DESAIN

&
STRUKTUR ORGANISASI
DHESTIAN CAHYA BAGASKORO (13005)
ALFANI RIVALDO (13012)
PNJ-HOLCIM-2017
 KONSEP DASAR PENGORGANISASIAN

• Struktur organisasi merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya
organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikoordinasikan dan dikomunikasikan.
Dalam pengorganisasian tersebut diturunkan dalam sebuah pembagian kerja tertentu dimana
didalamnya terdapat kejelasan bagaimana rencana organisasi dilaksanakan, dikoordinasikan, dan
dikomunikasikan.
• Dalam proses pengorganisasian, manajer mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai
dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.
• Kerangka kerja organisasi tersebut disebut sebagai desain organisasi (organizational design).
• Bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan struktur organisasi (organizational
structure).
 BAGAN ORGANISASI BISNIS

Direktur
Direktur

Manajer
Manajer Manajer
Manajer Manajer
Manajer Manajer
Manajer
Keuangan
Keuangan Produksi
Produksi Pemasaran
Pemasaran SDM
SDM

Bagian
Bagian Bagian
Bagian
Penjualan
Penjualan Promosi
Promosi
EMPAT PILAR DALAM PENGORGANISASIAN

1. pembagian kerja (division of work)

2. pengelompokan pekerjaan (departementilization)
3. penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)
4. penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktivitas antar bagian dalam
organisasi atau koordinasi (coordination).
 A. PEMBAGIAN KERJA (DIVISION OF WORK)

• Pembagian kerja (division of work) adalah upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan
kegiatan menjadi lebih sederhana dan spesifik.
• Keseluruhan kegiatan dan pekerjaan yang telah direncanakan perlu disederhanakan guna
mempermudah bagaimana pengimplementasiannya. Sebagai contoh, dalam bisnis restoran,
pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur, pelayanan pelanggan di
meja makan, kasir dan lain sebagainya. Proses pembagian kerja dari keseluruhan menjadi
lebih spesifik atau lebih sederhana dan detail dinamakan dengan spesialisasi pekerjaan atau
job specialization. Keseluruhan pekerjaan tersebut dibagi berdasarkan kriteria tertentu atau
lebih spesifik.
 B. PENGELOMPOKAN PEKERJAAN
(DEPARTEMENTALIZATION)
• Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian pekerjaan-pekerjan tersebut
dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis. Sebagai contoh, untuk bisnis
restoran, pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hingga mengirim
makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makan dan dikelompokkan
menjadi satu departemen tertentu, seperti pelayan.
• Adapun penerimaan bon pembayaran, pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang,
dapat dikelompokkan menjadi departemen keuangan. Proses pengelompokan dan
penamaan bagian atau kelompok pekerjaan menurut kriteria tertentu disebut
deprtementalization.
 CONTOH PEKERJAAN
• Memasak makanan berdasarkan berbagai menu YANG AKAN DILAKUKAN
• Memasak makanan berdasarkan berbagai menu
• Membeli bahan-bahan mentah
• Membeli bahan-bahan mentah
• Menuliskan menu yang dipesan pelanggan
• Menuliskan menu yang dipesan pelanggan
• Mengantarkan pesanan kepada pelanggan
• Mengantarkan pesanan kepada pelanggan
• Menerima pembayaran dari pelanggan
• Menerima pembayaran dari pelanggan
• Membuat laporan keuangan harian
• Membuat laporan keuangan harian
• Membuat laporan keuangan bulanan
• Membuat laporan keuangan bulanan

