KONSEP MANAJEMEN WAKTU

Waktu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997) adalah seluruh

rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau berlangsung.
Dalam hal ini, skala waktu merupakan interval antara dua buah keadaan/kejadian,
atau bisa merupakan lama berlangsungnya suatu kejadian.
Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,
dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk
kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat
dari tercapainya tujuan manajemen waktu yang telah ditetapkan sebelumnya.Dan
efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang
ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada.
Jika kita pisahkan menurut kata penyusunnya yaitu manajemen berasal dari
kata manage artinya:mengatur atau mengelola. kemudian diikuti dengan kata
waktu
itu sendiri adalah terdiri dari siang dan malam yang tersusun dari
satuan waktu terkecil detik,menit,dan jam,hari,minggu,bulan,tahun dan
seterusnya.
Manajemen Waktu adalah :Usaha untuk memanfaatkan setiap bagian
dari waktu untuk dilakukan aktivitas tertentu yang mana telah ditentukan target
dalam jangka waktu tertentu suatu aktivitas atau pekerjaan harus sudah
diselesaikan.
Memang akan sulit sekali untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan
sesuai dengan waktu yang telah ditargetkan, namun jika kita ingin hasil yang
maksimal hal
itu harus dilakukan setidaknya jika kita belum mampu 100 % sesuai
target kita berupaya semaksimal mungkin itu lebih baik.
Manajemen waktu yang baik adalah : dengan membuat data aktivitas atau
pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Di sini
perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan
penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau
genting dan biasanya berhubungan dengan deadline. Letakkanlah aktivitas yang
genting pada
FILOSOFI MANAJEMEN WAKTU
daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan
daftar urutan pekerjaan
1. Filasafat idealismelain yang kurang prioritasnya
Suatu keadaan yang amat sempurna yang menjadi pola dari segala sesuatu
yang kita dapati didunia ini, filsafat ini diterapkan dalam manajemen marxis
dan codetermination yang popular di Negara sosialis, jerman dan skandinavia.
2. Filsafat realisme
Dunia ini dan segala sesuatu yang terdapat didalamnya adalah kenyataan
yang tidak dapat dibantah, filsafat ini beriringan dengan revolusi industri
inggeris yang disusun Frederick W. taylor.
3. Filsafat neo-thomisme
Kenyataan itu rasio, keadaan, dan Tuhan sedangkan kebenaran adalah intuisi,
segala sesuatu yang masuk akal dan yang diwahyukan Tuhan banyak
dipraktikan oleh manajemen katholik yang merujuk pada bible.

2
4. Filsafat pragmatism
Pengalaman dan segala sesuatu yang dapat dialami oleh manusia, keberanaran
dapat dilihat dari pendapat umum yang banyak merujuk pada manajemen yang
berlaku umum mellaui opini public.
5. Filsafat eksistensialisme
Kenyataan adalah eksistensi atau keadaan yang menyerupai itu, kebenaran
adalah pendapat yang sejalan dengan pandangan pribadi seseorang, peran
manusia menjadi perhatian utama.

PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU

Mengapa kita perlu memanajemen waktu kita sebaik mungkin ? Selain karena
waktu itu sangat berharga, ada beberapa alasan lainnya, diantaranya :

 Karena waktu kita terbatas, sementara pekerjaan senantiasa bertambah.

 Manajemen waktu membantu kita untuk berkerja lebih efektif dengan
skala prioritas.
 Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress kita dapat mengontrol
setiap tugas dan tenggat waktunya
 Manajemen waktu membuat kita lebih produktif (dapat menghindari
hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan.

Sebuah sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan, dapat

membantu Kita menyelesakan pekerjaan dalam waktu singkat. Apapun
prioritasnya, mempelajari cara mengatur hidup dan belajar akan membantu kita
mencapai tujuan hidup kita. Berikut ini adalah jawaban untuk pertanyaan “Mengapa
Saya harus me- manage waktu saya?” Karena sistem manajemen waktu yang
efektif dapat :
1. Membantu Kita membuat prioritas. Misalnya bertemu kekasih yang sudah
seminggu tak bertemu atau mengejakan bahan presentasi tugas yang
akan dikumpul besok.
2. Mengurangi kecenderungan untuk menunda. Nah… biasanya hal yang satu ini
yang membuat manusia-manusia di dunia ini susah sekali untuk sukses.
Saya pribadi merupakan penderita akut penyakit ini., sistem manajemen
waktu
3. adalah obatnya.
Membantu kita menghindari “tabrakan waktu”. Dengan menulis semua
aktivitas, tugas, janji, pesan dan pengingat Kita hanya disatu tempat, akan
membantu
kita memastikan bahwa dua atau tiga kegiatan tidak dilaksanakan pada waktu
4. yang bersamaan. Jika terjadi tabrakan waktu, kita akan mengetahui sejak
awal dan memungkinkan untuk mengatur kembali jadwal kita.
Memberi kita kebebasan dan kendali. Manajemen waktu tidak akan membatasi
5. ruang gerak seseorang. Sebuah kendali terhadap bagian dari hari kita,
memungkinkan kita untuk menjadi fleksibel pada hari-hari berikutnya.
Membantu kita menghindari perasaan bersalah. Kita akan belajar dengan
nyaman jika kita menyediakan waktu tertentu untuk melakukannya. Tanpa
sebuah rencana untuk mengerjakan tugas kita saat ini. Kita mungkin
merasa “kepala kita terbebani”. Bahkan juga ketika kita tidak sedang
mengerjakan tugas tersebut.

3
 6. Membantu mengevaluasi kemajuan kita. Jika kita menyadari bahwa kita dapat
membaca 75 halaman perminggu, sedangkan pada minggu ini kita hanya
membaca 60 halaman, maka kita memerlukan kalkulator untuk mengetahui
bahwa kita memang tertinggal pada minggu ini. Dan dengan begitu kita akan
tau, „sedang dalam posisi apa saya ini?‟ artinya dibutuhkan sedikit waktu
untuk mengejar ketertinggalan itu. Dan keuntungan buat kita, kita dapat
langsung menyadarinya, dan segera bertindak untuk itu.

PRAKTIK MANAJEMEN WAKTU

Aplikasi dari filsafat melahirkan beberapa tahapan penerapan manajemen

antara lain :
1. Manajemen partisipasi
2. Manajemen berdasarkan hasil (result management)
3. Manajemen memperkaya pekerjaan (job enrichment),
4. Manajemen prioritas produktifitas,
5. Manajemen berdasarkan kemungkinan (contingency
6. management)
Manajemen pemanfaatan konflik
Odiorne membagi praktek manajemen dengan beberapa tahapan :
1. Manajemen memaksa (1920-an dan 1930-an)
2. Manajemen mementingkan hubungan kemanusiaan (1940-an)
3. Manajemen menggunakan tekanan (1950-an)
4. Manajemen menurut keadaan (1960-an)

Bennet Silalahi (2001:10) membagai praktik manajemen menjadi 5 tahapan

antara lain :
1. Manajemen teknologis
2. Manajemen administrative
3. Manajemen sistem kemanusiaan
4. Manajemen ilmiah
5. Manajemen sasaran dan hasil

EFEK-EFEK MANAJEMEN WAKTU

Orr dan Traccy menjelaskan efek-efek dalam manajemen waktu yakni sebagai
berikut :
1. Dapat meningkatkan keteraturan hidup, percaya diri dan disiplin.
2. Meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja.
3. Meningkatkan penghasilan pada tiap individu.
4. Meningkatkan kepuasan kerja pada individu.
5. Mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjaan.
6. Mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu.
7. Menurunnya tingkat stress individu.
8. Dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan diperoleh prestasi kerja
yang baik.
9. Dapat meningkatkan kecepatan kerja.
10. Meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.

