ERP (enterprise resource planning)

BAG I
Fahmi Yusuf, S.Kom, MMSI
082120003069
fahmionline@uniku.ac.id
Staff.uniku.ac.id/fahmiyusuf
Roles of IS in Business

Support
Strategies
for Competitive
Advantage

Support
Business Decision
Making

Support
Business Processes and Operations

2
 Teknologi informasi semakin penting dalam pasar yang kompetitif.
Manajer membutuhkan semua bantuan yang mereka bisa dapatkan.
Sistem informasi mempunyai tiga peran penting dalam bisnis

Support Business Operations. Dari akuntansi untuk melacak pesanan

pelanggan, sistem informasi menyediakan manajemen dengan dukungan
dalam operasi bisnis sehari-hari. Respon yang cepat menjadi lebih penting,
kemampuan sistem informasi dalam mengumpulkan dan mengintegrasikan
informasi di seluruh fungsi bisnis menjadi penting.

Support Business Decision Making. Sama seperti sistem informasi yang

dapat menggabungkan informasi untuk membantu menjalankan bisnis yang
lebih baik, informasi yang sama dapat membantu manajer mengidentifikasi
tren untuk mengevaluasi hasil keputusan sebelumnya. IS membantu
manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih banyak
informasi.

Support Strategies for Competitive Advantage, Sistem informasi dirancang

dengan tujuan strategis dari bantuan perusahaan sehingga dapat
menciptakan keunggulan kompetitif di pasar.
 Roles of e-Business in Business

The Internet Suppliers and Other Extranets

Business Partners Company
Boundary
Supply chain management:
Procurement, Distribution, and Logistics

Intranets
Engineering and Manufacturing Accounting and
Research and Production Finance

Intranets
Customer relationship management:
Marketing Sales Customer Service

Extranets Consumers and

Business Customers
4
 Penekanan harus ditempatkan pada bagaimana bisnis berhubungan dengan
berbagai konstituen/entitas dalam membentuk Tim Virtual

Internet dan teknologi yang terkait dan aplikasi merevolusi cara bisnis dioperasikan
dan cara orang bekerja, serta bagaimana teknologi informasi mendukung operasi
bisnis dan aktivitas kerja pada pengguna akhir. Bisnis dengan cepat menjadi
perusahaan e-bisnis.

Internet dan jaringan-internet seperti - dalam perusahaan (intranet), dan antara

perusahaan dan mitra dagangnya (extranet) - telah menjadi infrastruktur teknologi
informasi utama yang mendukung operasi bisnis dari banyak perusahaan.

Perusahaan E-bisnis mengandalkan teknologi seperti :

1. merekayasa ulang dan merevitalisasi proses bisnis internal
2. Menerapkan sistem perdagangan elektronik antara perusahaan dan pelanggan
mereka dan pemasok.
3. Mempromosikan kolaborasi perusahaan antara tim-tim bisnis dan kelompok kerja

E-Bisnis: didefinisikan sebagai penggunaan teknologi Internet untuk jaringan kerja

dan memberdayakan proses bisnis, perdagangan elektronik, dan komunikasi
perusahaan dan kolaborasi dalam perusahaan dan dengan pelanggan, pemasok,
dan pemangku kepentingan bisnis lainnya.
 Trends in Information Systems
Electronic Business & Commerce:

Memperluas Partisipasi Pengguna Akhir dan Manajer dalam IS

1990s – 2000s
Internet-Based E-Business and E-
Commerce systems
Strategic and End User Support:
Memperluas Peran IS Bisnis dan Manajemen
1980s – 1990s
End User Computing Systems
Executive Information Systems
Expert Systems
Strategic Information Systems
Decision Support:
1970s – 1980s
Decision Support Systems
Management Reporting:
1960s – 1970s
Management Information Systems
Data Processing:
1950s – 1960s
Electronic Data Processing Systems
6
 PATIENTLY ALLOW TIME FOR ANIMATIONS TO WORK
Provide Examples of Computers, Tasks, and Career Possibilities for each Decade

Data Processing: 1950s - 1960’s:

Electronic data processing systems. Transaction processing, record-keeping, and traditional
accounting applications

Management Reporting: 1960s - 1970’s:

Management Information systems. Management reports of prespecified information to
support decision making.

