PENGANTAR ILMU

ADMINISTASI UMUM
Oleh:
Ayu Puji Sya’bania, S.E
1. Arti Administrasi

Administrasi dapat dibedakan dalam 2 pengertian:

 Arti sempit

 Arti Luas
Administrasi dalam arti sempit:
 Berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) yang
artinya meliputi kegiatan: catat-mencatat, surat-
menyurat, pembu-kuan ringan ketik-mengetik, agenda
dan sebagainya yang bersifat teknis ketata-usahaan
(clerical work).

 Administrasi (sempit) = Tata Usaha

 Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan dari pada

Administrasi (luas).
Administrasi dalam arti luas berasal dari kata
Administration (bahasa Inggris).

a. White : “Administration is a process common to all group

effort, public or private, civil or military, large scale or
small scale.” (Administrasi adalah suatu proses yang
pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok,
negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar
atau kecil).

b. Simon, dkk, : “Administration as the activities of groups

cooperating to accomplish common goals.” (Administrasi
sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerja
sama untuk menyelesaikan tujuan bersama).
c. Newman: “Administration has been defined as the
guidance, leadership and control of the effort of a group
of individuals towards some common goal.”
(Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan,
kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usaha
kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan
bersama).

d. Kesimpulan: Administrasi dapat didefinisikan sebagai

"keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau
lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan
prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil
guna"
Ciri-ciri administrasi:
a. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri
atas 2 orang atau lebih;
b. Adanya kerja sama dari kelompok tersebut;
c. Adanya kegiatan/proses/usaha;
d. Adanya bimbingan;
e. Adanya tujuan.
Tahap-tahap Ilmu Administrasi

Secara bertahap, perkembangan Ilmu Administrasi,

sejak lahirnya hingga sekarang Ilmu Administrasi telah
melewati empat tahap, yaitu:
 Tahap Survival (1886 sampai dengan 1930),
 Tahap Konsolidasi dan Penyempurnaan (1930-1945),
 Tahap "Human Relations-' (1945-1959),
 Tahap Behaviouralisme (1959 hingga sekarang).
2. Peranan Administrasi
 Pertama :
Administrasi merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses.
 Kedua :
Administrasi memiliki unsur-unsur tertentu, yaitu: adanya dua orang
atau lebih, orang­orang tersebut bekerja bersama dalam hubungan
yang sifatnya formal dan hirarkhis, adanya tujuan yang ingin
dicapai, adanya tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan
tersedianya sarana dan prasarana tertentu.
 Ketiga :
Bahwa administrasi sebagai proses kerja sama bukanlah
merupakan hal yang baru karena administrasi sesungguhnya timbul
bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia.
Perkembangan Administrasi dan Managemen
sebagai Ilmu Pengetahuan
 Administrasi sebagai ilmu (science)
dan seni (art)
Art (timbul bersama dengan peradaban manusia)
Administrasi dan
Manajemen
Science (sejak 1886)

Sampai sekarang
Penggolongan Ilmu Administrasi

Administrasi dapat dibedakan dalam 3 golongan

yaitu:
 Administrasi Negara
 Administrasi Swasta/niaga
 Administrasi berobjek Internasional
Administrasi Negara (Public administration) yaitu
kegiatan-kegiatan/proses/usaha di bidang kenegaraan.

 Pfiffner dan Presthus : Administrasi Negara adalah suatu

proses yang berhubungan dengan pelaksanaan
kebijaksanaan Negara.

 Dimock : Administrasi Negara adalah kegiatan negara

dalam melaksanakan kekuasaan/kewenangan politiknya.
Administrasi berobjek Niaga / Swasta.

Administrasi Swasta/Niaga (Private/Business Administration),

yaitu kegiatan-kegiatan/proses/usaha yang dilakukan di
bidang swasta/niaga. Administrasi Niaga” (Business
Administration) dapat diartikan sebagai kegiatan-kegiatan
organisasi niaga dalam usahanya mencapai tujuan yaitu
mencari keuntungan (profit making).”
Administrasi berobjek Internasional.