4
 Dari uraian diatas dapat kita lihat betapa banyaknya efek-efek positif yang
dihasilkan ketika individu dapat memanajemen waktunya dengan baik.

ASPEK-ASPEK MANAJEMEN WAKTU

Setelah melihat efek positif terhadap manajemen waktu yang mampu

membuat penyelesaian pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Berikutnya aspek-
aspek dalam manajemen waktu. Menurut Atkinson, aspek-aspek dalam manejemen
waktu mencakup hal-hal berikut:
1. Menetapkan Tujuan
Bagian utama dari pengelolaan waktu adalah menetapkan tujuan dari
apa yang akan dikerjakan. Menetapkan tujuan dapat membantu individu untuk
memfokuskan perhatian terhadap pekerjaan yang akan dijalankan,
fokus terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai serta
mampu merencanakan suatu pekerjaan dalam batasan waktu yang
2. disediakan. Menyusun Prioritas
Menyusun prioritas perlu dilakukan mengingat waktu yang tersedia
terbatas dan tidak semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama.
Urutan prioritas dibuat berdasarkan pringkat, yaitu dari prioritas terendah
hinnga pada prioritas tertinggi.
Urutan prioritas ini dibuat dengan mempertimbangkan hal mana yang
dirasa penting, mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan
terlebih
dahulu. Atkinson berpendapat menyusun prioritas membutuhkan
ketelitian
3. tinggi dan kemampuan menyusun strategi agar hasil pokok
penggunaan waktu dapat tercapai secara maksimal.
Menyusun
Jadwal
Aspek lainnya dalam manajemen waktu adalah membuat susunan
4. jadwal. Jadwal merupakan daftar kegiatan yang akan dilaksanakan
beserta urutan waktu dalam priode tertentu. Fungsi pembuatan jadwal
adalah menghindari bentrokan kegiatan, menghindari kelupaan, dan
mengurangi ketergesaan. Bersikap Asertif
Aspek manajemen waktu ini diartikan sebagai ekspresi
bertanggungjawab dari perasaan dan pikiran seseorang terhadap orang
5. tertentu pada waktu yang tepat. Sikap asertif dapat diartikan sebagai sikap
tegas untuk berkata "Tidak" atau menolak suatu permintaan atau tugas dari
orang lain dengan cara positif tanpa harus merasa bersalah dan menjadi
agresif.
Bersikap tegas merupakan strategi yang diterapkan guan
6. menghindari
pelanggaran hak dan memastikan bahwa orang lain tidak mengurangi
efektivitas penggunaan waktu. Dalam bersikap asertif tetap dibutuhkan
pertimbangan matang dari segi konsekuensi atau besar kecilnya dampak
poisitf dan negatif yang diterima individu.
Menghindari
Penundaan
Penundaan
merupakan penangguhan
suatu hal hingga
terlambat dikerjakan. 5
Penundaan dalam
pelaksanaan tugas dapat
menyebabkan
ketidakberhasilan dalam
 7. Meminimalkan Waktu yang Terbuang
Pemborosan waktu mencakup segala kegiatan yang menyita waktu dan
kurang memberikan manfaat yang maksimal. Hal tersebut sering menjadi
penghalang bagi individu untuk mencapai keberhasilannya karena sering
membuat individu menunda melakukan kegiatan yang penting.

Canfield mengemukakan aspek-aspek manajemen waktu mencakup hal

berikut ini:

1. Perencanaan
Proses
perencanaan
diperlukan
2. untuk
membuat
seseorang
3. tetap pada
pilihannya
untuk
menyeleksi
4. pekerjaan
yang ada
dengan
didorong oleh
tekad untuk
mengerjakan
Dapat disimpulkan dari penjelasan diatas bahwa aspek-aspek manajemen
waktu pekerjaan
mencakup adanya perencanaan, penetapan tujuan, menyusun prioritas,
sampaipenundaan, menyusun jadwal, bersikap asertif, meminimalkan
menghindari
waktu tuntas.
Menetapkan
yang terbuang, Prioritas
melakukan delegasi, dan adanya disiplin diri.
Menentukan prioritas berarti berusaha menentukan mana hal yang harus
didahulukan berdasarkan
SUMBER-SUMBER PEMBOROSAN tingkat kepentingannya.
WAKTU
Melakukan Delegasi
Delegasi artinya
1. menonton televisimenyerahkan suatu pekerjaan kepada orang lain yang dinilai
tepat dan
2. menelepon dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut sehingga waktu yang kita
miliki akan lebih efisien.
3. melakukan perjalanan pulang pergi
4. Disiplin
melamunDiri
5. Disiplin
menunggu diri akan mengarahkan individu untuk mementingkan pada tugasnya
6. melayanidan
sendiri tamumenghindarkan diri hari hal-hal yang dapat menghambat
yang tidak diundang
7. penyelesaian tugas.
mengerjakan pekerjaan lain yang seharusnya tidak dikerjakan

Kegiatan pemborosan waktu merupakan kegiatan yang dilakukan secara

berlebihan serta diluar jadwal perencanaan. Sebaiknya minimalkanlah waktu yang
terbuang tersebut.

6
TEKNIK MANAJEMEN WAKTU SECARA UMUM

1. Bawalah jadwal, dan ingatlah seluruh isi pemikiran Anda, percakapan,

dan kegiatan yang harus Anda lakukan selama seminggu. Ini akan
membantu Anda untuk memahami berapa banyak hal yang dapat Anda
selesaikan dalam satu hari, dan kapan waktu-waktu berharga Anda akan
berlalu. Anda akan dapat melihat berapa banyak waktu yang Anda luangkan
untuk mencapai hasil, dan berapa banyak waktu yang telah Anda buang
untuk kegiatan-kegiatan yang tidak produktif.
2. Segala kegiatan dan percakapan yang penting untuk kesuksesan Anda
harus ada jangka waktunya. List pekerjaan Anda akan bertambah sangat
banyak jika Anda mengisinya dengan hal-hal yang tidak bisa dikerjakan.
Buatlah jadwal untuk diri Anda sendiri dimana Anda bisa meluangkan waktu
untuk berpikir dan melakukan hal-hal yang produktif bagi diri Anda.
Lakukanlah hal ini secara disiplin.
3. Rencanakanlah setidaknya 50% dari waktu yang Anda miliki untuk
menghasilkan hal yang produktif.
4. Rencanakanlah waktu untuk beristirahat, menarik diri dari semua
kesibukan yang Anda miliki.
5. Luangkan 30 menit pertama setiap harinya untuk merencanakan hari Anda.
Jangan memulai aktivitas Anda sebelum Anda selesai merencanakannya.
Saat yang paling penting dalam hari Anda adalah saat dimana Anda
merencanakannya.
6. Luangkan waktu selama 5 menit untuk setiap undangan dan keputusan yang
harus Anda datangi dan Anda ambil. Ini akan membantu Anda
memperlihatkan prioritas yang harus diutamakan, dan membuat Anda merasa
bahwa waktu tidak berlalu begitu cepat. Luangkan pula 5 menit setelah
aktivitas atau keputusan yang Anda ambil untuk menentukan apakah
target
yang Anda tentukan hari ini tercapai atau tidak. Apakah ada yang terlewat,
7. atau tidak.
Jangan ragu-ragu untuk menolak interupsi dari siapapun juga saat Anda
benar-benar harus mengerjakan sesuatu sampai selesai.
Adapun teknik yang lain antara lain :

