PENGENDALIAN SUKU CADANG

(Spare Part Control)

Muhammad Rasid,S.T.,M.T.
m_rasid2010a@yahoo.com
Manajemen logistik adalah suatu penerapan prinsip-
prinsip manajemen dalam kegiatan logistik dengan
tujuan agar pergerakan personil dan barang dapat
dilakukan secara efektif dan efisien.
 PENGENDALIAN SUKU CADANG
(Spare Part Control)
Tujuan pengendaian suku cadang adalah :
1. Meningkatkan reliabilitas peralatan dan memperpanjang umur pakai
peralatan melalui pemilihan secara teliti pada proses pembelian dan
penyimpanan spare part.
2. Menjamin ketersediaan spare part pada saat dibutuhkan sehingga dapat
meminimasi waktu perawatan.
3. Mengurangi persediaan, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan melalui
proses perencanaan pengendalian inventory.
Salah satu aktivitas pengendalian suku cadang adalah mengklasifikasikan suku
cadang,
1. Suku cadang operasional seperti alat ukur
2. Suku cadang perawatan yang dinilai penting dan peralatan yang dinilai tidak
penting.
Pengendalian Inventory spare parts
Inventory control atau pengendalian persediaan adalah suatu proses
pengendalian persediaan barang yang bersifat unik.

Fungsi Inventory :
1. Sebagai buffer atau cadangan, yaitu menjaga agar proses
berikutnya dapat berjalan dengan lancar.
2. Sebagai pengatur harga jika terjadi kenaikan harga akibat
perubahan permintaan.

Ruang lingkup pengendalian inventory terdiri dari :

3. Raw material
4. Purchase part, merupakan komponen yang dibeli untuk
memenuhi persediaan.
5. Work in Process (WIP) atau produk setengah jadi
6. Finished good atau produk jadi
7. Barang dalam perjalanan
8. Stok digudang regional
9. Stok pengecer
Metode Penyimpanan Spare Part, diklasifikasikan menjadi :
1. Metode penyimpanan permanen, dilakukan dengan cara mengidentifikasi
variasi dari persediaan (yaitu berapa besar tingkat order , dan berapa
lama pengiriman berlangsung). Metode ini dikalifikasikan sbb :
 Metode Order-point
Sebaiknya digunakan untuk suku cadang yang jumlahnya kecil dengan
konsumsi pemakaian yang stabil.
Kuantitas pemesanan yang tetap dipesan ketika persediaan telah
berada di titik order-point dan pengiriman selanjutnya menyusul saat
tingkat stok minimum.
 Metode Double bin
Pemesanan sekaligus 2 kontainer di mana kontainer yang satu untuk
quantity order dan yang satu untuk menjaga stok minimum persediaan.
(Metode ini sebaiknya untuk kuantitas yang besar).
 Metode Package
Pemesanan suku cadang dilakukan jika box atau kemasan suku cadang
telah terbuka.
 Metode Batch issue
Setiap batch produksi memiliki standar jumlah suku cadang yang
diperlukan (dapat memesan suku cadang jika sisa stok sesuai dengan
standar order suku cadang)
  Metode Fixed quantity ordering
Kuantitas persediaan maksimum ditetapkan sekecil mungkin dan
order dilakukan ketika sebuah suku cadang sudah digunakan. Jumlah
suku cadang yang disimpan stabil atau tetap.
Metode ini sebaiknya digunakan untuk suu cadang yang mahal.
 Metode Fixed interval ordering
Dilakukan dengan pemesanan secara kontinyu dan tetap.

2. Metode berdasarkan Kontrak spesial dengan supplier

 Metode pengiriman parsial berdasarkan kontrak harga per unit.
Harga unit dari setiap part ditetapkan melalui rata-rata kuantitas
barang yang digunakan selama periode pemesanan, biasanya pemesanan
dikirim dengan jumlah batch yang kecil.

 Sistem deposit
Pada sistem ini, gudang memberikan efek pinjaman kepada supplier.
Jadi suku cadang sudah dikirim dahulu ke gudang untuk dideposit dan
ketika ada barang yang digunakan maka pembayarannya dilakukan.
Ada 3 biaya yang sangat menentukan strategi persediaan komponen,
diantaranya :
1. Biaya pesan
2. Biaya simpan
3. Biaya kekurangan

Inventory management secara ilmiah pada tahun 1915 ketika Ford M

Harris seorang engineer di Weistinghouse mengembangkan formula
Economic Order Quantity (EOQ). Pada saat yang sama secara terpisah
R.H.Wilson seorang konsultan industri mengembangkan rumus yang
sama yang disebut “Wilson Lot Size Formula”

EOQ (qo) Wilson adalah jumlah pemesanan yang optimal (artinya tidak
lebih dan tidak kurang).

