ANALISIS SWOT

1
Lingkungan fisik suatu apotek merupakan faktor utama yang
mempengaruhi kesuksesan
Rancangan dan suasana apotek, jasa yang diberikan, dan pajangan
barang-barangnya dan pembagian tempat untuk golongan barang
semuanya perlu agar apotek mendapat laba dalam
operasionalnya
MISAL
Keputusan untuk menambah uang service untuk tiap R/-nya atau
tidak?
Untung ruginya perlu perlu dikaji secara mendalam oleh apoteker
DAPAT DILAKUKAN dengan analisa SWOT
 Analisis SWOT

Analisis lingkungan internal (institusi):

- Strengths dan Weaknesses
Analisis lingkungan eksternal :
- Opportunities dan Threats

Kajian untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan

institusi, serta untuk mengetahui peluang yang bisa
diraih dan ancaman yang harus diatasi oleh institusi.

4
 Analisis SWOT
Identifikasi berbagai faktor secara sistematik
untuk merumuskan strategi perusahaan.
Berbagai situasi yang dihadapi oleh
perusahaan baik internal maupun eksternal
yang akan dijadikan masukan bagi
perusahaan guna menentukan rencana
strategis dalam menyusun sistem pemasaran
yang relatif berdaya guna dan tepat guna.
Analisis Lingkungan Internal
Kekuatan: faktor-faktor kekuatan yang dimiliki oleh
perusahaan termasuk satuan-satuan bisnis yang di
dalamnya antara lain kompetensi khusus yang
terdapat dalam perusahaan yang berakibat pada
pemilikan keunggulan komparatif oleh perusahaan
di pasaran yang sudah dan direncanakan akan
dilayani oleh perusahaan tersebut

Kelemahan : keterbatasan atau kekurangan dalam hal

sumber, ketrampilan dan kemampuan yang menjadi
penghalang serius bagi penampilan kinerja
perusahaan ysng memuaskan.
Analisis lingkungan eksternal
Peluang : berbagai situasi lingkungan atau
daerah kebutuhan pembeli dimana perusahaan
dapat beroperasi secara menguntungkan.
Ancaman : Faktor lingkungan yang tidak
menguntungkan suatu perusahaan yang jika tidak
diatasi akan menjadi ganjalan bagi perusahaan
baik di masa sekarang atau masa mendatang.
Analisis khusus SWOT utk perencanaan
strategis
• Analisis SWOT biasanya digunakan utk
menganalisis suatu kasus yang kompleks atau
menyusun rencana yang bersifat strategis
• Perencanaan strategis merupakan penentuan
sasaran pokok yang luas bagi organisasi dan
berupa kebijakan serta strategi yang akan
mengarah, mengatur perolehan, penggunaan serta
penghapusan sumber-sumber guna mencapai
sasaran tersebut
 SWOT
Rencana strategis mempersiapkan arah rencana
jangka panjang yang berkembang atas dasar 3
landasan, yaitu:
1. Kepentingan sosio-ekonomik organisasi
2. Nilai-nilai dan filosofi dari manajer puncak
3. Penilaian mengenai kekuatan maupun
kelemahan dalam lingkungan internal dan
eksternal organisasi. Disinilah letaknya
analisis SWOT
 SWOT
• SWOT singkatan dari Strength, Weakness, Opportunity dan
Threats atau kekuatan, kelemahan, kesempatan dan
ancaman
• Analisis SWOT berusaha menentukan metoda guna
memanfaatkan secara maksimal semua kekuatan yang ada
serta peluang-peluang yang terbuka, sekaligus menekan atau
meminimalkan semua kelemahan serta ancaman yang
dihadapi sebagai kondisi awal organisasi
• Analisis SWOT didasari oleh suatu logika bahwa
keberhasilan suatu organisasi akan ditentukan oleh situasi
dan kondisi internal maupun eksternal organisasi yang
bersangkutan
Hubungan antara S, W, O dan T
Pengaruh eksternal