Decision Support: 1970s - 1980s:

Decision Support systems. Interactive ad hoc support of the managerial decision-making
process.

Strategic and End User Support: 1980s - 1990’s:

End User computing systems. Direct computing support for end user productivity and work
group collaboration.
Executive information systems. Critical information for top management
Expert systems: Knowledge-based expert advice for end users
Strategic Information Systems. Strategic products and services for competitive advantage

Electronic Business and Commerce: 1990’s - 2000’s:

Internetworked e-business and e-commerce Systems. Internetworked enterprise and global
e-business operations and e-commerce on the Internet, intranets, extranets, and other
networks.
 Types of Information Systems

Information
Su
Systems pp
r a e s of
M
De an ort
pe in rt
tio s
cis ag of
O us po

ns
ion eria
B p

Ma l
Su

kin
g
Operations Management
Support Support
Systems Systems

Transaction Process Enterprise Management Decision Executive

Processing Control Collaboration Information Support Information
Systems Systems Systems Systems Systems Systems

Processing Control Team and Prespecified Interactive Information

Business of Industrial Workgroup Reporting Decision Tailored for
Transactions Processes Collaboration for Managers Support Executives
8
Sistem informasi dapat diklasifikasikan pada jenis
dukungan yang diberikan pada sebuah organisasi.

Operations support systems, Data yang dihasilkan oleh proses

dan digunakan dalam operasi bisnis. Mereka menghasilkan
berbagai produk informasi untuk penggunaan internal dan
eksternal. Sistem pendukung operasi tidak menekankan
memproduksi produk informasi spesifik yang terbaik yang
dapat digunakan oleh para manajer. Pada proses lebih lanjut
sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran sistem
pendukung operasi ini adalah untuk :
1. Effectively process business transactions (TPS)
2. Control industrial processes
3. Support team and workgroup collaboration
Management support systems, membantu manajer dalam
pengambilan keputusan. Memberikan informasi dan dukungan
untuk pengambilan keputusan oleh semua jenis manajer dan
profesional bisnis adalah tugas yang kompleks. Secara
konseptual, beberapa jenis utama dari sistem informasi
mendukung berbagai tanggung jawab pengambilan keputusan
adalah :
1.Management information systems - Memberikan informasi
dalam bentuk laporan dan menampilkan untuk manajer dan
profesional bisnis.
2.Decision support systems - memberikan dukungan komputer
langsung ke manajer selama proses pengambilan keputusan.
3. Executive information systems Memberikan informasi
penting dari berbagai sumber internal dan eksternal dalam
mudah digunakan menampilkan untuk eksekutif dan manajer.
 PERENCANAAN
Perencanaan adalah fungsi pertama dan salah
satu fungsi dari manajemen.
fungsi manajemen ada lima yaitu perencanaan
(planning), penyusunan organisasi
(organizing), pengisian sumber daya manusia
(staffing), penggerakan organisasi (actuating),
dan pengawasan (controlling).
 TAHAPAN PERENCANAAN
Ada lima tahapan dalam evolusi pemikiran
perencanaan dilihat dari sudut pandang ini,
yaitu :
 
• Penganggaran dan pengawasan keuangan.
• Perencanaan jangka panjang.
• Perencanaan strategi bisnis.
• Perencanaan strategi korporat.
• Manajemen strategi.
 TAHAPAN PERENCANAAN
Perkembangan pemikiran perencanaan dapat
juga dilihat dari sudut lain, yaitu
integritasnya dalam keseluruhan perencanaan
perusahaan. Dari sudut pandang ini, terjadi
juga 5 tahap evolusi. Tahapan pertama dan
kedua hanya terjadi dalam perencanaan
kebutuhan barang untuk perusahaan. Tahap-
tahap selanjutnya sudah menyangkut
kebutuhan produksi, manufaktur, keuangan,
marketing, dan sebagainya. Ke lima tahapan
tersebut adalah sebagai dalam Gambar 1
Perkembangan perencanaan
 TAHAPAN PERENCANAAN
Tahap 1 : EOQ (Economic Order Quantity) dan perangkatnya.
Perangkat yang dimaksud ialah Persediaan Pengaman, BOM (Bill of
Materials), Perintah Kerja dan sebagainya. Sebetulnya masih ada lagi
beberapa formula perencanaan material yang hampir sama seperti formula
Persediaan Minimum dan Maksimum, persediaan atas dasar
perhitungan berkala. Tahap ini mulai berkembang sekitar tahun
1950an. Perencanaan pengadaan barang secara tepat waktu atau just-
in-time inventory control juga merupakan pengembangan
perencanaan kebutuhan material, namun baru dikembangkan tahun
1980an, sebagai pendukung MRP dan MRP II.
 
