1

PENGORGANISASIAN
PESAN-PESAN BISNIS
Setelah merencanakan pesan, langkah
selanjutnya menuangkan pesan tsb.
Khususnya dlm btk tulisan, dpt pula
diterapkan utk komunikasi lisan. Dimulai
dg menyusun kata2, kalimat, paragraf serta
menentukan ilustrasi dan keterangan yg dpt
membantu mengekspresikan ide pokok.

2
3
 Hal-hal yang menyebabkan
pesan- pesan tidak terorganisasi :

Bertele-tele
Memasukkan bahan-bahan
yang tidak relevan

Menyajikan ide-ide secara tidak logis

Informasi penting kadangkala tidak

tercakup dalam pembahasan.
4
 Pengorganisasian pesan
1. Pengorganisasian
1. pesan yang
yang baik
baik membantu
membantu
penerima memahami
penerima memahami pesan
pesan anda
anda
Sekarang bacalah kutipan surat di bawah ini yang bermaksud meminta
informasi terinci mengenai sebuah hotel untuk mematangkan rencana
penyelenggaraan konferensi :

Saya memimpin
Saya memimpin komite
komite perencanaan
perencanaan konferensi
konferensi tahunan
tahunan
kamidan
kami danmempertimbangkan
mempertimbangkanhotelhotelAnda
Andasebagai
sebagaisalah
salahsatu
satu
tempat penyelenggaraan.
tempat penyelenggaraan. SayaSaya mengetahui
mengetahui bahwabahwa musim
musim
panas adalah
panas adalah musim
musim yang
yang sibuk
sibuk bagi
bagi hotel,
hotel, tetapi
tetapi kami
kami
bertekad untuk
bertekad untuk mengadakan
mengadakan konferensi
konferensi di di musim
musim panas
panas
karena masalah
karena masalah penjadwalan.
penjadwalan. Apakah
Apakah hotel
hotel Anda
Anda dapat
dapat
menampung350
menampung 350orang
orangtamu
tamuselama
selamaempat
empatmalam
malam?? Apakah
Apakah
Andamempunyai
Anda mempunyaitiga
tigaruang
ruangrapat
rapatyang
yangbesar
besarsehingga
sehinggakami
kami
dapat mengadakan
dapat mengadakan pelatihan
pelatihan paralel
paralel ?? Bagaimana
Bagaimana dengan
dengan
fasilitas tempat
fasilitas tempat makan
makan ?? Disamping
Disamping itu itu ada
ada pemikiran
pemikiran
mengenaipelayanan
mengenai pelayananantar
antarjemput
jemputdari
daridan
dankekebandara.
bandara.
5
Contoh Pengorganisasian yang kurang tepat
Saya ditugasi untuk menjawab surat Anda. Maaf, tetapi, kami tidak
dapat menerima permintaan Anda akan drive CD-Rom. Toko kami tidak menerima
pengembalian peralatan yang diobral atau peralatan yang telah dibeli lebih dari
enam bulan. Karena Anda membeli drive itu pada waktu diadakan obral sepuluh
bulan yang lalu, kami tidak dapat membantu Anda. Saya menyarankan Anda untuk
memperbaiki barang itu sebelum masa garansinya habis. Kami berharap Anda
memahami posisi kami dan Anda tetap mau berbelanja di toko kami. Seperti yang
telah Anda katakan sendiri, ini adalah maslaah pertama yang pernah Anda alami
dengan peralatan kami.

3. Pengorganisasian yang baik akan menghemat waktu Audience

6
 Pengorganisasian Pesan-pesan
melalui outline

Susunan suatu outline secara garis

besar terdiri dari tiga tahap:

Mulailah dengan ide pokok

Nyatakan poin-poin pendukung
yang penting

Ilustrasi dengna bukti-bukti

7
 Cara menentukan Urutan dengan
rencana Organisasional
Untuk menentukan urutan penyampaian materi ,
ada dua pendekatan yang dapat digunakan, yaitu :

Pendekatan langsung (Direct Approach) ; pendekatan

deduktif.

Ide pokok muncul paling awal kemudian diikuti dengan

bukti-bukti pendukung

Pendekatan tidak langsung (Indirect Approach) ;

Pendekatan induktif

Bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti

dengan ide pokoknya. 8
 Pendekatan Langsung ( Direct Approach)
 Jenis /tipe pesan bisnis adalah

1. Direct Request
 Untuk pihak intrnal :

Memo
 Untuk pihak ekstrnal :

- Pesanan (order) - Kredit

- Klaim (aduan) - Undangan

9
 Good News : Penurunan harga,
disetujuinya pemohonan kredit, Goodwill :

Ucapan selamat (Congratulations)

Penghargaan (Messages of
Appreciation)

Ucapan duka cita (condolence)

Ucapan salam (greetings)