O T
Kekuatan Kekuatan
pendorong penghambat

S W

Pengaruh internal
 Strengths (faktor kekuatan)
Kekuatan internal organisasi menyangkut situasi dan
kondisi, yaitu potensi yang dimiliki, seperti:
• Cita-cita, kebijakan
• Tugas pokok, fungsi dan sasaran
• Filosofi dan tata nilai
• Jumlah personel, keterampilan dan pengalaman
• Tingkat kesetiakawanan personel
• Teknologi yang dimiliki
• Dll
 Weaknesses (faktor kelemahan)

Berbagai kondisi internal yang melemahkan atau

kurang kondusifnya upaya mengejar visi/misi
organisasi, seperti:
• Buruknya birokrasi organisasi
• Lemahnya disiplin pegawai
• Adanya jabatan rangkap
• Rendahnya kesejahteraan pegawai
• Lemahnya etos kerja
• Lemahnya infrastruktur
• Dll
 Opportunities (faktor peluang)

Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia pada

lingkungan yang harus dimanfaatkan oleh
organisasi, seperti
• Ketersediaan sumber tenaga kerja
• Kesadaran dan ketaatan masyarakat terhadap hukum
• Kesadaran politik masyarakat
• Jaminan keamanan
• Dll
 Threats (faktor ancaman)
Berupa ancaman eksternal yang mungkin
membahayakan kelancaran aktifitas organisasi,
seperti:
• Kenaikan harga bahan baku
• Kelangkaan pemasok material dan peralatan
• Bencana alam
• Tingginya tingkat inflasi
• Kekuatan pesaing
• Tumpang tindihnya kewenangan antar instansi
• Dll
 Matriks SWOT
S (Strength) W (Weakness)
IFAS Tentukan faktor2 Tentukan faktor2
kekuatan internal kelemahan internal
EFAS

O (Opportunity) Strategi SO: Ciptakan Strategi WO: Ciptakan

Tentukan faktor2 strategi yang strategi yang
peluang eksternal menggunakan kekuatan meminimalkan
untuk memanfaatkan kelemahan untuk
peluang memanfaatkan peluang
T (Threat) Strategi ST: Ciptakan Strategi WT: Ciptakan
Tentukan faktor2 strategi yang strategi yang
ancaman eksternal menggunakan kekuatan meminimalkan
untuk mengatasi kelamahan dan
ancaman menghindari ancaman
 ANALISA SWOT
(KUALITATIF)
SD Internal KEKUATAN KELEMAHAN
(STRENGTHS) (WEAKNESSES)
PENINGKATAN KERJA 1. 1.
2. 2.
SD Eksternal
PELUANG STRATEGI SO: MENGANDUNG STRATEGI WO:
BERBAGAI ALTERNATIF STRATEGI
(OPPORTUNITIES) YG BERSIFAT MEMANFAATKAN
BERSIFAT MEMANFAATKAN
PELUANG EKSTERNAL UNTUK
1. PELUANG DGN MENDAYA MENGATASI KELEMAHAN
GUNAKAN KELUARAN/ KELEBIHAN PERUSAHAAN
2. YG DIMINTA PERUSAHAAN

TANTANGAN STRATEGI ST: STRATEGI WT:

(THREATS) KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI
YG MEMANFAATKAN ATAU
1. MENDAYAGUNAKAN KEKUATAN
2. UNTUK MENGATASI ANCAMAN
KATAGORI ALTERNATIF
STRATEGI SBG SOLUSI DARI
ASSESSMENT ATAS KELEMAHAN
PERUSAHAAN DAN ANCAMAN YG
DIHADAPI ATAU USAHA
MENGHINDARI ANCAMAN UTK
MENGATASI KELEMAHAN
PERUSAHAAN

