PENCATATAN

&
PELAPORAN

PENCEGAHAN & PENGENDALIAN HIV AIDS DAN IMS

 TUJUAN PEMBELAJARAN

Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah mengikuti pelatihan, Peserta mampu

melakukan pencatatan dan pelaporan terkait
program Pencegahan dan pengendalian HIV AIDS
dan IMS
Tujuan Pembelajaran Khusus
Peserta mampu:
1. Menjelaskan pengertian, tujuan dan manfaat
pencatatan dan pelaporan
2. Menjelaskan tugas pokok setiap jenjang administrasi
dalam pencatatan dan pelaporan
3. Mengisi formulir-formulir standar yang digunakan
dalam pencatatan dan pelaporan
4. Melakukan instalasi SIHA
5. Menggunakan aplikasi SIHA
 POKOK BAHASAN
1. Pengertian, tujuan dan manfaat pencatatan
dan pelaporan
2. Tugas pokok setiap jenjang administrasi
dalam pencatatan dan pelaporan
3. Formulir-Formulir Standar pencatatan dan
pelaporan
4. Instalasi SIHA offline
5. Penggunaan aplikasi SIHA
PB 1. PENGERTIAN, TUJUAN DAN
MANFAAT PENCATATAN DAN
PELAPORAN
 Pengertian
Pencatatan: kegiatan atau proses pendokumentasian
suatu aktivitas dalam bentuk tulisan; dilakukan diatas
kertas, file komputer dan lain-lain. Bentuk catatan dapat
berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (syahlan)

Laporan: catatan yang memberikan informasi tentang

kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak
yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan
tersebut (syahlan)
 Tujuan
Tujuan Umum

Agar semua hasil kegiatan pelayanan HIV AIDS & PIMS

dapat dicatat, serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya
secara benar, berkala dan teratur guna menunjang upaya
program pengendalian HIV AIDS & PIMS
 Tujuan
Tujuan Khusus
1) Tersedianya  data kegiatan pelayanan HIV AIDS &
PIMS yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara
teratur
2) Terlaksananya pelaporan secara teratur diberbagai
jenjang administrasi sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
3) Digunakannya data tersebut sebagai alat pengambilan
keputusan dalam upaya program pengendalian HIV
AIDS & PIMS di berbagai tingkat administrasi.
 Manfaat
1. Memberi informasi tentang keadaan masalah/kegiatan
terdokumentasi
2. Sebagai bukti dari suatu kegiatan (bukti hukum)
3. Bahan pelayanan
4. Bahan untuk penelitian
5. Sebagai pertanggung jawaban otentik
6. Bahan pembuatan laporan
7. Bahan penyusunan perencanaan dan evaluasi
8. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta
mengingatkan kegiatan peristiwa khusus.
 Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan
suatu kegiatan.

Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau

program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat
wujudnya.

Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah

data dan informasi yang berharga dan bernilai bila
menggunakan metode yang tepat dan benar.
 PENCATATAN DAN PELAPORAN

- Akurat PENGOLAHAN :
- Lengkap
PENCATATAN - Pelaporan
- Tepat Waktu
- Analisis
- Interpretasi

INFORMASI :
PENGAMBILAN - Akurat
KEPUTUSAN - Lengkap
- Tepat Waktu
 Pencatatan & pelaporan
HIV AIDS & PIMS
• Mulai tahun 2012  peralihan dari sistim
manual ke elektronik
• Berbasis web dengan menggunakan software
aplikasi sistim informasi HIV-AIDS & IMS (SIHA)
 MEKANISME ALUR PELAPORAN
Elektronik Manual
Kemenkes
Terima data manual Maks Tgl 10
Terima data setelah bulan pelaporan
real time

Dinkes Propinsi
Terima Data Manual Maks Tgl 5
setelah bulan pelaporan
Tarik
Laporan
Online Rekap
Manual

DinKes Kabupaten
Upload Terima Data Manual Maks Tgl 30
Laporan
Online
Rekap
Manual