10
 Pendekatan tidak
langsung ( Indirect
Approach)

1. Pesan Buruk (Bad News)

2. Pesan persuasif

11
 ANALISIS AUDIENCE
1. Mengembangkan Profil Audience
Mengenali
MengenaliPenerima
PenerimaPrimer
Primer
Menetapkan
MenetapkanJumlah
Jumlahdan
danKomposisi
KomposisiPenerima
Penerima
Ukur
UkurTingkat
TingkatPemahaman
PemahamanAudience
Audience
Memperkirakan
MemperkirakanReaksi
Reaksiyang
yangMungkin
MungkinDilakukan
DilakukanPenerima
Penerima

2. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audience

Temukan
Temukanapa
apayang
yangdiketahui
diketahuioleh
olehaudience
audience
Mengantisipasi
Mengantisipasipertanyaan
pertanyaanyang
yangTidak
TidakDinyatakan
Dinyatakan
Berikan
Berikansemua
semuaInformasi
Informasiyang
yangDiperlukan
Diperlukan
3. Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience
4. Membina Hubungan Baik dengan Audience 12
 Gunakan Sikap ” Anda”

Lebih Baik
Daripada Menggunakan
Menggunakan
- Untuk membantu kami - Untuk memenuhi pesanan
memproses pesanan ini, Anda dengan cepat, tolong
kami harus meminta satu kirimkan satu salinan
algi salinan permintaan permintaan lagi.
- Dengan bangga kami - Sekarang setiap jam Anda
mengumumkan jadwal dapat terbang dari
penerbangan kami yang Antlanta ke New York
baru dari Atlanta ke New
York

13
1. Menetapkan
1. Menetapkan Gagasan
Gagasan Pokok
Pokok

adalah adalah
subyek luas membuat
dari suatu pernyataan
pesan mengenai topik.

14
 2. Pilihlah
2. Pilihlah Antara
Antara Pendekatan
Pendekatan Langsung
Langsung dan
dan Pendekatan
Pendekatan Tak
Tak
Langsung
Langsung
 Pendekatan
Pendekatanlangsung
langsung(deduktif)
(deduktif)
 Pendekatan
PendekatanTak
TakLangsung
Langsung(Induktif)
(Induktif)
MEMILIHANTARA
MEMILIH ANTARAPENDEKATAN
PENDEKATANLANGSUNG
LANGSUNGDANDANTAK
TAKLANGSUNG
LANGSUNG
Kemungki
Jenis nan Pen- Pem-
Isi Penutup
Pesan Reaksi dekatan bukaan
Penerima
Pesan Tutup dg komentar
yg ramah, rujukan
rutin, Mulai dg
Senang gagasan pokok, Memberikan rincian
pada berita baik,
berita Langsung pertanyaan atau yang perlu
atau pertanyaan
atau netral mengenaio tindakan
baik, good berita baik
spesifik yg
wiill dikehendaki

Mulai dg Berikan alasan utk

pernyataan membenarkan
Pesan
Tidak Tak netral yg jawaban negatif.
Tutup dg
berita berfungsi sbg Nyatakan atau
ramah.
senang langsung perpindahan ke tunjukkan berita
buruk alasan berita buruk dan buat
buruk saran positif

Tidak Mulai dg Menimbulkan minat

Pesan
Tertarik Tak pernyataan atau penerima mengenai
Meminta
membuju pertanyaan subyek. Bina
Tindakan.
atau Tidak Langsung yang menarik Keinginan penerima
k perhatian. untuk mengikuti.
mau 15
Mengendalikan Gaya dan Nada
♣ Gaya adalah : cara Anda menggunakan
kata-kata untuk mencapai nada (tone)
tertentu,atau kesan keseluruhan.
Dapat dipilih beberapa gaya baik dalam
penyusunan kalimat maupun penggunaan
kata-kata, untuk menunjukkan apakah pesan
yang dikirim bersifat personal atau umum,
kedengaran memaksa atau pasif.

16
 Hindarilah bahasa ketinggalan zaman
dan berlebihan

Ketinggalan Zaman Mutakhir

In due course (batas Today/hari ini,

waktu yang ”tomorrow/ besok
Permission is not
ditetapkan).
necessary, just say what
Permit to saya that you wish/ijin tidak
(ijinkan saya untuk diperlukan, utarakan
mengatakan bahwa ..) saya yang Anda ingin
Kindly advise (tolong katakan
kabarkan) Please let us know (beri
tahu kami)
17
 Pengguanan bahasa yang berlebihan
mengesankan bahwa Anda adalah
orang yang sombong.