Tahap 2 : MRP (Materials Requirement Planning)
Tahap kedua ini berkembang untuk memenuhi keperluan material
yang tergantung dari keperluan material lain. Formula EOQ dan sebagainya
kurang mendukung keperluan ini, yang terutama diperlukan
untuk perencanaan keperluan bahan mentah dan pendukung
untuk manufaktur produk. MRP mulai dikembangkan sekitar tahun 1965.
 TAHAPAN PERENCANAAN
Tahap 3 : MRP II (Manufacturing Resource Planning)
Tahap ini diberi singkatan MRP II untuk membedakan dengan MRP, karena nama
tersebut apabila disingkat, akan sama. Tahap ini adalah tahap pengintegrasian
perencanaan kebutuhan material dengan kebutuhan perusahaan yang lain, seperti
perencanaan bisnis, perencanaan produksi dan sebagainya. Tahap ini mulai
dikembangkan sekitar tahun 1975.
 
Tahap 4 : ERP (Enterprise Resource Planning)

Ini adalah penyempurnaan lagi dari MRP II, di mana digunakan pengembangan
teknologi terakhir, termasuk teknologi informasi dan cakupan perencanaan lebih
luas lagi. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1990.
 
Tahap 5 : ERM (Enterprise Resource Management)
Ini adalah pengembangan lebih lanjut dari ERP. Dalam ERP, cakupannya adalah
hanya perencanaan, sedangkan dalam ERM, cakupannya menyangkut fungsi-
fungsi manajemen yang lain. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 2000.
 Sistem informasi perusahaan

Diagram umum sistem informasi perusahaan

Dari gambar diatas, dapat dilihat sistem informasi internal perusahaan terdiri dalam
3 kelompok besar:
 
SCM : adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan pengendalian atas
supplier.
ERP : adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan semua aspek
internal perusahaan.
CRM : adalah sistem informasi untuk melakukan pengendalian atas
konsumen perusahaan.
 SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)
SCM – Supply Chain Management.
Supply chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan
suplier. Pengendalian ini bertujuan utama untuk memastikan ketersediaan bahan baku
atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan.
 
Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain:
 
-Manajemen Stok bahan baku
-Manajemen Utang dan Aging Utang
-Manajemen Reorder Point
-Penilaian Persediaan (dengan metode real time average)
 
Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange
(EDI) yang memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga
resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang lingkup
sistem pada bagian ini dapat digambarkan
sebagai berikut :
SCM
 CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP
MANAGEMENT)
CRM adalah singkatan dari “Customer
Relationship Management”.
Software CRM mensupport proses bisnis anda
untuk mencari, mendapatkan, dan
mempertahankan konsumen.
Aplikasi CRM biasanya terdiri atas modul- modul
seperti Sales Force Automation, Call anagement,
dan Self Service.
 Ruang lingkup CRM adalah :
 
1.Melakukan evaluasi atas marketing scheme3 yang dijalankan
perusahaan. Dengan sistem ini, dapat dilakukan evaluasi efektivitas
dari skema pemasaran yang dilakukan perusahaan dalam melakukan
promosi atas suatu produk.

2.Melakukan profiling atas konsumen. Dengan membagi konsumen

kedalam kelompok-kelompok, diharapkan perusahaan dapat dengan
mudah menemukan sasaran pemasaran produk- produknya.

