Fungsi

Manajemen
 POKOK BAHASAN
Perencanaan (1)

TIK : Menjelaskan Pengertian dan Proses

Perencanaan, Minimal 90 % benar

- Pengertian Perencanaan
- Proses Perencanaan
- Pengambilan Keputusan dan Analisis Kebijakan
 POKOK BAHASAN
Perencanaan (2)

TIK : Menjelaskan Masalah dan Penyelesaian

Masalah, Minimal 90% benar

- Pengertian Masalah dan Penyelesaian Masalah

- Proses Penyelesaian Masalah
 Fungsi Manajemen

• Planning
• Organizing
• Actuating
• Controlling
• Evaluating
Apakah Perencanaan merupakan hal
yang penting?
 Urgensi Perencanaan

Tanpa rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin

dicapai

Tanpa perencanaan tidak ada pedoman 

pemborosan

Rencana adalah dasar pengendalian

Tanpa perencanaan berarti tidak ada keputusan dan

proses manajemen
What Is Planning ?
 Pengertian (1)
Perencanaan : kemampuan untuk memilih satu
kemungkinan dan berbagai kemungkinan yang tersedia
dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan
(Billy E. Goetz; Azrul Azwar, 1996)

Perencanaan : pekerjaan yang menyangkut penyusunan

konsep serta kegiatan yang akan dilaksanakan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan demi masa depan
yang lebih baik. (Le Breton ; Azrul Azwar, 1996).
 Pengertian (2)

Perencanaan adalah proses untuk mengantisipasi

peristiwa di masa datang dan menentukan strategi untuk
mencapai tujuan organisasi di masa mendatang (Stefanus S,
Nyoman. A. D, 2007)

Perencanaan adalah suatu proses sistematik berupa

pengambilan keputusan tentang pemilihan sasaran,
tujuan, strategi, kebijakan, bentuk program dan penilaian
keberhasilan dengan memperhitungkan perubahan yang
akan terjadi untuk mencapai tujuan yang efektif dan
efisien
 Istilah-Istilah yang Identik dengan
Perencanaan
• Peramalan (forcasting), ad/ suatu upaya menduga apa yg akan
terjadi pada masa depan.
• Penyelesaian Masalah (Problem Solving), ad/ suatu upaya
menghilangkan hambatan atau masalah.
• Penyusunan Program (Programming), ad/ suatu upaya menyusun
rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan.
• Penyusunan Rancangan (designing), ad/ suatu upaya
menghasilkan pedoman (bagan) kerja.
• Pengkajian Kebijakan (policy analysis), ad/ suatu upaya utk
menyelesaikan masalah.
• Proses Pengambilan Keputusan (Decision Making Process), ad/
suatu upaya menetapkan keputusan.
 JENIS PERENCANAAN (1)
a. Jangka Waktu
- Jangka Panjang
- Jangka Menengah
- Jangka Pendek
b. Frekuensi Penggunaan
-Single Use Planning
- Repeat Use Planning
c. Tingkatannya
- Master Planning
- Operational Planning
- Day to day planning
 JENIS PERENCANAAN (2)
d. Filosofi
- Satisfising planning
- Optimizing planning
- Adaptiviser planning
e. Orientasi Waktu
- Past present planning
- Future oriented planning
f. Ruang Lingkup
- Strategic Planning
- Tactical Planning
- Comprehensif planning
- Integreted planning
 Klasifikasi Jenis Rencana Definisi
rencana
Jangka Waktu Jangka Panjang Biasanya berlaku antara 12 hingga 20
tahun.
Jangka Menengah Masa berlaku rencana 5 sampai 7 tahun
Jangka Pendek Jika masa berlakunya hanya utk 1 tahun.
Frekuensi Single Use planning Rencana yg hanya digunakan satu kali.
Penggunaan
Repeat Use Planning Rencana yg dihasilkan dapat
dipergunakan lebih dari satu kali, jika
kondisi lingkungan normal.
Tingkatannya Master Planning Jika rencana lebih menitikberatkan pada
aspek kebijakan, mempunyai ruang
lingkup luas dan waktu yg panjang.
Operational Planning Jika rencana lebih menitikberatkan pada
pedoman pelaksanaan.
Day to day planning Rencana harian yg disusun secara rinci
dan biasanya pada kegiatan yg rutin.
 Klasifikasi Jenis Rencana Definisi
rencana
Filosofi Satisfising planning Rencana yg tidak terlalu mementingkan
keuntungan golongan, tetapi kepuasan
semua pihak yg terlibat.
Optimizing planning Rencana yg mementingkan pencapaian
tujuan.
Adaptiviser planning Rencana cenderung berupaya utk
menyesuaikan diri dgn situasi dan kondisi
yg dihadapi.
Orientasi Waktu Past present Rencana yg dihasilkan semata-mata dari
planning pengalaman dari pengalaman pada masa
lalu saja, biasanya dilakukan apabila
mengahdapi keadaan darurat.
Future oriented Rencana yg dihasilkan dgn perkiraan yg
planning akan terjadi di masa depan.
-Perencanaan redistributif
-Perencanaan spekulatif
-Perencanaan Kebijakan
 Klasifikasi Jenis Rencana Definisi
rencana

