Surat Menyurat

Deni Rusman
Surat
• Surat adalah sarana komunikasi
untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain dengan tujuan
memberitahukan maksud pesan
dari si pengirim.
• Informasi yang diberikan di dalam
surat berupa pengantar,
pemberitahuan, tugas,
permintaan, perjanjian, pesanan,
perintah, laporan dan putusan.
Jenis-jenis Surat
• Secara umum, surat dibedakan
menjadi 5 jenis, yaitu;
1. Surat Resmi
2. Surat Pribadi
3. Surat Dinas
4. Surat Niaga
5. Surat Lamaran Kerja.
Surat Resmi
• Surat Resmi merupakan surat yang dikeluarkan oleh
individu, organisasi, atau instansi tertentu untuk
kepeluan resmi juga.
Fungsi Surat Resmi
• Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan yang berkaitan dengan hal-hal
khusus, disampaikan oleh satu pihak dengan pihak yang lain.
• Sebagai bukti tertulis berbentuk dokumen dengan isi yang bisa
dipertanggungjawabkan.
• Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan kegiatan tertentu. Dalam
hal ini, surat resmi dapat berisi tentang prosedur atau langkah-langkah kerja
yang akan dilakukan.
• Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan,
organisasi, atau lembaga.
• Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika suatu saat diperlukan untuk
kepentingan atau kegiatan tertentu.
Karakteristik Surat Resmi
• Memiliki kp surat yang menunjukkan pihak atau lembaga yang
mengeluarkan surat resmi tersebut.
• Dilengkapi dengan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan
lampiran sesuai dengan kepentingan surat.
• Dilengkapi dengan cap atau stampel surat untuk kondisi tertentu yang
dapat menunjukkan keaslian surat.
• Menggunakan bahasa baku sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan
(EYD).
• Ditulis dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif sehingga isi yang
disampaikan mudah dipahami oleh penerima.
Ciri-ciri Surat Resmi
• Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan
Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
• Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah
dipahami konteksnya.
• Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.
• Dilengkapi kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat
resmi tersebut.
• Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal,
alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
• Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
Tata letak Surat Resmi
Jenis-jenis/Macam-Macam Surat Resmi
1. Surat Permohonan
2. Surat Keputusan
3. Surat Kuasa
4. Surat Perintah
5. Surat Pengantar
6. Surat Edaran
7. Surat Undangan
1. Surat Permohonan
• Surat ini dibuat untuk
menyampaikan permohonan
kepada pihak lain.
• Permohonan yang disampaikan
bisa berasal dari perseorangan,
organisasi, atau lembaga.
• Contoh surat permohonan ini
meliputi surat bantuan dana,
surat permohonan perceraian,
dan lain sebagainya.
2. Surat Keputusan
• Sesuai dengan namanya, surat ini
berisi keputusan yang berkaitan
dengan suatu masalah atau hal-hal
yang sebelumnya belum jelas.
• Biasanya surat keputusan ini banyak
digunakan oleh instansi atau lembaga.
• Contohnya seperti surat keputusan
pengangkatan pegawai, surat
keputusan panitia dari Kepala
Sekolah, surat keputusan
pengangkatan tenaga kerja.
3. Surat Kuasa
• Surat ini ditulis untuk memberikan
wewenang atau kuasa kepada pihak
ketika yang dipercaya untuk
melakukan hal atau keperluan
tertentu.
• Surat kuasa ini dibagi menjadi dua
jenis, yaitu; surat kuasa umum dan
surat kuasa khusus.
• Surat kuasa umum diatur dalam pasal
1796 KUH Perdata.
• Surat kuasa khusus diatur dalam pasal
1795 KUH Perdata.
4. Surat Perintah
• Ini merupakan jenis surat resmi
yang paling banyak digunakan
dalam kehidupan sehari-hari.
• Biasanya surat ini berisi instruksi
atasan kepada bawahan untuk
melakukan tugas atau kegiatan
tertentu.
• Contohnya, surat perjalanan
dinas, surat perintah lembur, dan
lain-lain.
5. Surat Pengantar
• Surat pengantar ini biasanya
digunakan untuk keperluan pribadi.
• Umumnya surat pengantar
merupakan salah satu dokumen
penting yang harus dilengkapi
ketika mengurus kepentingan
administratif.
• Misalnya seperti surat pengantar
keterangan e-KTP, surat proposal
bantuan dana, atau surat
keterangan tidak mampu.
6. Surat Edaran
• Surat edaran ini berisi
pemberitahuan kegiatan atau hal
tertentu yang ditujukan pada
pihak lain.
• Biasanya surat edaran banyak
digunakan oleh lembaga
pendidikan seperti sekolah atau
perguruan tinggi.
• Misalnya surat edaran
pengumuman libur.
7. Surat Undangan
• Surat undangan biasanya
digunakan untuk memanggil
atau mengundang seseorang
untuk menghadiri acara
tertentu.
• Contoh surat undangan misalnya
surat undangan pernikahan,
surat panggilan kerja, surat
panggilan kepolisian, dan banyak
lainnya.
Nomor Surat
• Nomor Surat merupakan
identitas surat yang berisi
susunan kode surat. Dimana
setiap kode ini memiliki arti
masing-masing.
• Nomor surat terdiri dari;
1. nomor urut penerbitan surat,
2. jenis surat,
3. waktu pembuatan surat dan
4. instansi yang mengeluarkan surat
tersebut
Ekspedisi Surat
• Buku ekspedisi disebut juga
“Buku Pengantar Surat” untuk
mencatat pengiriman surat
kepada pihak lain.
• Orang yang melaksanakan
pekerjaan ekspedisi disebut
Ekspeditur.
Format Tabel dalam Buku Ekspedisi
NO NO. SURAT TANGGAL SURAT PERIHAL TUJUAN PARAF KET
1.
2.

Format Tabel dalam Buku Arsip Surat Masuk dan Keluar

NO NO. SURAT TANGGAL SURAT ISI RINGKAS TUJUAN / DARI KET
1.
2.