3.Melakukan analisis lead time untuk pemenuhan kebutuhan

konsumen. Konsumen dapat melakukan tracing atas produk
pesanannya.
 ERP
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk dapat
mengendalikan seluruh aspek dalam perusahaan. Secara garis besar, sistem
ini dibagi dalam kelompok sebagai berikut :

Sistem informasi akuntansi memiliki Sistem informasi manajemen

dua karakteristik utama :   adalah semua hal yang bertujuan
  untuk melakukan pengukuran kinerja
- Pengendalian atas transaksi atas perusahaan. Sistem ini mencakup
keuangan manajemen seluruh aspek perusahaan
- Konversi data keuangan menjadi dalam pekerjaan sehari-
laporan keuangan hari
ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang
untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan
aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem
ERP  didasarkan  pada database pada umumnya dan rancangan
perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang
mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke
dalam satu system ystemr yang dapat melayani semua kebutuhan
perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau
keuangan.
 ERP Definition
’ERP is a complete enterprise wide business software solution. Sistem ERP
terdiri dari modul dukungan perangkat lunak seperti: pemasaran dan
penjualan, layanan lapangan, desain produk dan pengembangan,
produksi dan pengendalian persediaan, pengadaan, distribusi, fasilitas
manajemen industri, desain proses dan pengembangan, manufaktur,
kualitas, sumber daya manusia, keuangan dan jasa akuntansi, dan
informasi’
 
Daniel E.O’Leary memberikan definisi mengenai ERP seperti kutipan berikut
ini.
 
'Sistem ERP adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk
memproses transaksi pada organisasi dan memfasilitasi perencanaan
terpadu dan real-time, produksi, dan respon pelanggan. Secara khusus
sistem ERP akan diasumsikan memiliki karakteristik tertentu '
 Karakteristik ERP
Karakteristik tertentu dari ERP yang dimaksud dalam definisi ERP oleh Daniel E.
O’Leary di atas meliputi hal-hal sebagai berikut ini.

1.Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan
pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
2.Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
3.Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
4.Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan
setiap data sekali saja.
5.Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
6.Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan
kegiatan perencanaan.
7.Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat
diperlukan oleh perusahaan multinasional.
8.Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan
9.tanpa melakukan pemrograman kembali.
Sistem ERP (gambaran)
 Syarat utama ERP : INtegrasi
1. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai
kebutuhan pada satu software dalam satu logical
database, sehingga memudahkan semua departemen
berbagi informasi dan berkomunikasi.
2. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen
dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil
informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat
dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan.
3. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa
sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang
diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor
yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru
untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.
 TUJUAN DAN PERANANNYA DALAM
ORGANISASI
Tujuan ystem ERP adalah untuk mengkoordinasikan
bisnis organisasi secara keseluruhan.
ERP merupakan software yang ada dalam
organisasi/perusahaan untuk:
1.Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
2.Membagi database yang umum dan praktek
bisnis melalui enterprise
3.Menghasilkan informasi yang real-time
4.Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan
kegiatan perencanaan
 ERP – The Evolution
Extra-prize Collaboration
i.e.“The Networked
Economy”

High

eMarkets
Degree of Collaboration/ Networking

Enterprise
Integration (extended ERP)
Computer
Integrated
Manufacturing ERP

Islands of MRP II
Automation

MRP
Low

1970 1980 1990 2000

M0254 Enterprise Resources Planning

©2004
 EVOLUSI ERP
TAHAPAN EVOLUSI ERP

1.Tahap I : Material Requirement Planning (MRP), Merupakan cikal bakal dari

ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material
2.Tahap II: Close-Loop MRP, Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya
terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan
adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan
3.Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II), Merupakan
pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:
perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi
analisis dari kebutuhan yang diperlukan
4.Tahap IV: Enterprise Resource Planning, Merupakan perluasan dari MRP II
yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan,
rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan
dengan  dilakukan secara mudah
5.Tahap V: Extended ERP (ERP II), Merupakan perkembangan dari ERP yang
diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.
 Why Implement ERP?