1. Menilai bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda

Sebagai langkah pertama dalam mengelola waktu yang lebih baik,
Anda mungkin ingin menganalisis bagaimana Anda menghabiskan waktu
Anda sekarang. Untuk melakukan hal ini, membagi hari menjadi segmen-
segmen lima belas menit, kemudian mencatat apa yang Anda lakukan
setiap lima belas menit. Setelah itu, review kali ini buku harian dan total
waktu yang dihabiskan pada setiap aktivitas sepanjang hari.
a. Misalnya, Anda mungkin bahwa Anda menghabiskan waktu tiga jam
menonton televisi, berolahraga satu jam, satu jam belajar, dan dua
belanja jam. Selanjutnya, mengevaluasi penggunaan waktu.
b. Anda mungkin memutuskan Anda menghabiskan waktu terlalu banyak
menonton TV dan terlalu sedikit waktu belajar. Berdasarkan evaluasi
ini, memutuskan pada penyesuaian, tapi membuatnya spesifik. Cara
yang

7
 baik untuk membuat perubahan ini adalah untuk membuat kontrak
dengan diri sendiri yang mencakup imbalan untuk menjadi sukses.
2. Tetapkan Tujuan
Hal yang paling penting yang dapat Anda lakukan untuk mengatur
waktu adalah untuk mengatur harian, mingguan, bulanan, sasaran tahunan
dan jangka panjang. Jika Anda tidak memiliki makna yang jelas mengenai
mana Anda akan pergi dulu, Anda tidak akan dapat merencanakan
bagaimana untuk sampai ke sana. Mengatur waktu penggunaan Anda untuk
memaksimalkan peluang untuk mencapai tujuan Anda.
3. Belajarlah untuk memprioritaskan
Setelah Anda menetapkan tujuan Anda, Anda perlu untuk
memprioritaskan mereka dan kegiatan Anda. Tidak semua tujuan Anda akan
persis penting. Fokus pada tujuan-tujuan yang paling penting bagi Anda, dan
bekerja pada tujuan-tujuan lain setelahnya. Demikian pula, fokus pada
aktivitas yang paling penting bagi pencapaian tujuan Anda tertinggi dan
kegiatan lain sesudahnya.
4. Jauhkan jadwal
Setelah Anda memiliki prioritas kegiatan Anda, Anda kemudian dapat
menjadwalkan mereka ke rutinitas harian Anda. Kapan Anda pergi ke bank?
Kapan Anda membeli bahan makanan? Jangan lupa untuk jadwal beberapa
waktu relaksasi dan rekreasi, serta.
5. Anda Maksimalkan manfaat
Dalam penjadwalan seluruh aktivitas Anda, ingat apa yang ahli
manajemen waktu ada yang mengatakan: kita memperoleh 80%
penghargaan kami pada hanya 20% dari kegiatan kami dan, sebaliknya,
akuisisi hanya 20% dari hadiah kami pada 80% dari waktu kita habiskan. Apa
ini menyatakan adalah bahwa kita perlu memastikan bahwa kami mengakui
dan terlibat dalam
20% kegiatan yang memberikan kita 80% dari hadiah kita sebelum kita
6. beralih ke kegiatan lain.
Anda Maksimalkan manfaat dengan mengatur waktu Anda.
Fakta bahwa Anda membaca artikel ini berarti Anda punya waktu
untuk melakukan teknik di atas dan menerapkannya pada kehidupan pribadi
Anda
TEKNIK MANAJEMEN WAKTU BERDASARKAN SKALA PRIORITAS

Skala Prioritas adalah tingkat-tingkat yang memiliki kriteria tertentu atas

segala sesuatu yang diutamakan.
Berikut adalah beberapa hal-hal yang mempengaruhi Skala Prioritas :
1. Tingkat Urgensinya, yang mana yang harus didahulukan
2. Kesempatan yang dimiliki misalnya : obat, saat sakit menjadi hal utama
dan yang lain menjadi hal kedua
3. Pertimbangan Masa deman, agar masa depan gemilang kita perlu
mendapatkan pendidikan maka dari itu pendidikan beserta pelengkapnya
harus di utamakan juga
4. Kemampuan diri
5. Tingkat pendapatan
6. Status Sosial
7. Lingkungan

8
 Tiga Kategori Prioritas Waktu
a. Jangan dikerjakan
b. Kerjakan Nanti
c. Kerjakan Sekarang

Tabel Kategori Prioritas Waktu

Kategori Prioritas Waktu

NO
Kategori Karakteristik
1 Jangan Dikerjakan  Masalah dapat hilang tanpa
diatasi
 Sudah kedaluarsa
 Dapat dikerjakan oleh orang
lain
2 Dikerjakan Nanti  Tidak disertai jatuh tempo
 Dapat ditunda
 Dapat diperlambat

Alasan penundaan tugas :

 Tidak ingin
memulai
 Tidak tahu dari
mana memulai
 Tidak tahu dari mana memulai
3 Dikerjakan Sekarang Kebutuhan unit operasional
meskipun harian
ingin memulai
Kegiatan-kegiatan yang telah ditunda,
misal :
 Kebutuhan staf
 Kebutuhan peralatan
 Rapat

Manajemen waktu sangat dibutuhkan agar setiap individu dapat

melaksanakan setiap kegiatannya secara efektif dan efisien. Terdapat beberapa
teknik yang dapat digunakan dalam manajemen waktu. Salah satunya adalah
teknik manajemen waktu berdasarkan skala prioritas.
Pada manajemen waktu berdasarkan skala prioritas, pelaksanaan pekerjaan
didahulukan berdasarkan skala prioritas. Skala prioritas mendahulukan pekerjaan
yang penting dan mendesak, dilanjutkan dengan pekerjaan penting dan
tidak mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak meski belum terlalu penting,
, dan
terakhir adalah pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak.
1. Mendesak dan Penting
Tipe pekerjaan penting dan mendesak harus di utamakan
penyelesaiannya lebih dahulu. Tugas tersebut tidak dapat ditunda-tunda lagi.
Kegiatan yang termasuk dalam kelompok ini merupakan hal penting dan harus
dilakukan, tidak bisa ditunda pada lain waktu. Contohnya: Pekerjaan
menghantar keluarga kecelakaan kerumah sakit, mengerjakan tugas kantor
untuk diserahkan esok hari, dan lain sebagainya.

9
 Orang yang terbiasa bekerja pada kelompok ini akan cendrung stress,
cepat lelah, dan berprestasi biasa-biasa saja karena semua kegiatan
dilakukan secara terburu-buru.

2. Penting
Tipe pekerjaan dengan prioritas ini harus disikapi dengan menjadwalkan
pekerjaan dengan cermat. Jangan sampai pekerjaan penting diabaikan
sehingga pekerjaan ini menjadi pekerjaan mendesak dan penting. Sebaiknya
gunakan waktu produktif untuk menyelesaikan pekerjaan ini.

Kegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan yang sudah terjadwal

dengan baik, rutin. Contoh pekerjaan penting adalah mengerjakan tugas
sesuai jadwal, olahraga terjadwal dan lain sebagainya.
Orang yang berada dalam kelompok ini adalah mereka yang memiliki
visi, mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan melakukan
perencanaan dalam mencapai visinya, menetapkan prioritas, mengerjakan hal
penting terlebih
dahulu dan menyelesaikan sisanya kemudian.
Sifat individu yang bergabung dalam kelompok ini adalah orang dengan
pola hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.
3. Mendesak dan Tidak Penting
Pekerjaan ini terkadang datang dari orang di luar lingkungan kerja.
Misalnya ketika mereka minta bantuan kepada Anda. Hal ini bisa saja
mengganggu waktu produktif bekerja. Oleh karena itu sah-sah saja jika
seseorang mengabaikan dan tidak membantunya jika pekerjaan Anda saat ini
merupakan pekerjaan penting dan tidak dapat ditunda-tunda lagi
penyelesaiannya.
Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini merupakan kegiatan tidak
penting namun terpaksa harus dilakukan. Seperti contoh menerima tamu,
menemani
teman, dan lain sebagainya. Umumnya pekerjaan ini tanpa
direncanakan dan
sulit dihindari.
Kebiasaan bekerja pada kelompok seperti ini akan membuat seseorang
menjadi kurang disiplin, prestasi rendah, tidak memiliki tujuan jelas dalam
pekerjaan, dan
4. Tidak Mendesak karena selalu
Tidak berusaha menyenangkan orang lain.
Penting
Kegiatan dalam kelompok ini merupakan kegiatan yang dilakukan secara
berlebihan dan berakibat tingkat kepentingannya rendah. Contohnya adalah
menonton televisi dan tidur secara berlebihan. Orang dalam kelompok ini
cendrung pemalas serta kurang bertanggung jawab.

