MAKALAH MANAJEMEN KEARSIPAN

“KEARSIPAPN SISTEM ABJAD”

Disusun oleh :
Kadek Juni Astuti 13.13.1664
Kamarudin 13.13.1665
Khaimatul Hasanah 13.13.1666
Laila Fatmawati 13.13.1667
Lalu Sukam Dani 13.13.1668
Lindah Soeryaningsih 13.13.1669
M. Arif Tambora 13.13.1670
Mardiansyah 13.13.1672
Maxili Kornia Rinonci13.13.1673
Monica Aprilinda 13.13.1674
 Kearsipan Sistem Abjad
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan abjad.
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan
arsip karena:
 Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
 Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang
sama.
 Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
 Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
Adapun keuntungan penggunaan sistem
abjad adalah:
 Dokumen yang berasal dari satu nama yang
sama akan berkelompok menjadi satu
 Surat masuk dan surat keluar disimpan
bersebelahan dalam satu map
 Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
 Mudah diterapkan
Sedangkan kerugian sistem abjad adalah:

 Pencarian dokumen untuk nama orang harus

mengetahui nama belakangnya
 Surat-surat yang walaupun berhubungan satu
sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya,
akan terpisah dalam penyimpanannya.
 Harus mempergunakan peraturan mengindeks
 Banyak orang yang memiliki nama sama,
sehingga harus lebih teliti, karena kalau
tidak teliti bisa salah dalam menempatkan
dan menemukan kembali arsip.
Istilah-istilah dalam Sistem Abjad :
 Kode
 Indeks
 Mengindeks
 Unit
 Kode Arsip
Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

 FillingCabinet
 Guide
 MapFolder
 KotakSortir
 KartuIndeks
Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Pengumpulan Surat
2. Memeriksa
3. Mengindeks
4. Memberi Kode
5. Menyortir
6. Menempatkan
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan
dan pemusnahan menurut peraturan yang
berlaku.
Prosedur Penemuan Kembali Arsip (Finding)
 Menentukan Judul Surat
 Menentukan Indeks
 Menentukan Kode/surat
 Mencari arsip ditempat penyimpanan
 Mengambil Arsip
 Memberikan arsip kepada peminjam
 Menyimpan lembar pinjam arsip pada
ticker file
 Menyerahkan arsip kepada peminjam
Kesimpulan
Sistem abjad ini merupakan sistem
penyimpanan yang sederhana dan mudah
dalam menentukan dokumen, dimana
petugas bisa langsung ke file penyimpanan
dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat
bantu seperti indeks yang disebut juga
dengan sistem arsip langsung (direct filing
system)