• Menerima pembayaran dari

• Menerima pembayaran dari
pelanggan
• Memasak makanan • Menuliskan menu yang pelanggan
• Membuat laporan keuangan Devision of
• Memasak makanan • Menuliskan menu yang • Membuat laporan keuangan
berdasarkan berbagai menu dipesan pelanggan harian
berdasarkan berbagai menu dipesan pelanggan harian laporan keuangan work
• Membeli bahan-bahan • Mengantarkan pesanan • Membuat
• Membeli bahan-bahan • Mengantarkan pesanan • Membuat laporan keuangan
mentah kepada pelanggan bulanan
mentah kepada pelanggan bulanan
Job
Bagian dapur Bagian pelayanan Bagian keuangan departementaliz
Bagian dapur Bagian pelayanan Bagian keuangan
ation
 C. PENGELOMPOKAN PEKERJAAN
(DEPARTEMENTALIZATION)
• Konsep penting dalam proses penentuan hirarki yaitu :
- span of management control
- chain of command
• Span of management control terkait dengan jumlah orang atau bagian di
bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen
atau bagian tertentu. Contoh, jika kita kembali menggunakan contoh bisnis
restoran diatas , barangkali kita dapat bertanya lebih jauh, apakah ada bagian
dibawah setiap departemen? Jika ada, berapa bagian atau berapa orang?
Jawaban dari pertanyaan tersebut dapat dilihat pada gambar 8.3
 Kepala restoran
Kepala restoran
• Atasan yang
mengkoordinasikan

Bagian Bagian
Bagian Bagian Bagian dapur
keuangan pelayanan Bagian dapur Memerlukan
keuangan pelayanan

1 orang 3 orang 2 orang

Bawahan yang membantu

• Dapat diketahui bahwa untuk 3 bagian yang telah ditentukan semula, diperlukan 1
bagian sebagai atasan, dan untuk tiap bagian tersebut diperlukan beberapa orang
yang ditempatkan dibawahnya atau sebagai bawahan yang membantu, yaitu 1 orang
untuk bagian keuangan, 2 orang untuk bagian dapur, dan 3 orang untuk bagian
pelayanan. Jumlah bagian diatas tergantung dari jenis organsasi yang dijalankan.
• Jika penentuan span of management control atau penentuan hierarki telah
ditentukan , maka selanjutnya adalah menentukan chain of command, yang
menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat, siapa dan bagian mana akan
melapor ke bagian mana. Chain of command juga menunjukkan garis perintah dalam
sebuah organisasi dari hierarki yang paling tinggi hingga hierarki yang paling rendah.
 Kepala
Kepalarestoran
restoran

Bagian keuangan Bagian pelayanan Bagian dapur

Bagian keuangan Bagian pelayanan Bagian dapur

1 orang 3 orang 2 orang

Chain of Pelayan 1 Pelayan 2

Pelayan 1 Pelayan 2
command
Belanja Memasak
Pelayan 3 Belanja Memasak
Pelayan 3
• Dalam penentuan hierarki organisasi melalui penentuan span of management control dan chain
of command, manajer perlu mempertimbangkan apakah akan menggunakan jenis hierarki yang
bersifat horizontal (flat hierarchy) atau vertikal (tall hierarchy).
• Hierarki horizontal adalah bentuk struktur organisasi yang bagian-bagian organisasinya banyak
kesamping, dan meminimalkan jumlah departemen.
• Hierarki vertikal adalah bentuk struktur organisasi yang meminimalkan bagian-bagian
organisasi ke samping secara horizontal, dan memperbanyak sub bagian atau departemen secara
vertikal.
 A