Biaya simpan (h) terdiri dari banyaknya uang yang tertanam dalam
proses persediaan, biaya gudang, biaya kerusakan, biaya asuransi, dan
biaya penanganan material.
Pengelolaan Suku Cadang
Suku cadang atau material merupakan bagian pokok yang
perlu diperhitungkan dalam pengaruhnya terhadap biaya
perawatan. Biaya material dan suku cadang untuk
perawatan biasanya berkisar antara 40 sampai 50 persen
dari total investasi, termasuk adanya kerugiankerugian
karena kerusakan. Dengan demikian, rata-rata perusahaan
mengeluarkan sekitar 15 sampai 25 persen dari total biaya
perawatan untuk suku cadang dan material. Oleh karena
itu, pemakaian material atau suku cadang direalisasikan
sehemat mungkin dan perlu pengontrolan dalam
pengelolaannya. Pada dasarnya pengontrolan material
atau suku cadang dapat ditentukan sesuai dengan
kebutuhan usaha dan kondisi pengoperasiannya
Kontrol Suku Cadang
Untuk pengelolaan suku cadang yang dikontrol dengan baik, maka
perlu adanya :
a) Sistem pencatatan record system Penyimpanan suku cadang,
material, dan perlengkapan lainnya harus tercatat secara
sistematis. Perlu adanya sistem penomoran dalam pembukuan
yang menjelaskan deskripsi, lokasi, biaya, sumber, dan lain-lain
yang menjadi pokok dalam sistem pengolahan data.
b) Sistem penyimpanan
Sistem penyimpanan dapat diartikan sebagai sistematika dalam
penempatan, penyimpanan dan pencatatan barang, komponen, suku
cadang, atau material yang disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga
akan mempermudah pelayanan pengoperasiannya secara praktis dan
ekonomis.
Electronic Spare Part Manajemen Sistem
Economic Order Interval (EOI)
Economic Order Interval merupakan interval pemesanan yang ekonomis, di
mana mekanismenya dapat dilihat pada gambar di bawah,

E Maximal interval level

Q
R

T
L L

T T

Total cost
Dimana :
Cost
P : Price
h
T* : Economic Order Interval
A m : Frekuensi pemesanan/tahun
T : Setiap kapan dilakukan pemesanan
barang
T* A : Ongkos pemesanan
N : Jumlah hari kerja dalam 1 tahun
Pemesanan Optimal

EOQ (qo) Wilson adalah jumlah

pemesanan yang optimal (artinya tidak
lebih dan tidak kurang).
2. A.D
EOQ  qo 
h
TC  2. A.D.h
qo
T (thn )
D
Di mana :
TC : Total cost
D : Demand/tahun dalam unit
A : Biaya pemesanan
h : Biaya simpan/unit/tahun
T : Waktu pemesanan
Contoh :
Jika diketahui permintaan spare part = 3000 unit/tahun,
biaya pesan = Rp. 10000,- Dan biaya simpan = Rp. 1500 per
unit/tahun.
Tentukan :
a. Jumlah pemesanan yang optimal
b. Total biaya yang diperlukan
c. Kapan dilakukan pemesanan spare part.
Penyelesaian :
a. Jumlah pemesanan optimal
2. A.D 2 10000  3000
EOQ  qo    200unit
h 1500

b. Total biaya yang diperlukan

TC  2. A.D.h  2 10000  3000  1500  Rp.300000,

c. Waktu dilakukan pemesanan

qo 200
T   0,0667tahun
D 3000
Misal : 1 tahun = 300 hari, maka 0,0667 tahun = 20 hari
 Reorder Point (R)

Reorder point adalah titik pemesanan kembali, jika lead time ≠ 0

Q
A B C

T
L L

Q : Quantity
T : Time
R : Reorder point (unit)
L : Lead time (minggu atau bulan)
A, B, C : Stok spare part maksimum
m : jumlah frekwensi pesanan per tahun
 D L
R , jika L dalam satuan bulan
12

D L
R , jika L dalam satuan minggu
52
Q : Quantity
T : Time
R : Reorder point (unit)
L : Lead time (minggu atau bulan)
A, B, C : Stok spare part maksimum
m : jumlah frekwensi pesanan per tahun
 Contoh
Jika diketahui permintaan spare part 8000 unit, biaya pemesanan = $ 30 per
kali pesan dan biaya simpan = $ 3 per unit.
Tentukan :
a. Jumlah pesanan optimal
b. Total cost
c. Reorder point (R) jika diketahui lead time 2 minggu.
Penyelesaian :
a. Jumlah pemesanan optimal (qo)
2. A.D 2  30  8000
EOQ  qo    400unit
h 3

b. Total cost (TC)

TC  2. A.D.h  2  30  8000  3  $1200

c. Reorder point (R)

Jadi jumlah pemesanan optimal
D 8000 sebanyak 400 unit, total biaya $
m   20order / tahun
qo 400 1200, selama 20 kali pesan per
D  L 8000  2 tahun, dan titik pemesanan kembali
R   307,7  308unit
52 52 308 unit.
 h.D
TC  m. A 
2m Dimana :
2. A P : Price
EOI  T *  T* : Economic Order Interval
h.D
m : Frekuensi pemesanan/tahun
1 T : Setiap kapan dilakukan pemesanan
m
T barang
A : Ongkos pemesanan
D (T *  L) N : Jumlah hari kerja dalam 1 tahun
E
N
TC  P.D  h.D.T *

Contoh
Suatu industri memrlukan spare part 8000 unit/tahun, dengan harga
$ 10. Ongkos pesan $ 30 dan ongkos simpan $ 3.
Berapakah :
a. Jumlah EOI
b. Maksimum inventory level
c. Total Annual Cost, jika lead time 10 hari dengan analog 1 tahun
adalah 250 hari kerja
Penyelesaian :
a. Jumlah EOI
2. A 2  30
EOI  T *    0,05tahun  12,5hari  13hari
h.D 3  8000

b. Maksimum inventory level ( E )

D(T *  L) 8000(12,5  10)
E   720unit
N 250

c. Total Annual Cost

TC  P.D  h.D.T *  10  8000  3  8000  0,05  $81200