TEKNIK MANAJEMEN WAKTU BERDASARKAN DELEGASI

Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal

kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Ada alasan mengapa
diperlukan pendelegasian, yaitu sebagai berikut :
1. Memungkinkan atasan dapat mencapai lebih dari pada mereka menangani
setiap tugas sendiri.

10
 2. Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.
3. Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih
diprioritaskan.
4. Dapat mengembangkan keahlian bawahan sebagai suatu alat
pembelajaran dari kesalahan.
5. Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam
pembuatan keputusan.

Dibawah ini adalah prinsip – prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar
untuk delegasi yang efektif :
1. Prinsip scalar.
2. Prinsip kesatuan perintah.
3. Tanggung jawab, wewenang, dan
akuntabilitas.
Adapun Faktor yang memungkinkan gagalnya delegasi, yaitu:
4. Atasan merasa lebih jika mereka tetap mempertahankan hak
pembuatan keputusan.
5. Atasan tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahannya salah ataupun gagal
dalam menjalankan wewenangnya.
6. Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya.
7. Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan
sangat baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisinya sebagai
8. atasan.
Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab
9. yang sudah diterima.
Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas – tugas dengan benar
10. dan
Bawahan merasa
dikatakan tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih
gagal.
besar.

Salah satu teknik manajemen waktu selain Teknik Manajemen Waktu

Berdasarkan Skala Prioritas adalah Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan
Delegasi.
Delegasi adalah pemberian wewenang atau kekuasaan formal dan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan
wewenang
dari atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi
secara efisien karena tidak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi
1. Apa
setiap yang didelegasikan
tugas-
2. Saling terbuka
tugas antara diberi delegasi dan menerima
organisasi.
3. delegasi Unsur-unsur yang menyangkut dengan delegasi adalah sebagai
4. Transparasi
berikut: mengenai delegasi
5. Ada harapan yang diserahi delegasi
6. Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya
7. Pengawasan yang wajar
Orang yang diserahi delegasi
Delegasi lebih dari sekedar memberikan orang lain tugas untuk mengerjakan
sesuatu. Dengan mengikuti cara pemilihan orang yang tepat dan teratur serta
bijak, memilih bawahan dengan keahlian yang paling cocok dengan pekerjaannya,
atau

11
memilih staf atau karyawan yang sekiranya akan mendapatkan pengalaman yang
berguna dari pekerjaan yang didelegasikan.
Ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam proses delegasi kekuasaan
sehingga berjalan efektif. Keempat hal tersebut dinyatakan sebagai berikut:
1. Dalam pemberian suatu delegasi kekuasaan atau tugas haruslah dibarengi
dengan pemberian tanggungjawab.
2. Kekuasaan yang didelegasikan harus pada orang yang tepat baik dari segi
kualifikasi maupun fisik.
3. Mendelegasikan kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan
pemberian motivasi.
4. Pimpinan yang mendelegasikan kekuasaanya harus membimbing dan
mengawasi orang yang menerima delegasi tersebut.

Dengan demikian pendelegasian kekuasaan mempunyai manfaat ganda,

diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Pimpinan dapat lebih fokus pada tujuan dan pekerjaan pokoknya
2. Putusan dapat dibuat dengan lebih cepat dan unit yang tepat
3. Inisiatiff dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi
4. Mendidik dan mengembangkan bawahan sehingga mampu diberi beban
tugas yang lebih besar dan berat lagi nantinya.

TEKNIK MANAJEMEN WAKTU BERDASARKAN ASERTIF

Sebelumnya kita sudah mengenal dan membahas Teknik Manajemen Waktu

Berdasarkan Delegasi. Selanjutnya kita akan membahas teknik manajemen
waktu lainnya yakni Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif.
Asertivitas adalah suatu kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yang
diinginkan, dirasakan, dan dipikirkan kepada orang lain namun dengan tetap
menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan orang lain.
Dalam bersikap asertif, seseorang dituntuk untuk jujur terhadap dirinya dan
juru pula dalam mengekspresikan perasaan, pendapat dan kebutuhan secara
proporsional, tanpa ada maksud untuk memanipulasi, memanfaatkan
ataupun merugikan pihak lainnya.

Pengertian Asertif

Asertif dapat diartikan sebagai kemampuan untuk menyatakan diri dengan

tulus, jujur, jelas, tegas, terbuka, sopan, spontan, apa adanya, dan tepat
tentang keinginan, pikiran, perasaan dan emosi yang dialami, apakah hal tersebut
yang
dianggap menyenangkan ataupun mengganggu sesuai dengan hak-hak yang
dimiliki
dirinya tanpa merugikan, melukai, menyinggung, atau mengancam hak-
hak, kenyamanan, dan integritas perasaan orang lain. Perilaku asertif
tidak dilatarbelakangi maksud-maksud tertentu, seperti untuk memanipulasi,
memanfaatkan, memperdaya atau pun mencari keuntungan dari pihak lain.
Inti dari perilaku asertif adalah kejujuran, yaitu cara hidup atau bentuk komunikasi
yang berlandaskan kepada kejujuran dari hati yang paling dalam sebagai
bentuk penghargaan pada orang lain, dalam cara-cara yang positif dan menetap,
yang dicirikan dengan kemampuan untuk mengekspresikan diri tanpa menghina,
melukai, mencerca, menyingung, atau menyakiti perasaan orang lain, mampu
12
mengontrol perasaan diri sendiri tanpa rasa takut dan marah. Dalam kehidupan atau
komunikasi sehari-hari, orang yang asertif akan lebih memilih pola interaksi “I‟m
okay, you‟re okay” atau menggunakan pernyataan-pernyataan yang lebih
mencerminkan tangungjawab pribadi, seperti penggunaan kata-kata ”saya” dari
pada
” ” atau ”kamu”. Misalnya, ”saya sedih, marah, dan malu ketika saya tahu ...”
dari pada ”kamu pembohong, tidak disiplin, dan tidak dapat dipercaya karena ....”.
Dengan demikian, orang yang asertif akan memiliki kebebasan untuk
meluapkan perasaan apa pun yang dirasakan, dan berani mengambil
jawab terhadap perasaan yang dialaminya dan menerima orang lain secara terbuka.
tanggung
Memiliki keberanian untuk tidak membiarkan orang lain mengambil manfaat
dari perasaan yang dialaminya, tetapi orang lain pun memiliki kebebasan untuk
mengungkap apa yang dirasakannya.
Perilaku asertif dapat dengan mudah dipahami bila dibandingkan dengan
perilaku non asertif, baik yang sifatnya pasif atau agresif. Dalam perilaku
pasif,
seseorang tidak memberikan reaksi atau mengekspresikan perasaan negatif
yang
dialaminya secara jujur dan terbuka, tetapi dilakukan dengan menyimpan
perasaannya tersebut, menarik diri, menerima, atau menggerutu. Perilaku non
asertif-
pasif hakekatnya adalah bentuk ketidakjujuran emosi, kegagalan diri atau
kekalahan
diri yang didasari oleh perasaan-perasaan takut, cemas, mengindari konflik,
keinginan untuk mencari jalan keluar paling mudah, dan bahkan ketidakmampuan
untuk memahami diri dan memenuhi kebutuhan untuk bersikap sabar. Pola
komunikasi yang berkembang pada kelompok nonasertif-pasif adalah “I‟m not
okay, you‟re okay”.
Sedangkan pada perilaku nonasertif-agresif, reaksi yang diberikan
diekspresikan keluar dan dilakukan secara terbuka melalui tindakan aktif berupa
pengancaman atau penyerangan, dilakukan secara langsung atau tidak langsung,
baik dalam bentuk fisik atau verbal. Tindakan yang dilakukan secara langsung,
misalnya marah-marah, memukul, menuntut, dominan, egois, menyerang, dsb.
Sedangkan tindakan
menggunakan pola tidak langsung,
“You‟re misalnya
not okay, I‟m dengan menyindir, menyebar gosip,
dsb. Tindakan
Dengan agresif iniseseorang
okay”.
kata lain, biasanya dikatakan
sengaja dilakukan
bersikapdengan maksud
non-asertif, untuk
jika ia gagal
melukai,
mengekspresikan perasaan, pikiran dan pegangan/keyakinannya secara tulus,dan
melecehkan, menghina, mempermalukan, menyakiti, merendahkan jujur,
bahkan
sopan, danmenguasai pihaktanpa
apa adanya lain. maksud
Dalam pola komunikasi
untuk mereka
merendahkan cenderung
hak-hak atau
mengancam
integritas perasaan orang lain, sehingga justru menimbulkan respon dari orang lain
yang tidak dikehendaki atau negatif.
Karakteristik Orang Yang Asertif

