MANAJEMEN

PERUBAHAN
Oleh :
DR. H Hadi Suryatno MKES
 Pengorganisasian
Kata organisasi berasal dari bahasa Yunani
“organon”, yang artinya alat atau instrumen. Pada
awalnya organisasi hanyalah dipandang sebagai
tool atau alat mekanis yang digunakan untuk
membantu mencapai tujuan.
Selanjutnya, para ahli mengemukakan apa definisi
organisasi secara berbeda-beda. Salah satu
definisi organisasi dikemukakan oleh Barnard
seperti yang dikutip oleh Steers, Ungson, dan
Mowday. Ia merumuskan organisasi sebagai
sebuah sistem yang mengkoordinasikan secara
sadar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih.
Dari rumusan Barnard tersebut paling tidak ada tiga
komponen organisasi yaitu jaringan komunikasi,
sistem koordinasi, dan orang-orang yang ingin bekerja
sama dalam mencapai tujuan organisasi. Definisi
yang agak berbeda dikemukakan oleh Jones,
organisasi adalah sebuah alat yang digunakan oleh
manusia untuk mengkoordinasikan kegiatan-
kegiatannya untuk mencapai tujuan atau nilai-nilai
yang diinginkan.
Organisasi adalah jawaban dan alat untuk
memuaskan kebutuhan manusia.
Sementara itu Robbins, mengemukakan bahwa
organisasi adalah suatu kesatuan sosial yang
dikoordinasikan secara sadar, yang memiliki batas
yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja secara
terus menerus untuk mencapai tujuan.
Definisi Robbins ini menyatakan bahwa organisasi
memiliki batas-batas yang dapat diidentifikasi. Jika
dielaborasi maka definisi yang dikemukakan oleh
Robbins ini mengandung unsur-unsur dikoordinasikan
secara sadar, merupakan kesatuan sosial, memiliki
batas yang relatif dapat diidentifikasi, ada keterikatan
keanggotaan yang teratur, dan memiliki tujuan.
Sementara itu , Gibson, Ivansevich, dan
Donnelly (1995) mendefinisikan
organisasi sebagai kesatuan yang
memungkinkan masyarakat mencapai
suatu tujuan yang tidak dapat dicapai
individu secara perorangan.
Dari beberapa definisi tersebut dapat
disimpulkan bahwa organisasi
merupakan:

1. alat untuk mencapai tujuan;
2. alat untuk mengorganisasikan sumberdaya;
3. memiliki batas yang relatif dapat diidentifikasi;
4. sebagai sistem sosial sehingga dapat berperilaku;

5. dikoordinasikan secara sadar;

6. melibatkan lebih dari satu orang;
Manusia selalu memerlukan organisasi, sebab tidak ada
orang yang mampu memenuhi kebutuhannya secara
sendiri. Oleh karena itu ia memerlukan orang lain.
Hubungan antar orang tersebut dilakukan dalam organisasi.
Disamping itu organisasi juga berkaitan dengan lingkungan.

Lingkungan akan mempengaruhi organisasi. Kondisi

lingkungan merupakan input bagi organisasi sekaligus
sebagai pengguna output dari organisasi.
Organisasi adalah wadah kegiatan manusia. Sebagai
wadah organisasi terdiri dari komponen-komponen: alat
untuk mencapai tujuan, alat untuk mengorganisasikan
sumberdaya, memiliki batas yang relatif dapat diidentifikasi,
sebagai sistem sosial sehingga dapat berperilaku,
dikoordinasikan secara sadar, dan melibatkan lebih dari
satu orang.
Pengertian Perngorganisasian
Pengorganisasian adalah fungsi kedua dalam manajemen dan
organisasi didefinisikan sebagai proses pengorganisasian
struktur organisasi sesuai dengan tujuan, sumber daya dan
lingkungannya.
 Hasil dari Pengorganisasian adalah struktur organisasi.
Pengorganisasian adalah langkah menuju mengidentifikasi,
mengklasifikasikan dan mengatur berbagai kegiatan yang
terlihat. Misalnya, bentuk fisik yang cocok untuk area kerja
administratif, area laboratorium, dan penugasan tugas dan
wewenang kepada seseorang yang mendelegasikan kekuasaan,
dll. Yang bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Pengorganisasian atau organizing adalah proses
mengidentifikasi, mengelompokkan, mengorganisir,
dan membangun model hubungan kerja orang untuk
mencapai tujuan organisasi. Menurut Schermerhorn
(1996: 218), Pengorganisasian adalah proses mengatur
orang dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan
bersama.
Tujuan dari pengorganisasian:

1. Membantu Koordinasi

Tetapkan unit kerja secara terkoordinasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai
dengan mudah dan efektif. Diperlukan koordinasi ketika memisahkan unit kerja yang
terpisah dan bukan dari jenis yang sama tetapi merupakan bagian dari suatu
organisasi.
2. Memperlancar Pengawasan
Dukung pengawasan dengan menunjuk anggota manajer yang kompeten di setiap
unit organisasi. Oleh karena itu, sebuah unit dapat ditempatkan di seluruh organisasi
sedemikian rupa sehingga tujuan kerjanya tercapai bahkan di posisi yang berbeda.
Unit kontrol yang identik dapat diintegrasikan dalam sistem pemantauan terintegrasi
yang identik.
3. Maksimalisasi Manfaat Spesialisasi
Membantu seseorang menjadi lebih berpengalaman dalam profesi tertentu.
Spesialisasi ahli memungkinkan produk berkualitas tinggi untuk diproduksi sehingga
manfaat produk memastikan kepuasan dan memenangkan kepercayaan dari
komunitas pengguna.
4. Penghematan Biaya
Pertimbangan tentang peningkatan efisiensi. Oleh
karena itu, para pelaku organisasi akan berhati-hati
setiap kali mereka menambahkan unit kerja baru
yang juga mencakup penambahan tenaga kerja yang
membutuhkan jumlah tambahan upah yang relatif
besar. Penambahan unit kerja harus dipertimbangkan
berdasarkan pada nilai kontribusi pekerja baru untuk
menekan upah yang berlebihan.
5. Meningkatkan Kerukunan Hubungan Antar
Manusia
Setiap karyawan di antara unit-unit kerja dapat
bekerja secara komplementer, mengurangi
kebosanan, mempromosikan perasaan saling
menderita dan mengurangi pendekatan materialistis.
Prinsip Pengorganisasian

Untuk menjalankan fungsi organisasi secara efektif, seorang manajer

harus memiliki beberapa pedoman sehingga ia dapat membuat
keputusan dan bertindak sesuai dengan keputusan yang dibuat. Berikut
ini adalah prinsip-prinsip Pengorganisasian yang dapat digunakan
untuk secara efektif melakukan fungsi organisasi dalam manajemen.
1. Prinsip Spesialisasi kerja (Work Specialization)
Prinsip ini sering disebut sebagai prinsip pembagian kerja, ada juga yang
menyebutnya Division of Labour dan yang dimaksud dengan spesialisasi
pekerjaan adalah pembagian tugas atau pekerjaan kompleks menjadi
sub-sub pekerjaan yang berbeda atau bagian untuk pembagian kerja
mereka. Setiap karyawan dilatih untuk melakukan tugas-tugas tertentu
yang berkaitan dengan spesialisasi mereka untuk memiliki kualifikasi
dan keterampilan yang terkait dengan tugas-tugas yang ditugaskan.
2. Prinsip Otoritas (Authority)

Otoritas atau wewenang adalah hak untuk melakukan

sesuatu, untuk membuat keputusan, untuk
memerintahkan orang lain, untuk melakukan sesuatu
dan hak untuk mengalokasikan sumber daya atas nama
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Berdasarkan prinsip ini, semua fungsi, tugas, wewenang
dan hubungan antara manajer dan bawahan harus
ditentukan dan didefinisikan dengan jelas.
Mengklasifikasikan laporan dan tanggung jawab
pemerintah dapat membantu organisasi mencapai
koordinasi yang lebih baik dan lebih efektif.
3. Prinsip Rantai Komando (Chain of
Command)

Rantai komando adalah konsep penting untuk

membangun struktur organisasi yang solid. Rantai
komando atau Chain of Command dapat diartikan
sebagai garis wewenang terus-menerus yang
membentang dari puncak manajemen ke level
terendah dari karyawan dan menjelaskan siapa yang
harus bertanggung jawab dan siapa yang harus
melapor. Dalam praktiknya, dapat dikatakan bahwa
rantai komando adalah aliran hubungan.
4. Prinsip Pendelegasian Wewenang
(Delegation)