SD : Sumber Daya
 CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
• KEKUATAN
- MEMILIKI DED & MASTER PLAN
- OPERASI LANCAR
- KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT
- KEUNTUNGAN USAHA > 15 %
- TIDAK PUNYA UTANG
- MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DET
• KELEMAHAN
- RATIO KARYAWAN VS PELANGGAN = 45
- PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT
- KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI
- PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS
TERPASANG
- CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %
 CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN

• PELUANG
- PELANGGAN BARU = 15 %
- ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK
- ADA BANTUAN PINJAMAN

• TANTANGAN
- LEMB. LEGISLATIF BELUM MENGIJINKAN KENAIKKAN TARIF
DASAR AIR
- KEPADATAN PENDUDUK DAERAH PELAYANAN BARU < 50
ORANG/HA
- PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT
 CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN

Strategi SO
MENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN
SISTEM DG SEBAGIAN DANA DARI
PINJAMAN LUNAK

Strategi WO
• MENGIRIM PEGAWAI UNTUK
DIKLAT
• MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI
 CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN

Strategi ST
EKSPOSE KE PIMPINAN TTG POTENSI
KEUNTUNGAN PERLUASAN SISTEM
DG MEMANFAATKAN DANA
PINJAMAN LUNAK

Strategi WT
PRESENTASI PROPOSAL
PENYESUAIAN STRUKTUR TARIF KE
PIMPINAN
 ANCAMAN
SWOT

ORGANISASI
kekuatan SWOT PELUANG
kelemahan

Diagram situasi yang dihadapi organisasi 23

 MANFAAT STRATEGI
ANALISIS SWOT
Hasil analisis SWOT membantu merumuskan:
Strategy Strength-Opportunities (SO) merupakan strategi yang
menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk meraih
peluang-peluangyang ada di luar perusahaan.
Strategy Weaknesses-Opportunities (WO) merupakan strategi
yang bertujuan untuk memperkecil kelemahan-kelemahan
internal dengan memanfaatkan peluang-peluang eksternal.
Strategy Strength-Threat (ST), melalui strategi ini, perusahaan
berusahaan berusaha untuk menghindari atau mengurangi
dampak dari ancaman-ancaman eksternal.
Strategy Weaknesses-Threat (WT) merupakan taktik untuk
bertahan dengan cara mengurangi kelemahan internal serta
menghindari ancaman.
SWOT Analysis Framework

25
 Beberapa strategi alternatif
1. Harga obat lebih murah S-O
2. Kerjasama dengan dokter S-O
3. Manfaatkan sarana telkom S-T
4. Sediakan antar jemput obat S-T
5. Pelayanan prima W-O
6. Tingkatkan penampilan apotik W-T
7. Kolaborasi dengan pemilik angkot W-T

26
 Lingstra eksternal
Opportunity Threat
1 1
2 2
3 3
Lingstra internal n n
Strength Strategi Alternatif : Strategi Alternatif :
1 S1-O1 S1-T1
2
S1-O2 S1-T2
3
Sn-On Sn-Tn
n
Weakness Strategi Alternatif : Strategi Alternatif :
1 W1-O1 W1-T1
2
W1-O2 W1-T2
3
Wn-On Wn-Tn 27
n
Bagaimana memperoleh data SWOT ?
Dilakukan survey (interview) dan observasi untuk
mendapatkan informasi yang akurat dan obyektif
tentang :
- Kekuatan dan kelemahan internal (analisis internal).
- Peluang dan ancaman (analisis eksternal).

Dari analisis SWOT disusun RENCANA STRATEGIS

Ketidak-tepatan hasil analisis SWOT menyebabkan
kesalahan perencanaan strategi, sehingga institusi
mengalami kerugian atau menghadapi risiko besar.