Buruk Diperbaiki

Setelah mengadakan pasokan Saya akan memenuhi pesanan

tambahan, saya akan mulai Anda bila saya sudah
memenuhi pesanan Anda menerima pasokan lagi

Pemeriksaan catatan
menunjukkan defisit yang
cukup besar untuk periode
pembukuan sebelumnya yang
diakibatkan dari penggunaan
mekanisme yang sudah kuno.
Catatan menunjukkan
kerugian perusahaan tahun
lalu karena penggunaan
peralatan tua.
18
 Dewasa ini komunikator bisnis pada
umumnya menggunakan nada percakapan
yang terdengar praktis tanpa terlalu formal
dan membosankan.
 ♣ Tetapi perlu diingat untuk menghindari
hal-hal berikut :
◦ Keintiman
◦ Humor
◦ Berkhotbah dan Sombong

19
 Bersama surat ini kami kirimkan informasi yang diminta dalam
percakapan telepon tanggal 14 Mei. Seperti disebutkan pada waktu
itu, Rumah Sakit Midville mempunyai lebih banyak dokter dengan
mutu yang luar biasa dibandingakan fasilitas kesehatan lain di
negara bagian ini.
 Seperti yang juga diinformasikan kepada Anda, organisasi kami
mempunyai kantor yang terletak di seluruh negara bagian. Jika
suatu saat Anda memerlukan seorang dokter spesialis, tenaga
profesional kami akan merujuk satu dari banyak program kami yang
akan membantu Anda dan keluarga mencapai tingkat kesehatan
setinggi-tingginya.
 Silakan menghubungi saya jika Anda mempunyai pertanyaan atau
menginginkan informasi tambahan.
 Hormat saya,
 Samuel G. Berenz
 Sekarang coba bandingkan dengan Gambar di bawah ini untuk
mengetahui bahwa surat di atas dapat ditulis dengan nada
profesional dan informal

20
B. MENULIS ULANG PESAN
1. Menulis dengan ringkas
Menghilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu

KOMBINASI YG PERLU DIHINDARI KATA PADANAN YG EFISIEN

Untuk sejumlah dari Untuk

Dalam peristiwa bahwa Bila
Pada kejadian dari Pada
Sebelum memulai dari Sebelum
Dalam waktu dekat Segera
Mempunyai kemampuan Dapat
untuk Sekarang
Pada saat sekarang ini karena
Karena kenyataan bahwa

21
 Gunakanlah kata –kata yang pendek

HINDARI KATA –KATA YG GUNAKAN KATA-KATA YG

PANJANG PENDEK

Dalam tahun Tahun lalu perusahaan

sebelumnya, perusahaan mempercepat operasi.
mempercepat operasi Tindakan itu didasarkan
produktif. pada keyakinan bahwa
Tindakan itu berdasarkan perusahaan merugi.
pada asumsi bahwa
perusahaan beroperasi
dengan defisit keuangan.

Hilangkan kata yang berlebihan

22
 Hilangkan kata yang berlebihan
Contoh :
” terlihat dengan mata”
” mengelilingi dari semua sisi”
”Fundamental dasar”
”Menurunkan ke bawah”
”Bebas dan longgar”
Hilangkan petunjuk yang membingungkan
Hindarilah kata-kata seperti :
”Seperti yang disebutkan dia atas”
”yang sudah disebut”
”yang terdahulu”
”yang kemudiaan”
23
 TIDAK BAIK
◦ Kebutuhan yang menyangkut komputer untuk
sekretaris hukum dan akuntan pemula masing-
masing didistribusikan oleh Kantor Pengacara dan
Kantor Akunting.
 LEBIH BAIK
◦ Kebutuhan yang menyangkut komputer untuk
sekretaris hukum didistribusikan oleh Kantor
Pengacara; sedangkan untuk akuntan pemula
didistribusikan oleh Kantor Akunting

24
Hindari kalimat yang Mengambang
Kadang-kadang Anda harus menulis ”mungkin” atau
”tampaknya”untuk menghindari menyatakan suatu
penilaian sebagai fakta.

TIDAK BAIK LEBIH BAIK

Saya yakin bahwa Catatan pengalaman
catatan pengalaman kerja PaK Johnson
kerja Pak Johnson menunjukkan
tampaknya bahwa dia mampu
menunjukkan bahwa menduduki posisi
dia mungkin mampu itu.
menduduki posisi itu
25
 Apabila Anda mempunyai dua atau lebih gagasan yang
serupa (paralel) untuk diutarakan, cobalah menggunakan
konstruksi paralel, artinya gunakan pola tata bahasa yang
sama.

 TIDAK BAIK
 Nona Susan basah kuyup tertimpa hujan, dihujani dengan
telepon dan atasannya mengomel padanya.Ibu Reynaldi
mendikte surat, dan kemudian dia menandatanganinya dan
meninggalkan kantor

 LEBIH BAIK
 Nona Susan basah kuyup tertimpa hujan, dihujani telepon
dan diomeli oleh atasannya.Ibu Reynaldi mendikte surat,
menandatanganinya dan meninggalkan kantor.

26
 Hindari deretan panjang kata benda
 TIDAK BAIK
 The window sash installation company will
giveus an estimate on Friday.(Perusahaan
pemasang jendela kaca geser akan memberi
kita perkiraan pada hari jumat).
 LEBIH BAIK
 The company that install window sash will
give us an estimate on Friday.(Perusahaan
yang memasang jendela kaca geser akan
memberi kita perkiraan pada hari jumat).

27