Secara umum, orang yang asertif dicirikan dengan sikapnya yang

terbuka,
jujur, sportif, adaptif, aktif, positif, dan penuh penghargaan terhadap diri
sendiri maupun orang lain. Beberapa ciri lain, diantaranya adalah:
a. Mampu mengekspresikan pikiran, perasaan, dan kebutuhan dirinya, baik
secara verbal maupun non verbal secara bebas, tanpa perasaan takut,
cemas, dan khawatir.
b. Mampu menyatakan “tidak” pada hal-hal yang memang dianggap tidak
sesuai dengan kata hati atau nuraninya.

13
 c. Mampu menolak permintaan yang dianggap tidak masuk akal, berbahaya,
negatif, tidak diinginkan, atau dapat merugikan orang lain.
d. Mampu untuk berkomunikasi secara terbuka, langsung, jujur, terus
terang sebagaimana mestinya
e. Mampu menyatakan perasaannya secara jelas, tegas, jujur, apa adanya, dan
sopan.
f. Mampu untuk meminta tolong pada orang lain pada saat kita
memang membutuhkan pertolongan.
g. Mampu mengekspresikan kemarahan, ketidak setujuan,
perbedaan pandangan secara proporsional.
h. Tidak mudah tersingung, sensitif, dan emosional.
i. Terbuka untuk ruang kritik.
j. Mudah berkomunikasi, hangat, dan menjalin hubungan sosial dengan baik.
k. Mampu memberikan pandangan secara terbuka terhadap hal-hal yang
tidak
l. sepaham.
Mampu meminta bantuan, pendapat, atau pandanganngan orang lain ketika
sedang menghadapi masalah.
Perilaku asertif Menurut Beberapa Ahli

1. Menurut Pratanti (2007) sikap atau pun perilaku agresif cenderung akan
merugikan pihak lain karena seringkali bentuknya seperti mempersalahkan,
mempermalukan, menyerang (secara verbal ataupun fisik), marah-marah,
menuntut, mengancam, sarkase (misalnya kritikan dan komentar yang
tidak enak didengar), sindiran ataupun sengaja menyebarkan gosip.
2. Menurut Lazarus (Fensterheim, l980) dalam Iriani (2009) perilaku asertif
mengandung suatu tingkah laku yang penuh ketegasan yang timbul
karena
adanya kebebasan emosi dan keadaan efektif yang mendukung yang antara
lain meliputi :
a. menyatakan hak-hak pribadi.
b. berbuat sesuatu untuk mendapatkan hak tersebut
c. melakukan hal tersebut sebagai usaha untuk mencapai kebebasan
emosi.
Seseorang dikatakan bersikap tidak asertif, jika ia gagal mengekspresikan
perasaan, pikiran dan pandangan/keyakinannya; atau jika orang tersebut
mengekspresikannya sedemikian rupa hingga orang lain malah memberikan
respon
yang tidak dikehendaki atau negatif (Pratanti, 2009).
Perilaku asertif merupakan terjemahan dari istilah assertiveness atau
assertion, yang artinya titik tengah antara perilaku non asertif dan perilaku
agresif.
a. Orang
Memilikiyang
kepercayan
memiliki diri
tingkah
yanglaku
baik.
atau perilaku asertif orang yang
berpendapat
b. Dapatdari
mengungkapkan pendapat dan ekspresi yang sebenarnya tanpa
orientasi dari dalam, yaitu sebgahi berikut :
rasa takut.
c. Berkomunikasi dengan orang lain secara lancar.

Sebaliknya orang yang kurang asertif adalah mereka yang memiliki ciri - ciri
a). terlalu mudah mengalah/ lemah, b). mudah tersinggung, cemas, c). kurang
yakin pada diri sendiri, d). sukar mengadakan komunikasi dengan orang lain

14
 Menurut Sukaji (1983) dalam Fitri (2009) perilaku asertif adalah perilaku
seseorang dalam hubungan antar pribadi yang menyangkut ekspresi emosi
yang tepat, jujur, relatif terus terang, dan tanpa perasaan cemas terhadap orang
lain.
Perilaku asertif merupakan perilaku sesorang dalam mempertahankan hak pribadi
serta mampu mengekspresikan pikiran, perasaan, dan keyakinan secara langsung
dan jujur dengan cara yang tepat. Perilaku asertif sebagai perilaku antar pribadi
yang
bersifat jujur dan terus terang dalam mengekspresikan pikiran dan perasaan dengan
mempertimbangkan pikiran dan kesejahteraan orang lain.
Orang yang memiliki tingkah laku asertif adalah mereka yang menilai bahwa
oraang boleh berpendapat dengan orientasi dari dalam, dengan tetap
memperhatikan
sungguh-sungguh hak-hak orang lain.Mereka umumnya memiliki
kepercayaan diri yang kuat.
Menurut Rathus (l986) orang yang asertif adalah orang yang
mengekspresikan perasaan dengan sungguh-sungguh, menyatakan tentang
kebenaran. Mereka tidak menghina, mengancam ataupun meremehkan orang
Tips
lain. untuk berperilaku asertif yang dapat digunakan adalah (Pratanti, 2007)
Orang asertif mampu menyatakan perasaan dan pikirannya dengan tepat
Tentukan
dan jujur sikap yang pasti,kepada
tanpa memaksakannya apakahorang
andalain
ingin menyetujui
(Iriani, 2009). atau tidak. Jika
kamu belum yakin dengan pilihan anda, maka anda bisa minta kesempatan
berpikir sampai mendapatkan kepastian.
1. Berikan penjelasan atas penolakan anda secara singkat, jelas, dan logis.
Penjelasan yang panjang lebar hanya akan mengundang argumentasi pihak
lain.
2. Gunakan kata-kata yang tegas, seperti secara langsung mengatakan “tidak”
untuk penolakan, dari pada “sepertinya saya kurang setuju..sepertinya saya
kurang sependapat…saya kurang bisa…..”
3. Pastikan pula, bahwa sikap tubuh anda juga mengekspresikan atau
mencerminkan “bahasa” yang sama dengan pikiran dan verbalisasi anda
…Seringkali orang tanpa sadar menolak permintaan orang lain namun
dengan sikap yang bertolak belakang, seperti tertawa-tawa dan tersenyum.
4. Gunakan kata-kata “Saya tidak akan….” atau “Saya sudah memutuskan
untuk…..” dari pada “Saya sulit….”. Karena kata-kata “saya sudah
memutuskan untuk….” lebih menunjukkan sikap tegas atas sikap yang
anda tunjukkan.
5. Jika anda berhadapan dengan seseorang yang terus menerus mendesak
anda padahal anda juga sudah berulang kali menolak, maka alternatif
sikap
atau tindakan yang dapat anda lakukan : mendiamkan, mengalihkan
6. pembicaraan, atau bahkan menghentikan percakapan.
Anda tidak perlu meminta maaf atas penolakan yang anda sampaikan (karena
anda berpikir hal itu akan menyakiti atau tidak mengenakkan buat orang
lain)…Sebenarnya, akan lebih baik anda katakan dengan penuh empati
seperti : “saya mengerti bahwa berita ini tidak menyenangkan
7. bagimu…..tapi secara terus terang saya sudah memutuskan untuk …
Janganlah mudah merasa bersalah ! anda tidak bertanggung jawab atas
kehidupan orang lain…atau atas kebahagiaan orang lain.

