PERTEMUAN 1

ANALISIS PROSES BISNIS

Oleh :
Ahyar Muawwal S.Kom., M.T
Introduction
Latar Belakang
Definisi

 Proses
 proses adalah “satu set aktivitas dan sumber
daya yang terdefinisi dan menerima input serta
merubahnya menjadi output.”

 Ruang lingkup meluas dari yang paling besar

dan kompleks kepada yang paling mendasar.
Semua aktivitas pekerjaan adalah sebuah
proses.
 Definsi sederhana dari proses adalah
sekumpulan aktifitas kerja yang seling
berkaitan, dan tiap daripadanya memiliki
input dan output. Input dapat berupa
material, peralatan, atau obyek nyata lainya,
atau suatu informasi, yang dikonversikan
oleh serangkaian aktifitas menjadi suatu
output yang disediakan bagi penerima.
Penerima bisa merupakan pihak eksternal
ataupun internal.
 Definsi proses sederhana di atas, dapat
dikembangkan lagi menjadi 4 fungsi kunci,
yaitu (1) titik pemberhentian, (2)
transformasi, (3) umpan balik, dan (4) dapat
diulang.
Contoh Proses

 Menerima order dari pelanggan

 Merencanakan rapat
 Merakit komponen
 Mengadakan audit
 Memilih Pemasok
 Mengelola stok gudang, dll.
Istilah-istilah(1)

Ada beberapa istilah yang sering digunakan

dalam pembahasan mengenai proses,
yaitu:
 Pemasok
 Pemilik Proses
 Pelanggan
 Input
 Output
Istilah-istilah(2)
 Pemasok adalah pihak terkait sebelum proses yang
menjadi objek observasi. Pemasok harus menyiapkan
input sesuai dengan permintaan yang berasal dari
pemilik proses.

 Pemasok internal adalah pihak di dalam perusahaan

yang memasok sesuatu (barang/jasa/informasi) kepada
rekan kerja yang lain dalam perusahaan.

 Pemasok eksternal adalah pihak diluar perusahaan

yang memasok sesuatu ke dalam perusahaan.
Istilah-istilah(3)
 Pelanggan adalah pihak terkait setelah proses yang menjadi
objek observasi. Dengan kata lain, pelanggan adalah pihak
yang menerima dan menggunakan hasil (output) dari proses.
 
 Pelanggan internal adalah pihak dalam perusahaan yang
menggunakan sesuatu yang dihasilkan proses (rekan kerja)
sebelumnya di dalam perusahaan. Dengan kata lain pelanggan
internal adalah proses selanjutnya dari proses yang diamati.

 Pelanggan eksternal adalah pihak di luar perusahaan yang

menggunakan sesuatu (barang/jasa/informasi) yang dihasilkan
oleh perusahaan.
Istilah-istilah(4)
 Input adalah segala sesuatu yang menjadi masukan awal
ke dalam sebuah proses dapat berupa barang (material),
jasa maupun informasi. Ada tiga macam input, yaitu :
 Barang : Produk dengan karakteristik fisik
 Jasa : Pekerjaan yang dilakukan
 Informasi : Laporan, saran, instruksi, data.

 Output adalah segala sesuatu yang dihasilkan oleh

sebuah proses. Seperti halnya dengan input, output juga
dapat berupa barang (material), jasa maupun informasi
Definisi Proses Bisnis

 Proses bisnis dari sebuah perusahaan

(organisasi) dapat dinyatakan sebagai sebuah
kumpulan dari banyak proses dan aktivitas.
Proses-proses tersebut dapat dibedakan
menjadi dua kategori utama yaitu proses inti
dan proses pendukung.
Proses Inti(1)
 Proses Inti adalah proses yang dimulai dengan identifikasi
kebutuhan pelanggan (customer need), persyaratan pelanggan
(customer requirement) serta harapan pelanggan (customer
expectation) dan diakhiri dengan pengiriman ke pelanggan dan
penerimaan pembayaran.

 Karakteristik dari proses inti adalah sebagai berikut :

 Merubah kebutuhan pelanggan menjadi produk yang diharapkan
pelanggan
 Proses-proses yang berlangsung berhubungan dengan produk yang
diberikan kepada pelanggan
 Proses-proses yang mentransformasikan kebutuhan pelanggan menjadi
produk yang diinginkan.
Proses Inti(2)

 Contoh beberapa proses yang merupakan proses

inti :
 Pemasaran
 Penjualan
 Desain produk
 Pembelian
 Perencanaan Produksi
 Produksi
 Penyerahan produk / Jasa
 Penagihan dan Penerimaan Pembayaran
Proses Inti(3)
 Proses inti dapat diidentifikasi dengan memeriksa setiap
proses satu persatu. Pengujian dilakukan dengan
mempertimbangkan akibat yang timbul apabila suatu proses
tidak dikendalikan dengan baik.