B C A

D E

F G B C D E

Hierarki vertikal Hierarki horizontal

HIERARKI VERTIKAL

Dalam hierarki vertikal, setiap bagian memiliki wewenang dan tanggung

jawab yang relatif terbatas pada bagian tertentu yang telah ditentukan, dan
tanggung jawab yang banyak dalam suatu organisasi cenderung untuk
didelegasikan pada bagian di bawahnya. Demikian juga untuk setiap bagian
dibawahnya.
• Kelebihan Hierarki Vertikal
Kelebihan dari bentuk hierarki vertikal ini adalah bahwa para penanggung
jawab di setiap departemen atau bagian yang tak terlalu banyak dibebani sub
departemen atau sub bagian yang banyak, sehingga dalam hal koordinasi
relatif dapat dilakukan secara lebih cepat karena bagian yang
dikoordinasikan relatif sedikit.
• Kelemahan Hierarki Vertikal
Bentuk hierarki vertikal ini memiliki kelemahan dalam hal pengambilan
keputusan yang bersifat keseluruhan. Untuk bisa mengambil keputusan bagi
keseluruhan organisasi dari bagian terbawah dari organisasi, misalnya
permasalahan mucul dari bagian G dan berdampah hingga bagian A
sehingga organisasi A perlu mengambil keputusan, maka pengambilan
keputusan ini perlu melalui 3 tahap, yaitu persoalan G diputuskan di bagian
D, kemudian dari D akan diputuskan di C, dan terakhir baru akan diputuskan
di organisasi bagian A.
HIERARKI HORIZONTAL

Hierarki horizontal bersifat melebar ke samping secara horizontal, artinya suatu

organisasi sub-sub bagian yang bersifat vertikal dibuat tidak terlalu banyak. Kelebihan
dari bentuk ini menutupi kelemahan dari bentuk hierarki vertikal. Dimana pengambilan
keputusannya bisa dilakukan lebih cepat karena proses identifikasi masalahnya pun
relatif memerlukan waktu lebih singkat dibandingkan dengan bentuk vertikal, karena
dalam hierarki horizontal tingkatan hierarkinya tidak terlalu banyak. Bentuk hierarki ini
sangat bersifat kondisional, artinya tergantung dari berbagai faktor internal dan
eksternal yang dihadapi oleh organisasi tersebut.
 D. KOORDINASI (COORDINATION)

• Koordinasi adalah proses dalam mengitegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai

departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi bisa tercapai secara
efektif. Salah satu contoh yang paling mudah mengenai koordinasi adalah antara bagian
pemasaran dan bagian keuangan. Agar tingkat penjualan meningkat, maka bagian
pemasaran mengusulkan untuk menaikkan biaya promosi. Disisi lain, bagian keuangan
mencatat bahwa biaya perusahaan semestinya diefisienkan. Jika kedua bagian tersebut
tidak berkoordinasi, maka dapat diperkirakan kepentingan kedua bagian tersebut tidak
akan sepenuhnya berjalan dan pada akhirnya tujuan organisasi pun tidak akan tercapai
secara efektif.
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
STRUKTUR ORGANISASI

• Sebagaimana diterangkan sebelumnya, desain dan struktur organisasi sangat

bersifat situasional. Terdapat 3 faktor yang mempengaruhi struktur
organisasi, yaitu faktor Strategi, Skala Organisasi, Teknologi, serta
Lingkungan.
• Berikut adalah faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi.
 A. STRATEGI ORGANISASI

• Masalah utama yang dihadapi oleh organisasi agar tujuan yang telah ditetapkan dapat
tercapai adalah bagaimana organisasi tersebut sebaiknya distrukturkan. Pilihan struktur
yang tepat belum tentu menjamin kesuksesan dalam mencapai tujuan. Sebagaimana telah
dijelaskan dalam bab sebelumnya, strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian
tujuan organisasi, oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk
pencapaian tujuan, maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengans trategi
organisasi. Berdasarkan penngertian ini, maka perubahan yang terjadi pada strategi
organisasi, akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi. Perubahan yang
terjadi pada struktur organisasi dengan demikian menyiratkan adanya perubahan strategi
organisasi.
 B. SKALA ORGANISASI

• Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor, diantaranya adalah dari
jumlah penjualan, pangsa pasar, hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala
besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang di berbagai daerah.
Namun tanpa cabang pula, organisasi dapat berskala besar ketika tenaga kerja yang
dimilikinya berjumlah banyak seperti pabrik semen yang menghasilkan berbagai produk
semen. Organisasi yang berskala kecil cenderung memiliki jumlah karyawan yang lebih
sedikit. Organisasi berskala kecil pun biasanya memiliki struktur organisasi yang
sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan.
 C. TEKNOLOGI

• Teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana sebuah produk dari sebuah
organisasi bisnis dihasilkan atau juga dengan cara bagaimana pekerjaan dilakukan. Ada pekerjaan-
pekerjaan yang bersifat rutin dan ada pekerjaan-pekerjaan yang bersifat tidak rutin. Bagi pekerjaan yang
bersifat rutin, berdasarkan sifat kerutinannya maka memerlukan bagian khusus untuk menanganinya.
Pekerjaan membuat baju disebuah industri garmen adalah pekerjaan rutin sehingga perlu ada bagian khusus
dari struktur organisasi industri garmen tersebut.
• Adapun bagi pekerjaan yang bersifat tidak rutin, misalnya menemani klien ke restoran, atau berkeliling
mengamati proses produksi di industri garmen tersebut, karena belum tentu dilakukan setiap hari maka
tidak diperlukan bagian khusus untuk menanganinya. Oleh karena itu, organisasi yang memiliki berbagai
pekerjaan rutin barangkali akan memiliki struktur yang lebih banyak bagiannya dibandingkan dengan
organisasi yang tidak memiliki pekerjaan rutin.
 D. LINGKUNGAN

• Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi untuk menyesuaikan diri secara dinamis.
Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan
struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk
selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa
berubah. Sebaiknya, lingkungan organisasi yang cenderung statis tidak akan terlalu
banyak mengubah struktur organisasi.
BEBERAPA PENDEKATAN DALAM PROSES
DEPARTEMENTALISASI
Pendekatan fungsional
• Bersdasarkan fungsi (functional departementalization) ini, proses derpartementalisasi dilakukan
bersasarkan fungsi-fungsi terterntu yang mesti dijalankan dalam sebuah organisasi. Dalam
sebuah organisasi bisnis misalnya, ada pekerjaan yang terkait dengan fungsi produksi, ada
pekerjaan-pekerjaan yang terkait dengan pelanggan atau pasar, sehingga dinamakan fungsi
pemasaran dan lain sebagainya.
• Seperti garis putus-putus yang dirunjuk pada gambar diatas , setiap bagian dalam struktur
dibrntuk untuk menjalankan beberapa fungsi yang terkait dengan kegiatan bisnis. Bagian
keuangan, produksi , pemasaran , dan SDM memiliki fungsi yang khas dalam tugasnya.
PENDEKATAN PRODUK

Pendekatan fungsional
• Bersdasarkan fungsi (functional departementalization) ini, proses derpartementalisasi
dilakukan bersasarkan fungsi-fungsi terterntu yang mesti dijalankan dalam sebuah
organisasi. Dalam sebuah organisasi bisnis misalnya, ada pekerjaan yang terkait dengan
fungsi produksi, ada pekerjaan-pekerjaan yang terkait dengan pelanggan atau pasar,
sehingga dinamakan fungsi pemasaran dan lain sebagainya.
• Seperti garis putus-putus yang dirunjuk pada gambar diatas , setiap bagian dalam struktur
dibrntuk untuk menjalankan beberapa fungsi yang terkait dengan kegiatan bisnis. Bagian
keuangan, produksi , pemasaran , dan SDM memiliki fungsi yang khas dalam tugasnya.
PENDEKATAN PELANGGAN

• Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi

ditentukan berdasarkan karakteristik pelanggan yang menjadi sasaran
pelanggan dari organisasi . Misalnya , produk sabun mandi pt. abc diatas
ternyata tidak hanya satu, tetapi ada sabun mandi untuk bayi, anak, remaja,
dan dewasa.
PENDEKATAN GEOGRAFIS

Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan

berdasarkan wilayah geografis dimana organisasi beroperasi. Jika PT ABCA memiliki
daerah prnjualan diempat daerah , misalnya Jakarta, Bandung, Makasar, dan Medan, maka
desain organisasi yang dapat dibentuk seperti bagan berikut.
Gambar
Agar penjualan lebih dapat terkonsenterasi dan disebabkan karakteristik pelanggan dan
lingkungan diwilayah geografis berbeda-beda, maka departementalisasi berdasarkan
geografis bias dilakukan.
PENDEKATAN MATRIKS