15
 8. Anda bisa bernegosiasi dengan pihak lain agar kedua belah pihak
mendapatkan jalan tengahnya, tanpa harus mengorbankan
perasaan, keinginan dan kepentingan masing-masing.

Kategori Perilaku Asertif

Prinsip dan bentuk asertif antara lain:

1. Pada prinsipnya asertif adalah kecakapan orang untuk berkata tidak, untuk
meminta bantuan atau minta tolong orang lain
2. Kecakapan untuk mengekspresikan perasaan-perasaan positif maupun
negativ
3. kecakapan untuk melakukan inisiatif dan memulai pembicaraan.

Ada 3 kategori perilaku asertif yaitu :

1. Asertif penolakan yaitu ucapan untuk memperhalus, seperti misalnya : maaf !
2. Asertif pujian yaitu mengekspresikan perasaan positif, seperti
misalnya menghargai, menyukai, mencintai, mengagumi, memuji dan
3. bersyukur
Asertif permintaan yaitu asertif yang terjadi kalau seseorang meminta orang
lain melakukan sesuatu yang memungkinkan kebutuhan atau tujuan
seseorang tercapai tanpa tekanan atau paksaan.
Teknik Manajemen Asertif

Terdapat beberapa teknik manajemen asertif yang berguna dalam

menanggapi situasi yang cenderung menjadi konflik.

1. Memberikan Umpan Balik

Membiarkan orang lain tahu bagaimana kita merespon perilaku
mereka dapat membatu menghindari kesalahpahaman dan membantu
menyelesaikan konflik yang tidak dapat dihindari dalam suatu hubungan.
Ketika kita memilih untuk menyampaikan umpan balik negatif kepada orang
lain, gunakan teknik komunikasi yang tidak terkesan mengancam. Kriteria
untuk umpan balik yang bermanfaat adalah sebagai berikut:
 Difokuskan pada perilaku seseorang bukan kepribadiannya.
 Bersifat deskriptif bukan evaluatif.
 Fokus pada reaksi kita sendiri bukan maksud orang lain.
 Bersifat spesifik bukan umum.
 Difokuskan pada penyelesaian masalah.
 Umpan balik disampaikan secara pribadi.

2. Meminta Umpan Balik dari Orang Lain

Kita perlu berlatih memberikan umpan balik dengan cara yang tepat.
Pada saat bersamaan kita juga perlu mengundang umpan balik dari orang
lain untuk meningkatkan keterampilan komunikasi interpersonal kita.
Kemampuan kita untuk mendengar kritik atau saran tanpa sikap defensif atau
marah, mengakui ketika kita berbuat kesalahan, dan mendorong orang lain
untuk memberikan umpan balik kepada kita.

16
 Mereka juga membantu kita untuk mengidentifikasi bidang-bidang pada
praktik profesional kita yang mungkin perlu perbaikan dan
membantu meningkatkan hubungan yang lebih baik dengan orang
lain.
3. Menentukan Batasan
Bertindak asertif dalam menentukan batasan berarti mengambil
tanggungjawab untuk keputusan yang diambil, bagaimana menghabiskan
sumber daya pribadi tanpa merasa marah kepada orang lain yang mengajukan
permintaan tersebut.
Ketika menghadapi sebuah permintaan, langkah pertama adalah
menentukan seberapa jauh kita mau memenuhi permintaan tersebut. Jika
perlu
waktu untuk mengambil keputusan, menunda keputusan adalah
tindakan yang tepat asalkan kita kembali ke orang tersebut dalam jangka
waktu yang telah
4. Membuat Permintaan
ditetapkan.
Meminta sesuatu yang diinginkan dari orang lain secara langsung juga
diperlukan pada hubungan yang sehat. Jika kita berada pada posisi
manajemen, menyatakan keinginannya dengan jelas dari orang lain adalah
suatu bagian penting untuk mencapai tujuan organisasi.
Pada hubungan yang sederajat, membuat permintaan seperti meminta
pertolongan, adalah suatu bagian penting dari komunikasi yang jujur. Kita
harus
percaya bahwa orang lain akan meresponnya secara asertif, termasuk
berkata
"tidak". Kita tidak perlu bereaksi berlebihan ketika seseorang
menolak Persisten
5. Berlaku permintaan kita dengan cara yang asertif.
Salah satu aspek penting dalam perilaku asertif adalah persisten untuk
menjamin bahwa hak-hak anda dihargai. Sering ketika kita telah menentukan
batasan atau telah berkata "tidak", lalu orang-orang disekitar kita akan
membujuk untuk mengubah pikiran.
Jika kita mengulangi pernyataan keputusan itu dengan santai, kita
telah bertindak asertif tanpa menjadi agresif dan tanpa menyerah. Respon,
mengulangi pernyataan keputusan dengan santai, sering disebut
respon "kaset rusak" (Smith, 1975).

6. Membingkai Kembali
Menurut Kaufman, bingkai adalah jalan pintas kognitif yang
digunakan orang untuk membuat suatu informasi yang kompleks menjadi
masuk akal.
a. Fokus membangun komunikasi yang
Teknik pembingkaian efektif
kembali jugauntuk suatu kelompok tujuan
termasuk:
yang terbatas.
b. menguji validitas/keabsahan perspektif orang lain.
c. Menentukan kesamaan pandangan/tujuan. Mencari hal-hal yang sama-
sama disetujui dan fokus pada hasil yang diinginkan dengan perspektif
jangka panjang.
d. Mengenali kesempatan untuk mencari solusi-solusi yang belum
dieksplirasi/difikirkan lebih mendalam.

17
 e. Mengenali perbedaan yang tidak bisa dijembatani dan pada saat yang
bersamaan mencari tindakan yang masih bisa diambil untuk
mengurangi konflik.