Ruang Lingkup Strategic Planning Rencana yg menguraikan kebijakan jangka

panjang, tujuan jangka panjang, rangkaian
dan pentahapan yg akan dilakukan.
Umumnya sulit diubah.

Tactical Planning Rencana yg dihasilkan hanya mengandung

uraian ttg kebijakan, tujuan serta kegiatan
jangka pendek. Mudah menyesuaikan diri.

Comprehensif Rencana yg dihasilkan mengandung

planning uraian secara menyeluruh. Seluruh aspek
dan ruang lingkup kegiatan.

Integreted planning Rencana yg dihasilkan jelas

menggambarkan keterpaduan antara
kegiatan yg akan dilakukan, dan atau
kegiatan lain yg telah ada.
 Syarat Perencanaan
• Tujuan harus jelas
• Uraian aktivitas yang lengkap
• Jangka waktu pelaksanaan jelas
• Job description harus jelas
• Faktor pendukung dan penghambat
• Mencantumkan standar yang dipakai untuk mengukur
keberhasilan
• Berpedoman kepada sistem yang sedang berlaku
• Simple
• Fleksibel.
 UNSUR RENCANA
• Rumusan Misi
• Rumusan Masalah
• Rumusan Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
• Rumusan Kegiatan
• Asumsi Perencanaan
• Strategi Pendekatan
• Kelompok Sasaran
• Waktu
• Organisasi dan Tenaga Pelaksana
• Biaya
• Metode Penilaian dan Kriteria Keberhasilan
 Rumusan Misi
• Rencana yg baik harus mengandung misi
organisasi, antara lain : latar belakang, cita2,
tujuan pokok, tugas pokok serta ruang lingkup
kegiatan organisasi.
• Digunakan sebagai pedoman pelaksana serta
utk mendapatkan dukungan dari pihak ketiga.
• Misalnya dukungan dana dari pihak donor,
dukungan izin dari pemerintah, dll.
 Rumusan Masalah

• Rencana yg baik harus mengandung rumusan

masalah yg ingin diselesaikan.
• Rumusan dapat menggambarkan kualitas dan
kuantitas masalah.
• Gambaran kualitas dan kuantitas yg dimaksud
harus dapat diukur.
 Rumusan Masalah
Contoh
10% akseptor pil yang dilayani oleh
Rumah Sakit X Jakarta tidak datang
lagi pada kunjungan ulang karena
petugasnya tidak ramah.

Rumusan masalah ini tidak baik, karna kecuali

tidak menjelaskan bilamana masalah tersebut
terjadi, juga mengandung uraian yg menyalahkan
orang lain serta sekaligus mencantumkan
penyebab masalah.
 Rumusan Masalah
Contoh
8% akseptor IUD yg berkunjung ke
RS X Jakarta pada Bulan Mei 2009
mengalami komplikasi infeksi
panggul pasca insersi.