Delegasi kekuasaan adalah salah satu hal terpenting

dalam organisasi. Tanpa pendelegasian wewenang,
seorang manajer harus melakukan semua pekerjaan
sendirian. Keberhasilan seorang manajer pada dasarnya
tergantung pada kemampuannya untuk mendelegasikan
wewenang dan bekerja untuk bawahannya.
Delegasi kekuasaan dapat diartikan oleh seorang
manajer sebagai kekuatan pendelegasian kepada
bawahannya untuk melakukan sesuatu atau sebagai
kekuatan untuk membuat keputusan.
5. Prinsip Rentang Kendali (Span of Control)

Rentang Kendali atau sering juga disebut margin

manajemen adalah jumlah karyawan atau bawahan
yang dapat dikontrol secara efektif oleh atasan atau
bos yang ditunjuk dapat menjadi atasan atau manajer.
Tahapan Pengorganisasian
1. Tahap Kreatifitas
• Orientasi menuju keterampilan operasional dan kewirausahaan
• Organisasi ini berfokus pada produksi dan pemasaran
• Jenis komunikasi non-formal
• Jam kerja yang relatif panjang dengan bonus yang lebih banyak
• Kegiatan organisasi dikelola berdasarkan umpan balik pada kondisi pasar atau reaksi konsumen.
2. Tahap Pengarahan
• Organisasi fungsional memisahkan produksi dan pemasaran
• Penentuan karyawan didasarkan pada spesialisasi
• Pengiriman produksi dan pembelian dikendalikan oleh sistem akuntansi yang baik
• Standar beban kerja, sistem insentif dan persiapan anggaran telah diadopsi
• Komunikasi menjadi semakin formal sesuai dengan hierarki posisi
• Fungsi kepemimpinan mulai memainkan peran pada tahap ini.
3. Tahap Pendelegasian
• Tanggung jawab karyawan meningkat
• Pusat laba dan bonus sebagai sarana meningkatkan motivasi karyawan
• Komunikasi antara atasan dan bawahan semakin langka melalui media surat, surat edaran, buletin atau bentuk komunikasi tertulis, yang semakin banyak digunakan
• Moral karyawan meningkat dengan delegasi
• Promosikan perluasan pasar sehingga karyawan dapat menilai kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.
4. Tahap Koordinasi
• Fungsi perencanaan digunakan secara formal dan selalu direvisi
• Kegiatan organisasi produktif
• Staf penelitian dan pengawas dipekerjakan untuk memperkuat kantor pusat
• Biaya dihitung dengan cermat
• Unit operasional akan menjadi pusat pendapatan secara ekonomi. Pemrosesan data biasanya terpusat untuk membuat proses pengambilan keputusan lebih mudah dan
lebih cepat.
Mengapa Perubahan Perlu dimanajemen:

Tuntutan perubahan terjadi pada berbagai bidang

kehidupan, termasuk perubahan pelayanan kesehatan.
Sumber utama pemicu perubahan pada dasarnya
berasal faktor internal dan eksternal suatu organisasi.
Secara rinci Drucker (1985) menyebutkan beberapa
sumber pembaruan suatu organisasi dapat berasal
dari: the unexpected, the incongruity, innovation based
on process need, changes in industry structure or
market structure, demographics, changes in perception
mood and meening, and new knowledge. Dari sumber
utama tuntutan pembaruan organisasi menurut
Drucker tersebut, maka sumber perubahan lembaga
pelayanan kesehatan dapat berasal dari kondisi yang
tidak diharapkan, munculnya ketidakwajaran, inovasi
yang berdasarkan kebutuhan proses, perubahan
struktur industri atau struktur pasar, demografi,
perubahan persepsi, suasana dan makna serta
pengetahuan baru.
 Menurut Hussey ,
faktor pendorong terjadinya perubahan
adalah perubahan teknologi yang terus
meningkat, persaingan semakin
intensif dan menjadi lebih global,
pelanggan semakin banyak tuntutan,
profil demografis negara berubah,
privatisasi bisnis milik masyarakat
berlanjut dan stakeholders minta lebih
banyak nilai.
dapat kita pahami mengapa perubahan itu perlu
dimanajemen, yaitu sesuai pengertian manajemen itu
sendiri yang dirumuskan oleh Jones adalah The
Planning, organizing, leading and controlling of
resources to achieve organizational goals effectively
and efeciently. (Yaitu: perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan penggunaan sumber
daya dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara
efektif dan efesien).
Sejarah dari perubahan yang telah terjadi
Cerita dalam Perubahan :
sebuah perubahan membuat orang merasa
frustasi tetapi juga menyenangkan. Sesuatu
yang berantakan & proses kreatif dalam
sebuah perubahan menjadi hal yang rasional.
Mengapa Organisasi Berubah :
Organisasi berubah karena adanya tekanan
dari luar maupundari dalam.
Apa Yang Berubah Dalam Suatu Organisasi :

