MATE RI 9

MANAJEMEN BIAYA PROYEK

FASILITASI SERTIFIKASI
AHLI MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI
AMBON

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 1

 Tujuan
Pembelajaran

Peserta mampu menerapkan manajemen

biaya proyek

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 2

 Pengertian Dasar
Biaya proyek:
• Terbatas , perlu dikelola dengan baik

Anggara • diperkirakan / diestimasi

n
• dianggarkan
• diawasi penggunaannya
Proyek
Perhatian utama dalam manajemen biaya proyek
adalah pada biaya sumberdaya yang digunakan utk
menyelesaikan kegiatan dalam jadwal proyek
3
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020
Pengertian Dasar
• Penyusunan perkiraan biaya
• Penyusunan anggaran biaya
• Pengawasan biaya

Manajemen biaya proyek

meliputi proses-
proses yang diperlukan
untuk menjamin agar
anggaran yang
biaya disetujui
telah
Vera Th. C. Siahaya 21/10/20
 MANAJEMEN BIAYA
PROYEK
◼ Suatuproses atau kegiatan yang diperlukan
untuk memastikan bahwa proyek akan dapat
diselesaikan dalam suatu anggaran yang
telah disetujui.

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 5

 TAHAPAN
MANAJEMEN BIAYA PROYEK

KELOMPOK
1 PROSES
Mengestimasi PERENCANAAN
biaya
2
Menyusun
anggaran biaya

3
KELOMPOK Melakukan pengen-
PROSES dalian biaya
PENGAWASAN
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 6
6
 PROSES 1:
MENGESTIMASI BIAYA

Estimasi pendahuluan:
 Untuk menyeleksi proyek,
 Dikerjakan 3–5 thn sebelum proyek selesai

Estimasi untuk anggaran:

 Untuk alokasi dana dalam anggaran
perusahaan
 Dikerjakan 1–2 thn sebelum proyek selesai

Estimasi definitif:
 Estimasi sebenarnya, untuk rincian
pembelian
 Sebelum dan selama proyek berlangsung
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 7
7
Estimasi mmempertimbangkan
Sumber Daya
Sumber daya dalam manajemen terdiri
dari : 6 M
 Sumber Daya Manusia (Man )

 Uang (Money)

 Material (Materials)

 Peralatan (Machines)

 Metoda/Teknologi (Methods)

 Pasar (Market ) → Networking

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 8

 Estimator


 mempertimbangkan
Kondisi pasar,
Database bisnis,
 kebijakan memperkirakan biaya,
 formulir perkiraan biaya,
 informasi masa lalu,
 file proyek,
 pengetahuan tim proyek,
 pembelajaran,
 Pernyataan lingkup proyek,
 WBS (Work Breakdown Structure),
 Lingkup Pekerjaan (Scope),
 WBS dictionary,
 Rencana Manajemen Proyek dalam hal Master schedule,
 Rencana penggunaan Sumberdaya
 Daftar risiko.

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 9

 Jenis-jenis estimasi biaya
TKT JENIS METODE PENGUMPULAN DATA AKURASI
ESTIMASI ESTIMASI (%)
WBS
ØLINGKUP PROYEK
ESTIMASI PARAME-
1 (PERKIRAAN -25 S.D +75
PENDAHULUAN TRIK
KASAR)

ØLINGKUP PROYEK
DAN KAPASITAS
ESTIMASI ØSPESIFIKASI
2, 3 ANALOGI -10 S.D +25
ANGGARAN UMUM
ØPERKIRAAN HARGA
SATUAN
Ø RENCANA PROYEK
ANGGARAN
DATA Ø PENAWARAN
4, 5, 6 BIAYA - 5 S.D +10
PROYEK Ø SPESIFIKASI
DEFINITIF
Ø HARGA SATUAN
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 11
00
 Penggunaan Teknik dan Cara untuk
Estimasi Biaya Proyek

Analog Estimating
Determine Resources Cost Rates
Bottom-up Estimating
Parametric Estimating
Project Management Software
Vendor Bid Analysis
Reserve Analysis
Cost of Quality

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 11

 Analog Estimating
menggunakan biaya sesungguhnya dari proyek sebelum atau
sejenis/mirip dengan tujuan untuk perhitungan biaya proyek saat ini.