29
 Rencana strategis institusi

Adalah rencana sistematik dan berkesinambungan suatu

institusi dengan memanfaatkan potensi strategis yang
dimiliki untuk menjalankan misi institusi secara efektif
dan efisien dalam rangka mencapai visi.
Potensi strategis : critical success factors.
Organisasi akan berjalan tanpa arah, jika tanpa Visi, Misi
dan Renstra.
Renstra mengandung unsur-unsur :
Tujuan, Sasaran, Strategi, Program dan Kegiatan.
30
 Renstra diperlukan institusi untuk
mewujudkan visi

Institusi RENSTRA Visi

Analisis
SWOT

Organisasi tanpa RENSTRA akan berjalan serabutan

31
 Penilaian Kualitatif dan Kuantitatif Faktor Strategis
Internal dan Eksternal Apotek
Penilaian ini berguna untuk mengetahui seberapa besar pengaruh
masing-masing faktor terhadap posisi bersaing apotek. Pembobotan faktor
strategis ini menggunakan konsep yang diterapkan oleh Fred R. David
dengan melakukan pengisian bobot dengan ketentuan sebagai berikut:

Bobot Keterangan
0,20 Sangat kuat
0,15 Di atas rata-rata
0,10 Rata-rata
0,05 Di bawah rata--rata
Sedangkan untuk pemberian rating atau nilai faktor
strategis internal dan eksternal untuk pemberian
menggunakan nilai 1-5 dengan ketentuan sbb:

Nilai Keterangan
5 Sangat baik
4 Baik
3 Sedang
2 Buruk
1 Sangat buruk
 KASUS

Apotik baru terletak di pinggir kota berpenduduk padat,

memiliki SDM cukup dan berpengalaman, modal
keuangan kuat, dan obat-obatan lengkap.
Banyak dokter praktek di kota, dan banyak pasien rawat
jalan. Pasien membeli obat di apotik perkotaan.
Belum ada angkot ke daerah pinggir kota. Sarana telkom
baik.

QUEST : Susunlah analisis SWOT dan Renstra untuk

menarik customer (pasien) ke apotik baru, sehingga omzet
apotik meningkat.
34
Tabel 1. Internal Factors Analysis Summary (IFAS) Pada Apotek
Internal Strategic Factor Weight Rating Weighted Score Comments

Strengths

S1 Telah memiliki pelanggan & jaringan 0.10 2.5 0.250 Memberikan citra yang baik terhadap apotek

S2 Memiliki praktek bersama 0.10 3.0 0.300 Memberikan kemudahan & meningkatkan income
0.10 3,5 0.350 Dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin dengan
S3 Tempat strategis & fasilitas lengkap
mempertimbangkan keadaan masyarakat sekitar

Weaknesses

W1 Pelayanan kurang ramah 0.15 1.0 0.150 Harus diwaspadai karena dapat menjauhkan pelanggan

W2 Tidak memiliki keunikan yang menonjol 0.10 1.5 0.150 Harus segera direspon

W3 Sistem administrasi & pelayanan belum 0.05 1.5 0.075 Perlu mengadopsi teknologi,kesiapan SDM & dana
komputerisasi investasi

W4 Tidak memiliki manajemen peningkatan 0.15 1.0 0.150 Berpengaruh pada loyalitas,memerlukan perencanaan
SDM yang terencana yang matang

W5 Manajemen pengelolaan obat yang 0.20 1.5 0.300

Indikator yang penting dalam pengelolaan apotek
kurang baik

W6 Pemilik merasa dalam comfort zone 0,05 1,5 0,075

Bisa menjadi bumerang terhadap kelangsungan hidup
karena apotek sudah berdiri sejak lama &
apotek
sudah menghasilkan profit
Total Score 1.00 2,25
Tabel 2. Eksternal Factors Analysis Summary (EFAS) Pada Apotek

