MENANGANI SURAT SISTEM

KARTU KENDALI
WAWAN KURNIAWAN
XII ADMINISTRASI PERKANTORAN
KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN KARTU KENDALI

 Lebih efesien dibanding buku agenda

 Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, rahasia)
 Menghilangkan pencatatan berulang
 Mudah melacak lokasi surat yang diperoses
 Memudahkan penyusunan arsip
 Memudahkan inventarisasi
CIRI-CIRI KARTU KENDALI
 Pada sistem kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat
rahasia dan surat biasa
 Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu 1 berwana kuning, lembar 2 berwana hijau dan
lembar berwarna 3 merah
PROSEDUR SURAT MASUK PENTING
1. Penerimaan surat
Peraturan ditiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima satu unit yaitu unit kearsipan
2. Pencatatan surat
Kegiatan ini memerlukan pemikiran tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti,
untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga
KOLOM KARTU KENDALI
• Indeks • Isi ringkasan • Tanggal surat

• Kode • Lampiran • No surat

• Tanggal
• Dari • Pengolah
• No urut
• Kepada • Paraf
• M/k
• Perihal
TERIMA KASIH