Perubahan ukuran dan struktur,

perubahan teknologi, merjer,dan
akuisisi. Bagi beberapa perusahaan,
perubahan mencakupperubahan
strategi dan peran aktif.
 Bentuk – bentuk “ StrategiPerubahan ”
Perubahan dan Kehidupan
Dalam perubahan strategis, kita tidak bisa mengisolir
perubahanhanya pada satu komponen saja. Karena jika satu
komponendiubah maka semua aspek juga akan ikut berubah.
Perubahan Radikal & Perubahan Incremental
Perubahan Incremental
( perubahan operasional ) kontinyudilakukan oleh organisasi
untuk memelihara keseimbangan umumorganisasi dan
terbatas pada salah satu bagian organisasi.
Perubahan Radikal
( perubahan strategis ) mengubah referensi,arah dan
kebijakan organisasi. Perubahan ini mentransformasiseluruh
bagian institusi.
Perubahan Kasat Mata & Mosaik
Perubahan Kasat Mata
dapat dengan mudah dilihat & dibacasecara kasat mata
terjadi secara kontras dan bersifat lokal.
Perubahan Yang Tidak Dapat Dilihat Oleh Kasat Mata
( Mosaik )  untuk melihatnya kita memerlukan pihak
ketiga yang bertindakuntuk mengumpulkan mosaic yang
terpisah – pisah dan melakukananalisis terhadap
kecenderungan yang terjadi.
Pembaharuan Perusahaan
3 katagori dalam perubahan strategis suatu organisasi
A ) Transformasi Manajemen
B ) Manajemen Turnaround 
C ) Manajemen Kritis Kombinasi Strategi
Perubahan Antisipatif, Reaktif dan Krisis
Perubahan Antisipatif adalah perubahan yang
kebanyakandilakukan oleh pemimpin pasar dengan
menciptakan standar –standar baru.
Perubahan Reaktif  adalah perubahan yang paling
sering dilakukanoleh pelaku usaha, biasanya bereaksi
terhadap setiap kejadian danmerespon setiap hal baru.
Perubahan Krisis adalah perubahan yang terjadi disaat
kritisdimana orang cenderung bertindak penuh
dengan keraguan dankacau
Teori – Teori PerubahanKorporat
Teori Force Field ( Kurt Lewin 1951 )
Mengedepankan kekuatan – kekuatan penekanan,perubahan
terjadikarena munculnya tekanan – tekanan terhadap organisasi,
individuatau kelompok. Langkah – langkah yang dapat diambil adalah :
Unfreezing
Changing
Refreezing.
Teori Motivasi ( Beckhard & Harris )
Perubahan akan terjadi kalau ada sejumlah syarat :manfaat –
biaya( manfaat > biaya ), ketidakpuasan, persepsi hari esok, cara
yangpraktis untuk keluar dari situasi.
Teori Proses Perubahan Manajerial ( Beer et al 1990 )
Untuk menghasilkan perubahan secara manajerial perlu
dilakukan :mobilisasi energi para stakeholder,mengembangkan
visi serta strategi,menghasilkan daya saing yang posistif,
mengupayakan konsensus,memperluas revitalisasi,
mengkonsolidasi perubahan, memonitor kegiatan.
Teori OD ( Organization Development )
Teori ini menyentuh 2 katagori yang saling bereaksi yaitu
manusia( komponen yang melakukan proses organisasi ) dan
teknologi( mempengaruhi struktur – struktur organisasi ).
Teori Perubahan Alfa, Beta & Gamma
Bentuk intervensi dari teori ini adalah team – building.
LANGKAH-LANGKAH MANAJEMEN PERUBAHAN
Identifikasi Tipe Perubahan
Ketika anda harus memanaj perubahan,
pertama-tama perlu mengidentifikasi tipe
dari perubahan tersebut.
Contoh : anda sebagai kepala
keperawatan/kebidanan memperkenalkan
standar baru tentang kerja keras.
Tipe Peningkatan Perubahan