Menyangkut kegiatan dan tindakan yang

dilakukan oleh organisasi-organisasi
internasional untuk memenuhi kepentingan
negara-negara anggotanya. Administrasi
berobjek internasional meliputi administrasi
niaga internasional dan administrasi non niaga
internasional.
 Perbedaan Administrasi Negara dan
Administrasi Swasta/Niaga
NO ADMINISTRASI NEGARA
1 Bertujuan memberikan pelayanan yang
s ebaik-baiknya kepada masyarakat (public
service ).
2 Dalam mencapai tujuan dilakukan
berdasarkan ketentuan/peraturan perundang-
undangan yang berlaku (legalistic
approach ).
3 Dalam kegiatannya mengutamakan kebenaran
s esuai dengan prosedur yang telah
ditentukan (birok rasi – bureaucracy ).
4 Cara kerjanya dianggap kurang efisien
(inefficient ).
5 Bersifat monopolistik karena mengutamakan
kepentingan umum (no competition ).
6 Dalam kegiatannya ditujukan bagi
kepentingan kesejahteraan rakyat banyak
(social welfare ), misalnya pembuatan
jalan/jembatan, pengairan, kesehatan, dan
lain-lain.
ADMINISTRASI SWASTA/NIAGA
Bertujuan memperoleh keuntungan s ebesar-
besarnya (profit motive ).
Dalam mencapai tujuan dilakukan dengan
kebijaks anaan yang bersifat menguntungkan
(tidak sangat terikat dengan ketentuan yang
telah diterapkan).
Tidak selalu terikat dengan pros edur yang
berlaku, tetapi mengutamakan hasil yang
dicapai.
Cara kerjanya sangat efisien (efficient ).
Dalam kegiatannya bers aing bebas (free
competition ).
Dalam kegiatannya tidak mempertimbangkan
kepentingan kesejahteraan rakyat tetapi
memperhitungkan kepentingan kes ejahteraan
individu atau kelompok.
Pendapat yang menyatakan hubungan antara
Administrasi, Organisasi dan Manajemen
 Qrdway Tead dan Dalton Mc. Farland: Administrasi terdiri atas
Organisasi dan Managemen.

 Dimock & Koenig: Inti daripada Managemen ialah

kepemimpinan (leadership is the key to management).

 Kepala/pimpinan mempunyai tanggung jawab dalam proses

pengambilan keputusan (decision making process). Oleh
karena itu dikatakan bahwa inti daripada kepemimpinan ialah
pengambilan keputusan.

 Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan, yang perlu

dipertimbangkan pimpinan ialah hubungan antar manusia
(human relation), oleh karena itu dikatakan bahwa inti
daripada pengambilan keputusan ialah hubungan antara
manusia (Human relation)
Tujuan Administrasi

1. Agar seorang usaha dapat memantau aktivitas administrasi

perusahaannya.
2. Agar seorang pelaksana usaha dapat menilai kegiatan-kegiatan
pengorganisasian perusahaan.
3. Agar seorang pelaksana usaha dapat menyusun program
peningkatan usaha dan kegiatan pengorganisasian.
4. Agar seorang pelaksana usaha dapat mengamankan kegiatan
-kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.
Fungsi-Fungsi Administrasi
1. Planning (Perencanaan)
Planning merupakan sebuah penyusunan perencana yang
membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, misalnya dalam
pengumpulan data, pengolahan data, dan penyusunan perencanaan.

2. Organizing (pengorganisasian)
Organizing adalah suatu aktivitas menyusun dan membangun suatu
komunikasi kerja antara anggota-anggota sehingga akan tercapai suatu
kesatuan usaha untuk mencapai suatu tujuan-tujuan yang telah
ditargetkan.

