UPAYA PENINGKATAN MUTU

PELAYANAN KESEHATAN FKTP

Diding Sarifudin
 STRATEGI PENGUATAN
PELAYANAN KESEHATAN PRIMER

1 Peningkatan Akses

2 Peningkatan
Peningkatan Mutu Mutu

3 Regionalisasi Rujukan

7
MUTU YANKES ???
 FAKTA ttg masalah MUTU ???

PENGENDALIAN MUTU

MONITORING DAN PENILAIAN KINERJA

Supervisi, Laporan Capaian Kinerja, AUDIT,

Lokakarya Mini Bulanan, Lokakarya Mini Triwulan,
Penilaian Kinerja (Semester/Tahunan)
 AUDIT

INTERNAL EKSTERNAL

AUDIT INTERNAL merupakan salah satu

mekanisme untuk MENILAI KINERJA puskesmas
yang dilakukan oleh tim audit internal yang
dibentuk oleh Kepala Puskesmas berdasarkan
STANDAR/KRITERIA/TARGET yang ditetapkan
AUDIT INTERNAL
PENGERTIAN
• Audit merupakan kegiatan mengumpulkan
informasi faktual dan signifikan melalui
interaksi secara sistematis, objektif dan
terdokumentasi yang berorientasi pada azas
penggalian nilai atau manfaat dengan cara
membandingkan antar standar yang telah
disepakati bersama dengan apa yang
dilaksanakan/diterapkan di lapangan
TUJUAN
• UMUM : memastikan terselenggaranya
pelayanan kesehatan yang bermutu dengan
memantau kesesuaian antara kondisi aktual
dengan regulasi maupun standard yang telah
ditetapkan, agar manajemen dapat melakukan
upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan
di FKTP
TUJUAN
KHUSUS :
• Terlaksananya monitoring implementasi system
manajemen mutu yang diterapkan di Puskesmas
• Terukurnya efektifitas penerapan sistem manajemen
mutu yang sesuai dengan persyaratan atau kreteria audit
• Tersedianya data yang valid
• Teridentifikasinya peluang yang cukup untuk melakukan
perbaikan terus-menerus (continuous Improvement)
• Terukurnya kinerja individu, maupun kinerja unit dan
institusi
Dasar Penetapan Tujuan
• Prioritas permasalahan yang dihadapi
• Rencana pengembangan pelayanan
• Persyaratan suatu sistem manajemen yang
digunakan sebagai acuan (untuk menilai sejauh
mana persyaratan sistem manajemen mutu
diterapkan dalam organisasi)
• Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
• Evaluasi terhadap rekanan
• Adanya potensi risiko dalam kegiatan organisasi
 oh :
nt
Co
DASAR PENETAPAN TUJUAN TUJUAN AUDIT INTERNAL
AUDIT INTERNAL
Permasalahan prioritas yang Menganalisis banyak terjadi complain
dihadapi organisasi pasien pada pelayanan farmasi

Rencana pengembangan Mengidentifikasi peluang inovasi pada

pelayanan pelayanan laboratorium

Persyaratan suatu system Mengetahui kesesuaian proses

manajemen yang diacu pelayanan laboratorium dengan standar
pelayanan lab puskesmas
Persyaratan regulasi atau Mengetahui kesesuaian sumber daya
persyaratan kontrak farmasi dengan permenkes No 75/2014

Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi perjanjian kerjasama

dengan laboratorium mitra

Potensi risiko kegiatan Mengidentifikasi potensi risiko

pelayanan pelayanan imunisasi
Prinsip
• Kode Etik Dasar Profesionalisme.
• Dapat dipercaya, punya integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan
berpendirian
• Penyajian yang obyektif.
• Kewajiban melaporkan secara benar dan akurat
• Profesional
• Independent
Auditor tidak terkait dengan kegiatan yang sedang diaudit dan bebas
keberpihakan dan konflik kepentingan. Selama proses audit, auditor
menjaga pemikiran yang obyektif untuk menjamin bahwa temuan
audit dan kesimpulan hanya didasarkan pada bukti audit.
• Pendekatan berdasarkan bukti.
Essensi Audit Internal
• Proses interaktif : interaksi /komunikasi timbal balik
antara auditor dan auditee
• Kegiatan sistematis : direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien. (Audit
internal bukan inspeksi, auditor harus mengendalikan
seluruh, didokumentasikan)
• Dilakukan dengan azas manfaat  
• Dilakukan secara objektif : faktual bukan asumsi atau
intuisi
• Berpijak pada fakta dan kebenaran
Essensi Audit Internal (lanjutan)
• Melibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujian :
Bukti audit dicocokan dg kriteria audit yang digunakan.
(Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan
audit, berupa : standar, prosedur, indikator dan target kinerja)
• Bermuara pada pengambilan keputusan
• Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu : sebelum
melakukan audit harus ditetapkan standar/kriteria yang akan
digunakan
• Merupakan kegiatan berulang (periodik)
• Menghasilkan laporan : seluruh kegiatan audit harus
didokumentasikan dan dilaporkan kepada Kepala FKTP
Pelaksanaan AI