Rumusan masalah ini baik, karna menjelaskan apa

masalahnya, siapa yg terkena masalah, dimana masalah
tsb terjadi, bilamana masalah tsb terjadi serta berapa
besar masalahnya. Tidak menyalahkan orang lain, tidak
menjelaskan ttg penyebab timbulnya masalah dan tidak
menjelaskan ttg cara menyelesaikan masalah.
 Rumusan Tujuan Umum dan Tujuan Khusus

Tujuan Umum
• Jelas keterkaitannya dengan misi organisasi
• Jelas keterkaitannya dengan masalah yg ingin
diatasi
• Menggambarkan keadaan yang ingin dicapai.
 Rumusan Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
Contoh
Meningkatkan keadaan
ekonomi penduduk wilayah
kerja PUSKESMAS

Rumusan tujuan umum ini tidak baik, karna

menggambarkan suatu keadaan dan kehendak
utk meningkatkan keadaan ekonomi penduduk,
sifatnya terlalu luas dengan MISI PUSKESMAS yg
hanya pada peningkatan derajat kesehatan saja.
 Rumusan Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
Contoh
Meningkatnya keadaan
kesehatan masyarakat wilayah
kerja PUSKESMAS

Rumusan tujuan umum ini baik, karena telah

menggambarkan keadaan yang ingin dicapai
(meningkatnya=kata benda, bukan kata kerja),
juga telah sesuai dengan misi PUSKESMAS.
 Rumusan Tujuan Umum dan Tujuan Khusus

Tujuan Khusus
• Tujuan khusus harus mempunyai tolok ukur. Tolok
ukur mencakup jawaban terhadap pertanyaan2 :
1. Masalah apa yg ingin diatasi?
2. Siapa yg terkena dampak masalah tsb?
3. Dimana masalah tsb ditemukan?
4. Berapa besar target yg ingin dicapai?
5. Berapa lama waktu yg dibutuhkan utk dapat
mencapai target tsb?
 Rumusan Kegiatan

• Rencana kerja yg baik harus mencantumkan

rumusan kegiatan yg akan dilaksanakan
• Kegiatan yg dimaksud ad/ di satu pihak dapat
mengatasi masalah yg dihadapi, dan di pihak
lain dapat mencapai tujuan yg telah ditetapkan.
• Ditinjau dari peranannya terbagi dua : kegiatan
pokok dan kegiatan tambahan.
 Asumsi Perencanaan

• Asumsi perencanaan terbagi menjadi dua :

1. Asumsi perencanaan yg bersifat positif
Uraian ttg berbagai faktor penunjang yg
diperkirakan memberikan peranan yg amat
besar dlm keberhasilan program.
2. Asumsi perencanaan yg bersifat negatif
Uraian ttg berbagai faktor penghambat yg
diperkirakan sbg kendala pelaksanaan rencana.
 Strategi Pendekatan

• Ada dua kutub utama dalam strategi pendekatan:

1. Pendekatan Institusi, pendekatan yg dilakukan sgt
memerlukan dukungan legalitas/aparat
pemerintah. Penggunaan wewenang dan
kekuasaan.
2. Pendekatan Komunitas, utk menimbulkan
keasadaran/motivasi dlm diri masyarakat
sehingga berperan secara aktif dlm program yg
telah direncanakan.
 Kelompok Sasaran

1. Kelompok sasaran langsung, ad/ anggota

masyarakat yg memanfaatkan langsung
program kesehatan. Contoh : bayi-bayi utk
program imunisasi dasar.
2. Kelompok sasaran tidak langsung, ad/ kelompok
sasaran antara atau sasaran tambahan. Contoh :
program imunisasi dasar bayi tidak akan
berhasil jika ibu-ibu tidak akan diikutsertakan.
 Waktu

• Uraian ttg jangka waktu sebaiknya dilengkapi dgn

rinciannya.
• Faktor yg mempengaruhi diantaranya : sumber daya
yg dimiliki, besarnya masalah yg dihadapi, rumusan
tujuan yg ingin dicapai, strategi pendekatan yg akan
digunakan.
• Biasanya disusun dlm suatu diagram khusus (Gant
Chart)
 Organisasi dan Tenaga Pelaksana