7. Mengabaikan Provokasi
Konflik interpersonal dapat memunculkan berbagai metode untuk
"menang" dengan cara menghina atau mengintimidasi orang lain. Misalnya,
pasien yang marah atau putusa asa mungkin menyerang dengan serangan
personal.
Farmasis yang merasa dikritik secara tidak adil mungkin merespon
dengan sikap agresif atau sarkastik. Konflik interpersonal antara profesional
di
bidang kesehatan sering ditandai dengan perebutan kekuasaan dan
otonomi.
Abaikan komentar yang bersifat mencela dan tetap fokus pada
penyelesaian masalah dapat menjaga konflik agar tidak meningkat kearah
8. Merespon
yang Kritik
Bagi
dapatsebagian
merusakorang, kritik benar-benar dapat membuat diri hancur
hubungan.
karena kita biasanya memegang dua keyakinan irasional yang umumnya
sebagai berikut:
Bahwa kita harus disayangi atau diakui oleh semua orang yang kita kenal
Bahwa kita harus benar-benar kompeten melakukan segala hal tanpa
kesalahan.
Pada beberapa kasus kita mungkin ingin membalas dendam
dengan melakukan serangan balik terhadap orang yang memberikan
kritik. Cara satu-
satunya meniadakan perasaan itu dan untuk memulai mengatasi kritik
dengan layak adalah dengan menantang kepercayaan irasional yang
mendasarinya yang mengakibatkan kita takut tidak diakui oleh orang lain.

MENGEVALUASI PENGGUNAAN WAKTU

Kata evaluasi berasal dari bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian
atau penaksiran (John M. Echols dan Hasan Shadily: 1983).
Evaluasi adalah proses penilaian. Penilaian ini bisa menjadi netral, positif atau
negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Saat sesuatu dievaluasi biasanya
orang yang mengevaluasi mengambil keputusan tentang nilai atau
manfaatnya
Waktu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997) adalah
seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau
berlangsung.
Dalam hal ini, skala waktu merupakan interval antara dua buah
keadaan/kejadian,
Evaluasi Pemanfaatan
atau Waktu
bisa merupakan Sehari
lama berlangsungnya suatu kejadian. Jadi
mengevaluasi waktu berarti kita akan mengevaluasi hal-hal yang telah dan kelak
Untuk mengenali bagaimana cara memanfaatkan waktu dalam sehari, maka
akan dilakukan.
kita dapat mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri, antara lain:
1. Berapa jam yang digunakan untuk melakukan perencanaan?
2. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk bekerja optimal?

18
 3. Berapa jam yang digunakan untuk membaca, memahami, dan berbagi atas
suatu pengetahuan dan pengalaman (belajar)?
4. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk perjalanan menuju tempat bekerja
dan pulang kembali ke rumah?
5. Berapa jam yang digunakan untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai
(sejenak)?
6. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk keluarga?
7. Dan berapa jam yang digunakan untuk masyarakat sekitar (Personal Social
Responsibility)?

Dengan melakukan evaluasi manajemen waktu, maka kita dapat mengenali

bagaimana penggunaan waktu dalam sehari sehingga dapat menemukan hal-hal
mana saja yang menurut kita berlebihan porsi waktunya (misalnya makan terlalu
lama, ngobrol yang tak perlu dan lain sebagainya) dan mana yang kekurangan
porsinya.

Penyita Waktu Terbesar

Berapa banyak waktu yang dimiliki siswa terbaik atau mahasiswa terbaik
dalam sehari? 24 jam. Berapa banyak waktu yang dimiliki oleh orang – orang besar,
seperti ilmuwan penemu listrik Thomas Alva Edison, dalam sehari? 24 jam. Semua
orang memiliki waktu yang sama : 24 jam sehari, 168 jam seminggu, 672
jam sebulan, dan seterusnya.
Bila sumber daya waktu ini dianugerahkan sama persis kepada
semua orang, lantas kenapa pencapaian orang bisa begitu berbeda? Salah
satu kuncinya adalah
manajemen waktu.
Kebanyakan orang tidak sadar bagaimana mereka mengisi waktu. Mereka
terus saja mengeluh tidak punya cukup waktu. Padahal bisa jadi waktu mereka
sebenarnya diisi dengan hal – hal yang tidak bermanfaat. Maka, langkah
pertama dari manajemen waktu ini adalah dengan memantau penggunaan waktu
kita.
Penyita waktu manusia, disadari atau tidak adalah waktu untuk tidur dan
berkomunikasi. Komunikasi di sini, adalah penggunaan media yang tidak bermanfaat,
seperti bergumul di social network(Facebook, twitter, dll). Komunikasi yang
digunakan tidak sia-sia jika memang digunakan untuk hal-hal yang positif dan
bersifat publikatif.
Bukan bermain semata.
Tidurnya manusia juga menjadi penyita waktu terbanyak, karena rata-rata 7
jam setiap hari dilewati dengan tertidur. Bisa kita hitung 7 jam perhari, berarti dalam
1
MENGELOLA WAKTU SECARA PRODUKTIF
bulan, manusia tidur sebanyak 210 jam. Begitu seterusnya.
Strategi Untuk menyusun Jadwal

Selanjutnya dalam memudahkan kita mengambil langkah perlangkahnya

untuk manajemen waktu ini, tentunya kita memerlukan strategi dalam
menyusun jadwal agar lebih efektif. Berikut adalah strategi yang dapat kita
pakai dalam menyusun jadwal mingguan.