Seperti penggunaan waktu secara moderat, ini akan memerlukan

waktu untuk mencapainya, karena kebiasaan buruk dari staf. Untuk
mencapai sukses akan memerlukan manajemen waktu untuk
memonitor secara reguler.
Tujuan dari Standar :
Setiap staf perawat dan bidan harus selalu mencuci tangan sebelum
dan sesudah menyentuh pasen (dewasa maupun anak-anak)
Penyebaran penyakit dan infeksi silang akan berkurang dengan
tindakan ini
Staf akan menerima tanggung jawab klinis dari standar ini
Beberapa Pernyataan tujuan yang lebih Spesifik lagi dapat berupa :
Mengurangi infeksi dengan cara staf melakukan cuci tangan
2. Identifikasi Tujuan Perubahan
Tugas kedua adalah mengidentifikasi tujuan-tujuan
perubahan. Kemudian merencanakan tujuan-tujuan tersebut
secara jelas dan memberikan batasan antara waktu dengan
perubahan mana yang dapat diterima.
Kesulitan perubahan, adalah upaya lebih lanjut yang harus
dimasukkan dalam perencanaan tujuan. Perencanaan tujuan
mengklarifikasi kebutuhan akan situasi dan meningkatkan
ketelitian respon. Ini akan memberikan fleksibilitas yang lebih,
dalam manajemen perubahan. Kejelasan tujuan memberikan
arahan dan petunjuk dalam mengambil keputusan mengenai
apa yang harus dilakukan. Dengan membuat perencanaan
untuk mencapai tujuan-tujuan yang spesifik akan mengurangi
pemborosan waktu dan upaya.
Tahap-Tahap Manajemen Perubahan

 Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya.

Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan
internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan
eksternal). Untuk manajemen perubahan perlu diketahui
adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen
perubahan ada empat, yaitu:
Tahap 1, yang merupakan tahap identifikasi
perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal
perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap
ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan
perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.
Tahap 2, adalah tahap perencanaan perubahan.
Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik
situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan
pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan
adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat
terjadi dengan baik.
Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan
dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan
pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan
sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu
perlu dilakukan monitoring perubahan.
Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik.
Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh
karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan
data dan evaluasi data tersebut.
Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1
sehingga memberi dampak pada perubahan yang
diinginkan berikutnya.
Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi,
perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang terlibat
dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. Jika
perubahan melibatkan sebagian besar terhadap
perilaku dan sikap mereka, maka akan lebih sulit untuk
merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama.
Jika pimpinan manajemen perubahan mengetahui
emosi normal yang dicapai, ini akan lebih mudah
untuk memahami dan menghandel emosi secara
benar.
Dalam proses perubahan, seorang pemimpin harus
berupaya untuk melatih perubahan terlebih dahulu
pada dirinya sendiri. Sehingga terjadi suatu integritas
pada dirinya. Dan perubahan ini akan mempengaruhi
terjadinya perubahan kinerja dalam organisasi yang
dipimpinnya.
 
TRANSISI
  EMOSI SELAMA PERUBAHAN
Mengelola Emosi dalam Proses Perubahan *
Keadaan untuk Perbandingan yg Baik--------Waktu
 
1. Goncangan ----------------(FRUSTRASI
2. Penolakan
3. Kekuatan Emosi-------------Perlu dukungan & Pemahaman
4. Penerimaan
5. Pengalaman----------------------Perlu dukungan
 6. Pemahaman sempurna
7. Integritas 
TRIMS…
TERIMA KASIH