Eksternal Strategic Factor Weight Rating Weighted Score Comments

Opportunities

0.15 4.0 0.600 Peluang yang belum banyak

O1 Memberikan pelayanan pharmaceutical dilakukan oleh apotek lain,tetapi
care memerlukan kesiapan yang
matang
O2 Menambah jumlah dokter praktek 0.05 3,5 0.175 Meningkatkan income
O3 Membuka fasilitas penunjang bagi dokter 0.05 3,0 0.150 Membutuhkan dana yang besar
O4 Membuat medical record untuk pasien- 0.05 4.0 0.200 Harus dapat membaca kebutuhan
pasien tertentu & memberi konseling intensif pasien akan obat dan informasi
dengan sistem membership obat
0.05 3.0 0.150 Memerlukan kesiapan dana dan
O5 Mengaplikasikan sistem komputerisasi
SDM
0,05 2,5 0,125 Peluang yang belum banyak
O6 Menyediakan sistem pembayaran dengan dilakukan oleh apotek lain,tetapi
credit card dan pengiriman obat kepada pasien memerlukan kesiapan yang
matang
O7 Apotek buka 24jam 0,15 4,0 0,600 Meningkatkan income
0,05 3,5 0,175 Harus dapat membaca kebutuhan
O8 Trend swamedikasi masyarakat yang
pasien akan obat dan informasi
semakin tinggi
obat
O9 Kemudahan mendapat pinjaman baik dari 0,05 3,0 0,150
Sangat menguntungkan
Bank maupun PBF

Treats

T1 Lokasi kompetitor dekat 0.10 4.0 0.400 Pasien bisa beralih ke apotek lain
T2 Pasien tidak bebas menentukan apotek, 0.20 4.5 0.900
karena ada dokter yang mengarahkan ke apotek Menurunkan income
tertentu
T3 Pengobatan alternative 0.05 1.0 0.050 Menurunkan income
1.00 3.675
Tabel 3. Strategic Factors Analysis Summary (SFAS) Matrix Pada Apotek
Tabel 4. Generating SWOT Matrix
Internal Factors
(IFAS Tabel 1)
Eksternal Factors
(EFAS Tabel 2)
Opportunities (O)
O1 Pelayanan pharmaceutical care
O2 Menambah jumlah dokter praktek
O3 Membuka fasilitas penunjang dokter
O4 Membuat medical record serta konseling intensif dgn
sistem membership
O5 Mengaplikasikasikan sist. Komputerisasi
O6 Menyediakan sist. Pembyran dgn credit card dan
pengiriman obat kpd pasien
O7 Apotek buka 24jam
O8 Trend swamedikasi semakin tinggi
O9 Kemdhan mendpt pinjaman Bank&PBF
Threats (T)
T1 Lokasi kompetitor dekat
T2 Pasien tdk bebas menentukan apotek, krn ada dokter
yg mengarahkan pada apotek tertentu
T3 Pengobatan alternatif
Strengts (S)
S1 Telah memiliki pelanggan & jaringan
S2 Memiliki praktek bersama
S3 Tempat strategis & fasilitas lengkap
SO Strategies
-Membuka SBU baru (mini market)
-Membuka fasilitas penunjang (laboratorium klinik)
-Memberikan pelayanan konseling & informasi obat
kepada pasien
ST Strategies
-Mempertahankan kualitas produk, kalau bisa
meningkatkannya agar lebih unggul dari pesaing.
-Memperluas networking baik dlm hal konsumen maupun
pemasok produk.
-Selalu menawarkan harga yang kompetitif.
-Meningkatkan pelayanan pada konsumen.
Weakness (W)
W1 Pelayanana kurang ramah
W2 Tdk memiliki keunikan yg menonjol
W3 Sistem blm komputerisasi
W4 Tdk memiliki manaj.SDM yg terencana
W5 Manaj.pengelolaan obat krg baik
W6 Pemilik merasa comfort zone
WO Strategies
-Menyewa tenaga profesional untuk memperbaiki masalah
manajemen secara keseluruhan.
-Meningkatkan kualitas fasilitas apotek secara
keseluruhan untuk menarik customer lebih banyak.
-Melakukan pelayanan pharmaceutical care sebagai
layanan unggulan apotek.
WT Strategies
-Harus memiliki pelayanan unggulan yg ditawarkan
kepada konsumen agar dpt bersaing dgn kompetitor
-Segera keluar dari comfort zone dan mengganti
paradigma “bahwa perubahan adalah sesuatu yg abadi”
-Pemberian pelayanan lebih ramah
 KESIMPULAN
Dalam kasus ini, apotek XXX Farma perlu menemukan dan
mengaplikasikan apa yang menjadi pelayanan unggulan
dan fokus padanya sehingga mampu bersaing dengan
kompetitor, mempertahankan pelanggan dengan
memberikan pelayanan yang ramah dan tidak memakan
waktu yang lama, segera keluar dari comfort zone,
memberikan pelayanan yang lebih dari ekspektasi
pelanggan dan menyediakan fasilitas-fasilitas pelayanan
kesehatan baru yang menunjang pelayanan apotek
(differensiasi).
 Critical Success Factors