• Business Reasons
• Technological Reasons

M0254 Enterprise Resources Planning

©2004
Common Business Reasons for Implementing ERP

poor performance 27
high costs 24
not responsive
to customers 21
complex processes 20
unable to support 15
strategies
globalization 15
inconsistent 10
business processes

M0254 Enterprise Resources Planning

Technology Reasons for Implementing ERP

Y2K 42
disparate systems 37
poor quality of
information 26
systems not integrated 19
difficulty integrating
acquisitions 12
obsolete systems 11
unable to support
growth 6

M0254 Enterprise Resources Planning

©2004
Profitability
Profit
3,000

2,500

2,000

1,500

1,000

500

0 Time
2000 2001 2002 2003 2004 2005

You have Two Choices :

Increase in Sales - Say 30%
OR
Reduce Cost - Say by 5-10 %

M0254 Enterprise Resources Planning

 Integrasi erp
Integrasi alasan penggunaan ERP, khususnya integrasi perencanaan dalam ERP meliputi
informasi keuangan, informasi pesanan pelanggan, standarisasi dan percepatan proses manufaktur, mengurangi persediaan, dan standarisasi informasi
karyawan.
 
1. Integrasi Informasi Keuangan.
Sebelum penggunaan ERP masing-masing bagian memberikan laporan mengenai informasi keuangan berdasarkan
database, dan versinya sendiri-sendiri yang menggunakan sistem komputer sendiri-sendiri misalnya angka penjualan, angka
pendapatan, dan sebagainya. ERP menawarkan satu kebenaran dalam satu versi karena masing-masing menggunakan
database dan sistem yang sama.
 
2. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan.
Dengan ERP, status dan perkembangan pesanan pelanggan dapat dilacak secara akurat oleh siapa saja sejak dari penerimaan
oleh bagian penjualan sampai barang yang dipesan siap dikirimkan. Dengan ini perusahaan dapat dengan mudah
melacak pesanan, melakukan koordinasi antar bagian manufaktur, pergudangan, dan pengiriman.
 
3. Standarisasi dan Percepatan Proses Manufaktur.
ERP mengganti proses manufaktur yang tadinya tidak standar menjadi proses manufaktur yang standar, termasuk proses
otomatisasi. Standarisasi proses dengan menggunakan sistem komputer yang terintegrasi dapat menghemat waktu,
meningkatkan produktivitas, dan mengurangi jumlah tenaga kerja.
 
4. Mengurangi Persediaan.
Dengan ERP, perencanaan kebutuhan barang untuk manufaktur yaitu bahan mentah dan bahan penolong akan lebih akurat dan
tepat waktu sehingga ini akan mengurangi tertumpuknya barang di gudang penyimpanan. Pengurangan persediaan ini juga
berlaku untuk barang setengah jadi dan produk jadi, karena arus produk jadi ke pelanggan dapat direncanakan dengan lebih
baik.

 
5. Standarisasi Informasi Karyawan.
Ini khususnya berlaku untuk perusahaan yang mempunyai berbagai unit bisnis, yang mungkin tidak mempunyai data mengenai
karyawan yang standar dan seragam sehingga pemanfaatan karyawan dalam seluruh grup perusahaan tidak dapat
dilakukan secara optimal. Dengan adanya standarisasi informasi, kelebihan jam karyawan di suatu unit bisnis mungkin
dapat dimanfaatkan di unit bisnis lain yang mengalami kekurangan tenaga.
 IMPLEMENTASI ERP
Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup
dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan
jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung.
Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan
kesuksesan dari implementasi ERP.  Sayangnya, Migrasi data
merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi.  Langkah strategi
migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan  implementasi ERP:
1.Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
2.Menentukan waktu dari migrasi data
3.Membuat template data
4.Menentukan alat untuk migrasi data
5.Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan  migrasi
6.Menentukan pengarsipan data
 KEUNTUNGAN ERP
1. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk
meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi
yang tepat.
2. Rancangan Perekayasaan
3. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai
fulfillment
4. Mengatur saling ketergantungan dari proses
penagihan material yang kompleks
5. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan
pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan
6. Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak
pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti
 Keterbatasan implementasi ERP
1. Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
2. Sistem ERP sangat mahal
3. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan
standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat
menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
4. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur
kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
5. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan
kebutuhan dari pelanggan
6. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya :
pelanggan, data keuangan. Hal ini  dapat meningkatkan resiko
kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem
keamanan