 Determine Resources Cost Rates

mengetahui unit cost rate, seperti :
Upah per hari atau per jam
Harga material per CuM
Sewa alat per jam/hari
Sumber daya lain
Standar rate dengan faktor eskalasi sudah termasuk
didalam kontrak. Jika aktual rate tidak diketahui,
maka
harus diestimasi/ asumsi.

 Bottom-up Estimating
Estimasi biaya dari kegiatan secara individu atau paket pekerjaan dengan level
detail yang paling rendah.

 Parametric Estimating
Melibatkan penggunaan parameter dari
Vera Th. C. karakteristik
Siahaya 21/10/2020 proyek kedalam model 12
◼ Project Management Software
Estimasi menggunakan software WinEst-pro
dll
 Vendor Bid Analysis
Estimasi biaya termasuk analisis harga dari penyedia jasa dan analisis dari
proyek yang memerlukan harga/biaya.

 Reserve Analysis
Estimasi dengan adanya biaya cadangan.

 Cost of Quality
Total biaya yang terjadi biasanya didapat dengan mengantisipasi ketidak
sesuaian dari persyaratan, menilai hasil produk atau layanan agar sesuai
dengan persyaratan, dan kekurangan dalam memenuhi persyaratan (rework).

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 13

 CONTOH FORMULIR ESTIMASI (GEDUNG)

No. Item Pekerjaan Quantity Harga Jumlah harga

Preliminaries satuan
1. ………………
Pek. Substruktur
2. ……………….
Pek. Struktur
3. …………….
Pek.M / E
4. …………….
Pek. Finishing
5. ………….
Pek.
6. Landscaping

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 14

 MENGESTIMASI BIAYA

Rencana manajemen biaya

◼ Dokumen yang menjelaskan
bagaimana organisasi akan mengelola
varian proyek
dalam biaya
◼ Menjelaskan bagaimana merespon
proposal yang lebih tinggi atau lebih
rendah dari estimasi definitif

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 11

55
 MASUKAN
DALAM MENGESTIMASI
BIAYA
1. Faktor-faktor lingkungan
perusahaan
2. Aset proses organisasional
3. Pernyataan cakupan proyek
4. WBS dan penjelasan (kamus) nya
5. Rencana manajemen proyek:
 Rencana manajemen jadwal
 Rencana manajemen SDM
 Register resiko
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 11
66
MASUKAN DALAM MENGESTIMASI
BIAYA
1. Faktor-faktor lingkungan perusahaan
Estimasi biaya
memperhatikan/menggunakan:
 Kondisi pasar
 Basisdata komersial

2. Aset proses organisasional

 Kebijakan estimasi biaya;
 template;
 file proyek;
 informasi historis;
 pengetahuan tim proyek;
 pengalaman proyek-proyek sebelumnya
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 11
77
MASUKAN DALAM MENGESTIMASI
BIAYA
3. Pernyataan cakupan proyek
Mengandung informasi tentang persyaratan
produk proyek, yang diperlukan dalam
mengestimasi biaya
4. WBS dan penjelasannya (dictionary)
WBS untuk mengorganisasi estimasi biaya dan
menjamin bahwa semua pekerjaan telah diestimasi
biayanya
5. Rencana manajemen proyek
Memuat keseluruhan rencana untuk pelaksanaan,
monitoring dan pengendalian proyek, termasuk
rencana bagian-bagian proyek
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 11
88
 PIRANTI DAN TEKNIK
DALAM MENGESTIMASI
BIAYA
1. Keahlian tenaga ahli
2. Estimasi dengan analogi
3. Menggunakan biaya satuan
sumberdaya
4. Model estimasi parametrik
5. Bottom-up estimating
6. Perangkat lunak
7. Analisis dokumen lelang vendor
8. Analisis cadangan
9. Biaya kualitas
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 11
99
 PIRANTI DAN TEKNIK DALAM
MENGESTIMASI BIAYA
1. Estimasi analogi
Bersifat top-down; mengikuti biaya
terdahulu untuk proyek yang serupa
2. Biaya satuan
Dapat menggunakan standar misalnya
standar INKINDO (Ikatan Nasional
Konsultan Indonesia)

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 22

00
 PIRANTI DAN TEKNIK DALAM
MENGESTIMASI BIAYA
3. Model parametrik
Model matematik digunakan pada keadaan dimana
parameter dapat dikuantifikasi dan ada informasi
dasar untuk membuat model akurat. Contoh
parameter: jml keluaran; jml transaksi; jml jam kerja,
jumlah modul, dll)
4. Bottom-up estimating
Tentukan biaya kegiatan terkecil, lalu ikhtisarkan.