 Sebuah proses diklasifikasi sebagai proses inti apabila

proses tersebut berdampak secara langsung dan
signifikan terhadap :
 Kepuasan pelanggan
 Kinerja keuangan dan bisnis perusahaan
 Keamanan produk
 Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh peraturan.
Proses Pendukung

 Proses pendukung adalah proses yang

meskipun tidak secara langsung memberikan
nilai tambah pada produk, namun perlu
dilakukan untuk menjaga kelangsungan dari
proses inti.
Tingkatan Pemetaan Proses Bisnis

 Pemetaan Proses Bisnis Level 1 merupakan proses

yang masih sangat global, untuk menjadikan nya
lebih detail, maka level 1 harus dibreakdown
menjadi aktifitas yang lebih rinci. Misalnya :
 Level 1 : Proses Riset Pasar
 Level 2 : Penjabaran dari proses riset pasar dimana
terdapat aktivitas interview, aktivitas analisis, dst.
 Level 3 : Penjabaran dari aktivitas interview, yaitu :
siapkan daftar Tanya, ajukan pertanyaan, catat jawaban,
dst.
Evaluasi

 Apa yang dimaksud dengan

 Proses
 Proses bisnis
 Proses Inti
 Proses Pendukung
Pengelolaan bisnis proses yang baik akan memberikan
keuntungan-keuntungan pada organisasi perusahaan yang
banyak, yaitu :
 Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan
customer.
 Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap
perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar.
 Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan
sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian
serendah mungkin.
 Organisasi dapat mengelola dengan baik interrelasi proses-
proses antar bagian yang ada.
Pilar-Pilar Organisasi
Latar Belakang

 Tingkat kegagalan Proyek IT yang tinggi.

 Kesalahan pendekatan rekayasa sistem informasi.
 Proyek IT sedikit banyak akan mengakibatkan
perubahan dalam organisasi.
Pendekatan Terstruktur dapat Meminimalkan Resiko

Karakteristik pendekatan terstruktur:

 Modular
 Arsitektur terbuka
 Dapat disesuaikan untuk memenuhi proyek IT
tertentu.
Metode untuk Menyeimbangkan Pilar-Pilar Organisasi

 Model tim berfokus pada siapa yang

merupakan anggota organisasi yang terlibat
dalam perubahan.
 Model proses mendeskripsikan apa aktivitas
yang harus diambil oleh organisasi untuk
sukses terhadap perubahan teknologi.
 Model resiko berfokus pada mengapa resiko
harus diperkecil untuk menjamin kesuksesan
perubahan yang terjadi.
4 Fungsi Utama Proses
 Titik Pemberhentian
Didefinisikan sebagai input dan output.
 Transformasi
Didefinisikan sebagai perubahan yang terjadi.
 Umpan Balik
Didefinisikan sebagai aktifitas transformasi untuk
memodifikasi, atau membenahi, sehinga atribut
output yang diinginkan tetap terjaga.
 Dapat Diulang
Didefinisikan sebagai sesuatu yang dapat dieksekusi
dengan cara yang sama (repeatable) dan
menghasilkan output yang sama (consistent).
Titik Pemberhentian
 Input
Dapat berupa peralatan, material, metode, atau lingkungan yang
dibutuhkan untuk menghasilkan produk dan jasa dari proses.
 Output
Berupa produk atau jasa sebagai hasil dari proses.
 Pelanggan
Pengguna dari produk atau jasa yang dihasilkan oleh proses.
Pelanggan utama merupakan alasan utama keberadaan proses dan
merupakan batasan akhir atau cakupan dari proses.
 Kondisi Katalis
Besifat independen dan merupakan kondisi yang memicu dimulainya
proses. Kondisi katalis merupakan batasan insialisasi dari proses.
Transformasi

