerintah memiliki tanggung jawab untuk melindungi
masyarakat dari ketidaksesuaian produk yang dapat berakibat pada kerugian konsumen baik
materi maupun non materi.
PERAN AUDIT SYSTEM KAPASITAS KUALITAS
• Asosiasi
Kelompok ini berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas untuk
mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola
manajemen kualitasnya sehinga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang di
persyaratkan pelanggannya.
• Lembaga Sertifikasi
Lembaga ini membutuhkan hasil audit untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam
menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah di tetapkan oleh lembaga sertifikasi ini
sehingga bisa diambil tindak lanjut dari keberadaan sertifikasi yang telah diberikan. Disamping
itu, informasi hasil audit ini juga merupakan umpan balik untuk melakukan pembinaan kepada
perusahaan atau perbaikan standar yang telah di tetapkan.
TUJUAN AUDIT SISTEM KAPASITAS KUALITAS
Menurut ISO 10011, tujuan dari audit ini antara lain :

Menentukan ketidaksesuaian
Memudahkan registrasi atau pendaftaran
sistem kualitas
Menentukan efektifitas sistem
kualitas
Menilai pemasok dan memverifikasi
sistem kualitas
Memberikan peluang untuk perbaikan
sistem
Menilai dan memverifikasi sistem kualitas
perusahaan sendiri

Memenuhi persyaratan peraturan

MANFAAT AUDIT SISTEM KAPASITAS KUALITAS

Membantu mengembangkan sistem

Memungkinakan dilakukan nya
manajemen kualitas terpadu yang
tindakan koreksi yang tepat waktu
efektif