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 22

11
 PIRANTI DAN TEKNIK DALAM
MENGESTIMASI BIAYA

5. Piranti berbantuan komputer

P/L manajemen proyek, spreadsheet, P/L
simulasi

6. Analisis dokumen lelang vendor

Menggunakan dokumen lelang yang diajukan
oleh vendor untuk mengestimasi biaya

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 22

22
 PIRANTI DAN TEKNIK DALAM
MENGESTIMASI BIAYA
7. Analisis cadangan
Cadangan biaya (contingency allowances) perlu
diwaspadai, agar tidak terjadi anggaran yang
cadangannya sangat besar

8. Biaya kualitas
Biaya ini dapat dipakai dalam mengestimasi biaya
agar hasilnya sesuai dengan persyaratan

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 22

33
 HASIL
PROSES MENGESTIMASI
BIAYA
Estimasi biaya kegiatan
◼ Perkiraan kuantitatif biaya sumber daya
untuk menyelesaikan kegiatan proyek.
 Memuat ikhtisar biaya dan
jabarannya
Detil pendukung, memuat
 Cakupan proyek dan penjelasannya;

 Dasar-dasar estimasi;

 Dokumentasi asumsi dan kendala.

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 22
44
 HASIL
PROSES MENGESTIMASI
BIAYA
Rencana manajemen biaya
Menyatakan bagaimana rencana biaya akan
(prosedur perubahan, dll)
dikelola.
Berbagai perubahan yang
diminta

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 22

55
 PROSES 2:
MENYUSUN ANGGARAN BIAYA

Pengertian Umum
Menyatukan semua estimasi biaya
masing- masing kegiatan atau paket
pekerjaan untuk disusun sebagai patokan
biaya

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 22

66
 Masukan
MENYUSUN ANGGARAN BIAYA
1. Pernyataan cakupan proyek
2. WBS dan penjelasannya
3. Estimasi biaya kegiatan dan rincian pendukungnya
4. Jadwal proyek: digunakan untuk melakukan
agregasi biaya pada setiap periode
5. Kalender sumber daya
6. Kontrak: Berkaitan dengan produk atau hasil apa
saja yang telah dibeli. dan berapa biayanya

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 22

77
 Piranti Dan Teknik
MENYUSUN ANGGARAN BIAYA

Menggunakan piranti umum seperti untuk

estimasi biaya proyek
1. Agregasi biaya
2. Analisis cadangan
3. Estimasi parametrik, menggunakan
model matematik untuk memprediksi
biaya total;
4. Rekonsiliasi batas pendanaan
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 22
88
 Hasil
PENYUSUNAN ANGGARAN

1. Patokan biaya (cost baseline)

2. Kebutuhan pendanaan proyek
3. Rencana manajemen biaya yang sudah
di- update

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 22

99
 HASIL
PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA
Patokan biaya (cost baseline), yaitu anggaran yang
dinyatakan menurut rencana waktu penggunaannya
◼ Disusun dengan menjumlahkan semua estimasi
biaya
yang akan dipakai dalam suatu periode waktu
 Umumnya dalam bentuk kurva S
 Anggaran yang dinyatakan pada rentang waktu
proyek, digunakan untuk mengukur kinerja proyek
 Proyek besar dapat memiliki lebih dari satu cost
baseline

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 33

00
 Cont h at cana Biaya oyek
o Form Ren Pr
Biaya Biaya Biay
Kegiatan
Jam Biaya bahan Biaya lain2 kegi
Upah
kerja
perso perjln

Total
Tuliskan asumsi yang digunakan dalam perhitungan di bagian ini

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 3311

31
 KELUARAN
PROSES MENYUSUN ANGGARAN BIAYA
Kurva S anggaran biaya (planned value =
PV) untuk proyek dengan anggaran Rp
500
Juta Rp juta %