 Fisikal
Perubahan bentuk atau fisik secara nyata.
 Lokasional
Pergeseran atau perpindahan lokasi atau
tempat.
 Transaksional
Perubahan transaksi atau konseptual secara
tak nyata.
Umpan Balik
 Kebutuhan dan harapan pelanggan
Atribut-atribut dari output proses, seperti produk dan jasa, yang dibutuhkan
pelanggan.
 Target pelanggan tertentu
Translasi kebutuhan dan harapan pelanggan ke karakteristik-karakteristik tertentu
dan dapat dikuantisasi, yang dapat digunakan untuk mengarahkan kualitas dari
produk atau jasa.
 Suara pelanggan
Mekanisme umpan balik yang mengukur kepuasan pelanggan terhadap produk atau
jasa. Digunakan untuk mempelajari apakah output proses telah memenuhi
kebutuhan dan harapan pelanggan.
 Target proses tertentu
Obyektifitas, tujuan, dan target yang harus dicapai oleh proses untuk memenuhi
kebutuhan dan harapan pelanggan. Target-target ini merepresentasikan suatu
translasi langsung dari target pelanggan tertentu.
 Suara proses
Menyediakan informasi dimana proses dapat diukur dan dievaluasi terhadap target
proses tertentu. Menyediakan informasi sebelum pelanggan menerima produk atau
jasa.
Karakteristik Proses
 Kepemilikan yang didefinisikan dengan jelas.
Pemilik proses, baik individual atau tim, bertanggung jawab pada pekerjaan, biaya,
kualitas dan jadual. Pemilik proses adalah pengelola proses untuk mencapai target
standar, dan memiliki otoritas untuk mengubah proses untuk mempertahankan
output yang diharapkan.
 Batasan
Transaksional yang paling sulit.
Spesifikasi output dari proses transaksional mungkin saja tidak benar-benar
merefleksikan kebutuhan pelanggan.
Spesifikasi input mungkin tidak dapat menghasilkan spesifikasi output yang
diharapkan dengan proses yang ada.
 Kapasitas
Kapasitas adalah rata-rata output suatu proses.
 Dokumentasi
Sebagai catatan, referensi pengukuran proses, dasar perubahan, alat bantu dan
referensi pengguna proses
 Kendali
Mengatur kualitas kerja, atau menyediakan umpan balik. Kendali ditetapkan untuk
mengelola variasi natural yang terjadi dalam proses fisikal.
Karakteristik Proses (Lanjutan)

 Efektifitas
Efektifitas berbeda dengan umpan balik, dimana efektifitas mengukur
umpanbalik terhadap tujuan proses.
Pengukuran efektifitas eksternal harus merefleksikan kebutuhan
pelanggan.
Pengukuran efektifitas internal harus merefleksikan kebutuhan pelanggan
internal maupun eksternal.
Berikut beberapa gejala terjadinya ketidakefektifan proses:
(1) komplain pelanggan,
(2) ketidakkonsistenan kualitas output,
(3) kurangnya perhatian terhadap kualitas output,
(4) tidak adanya sistem koreksi,
(5) kurangnya ketertarikan pada pelanggan, dan
(6) waktu yang lama dalam memperbaiki masalah.
Karakteristik Proses (Lanjutan)

 Efisiensi
Efisiensi adalah suatu pengukuran output terhadap sumber daya yang
dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut.
Merefleksikan seberapa produktif operasi internal dan bagaimana
sumber daya digunakan secara efektif dalam proses.
Pengukuran efisiensi tradisional adalah rasio output terhadap kapasitas
proses.
Beberapa gejala ketidakefisienan proses:
(1) terdapatnya inspeksi yang terlalu banyak,
(2) aktifitas yang redudansi, dan tidak perlu,
(3) aksi koreksi, seperti kerja ulang dan rekonsiliasi yang berlebihan,
(4) masalah suplier, misal kurang berkualitas atau pengiriman yang
sering terlambat, dan
(5) biaya yang berlebihan untuk aktifitas-aktifitas yang bernilai tambah,
misal biaya produksi.
Karakteristik Proses (Lanjutan)

 Adaptabilitas
Adaptabilitas menunjukan kemampuan proses untuk menyesuaikan
atau berubah baik dalam hal teknologi ataupun output.
Adaptabilitas mencakup respon suatu proses dalam melakukan
perubahan kondisi, seperti kebutuhan output, hambatan internal, dan
kualitas input.
Suatu proses dikatakan dapat beradaptasi bila proses dapat diubah
untuk memenuhi kebutuhan baru tanpa suatu modifikasi yang berarti.
 Pengukuran
Pengukuran menyediakan basis statistik untuk pengendalian aliran kerja
dan pengelolaan variasi.
Pengukuran menyediakan dasar dalam meberikan umpan balik.
Pengukuran yang terus-menerus dilakukan dalam tiap proses yang
dikelola dengan baik, karena mereka melakukan verifikasi apakah
produk telah memenuhi spesifikasi.
Karakteristik Proses (Selesai)

 Aksi Koreksi
Aksi koreksi adalah aksi yang dibutuhkan
untuk mengkoreksi variasi natural dalam
proses.
Umpan balik dan aksi koreksi adalah jantung
dari kendali proses, tanpa mereka, proses
kehilangan kemampuannya untuk dapat
diulang, kualitas, dan konsistensi.
Ragam sistem berdasarkan Fungsional

 Sistem penjualan dan pemasaran

 Sistem produksi dan pabrikasi
 Sistem keuangan dan akuntasi
 Sistem sumber daya manusia
Pertanyaan & Diskusi.. ?
Tugas 1
Silahkan Buat Makalah terkait Alat Pemodelan
Proses Bisnis seperti visio, Visual Paradigm

Dan beberapa tools lainnya minimal 6 tools.

Kemudian jelaskan setiap tools tersebut, masukan
kelebihannya, kekurangannya, beserta logo icon
dari tools tersebut

silahkan kumpulkan dalam classroom berupa link

yang sudah di upload dalam drive sebelumnya