Pendekatan ini pada dasarnya merupakan proses

departementalisasi yang menggabungkan pendekatan fungsional
dan pendekatan lain. Misalnya berdasarkan proyek tertentu,
produk tertentu, ataupun berdasarkan pendekatan lainnya.
Berdasarkan gambar diatas, diketahui bahwa PT ABC memiliki struktur organisasi fungsional dimana
didalamnya terdapat dari mulai bagian Keuangan, Pemasaran, SDM, serta Riset dan Pengembangan.
Masing-masing bagian tersebut dikepalai oleh seorang manajer.
Selain keempat fungsi diatas, ada juga fungsi profit dari PT ABC yaitu yang terkait dengan bisnis
yang dijalankan untuk memperoleh profit yang terdiri dari produk susu, sabun mandi, pasta gigi, dan
mi instan. Masing-masing profit project ini memiliki pengaturan tertentu, SDM tertentu, Pemasaran
tertentu, dan juga Riset serta Pengembangan tertentu. Berdasarkan pendekatan matriks, tenaga kerja
selain ditugaskan dibawah sebuah departemen tertentu , juga merupakan bagian dari kegiatan peraihan
profit atau profit project.
PENDEKATAN MANA YANG LEBIH BAIK?

• Setiap pendekatan memiliki keterbatasan sekaligus kelebihan-

kelebihannya masing-masing. Oleh karena itu penggunaannya
juga sangat situasional dengan berbagai factor yang dimiliki dan
dihadapi oleh organisasi.
STRUKTUR ORGANISASI FORMAL DAN
INFORMAL
• Struktur organisasi formal dijadikan panduan bagi seluruh anggota
organisasi untuk melakukan berbagai hal upaya dalam pencapaian tujuan.
Dalam kenyatannya, beberapa bagian atau pekerja sering kali
mengelompokan diri tidak hanya berdasarkan fungsi yang harus
dilaksanakan sesuai dengan struktur organisasi yang telah dibuat, akan
tetapi juga dapat mengelompokkan diri berdasarkan kesamaan tuntutan,
hobi, dan lain sebagainya. Kelompok ini sering disebut dengan organisasi
informal
 RINGKASAN

• Pengorganisasian pada dasarnya merupakan proses pengalokasian daya yang dimiliki

oleh organisasi berdaskan suatu desain organisasi tertentu
• Desain organisasi menggambarkan suatu struktur organisasi tertentu.
• Terdapat empat pilar utama dalam melakukan proses pengorganisasian, yaitu pembagian
kerja (division work), pengelompokan pekerjaan (departementalization), penentuan relasi
antar bagian dalam organisasi (hierarchy), serta penentuan mekanisme untuk
mengintegrasikan aktivitas antar antarbagian dalam organisasi atau koordinasi
(coordination).
• Ada 3 faktor yang mempengaruhi struktur organisasi, yaitu strategi organisasi, skala
organisasi, dan pilihan teknologi
 RINGKASAN

• Terdapat 5 pendekatan dalam melakukan departementalisasi dalam desain organisasi.

Kelima pendekatan tersebut adalah dalam mendesain organisasi, khususnya dalam
proses departementalisasi sebagaimana diuraikan di awal, ada beberapa pendekatan
yang dapat digunakan oleh organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan fungsional,
berdasarkan produk, berdasarkan pelanggan, berdasarkan geografis, dan berdasarkan
matriks.
• Organisasi informal merupakan potensi laten yang jika ditangani dengan baik dapat
memberikan sisi positif bagi pencapaian tujuan organisasi, akan tetapi juga dapat
menyebabkan konflik internal apabila tidak terakomodasi dengan baik yang akan
menghambat tujuan organisasi.
Thank
you