19
a. Buat daftar kegiatan yang hendak dikerjakan

 Tuliskan Aktivitas Tetap

Mulailah mengisi jadwal mingguan dengan mengisikan aktivitas tetap.
Termasuk dalam aktivitas tetap adalah kuliah, praktikum, makan,
tidur, pertemuan/rapat rutin di organisasi/ekstrakurikuler, ibadah.
 Tambahkan Waktu Belajar Tetap
Kita perlu memberikan waktu yang memadai untuk waktu belajar
mandiri bagi setiap SKS mata kuliah yang diambil. Waktu belajar mandiri
digunakan untuk membaca ulang bahan, mengerjakan tugas, dan membuat
alat bantu belajar. Sebagai acuan awal gunakan rasio 2 banding 1, yaitu 2
jam belajar mandiri untuk setiap SKS. Ada pelajaran yang memerlukan lebih
dan ada pula yang kurang, kita dapat fleksibel dengan angka ini.
Namun perlu diingat bahwa dengan berjalannya waktu dan bahan
kuliah yang semakin banyak, kita akan membutuhkan waktu yang lebih
banyak untuk membaca ulang, membaca ulang dan membaca
ulang bahan kuliah untuk minggu ini, minggu lalu atau minggu sebelumnya.
Kita perlu
membuat alat bantu belajar untuk dipergunakan pada waktu
mengulang yang akan datang. Kita pun perlu menduga soal dan waktu untuk
mengerjakannya.
 Mulailah mengisi Pertimbangkan kiat –waktu
belajar tetap pada kiat berikut pada saat
yang paling kitabagi kita
mudah
menyusun
untuk berkonsentrasi, misalnya waktu
pagi jam 04.00 – 06.00 dan malam jam
belajar
21.00 tetapGunakan waktu ini untuk mata kuliah yang “berat” dan
– 23.00.
tidak kita sukai. Waktu siang diantara dua kuliah dapat kita pakai
untuk mata kulaih yang tidak terlalu berat.
 Rencanakan waktu belajar dalam blok waktu 50 menit. Waktu yang
terlalu
pendek belum sampai menyebabkan kita benar – benar terlibat dengan
bahan yang dipelajari. Bila kita belajar lebih dari 50 menit, pemahaman,
konsentrasi, dan kemampuan mengingat akan turun. Setelah satu blok 50
menit, kita dapat mengambil istirahat 10 menit. Distribusikan waktu
 belajar mandiri ini setiap hari sepanjang minggu.
Hindari belajar secara maraton, katakan 7 – 8 jam sekaligus. Kita dapat
belajar dalam 3 blok masing – masing 50 menit, satu blok berikutnya kita
dapt melakukan hal yang ringan misalnya merapikan buku – buku,
membersihkan kamar, selanjutnya kembali dengan belajar. jikas kita
memiliki blok waktu yang sangat panjang, hindari menggunakannya untuk
 satu mata kuliah, pakailah untuk mata kuliah yang berbeda.
 Pada masing
Tambahkan Waktu– Belajar
masing Fleksibel
waktu belajar buatlah sasaran yang realistik.
Selain waktu belajar tetap, kita perlu menjadwalkan waktu belajar
fleksibel. Ini akan sangat berguna sebagai jaring pengaman bila kita
tidak
dapat menyelesaikan tugas atau pekerjaan rumah pada waktu
belajar tetap.
Pada awal semester, mungkin kita belum perlu jam belajar
mandiri yang banyak, waktu belajar fleksibel dapat kita jadikan waktu
bebas.
 Setelah mengisi aktivitas tetap, waktu belajar tetap dan
waktu belajar
fleksibel yang tetap tiap minggu, kita dapat membuat jadwal
mingguan baru sebelum menambahkan kegiatan lain pada jadwal. 20
Tambahkan Waktu Untuk Kegiatan Ekstrakurikuler Dan Kegiatan
Pribadi
 Kegiatan ekstrakurikuler penting untuk melatih kita berorganisasi dan
bekerjasama. Jadi, luangkan waktu untuk kegiatan ini. Namun jangan lupa
tugas utama kita saat ini adalah belajar. jangan lupa juga memasukkan
tugas
– tugas yang sifatnya pribadi seperti membersihkan kamar, mencuci baju
 dan lain – lain.
Tambahkan Waktu Untuk Rileks
Tentu saja kita perlu waktu untuk bersantai. Agar tidak lepas
kendali, ada baiknya waktu untuk keperluan ini pun kita rencanakan.
b. Buat skala prioritas dari setiap kegiatan
Untuk mengoptimalkan penggunaan waktu, kita perlu membuat
skala prioritas dari seabrek kegiatan yang harus kita lakukan. Setelah
semua kegiatan didaftarkan, golongkan mereka berdasarkan skala prioritas
kita. Misalnya, angka 1 untuk kegiatan – kegiatan yang dianggap paling
penting. Angka 2 untuk kegiatan yang tikda begitu penting dan seterusnya.
Tidak ada kata benar atau salah dalam mengurutkannya karena
memang setiap diri kita memiliki prioritas yang berbeda dalam hidup.
Mungkin untuk si A kegiatan bersama keluarga adalah yang paling penting
sedang untuk si B kegiatan organisasi sangat penting untuk didahulukan.
Terserah saja. Yang penting buatlah skala prioritas yang memang sesuai
dengan visi dan misi hidup kita. Dan yang tak kalah penting, tentu saja
harus realistis.Kita tidak bisa mengikuti rasa malas dan menaruh belajar di
papan bawah. Kalau mau lulus dengan baik, tentu saja kita perlu
menempatkannya walau tidak harus menjadi prioritas pertama. Sekali lagi,
semua tergantung diri kita masing -masing.
c. Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap kegiatan
Waktu yang kita butuhkan untuk tiap kegiatan dapat diperkirakan
dari pengalaman – pengalaman kita sebelumnya. Hanya saja untuk tiap
aktivitas
 kita
Apakah
patutpengerjaannnya
bertanya : selama ini sudah efisien?
 Apakah kita dapat mengerjakannya dengan lebih cepat?
 Apa yang dapat kita lakukan untuk dapat mengoptimalkan
aktivitas tersebut?

Untuk kegiatan – kegiatan tertentu seperti mengerjakan tugas, ada

baiknya kita memberikan waktu tambahan. Jadi, kalau kita memperkirakan
tugas tersebut dapat selesai dalam waktu 2 jam, kita bisa menambahnya
setengah jam. Hal ini dapat dipertimbangkan karena memang ada hal – hal
tertentu yang punya kecenderungan molor waktu pengerjaannya.
Terutama kegiatan yang memiliki tingkat kerumitan tinggi atau
berhubungan dengan orang lain.
Selain itu, kita perlu realistis dalam memperkirakan waktu pengerjaan.
Misalnya saja, untuk ujian Kimia Dasar minggu ini kita hanya menyediakan
waktu belajar 2 jam. Padahal bahannya saja sampai 4 bab dan kita
belum
pernah membacanya sama sekali. Tentu tidak realistis kalau di saat
yang sama kita juga menginginkan untuk mendapat nilai A.

21
 d. Alokasikan waktu untuk tiap kegiatan
Amati diri sendiri. Apakah kita tipe orang yang bisa berkonsentrasi di
pagi hari ataukah tipe yang lebih suka bekerja di malam hari? Tiap orang
memiliki waktu puncak produktif yang berbeda – beda. Kita harus bisa
memanfaatkan sebisa mungkin waktu produktif itu untuk hal yang memang
menuntut konsentrasi tinggi seperti belajar misalnya. Sedang waktu dimana
kita cenderung sering melamun dapat dipakai untuk kegiatan lain misalnya saja
mencuci pakaian atau membereskan kamar.

e. Evaluasi penerapan jadwal

Setelah selesai minggu kedua, mungkin sekali kita menemukan masih
adanya selisih yang cukup besar antara pemakaian waktu yang kita
rencanakan dan yang kita pantau. Penyebab perbedaan ini
kemungkinan besar
pada belum terbiasanya kita mengikuti rencana, cobalah untuk terus
berdisiplin terhadap rencana kita.
Setelah beberapa bulan boleh jadi kita merasa perlu untuk
melakukan
siklus pemantauan dan perencanaan waktu, kita juga dapat melakukan
evaluasi untuk selanjutnya dapat menyesuaikan perencanaan waktu.
Bila kita telah dapat menjadikan manajemen waktu sebagai kebiasaan,
tidak hanya sekedar teknik, maka kita akan memperoleh manfaatnya pada
jangka panjang, yaitu kita akan memiliki kesadaran atas pemanfaatan waktu
f. Belajaryang efektif.
Bilang “tidak”
Biasanya yang paling sulit adalah mengatakan “tidak”. Terutama pada
ajakan teman. Akibatnya tak jarang waktu yang semestinya digunakan untuk
belajar malah dipakai untuk berbincang – bincang atau pergi jalan – jalan
tanpa direncanakan. Belajarlah untuk mengatakan “tidak” pada hal yang
sekiranya akan menyita waktu kita dan kurang bermanfaat. Sediakanlah waktu
khusus untuk bersosialisasi dengan teman, dan sebisa mungkin minimalkan
aktivitas mendadak yang memakan jadwal waktu yang telah direncanakan.

FAKTOR PENGHAMBAT MANAJEMEN WAKTU EFEKTIF

1. Prokrastinasi (Menunda pekerjaan)

 Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail / data komputer (mudah)
 Deadline membuat frustasi dan menghambat penyelesaian tugas > <
Deadline menolong menyusun rencana dan prioritas daftar yang akan
dikerjakan.
 Bekerja baik dibawah tekanan waktu > < banyak waktu diperlukan
untuk menyelesaikan tugas.
2. Perfeksionis
 Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah)
 Dapat mengarah ke prokrastinasi, oleh karena : takut salah dan
cenderung mengerjakan tugas secara berulang-ulang
3. Tidak Mampu membuat prioritas
 Tidak bisa „memboboti‟ / menilai pekerjaan : lama, urgensi (segera atau
nanti) dan berat – ringannya pekerjaan.

22
  Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis
 Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan
yaitu berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya.

Banyak hal yang dapat mengganggu terlaksananya kegiatan-kegiatan utama

dalam proses pencapaian tujuan Anda. Beberapa hal yang perlu diwaspadai adalah:
a. Zona nyaman serta zona berani
b. Ketakutan menjadi penghambat
c. Bangkit lagi ketika gagal
d. Menaklukkan cobaan
e. Tidak berani berkata TIDAK

23