1. Pelayanan prima
2. Tingkatkan penampilan apotik
3. Harga obat lebih murah
4. Manfaatkan sarana telkom

1. Tiap CSF dapat menjadi TUJUAN (biasanya dicapai > 2 tahun)

2. Kalau akan dicapai < 2 tahun, dinamakan : SASARAN

40
 Sasaran Strategi Kegiatan
Pelayanan prima 1. Antar-jemput obat 1. Siapkan motor
2. Kontak pasien
2. Preparasi cepat 1. 10 menit/resep
2. Jika gagal - diskon

3. Beri konsultasi 1. 20 pasien/hari

2. Siapkan ahli

4. Layanan purna-jual 1. Pantau pasien

2. Catat nomer tilpon

5. Ruang tunggu enak 1. Putar video, TV

(AC, karpet, bunga) 2. Akses internet
3. Minum, snack

SASARAN dalam 2 tahun pertama 41

 Sasaran Strategi Kegiatan
Perbaikan 1. Perbaiki eksterior, 1. Warnai cat menarik
penampilan logo, tempat parkir, dll 2. Logo, papan nama
apotik 3. Parkir gratis

2. Perbaiki counter, 1. Siapkan video, TV

ruang tunggu, tempat 2. Leaflet, brosur
duduk, dll 3. Air minum, snack

3. Perbaiki 1. Pakai kostum

penampilan staf, cara 2. Ramah, menarik
komunikasi, dll 3.

4. 1.
2.
3.
42
 Sasaran Strategi Kegiatan
Harga obat lebih 1. Pembelian obat/ 1. Kolaborasi apotik
murah alkes partai besar 2.
3.
2. 1. Turunkan cost jasa
2.
3.
3. 1.
2.
3.
4. 1.
2.
3.

43
 Sasaran Strategi Kegiatan
Manfaatkan 1. Buka website 1. Konsultasi on-line
sarana telkom 2.
3.
2. Pasang hot-spot di 1. Penunggu ngenet
ruang tunggu 2.
3.
3. Konsultasi lewat 1. Kontak pasien
telepon 2.
3.
4. 1.
2.
3.

44
 Feedback control

Untuk sistem monitoring & evaluasi kegiatan dan

sasaran yang tidak tercapai.
Sistem MONEV dilakukan per 6 bulan, atau per
tahun.
Aspek yang diukur :
Finansial
Kepuasan konsumen
Operasi bisnis internal
Kepuasan staf-karyawan
Kepuasan stake-holders
45
 Manfaat Monev

Memastikan pelaksana untuk mencapai sasaran dan

melaksanakan kegiatan (tugas & fungsi).
Memberikan reward dan punishment
Sebagai alat komunikasi pimpinan dan karyawan
Memastikan apakah konsumen puas
Memastikan apakah terjadi peningkatan kinerja
Mengungkap permasalahan yang terjadi

46