Memastikan Menilai Merekomendasi

Konfirmasi dan Evaluasi dan Memberikan

Verifikasi Pengukuran Saran/Masukan
untuk berdasarkan
Menyimpulkan temuan audit
Kegiatannya :
• Telaah dokumen
• Observasi
• Meminta penjelasan dari auditee
• Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
• Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
• Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
• Pemeriksaan fisik terhadap fasilitas
• Pemeriksaan silang (cross-check)
• Mengakses catatan yang disimpan auditee
• Mewawancarai auditee
• Menyampaikan angket survey
• Menganalisis data
Manfaat
• Pimpinan :
Referensi dalam membuat keputusan:
mengambil atau merubah kebijakan agar lebih
sesuai dengan perencanaan organisasi jangka
panjang
Manfaat
• Unit Operasional :
Mengidentifikasi dan memahami
permasalahan yang ada dalam organisasi
secara keseluruhan ataupun secara
spesifik pada unit operasional sehingga
dapat mengambil langkah langkah
perbaikan
Manfaat
• Unit Pengelola Mutu :
Membatu pengendalian mekanisme jaminan
mutu baik pada tahap input, proses, maupun
hasil
• Karyawan :
Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta
pembangunan budaya organisasi: budaya mutu,
budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya
kerja sistematis
Manfaat
• Auditor :
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
• Pelanggan :
Audit internal merupakan proses pendeteksian
segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak
puasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan
dengan tindakan perbaikan dan pencegahan
sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan
dan keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai
 Tugas dan fungsi auditor internal
Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di Puskesmas,
dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor mempunyai tugas:
• Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk
melaksanakan audit intnerl
• Melaksanakan audit internal:
– Menyusun audit plan.
– Menyusun instrumen audit
– Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.
– Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.
– Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria secara
objektif.
– Menyepakati tindak lanjut dengan auditee
– Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim
Mutu dan kepada Kepala Puskesmas.
 Kompetensi auditor
• Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit
• Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit
• Melaksanakan audit tepat waktu
• Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas
permasalahan
• Mengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan,
observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsip
• Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
• Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-bukti
objektif
• Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
• Teknik sampling
• Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
• Menyiapkan laporan
• Menjaga kerahasiaan informasi
• Komunikasi
Tahapan Audit
Tahap I : Penyusunan rencana audit:
• Menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
tujuan audit, jadwal audit, dan menyiapkan
instrumen audit.
• Program audit internal harus direncanakan untuk
seluruh kegiatan audit selama satu tahun (periode :
triwulan /semester tergantung ketentuan organisasi)
• Tim audit internal menyusun rencana audit untuk
tiap-tiap unit kerja yang akan diaudit.
Tahapan Audit
Tahap II : Pengumpulan data:
• Menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasarkan standar (misalnya standar
akreditasi, standar/pedoman program,
standar pelayanan minimal, standar/indikator
kinerja)
• Mengukur tingkat kesesuaian terhadap
standar
Tahapan Audit
Tahap III :
Analisis data, Perumusan masalah, Prioritas masalah dan
Rencana tindak lanjut audit:
• Hasil pengumpulan data dianalisis dengan cara
membandingkan dengan standar/kriteria yang digunakan,
dengan demikian akan diperoleh temuan-temuan berupa
ketidak sesuaian.
• Temuan dibahas bersama dengan auditee untuk
menentukan prioritas masalah yang harus ditindaklanjuti
oleh auditee dengan kegiatan dan batas waktu
penyelesaian yang disepakati bersama
Tahapan Audit
Tahap IV : Pelaporan dan Diseminasi Hasil Audit