Menyempurnakan proses pengambilan Mengurangi biaya-biaya tambahan

keputusaan manajemen yang tidak perlu

Membantu pengalokasian sumber daya

Meningkatkan produktifitas
secara optimal

Mencegah timbulnya masalah yang Meningkatkan kepuasan pelanggan dan

dapat mengganggu pasar
MANAJEMEN KUALITAS
Menurut ISO 9001:2008, ada 8 prinsip manajemen kualitas, antara lain :
1.Fokus pada pelanggan
2.Kepemimpinan
3.Keterlibatan sumber daya manusia
4.Pendekatan proses
5.Pendekatan sistem dalam pengelolaan
6.Perbaikan yang terus menerus
7.Pembuatan keputusan berdasarkan fakta
8.Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
FOKUS PADA PELANGGAN
Semakin tinggi kemampuan perusahaan untuk memenuhi harapan atau keinginan
pelanggan, semakin tinggi pula potensi perusahaan untuk mendapatkan laba yang lebih besar,
pasar yang lebih luas, pertumbuhan dan perkembangan usaha yang signifikan. Sebagai penerapan
untuk focus pada pelanggan, perusahaan harus melakukan beberapa hal berikut : 
•Menyelidiki dan memahami kebutuhan pelanggan
•Memastikan bahwa tujuan dan sasaran perusahaan berhubungan dengan kebutuhan dan harapan
pelanggan
•Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organisasi secara keseluruhan
•Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang berkepentingan serta
mengambil tindakan atas hasil yang di peroleh
•Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan pihak lain yang berkepentingan,
seperti pemilik, karyawan, pemasok, investor, masyarakat umum, serta pemangku kepentingan
lainnya.
Manfaat penerapaan prinsip fokus pada pelanggan ini bagi perusahaan
dapat berupa :
•Meningkatakan pendapatan dan penguasaan pangsa pasar yang di peroleh
melalui tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar
•Meningkatkan fleksibel dan efesiensi penggunan sumber daya
perusahaan dalam meningkatkan kepuasan pelanggan
•Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui transaksi yang berkelanjutan
KEPEMIMPINAN
Penerapan prinsip-prinsip kepemimpinan di dalam perusahaan akan membantu
perusahaan untuk :
•Memandang semua kebutuhan pihak terkait sebagai satu kesatuan
•Menciptakan visi dan misi yang jelas untuk masa depan perusahaan
•Menetapkan tujuan , sasaran , serta target yang menanang dan realistis
•Bertindak bebas dengan disertai dengan tangung jawab dan akuntabilitas
•Menyediakan sumber daya dan pelatihan
•Menjadi teladaan dalam kejujuran , moral , dan penciptaan budaya perusahaan yang kuat
•Membangun kepercayaan dan menghilangkan berbagai kehawatiraan karyawan
 Manfaat yang di peroleh dari penerapaan prinsip-prinsip ini antara lain:
•Membuat karyawan mengerti dan termotivasi untuk mencapai tujuan dan sasaran
perusahaan
•Menyatuhkan evaluasi , perbaikan , dan penerapan aktivitas dalam suatu kesatuan
•Meminimalkan miskomunikasi di antara berbagai tingkatan dalam organisasi
•Menimbulkan keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi dalam perbaikan
berkelanjutan sebagai wujud peningkatan kinerja karyawan .
KETERLIBATAN SUMBER DAYA MANUSIA
Penerapan prinsip-prinsip keterlibatan SDM akan membantu setiap individu dan kelompok untuk :
•Memahami tentang pentingnya kontribusi dan peranan mereka dalam perusahaan
•Mengidentifikasi kendala-kendalayang dapat menghambat kinerja mereka
•Bertangung jawab terhadap masalah yang dihadapi dan mencari solusi bagaimana menyelesaikan
permasalahan tersebut
•Mampu menilai kinerja sendiri dihubungkan dengan tujuan perusahaan dan tujuan pribadinya
•Berusahan meningkatkan kompetensi , pengetahuan dan pengalaman mereka guna memberikaan kontribusi
yang lebih tinggi kepada perusahaan
•Menyumbangkan pengetahuan dan pengalamanya dengan bebas serta mendiskusikan masalah-masalah
yang sedang berkembang
 Manfaat dari penerapan prinsip ini antara lain :
•Setiap orang dalam perusahaan menjadi termotivasi memberikan komitmen dan
keterlibatanyadalam pencapaian tujuan sasaran perusahaan
•Menumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas serta perbaikan terus-menerus
dalam mencapai tujuan perusahaan
•Setiap orang menjadi bertangung jawab terhadap kinerjanya.
PENDEKATAN PROSES
Pendekatan proses masyarakatan perusahaan untuk melakukan identifikasi ,
penerapaan , pengelolaan dan peningkataan berkelanjutan proses yang di butuhkan dalam
sistem manajemen kualitas dan mengelolah interaksi masing-masing proses yang bertujuan
untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan .
•Berapa manfaat penting dari pendekatan proses adalah :
•Penurunan biaya dan waktu siklus menjadi lebih pendek melalui efektivitas pengunan
sumber daya
•Hasil yang di peroleh meningkat , konsisten , dan dapat di perkirakan
•Peningkatan kesempatan menjadi prioritas dan terfokus
Manfaat-manfaat ini dapat di capai melalui serangkaian tahapan-tahapan penerapaan pendekatan
proses sebagai berikut :
PENDEKATAN SISTEM TERHADAP
MANAJEMEN
penerapan prinsip-prinsip ini akan membantu perusahaan untuk :
•menstrukturkan sistem menuju pencapaian tujuan dan sasaran dengan lebih efektif dan efesien
•memahami keterkaitan proses dengan sistem
•mengunakan pendekataan terstruktur guna mengharmoniskan dan mengintegratiskan proses-proses
•memahami dengan lebih baik tentang peranan dan tangung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan
bersama dan oleh karena itu akan mengurangi terjadi hambatan-hambatan antara fungsi dalam organisasi
•memahami kemampuan organisasi dan penetapaan kendala-kendala dari sumber daya sebelum bertindak
•menentuka target dan mendefinisikan bagaimana aktivitas-aktivitas spesifik dalam sistem harus beroperasi
•melakukan perbaikan terus-menerus dalam organisasi melalui pengukuran dan evaluasi
PENINGKATAN BERKELANJUTAN
Penerapan prinsip ini akan membantu perusahan untuk :
•Menggunakan pendekatan organisasi secara konsisten guna menerapkan perbaikan yang
berkelanjutan (continual improvement) pada kinerja organisasi.
•Memberikan pelatihan yang memadai kepada setiap orang dalam organisasi tentang metode dan
alat-alat peningkatan berkelanjutan.
•Menjadikan peningkatan berkelanjutan dari produk,proses, dan sistem sebagai tujuan utama
individu dan kelompok dalam organisasi.
•Menetapkan sasaran-sasaran dan ukuran-ukuran yang terkait dengan peningkatan berkelanjutan.
•Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan-peningkatan yang telah tercapai.
PEMBUATAN KEPUTUSAN BERDASARKAN
FAKTA
Langkah-langkah dalam menerapkan prinsip-prinsip ini antara lain:
•Mengumpulkan data dan informasi serta pengujian yang berkaitan dengan tujuan dan sasaran
perusahaan
•Memastikan bahwa data dan informasi akurat dapat dipercaya, dan mudah diakses
•Menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang tepat
•Memahami pen ggunaan teknik-teknik
•Membuat keputusan dan menindaklanjutkan berdasarkan hasil analisis dan pengalaman
HUBUNGAN SALING MENGUNTUNGKAN
DENGAN PEMASOK
Penerapan prinsip ini akan membantu perusahaan untuk:
•Menetapkan hubungan yang menyeimbangkan hasil-hasil jangka pendek dengan mempertimbangkan
pertimbangan jangka panjang
•Memanfaatkan keahlian sumber daya dari mitra bisnis
•Mengidentifikasi dan memilih pemasok-pemasok utama yang dapat diandalkan
•Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka dengan para pemasok
•Membagi informasi dan rencana-rencana dimasa mendatang
•Menetukan pengembangan bersama dan berbagai aktivitas peningkatan yang berkelanjutan
•Meningkatkan apresiasi, pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan dan pencapaian oleh pemasok
 Langkah-langkah yang harus diikuti dalam mengimplementasikan prinsip ini antara lain:
•Mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok utama
•Melibatkan pemasok dalam mengidentifikasi kebutuhan perusahaan
•Melibatkan pemasok dalam mengembangkan strategik perusahaan
•Membina hubungan baik dengan pemasok dan memperlakukannya sebagai mitra bisnis
•Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang
•Berkomunikasi dan berbagi informasi dengan pemasok
•Memastikan bahwa output dari pemasok sesuai dengan persyaratan perusahaan
•Membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan
•Mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan prestasi yang dicapai pemasok
LANGKAH – LANGKAH AUDIT

Mengadopsi model PDSA (Plan- Do- Study- Act) audit sistem manajemen kualitas
dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
•Perencanaan audit
•Pelaksanaan audit
•Mempelajari hasil audit
•Tindakan perbaikan
PERSYARATAN SISTEM KEPASTIAN KUALITAS
BERDASARKAN ISO 9001:2008