• Cantumkan struktur organisasi dan susunan

staf pelaksana.
• Dilengkapi dengan pembagian tugas serta
kewenangan masing-masing (job description
and authority)
 Biaya
• Besaran biaya utk masing2 rencana kegiatan
bervariasi. Dlm program kesehatan ada
beberapa patokan utk menghitung biaya :
1. Jumlah sasaran yg ingin dicapai
2. Jumlah dan jenis kegiatan yg akan dilakukan
3. Jumlah dan jenis personalia yg terlibat
4. Waktu pelaksanaan program
5. Jumlah dan jenis sarana yg dibutuhkan
 Biaya
• Sebaiknya dilengkapi dengan rincian,
misalnya:
1. Biaya personalia
2. Biaya operasional
3. Biaya sarana dan fasilitas
4. Biaya penilaian
5. Biaya pengembangan.
 Metode Penilaian dan Kriteria Keberhasilan

• Unsur terakhir yg harus ada dalam rencana

• Metode penilaian yg baik seyogyanya
berdasarkan data
• Digunakan dalam menilai keberhasilan
maupun kegagalan program.
 HUBUNGAN ANTAR UNSUR-UNSUR RENCANA

BIAYA

MISI
ASUMSI
PERENCANAAN SASARAN
LANGSUNG
TUJUAN TUJUAN
MASALAH KEGIATAN
KHUSUS UMUM
SASARAN TDK
STRATEGI LANGSUNG
PENDEKATAN

WAKTU

ORGANISASI
METODE PENILAIAN
KRITERIA KEBERHASILAN
 Langkah-langkah Perencanaan
(Proses Perencanaan)

INFORMASI Analisis Masalah

INFORMASI Identifikasi Masalah

INFORMASI F
Penetapan Prioritas Masalah
E
INFORMASI E
Penyusunan Alternatif Masalah
D
B
INFORMASI Penetapan Prioritas Jalan keluar A
C
INFORMASI POA K

INFORMASI Monitoring dan pengawasan

INFORMASI
Evaluasi
 Analisis Situasi

Kegiatan mengumpulkan dan memahami

informasi tentang suatu situasi yang
berguna untuk menetapkan masalah.
 Problem ?

What is
Problem ?
 Masalah

• Ada kesenjangan antara realita dan harapan

• Ada perhatian terhadap masalah tersebut
• Ada tanggungjawab untuk mengatasi masalah
tersebut.
 Analisis Situasi
1. Derajat Kesehatan

2. Kependudukan

3. Perilaku
Kesehatan

4. Lingkungan

5. Upaya Kesehatan
 Prioritas Masalah
Penentuan Prioritas masalah kesehatan
adalah proses yang dilakukan oleh
sekelompok orang dengan menggunakan
metode tertentu untuk menentukan
urutan masalah dari yang paling penting
sampai dengan yang kurang penting.
 Penentuan Prioritas Masalah

Cara pemilihan prioritas masalah banyak macamnya.

Secara sederhana dapat dibedakan menjadi dua
macam, yaitu
– Scoring Technique (Metode Penskoran)
Mis: metode Bryant, econometrik method, Delbeq
method dan Hanlon Method
– Non Scoring Technique.
 Plan of Action (POA)

N
Kegiatan Tujuan Sasaran Tempat Waktu Biaya Evaluasi P.Jawab
o

Setelah penyuluhan
TIU : Meningkatnya pengetahuan 70 % dapat
siswa SMU tentang Narkoba menyebutkan jenis-
jenis narkoba Mahasiswa
FKM
Jurusan
Penyuluhan Siswa SMUN 21 20 Nov Rp.
1 promosi
Narkoba SMU Mks 17 500.000
kesehatan
TIK : Siswa mengetahui jenis- 70% siswa dapat STIK
jenis narkoba dan efek yang mengetahui cara Tamalatea
ditimbulkanya, siswa mengetahui pencegahan
cara pencegahan narkoba penggunaan narkoba

TIU : Penyebaran informasi

tentang narkoba Mahasiswa
Tempat- FKM
Pemasangan tempat 60% masyarakat Jurusan
Masyarak 20 Nov Rp.
2 Poster umum di mengetahui narkoba promosi
at 17 1.000.000
Narkoba TIK : Masyarakat mengetahui Kec. dan bahayanya kesehatan
jenis, bahaya dan cara Tamalanrea STIK
pencegahannya Tamalatea
THANK YOU