3. Coordinating
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen
yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi
terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang
dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan
suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang
terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
4. Reporting
Reporting adalah manajemen yang berada pada suatu penyampaian
perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan pemberian sebuah
laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan
ataupun tulisan yang sehingga dalam menerima suatu laporan bisa
mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas orang yang memberi
laporan.

5. Budgeting
Budgeting adalah suatu aktivitas yang mengelola dan perencanaan yang
berkepanjangan yang berhubungan dengan keuangan atau anggaran.

6. Staffing
Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun
personalia pada sebuah organiasi mulai dari merekrut sebuah tenaga kerja,
pengembangannya sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas
memberi suatu daya guna yang maksimal kepada organisasi.

7. Directing (pengarahan atau bimbingan)

Directing merupakan salah satu fungsi manajemen yang berinteraksi
dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas
yang dilakukan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang sudah
ditentukan semula.
Unsur-Unsur Administrasi
Unsur Administrasi menurut The Liang Gie:

1. Unsur statis: 2. Unsur dinamis:

a) Organisasi a) Tata keragaan
b) Manajemen b) Tata pimpinan
c) Komunikasi c) Tata hubungan
d) Informasi d) Tata keterangan
e) Personalia e) Tata kepegawaian
f) Finansia f) Tata keuangan
g) Materia g) Tata perbekalan
h) Relasi Publik h) Tata humas
Unsur administrasi secara umum
a) Organisasi
b) Manajemen
c) Komunikasi
d) Kepegawaian
e) Keuangan
f) Perbekalan
g) Ketatausahaan
h) Hubungan masyarakat
Jenis Administrasi
Dalam perkembangannya, sistem administrasi ini terbagi menjadi
beberapa bagian yang disesuaikan dengan materi yang dijadikan
pokok kajian. Beberapa jenis administrasi tersebut antara lain :

1. Administrasi Publik

Dalam administrasi publik pokok kajian yang dibahas adalah tiga

elemen utama dalam sebuah negara. Ketiga elemen tersebut yaitu
lembaga legislatif, eksekutif serta yudikatif. Dalam kajiannya,
administrasi publik mengaitkan ketiga elemen utama negara tersebut
dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang berhubungan dengan
publik, tujuan negara serta etika yang menjadi acuan penyelenggara
negara.
2. Administrasi Pembangunan
Merupakan sistem administrasi yang dibuat untuk melakukan
pengendalian usaha oleh pemerintah. Tujuannya adalah untuk
meralisasikan pertumbuhan yang sudah direncanakan pada suatu
kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.
Sistem administrasi pembangunan ini mulai muncul pasca perang
dunia II. Dimana pada masa itu, semua negara di dunia membutuhkan
sebuah sistem untuk bisa menciptakan pembangunan negara mereka,
setelah berakhirnya perang yang melibatkan hampir semua negara
yang ada di dunia.

3. Administrasi Lingkungan
Merupakan sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanaka
pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan
wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas
manusia dan lingkungan.
Pendapat yang menyatakan hubungan antara
Administrasi, Organisasi dan Manajemen

 Qrdway Tead dan Dalton Mc. Farland: Administrasi terdiri atas

Organisasi dan Managemen.

 Dimock & Koenig: Inti daripada Managemen ialah

kepemimpinan (leadership is the key to management).

 Kepala/pimpinan mempunyai tanggung jawab dalam proses

pengambilan keputusan (decision making process). Oleh
karena itu dikatakan bahwa inti daripada kepemimpinan ialah
pengambilan keputusan.

 Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan, yang perlu

dipertimbangkan pimpinan ialah hubungan antar manusia
(human relation), oleh karena itu dikatakan bahwa inti
daripada pengambilan keputusan ialah hubungan antara
manusia (Human relation)
1

2
3
4
5
6
1 Administrasi
2. Organisasi
3. Managemen.
4. Kepemimpinan
5. Pengambilan Keputusan
6. Hubungan antar manusia
 SEKIAN
DAN
TERIMAKASIH

Jangan menyerah.
Menderitalah sekarang dan
hiduplah sebagai juara
nantinya.
Muhammad Ali