500 100%
90%
400 80%

300
48%
200
100 16%
0 0%
Juli Agus Sept Okt Nov
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 33
22
 KELUARAN
PROSES MENYUSUN ANGGARAN BIAYA
Cadangan
manajemen
Rp
Nilai kumulatif

Arus kas
Cost yang
baseline diharapkan

start TIME finish

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 33

33
 Proses 3
Pengendalian Biaya
 Proses dalam pengendalian biaya termasuk
 monitoring kinerja pembiayaan
 meyakinkan bahwa hanya perubahan yang
tepat yang termasuk dalam baseline biaya
yang direvisi

memberikan informasi pada stakeholders
bahwa perubahan dapat mengakibatkan
perubahan biaya pula
 Earned value management merupakan salah
satu alat penting dalam pengendalian biaya
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 34
 Earned Value Management
(EVM)
 EVM adalah alat untuk mengukur kinerja proyek
yang mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan
data biaya
 Untuk menggunakan EVM harus dibuat terlebih dahulu
baseline (original plan plus approved changes).
Dengan baseline dapat dievaluasi apakah proyek
berjalan dengan baik atau tidak.
 Secara periodik informasi aktual mengenai kinerja
proyek harus diperbaharui sehingga pemanfaatan
EVM dapat optimal.
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 35
 Istilah-istilah dalam
EVM
 Planned Value (PV) adalah rencana porsi total
estimasi biaya yang sudah disetujui untuk
dikeluarkan pada sebuah aktivitas selama
perioda tertentu
 Actual Cost (AC) adalah biaya total langsung
maupun tidak langsung yang digunakan dalam
rangka menyelesaikan pekerjaan sesuai
aktivitasnya selama perioda tertentu

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 36

 Istilah-istilah dalam
EVM(2)
 Earned Value (EV) adalah estimasi nilai
(value) pekerjaan fisik yang sebenarnya telah
selesai, berdasarkan rate of performance
( RP), yaitu perbandingan pekerjaan yang
selesai terhadap pekerjaan yang rencananya
diselesaikan dalam waktu tertentu
 Cost Variance ( CV), variabel yang
menunjukkan apakah kinerja biaya sudah
melebihi atau masih kurang dari biaya yang
sudah direncanakan
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 37
 Istilah-istilah dalam
EVM(3)
 Schedule Variance ( SV), variabel yang
menunjukkan apakah jadwal yang lebih lama/lebih
lambat dari yang direncanakan
 Cost Performance Index ( CPI) , variabel yang dpt
digunakan untuk mengestimasi biaya pada saat proyek
selesai berdasarkan kinerja proyek sampai waktu
tertentu
 Schedule Performance Index ( SPI) , variabel yang
dpt digunakan untuk mengestimase waktu selesainya
proyek, berdasarkan kinerja proyek sampai waktu
tertentu
Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 38
 Rumus-rumus Earned
Value

BAC : Budget at Completion

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 39

 Conto
h

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 40

 Contoh Perhitungan Earned
Value

Proyek direncanakan berjalan selama 1 tahun

Proyek sudah berjalan selama 5 bulan

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 41

Contoh Grafik Earned
Value

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 42

 Makna Angka dalam
EVM
 Angka negatif untuk CV dan SV
mengindikasikan masalah dalam kinerja
proyek. Biaya proyek berarti sudah melebihi
dari yang direncanakan atau waktu yang
digunakan sudah lebih panjang daripada
yang direncanakan
 CPI dan SPI < 100% juga menunjukkan
adanya masalah dalam kinerja proyek

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 43

 Daftar Istilah yang harus
dipahami dalam
manajemen biaya proyek
 NPV
 ROI
 Payback analysis
 Profit
 Lifecycle costing
 Cash flow analysis
 Tangible & Intangible costs &
benefits
 Direct Cost
 Sunk costs
 Learning Curve Theory
 Reserves

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 44

PENGENDALIAN
BIAYA
dilakukan
melalui:
Dokumen perkiraan
arus Pembayaraknasuang
muka
Pembayaran
hasil pekerjaan
Pekerjaan
tambah kurang
Penyesuaian harga
Denda, dan ganti rugi 45
Pengendalian Biaya

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 46

Pengendalian Biaya

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 47

TERIMA
KASIH

Vera Th. C. Siahaya 21/10/2020 48