• Keseluruhan hasil audit harus dilaporkan

kepada Kepala FKTP, dan disampaikan kepada
unit yang diaudit
Menyusun Rencana Audit Internal
• Program audit internal disusun selama satu
tahun (Januari – Desember).
• Tiap bulan perlu direncanakan unit kerja yang
mana yang akan diaudit
• Audit harus dilaksanakan secara periodic,
maka Kepala Puskesmas perlu menetapkan
siklus suatu unit kerja akan diaudit ulang
Rencana Program Audit
• Tujuan audit
Tim audit harus menentukan tujuan audit, yaitu untuk
melakukan penilaian kinerja dibandingkan dengan standar
tertentu.
• Lingkup audit:
Dalam rencana audit harus dijelaskan lingkup audit, yaitu unit
kerja yang akan diaudit, misalnya unit pelayanan gawat darurat.
• Objek audit:
Rencana audit juga harus menjelaskan apa saja yang akan
diaudit senbagai objek audit, misalnya proses pelaksanaan triase
dalam pelayanan gawat darurat.
• Alokasi waktu:
Alokasi waktu yang akan digunakan dalam kegiatan audit juga
harus ditetapkan, dengan kejelasan penjadualan kegiatan.
Rencana Program Audit (lanjutan)
• Metoda audit:
Metoda yang akan digunakan dalam kegiatan audit harus dijelaskan
dalam rencana audit.
Wawancara, Observasi/telusur proses pelaksanaan kegiatan, Periksa
dokumen, Telusur rekam kegiatan, Inspeksi kondisi fasilitas, Meminta
peragaan, Mengukur (compliance rate)
• Persiapan audit:
Persiapan audit meliputi: persiapan auditor, penetapkan kriteria audit,
dan penyusunan instrumen audit.
• Jadual program audit satu tahun.
Sesuai dengan persyaratan yang diminta dalam standar akreditasi,
puskesmas perlu menyusun rencana kegiatan audit selama satu tahun,
dan secara periodik dilakukan, misalnya pada bulan Januari dilakukan
audit untuk upaya Kesehatan Ibu dan Anak, maka pada bulan April
dilakukan audit ulang untuk mengetahui kemajuan yang sudah dilakukan
 Menetapkan tingkat kepentingan proses
• 1. Prioritas utama: proses-proses yang memenuhi ke-empat kategori: 3H + 1 P
(High risk, high cost, high volume, and problem prone)

• 2. Prioritas berikutnya adalah proses-proses yang memenuhi tiga kategori dengan

urutan sebagai berikut:
• a. High risk, problem prone, high volume
• b. High risk, problem prone, high cost
• c. High risk, high volume, high cost
• d. Problem prone, high volume, high cost

• 3. Prioritas selanjutnya dalah proses-proses yang memenuhi dua kategori dengan

urutan sebagai berikut:
• a. High risk, problem prone
• b. High volume, problem prone
• c. High cost, problem prone
• d. High risk, high volume
• e. High risk, high cost
• f. High volume, high cost
 Menentukan area prioritas
Area/unit High risk High cost High Problem Total Urutan
kerja volume Prone Prioritas

Gawat 10 7 4 4 25 III
darurat
Rawat jalan 5 5 8 4 22 VI

Farmasi 9 8 8 5 30 I

Laboratorium 9 8 8 4 29 II

Rawat inap 6 7 5 6 24 IV

Pendaftaran 6 4 8 5 23 V
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran Auditor Kegiatan/ Standar/ Tanggal Tanggal
audit proses kriteria audit I audit II
yang yang
diaudit digunaka
n
Pelaksanaan audit

Pengumpulan data
Analisis data
 Bukti-bukti yang dilihat pada kegiatan audit

• Dokumen-dokumen yang merupakan regulasi

internal pada unit kerja yang diaudit
• Bukti-bukti telusur, rekaman, pernyataan,
hasil observasi, fakta atau informasi lain yang
relevan dengan standar/kriteria dan dapat
diverifikasi
 Temuan

• Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan

terhadap standar/kriteria yang digunakan
• Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan standar/kriteria
yang digunakan, atau peluang perbaikan.
 Pengumpulan data
• Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda:
– Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
– Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
– Meminta peragaan oleh auditee
– Memeriksa dan menelaah dokumen
– Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
– Mencari bukti-bukti
– Melakukan pemeriksaan silang
– Mencari informasi dari sumber luar
– Menganalisis data dan informasi
– Menarik kesimpulan
– Memberikan rekomendasi
• Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun
instrument pengumpulan data
 Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri Daftar Fakta Temuan Rekomenda
audit yang diacu pertanyaan audit si
/observasi
Lampiran PMK
75/2015 ttg tenaga
puskesmas
(khususnya tenaga
kefarmasian)

Standar akreditasi
Bab 8.2

SOP penyimpanan
B3
 Menyusun
laporan audit
 Analisis data
• Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang digunakan
• Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk
mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
 Laporan audit mutu internal
• Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang
diaudit.
• Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
– Hasil audit
– Tindak lanjut yang telah dilakukan
– Kendala pada waktu perbaikan
 Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Target

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaika pencegah Waktu
objektif thd yang n an penyeles
standar/ins digunaka aian
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
 Tindak lanjut audit
• Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
• Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari
laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
• Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
• Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
• Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat
pertemuan tinjauan manajemen
• Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP
dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
 Diding

08122389857
Email : dings.crb@gmail.com
Terimakasih