Unit Pelayanan Kesehatan

 PENGERTIAN SIHA

SIHA (Sistem Informasi HIV AIDS dan IMS)

adalah :
 Aplikasi Sistem Informasi berbasis web yang
dikembangkan untuk mendukung pencatatan
dan pelaporan pada layanan HIV AIDS dan
PIMS.
 Dikembangkan secara offline dan online
 Alamat :www.siha.depkes.go.id
 TUJUAN APLIKASI SIHA

• Mendukung manajemen data layanan

program pengendalian HIV-AIDS dan IMS
baik pada tingkat layanan, kabupaten/kota,
provinsi dan tingkat nasional.
• Meningkatkan kualitas data yang valid,
akurat, dan tepat waktu.
• Meningkatkan efisiensi pengelolaan data
program dalam jumlah besar.
 MANFAAT SIHA

Tingkat Unit Pelayanan

Manajemen basis data secara elektronik
Efisiensi waktu, tenaga dan biaya dalam
pengiriman laporan

Tingkat kabupaten, provinsi dan nasional

Pelaporan dapat diterima dengan cepat
(online).
 PERKEMBANGAN APLIKASI SIHA

VERSI 1.4 KE VERSI 1.7

1.5 1.4
1.6
1.6.5
1.7
 SIHA 1.4 (2011 – 2012)
A. Modul yang dibangun meliputi :
1. Sistim Informasi Konseling dan Testing
2. Sistem Informasi PITC
3. Sistem Informasi Menular Seksual ( IMS )
4. Sistem Informasi Pencegahan HIV dari Ibu dan Anak ( PMTCT )
5. Sistem Informasi Perawatan HIV dan ART ( Lembar 8A )
6. Sistem Informasi Perawatan HIV dan ART ( Lembar 8B )
7. Sistem Informasi Penjangkauan
8. Sistem Informasi Layanan Jarum Suntik Steril
9. Sistem informasi ODHA yang diberi dukungan
10. Sistem Informasi Metadon
11. Sistem Informasi Kasus AIDS
12. Sistem Informasi Bahan dan Alat

B. Perancangan Ulang Form Cetak: VCT,IMS, LJSS,Metadon,Dukungan

ODHA,Surveilans Kasus
 SIHA 1.5 (2012 – Jan 2013)

A. Perubahan Indikator Laporan dan Penambahan

Laporan TB Report Triwulanan

B. Perancangan Ulang Form Cetak Sesuai dengan

Perubahan Indikator

C. Penambahan Menu untuk bisa Export data Individu

 SIHA 1.6 (Feb 2013 – Jun 2013)
A. Perubahan pada form aplikasi SIHA karena adanya
penambahan indikator yang berkaitan dengan petugas
Pendukung / LSM

B. Perubahan pada form cetak untuk mendukung

indikator yang berkaitan dengan petugas
pendukung/LSM
C. Penambahan Laporan Kohort 6 bulanan pada
laporan LASS
 SIHA 1.6.5 (Juni 2013 – Juni 2015)
A. Perubahan pada form aplikasi SIHA karena adanya
penambahan/perubahan indikator.
B. Perubahan pada form cetak untuk mendukung perubahan
indikator
C. Penambahan Fitur Import Excel Bantu Pra ART dan ART
D. Penambahan Fitur Approval Laporan Online
E. Penambahan Menu Analisis pada SIHA Online
F. Penambahan Modul SDM
G. Perubahan Modul Alat Bahan yang tadinya diisi oleh UPK ke
Dinas Kab/Kota dan diisi secara online
H. Disediakannya instalasi SIHA1.6.5 Oneclick
I. Ditambahkannya Dashboard Integrasi 4 PR
J. Ditambahkannya Fitur SMS Gateway
 SIHA 1.7 (Jun 2015 – Saat ini)
A. Perubahan pada form aplikasi SIHA karena adanya
penambahan / Perubahan pada indikator –
indikator laporan
B. Perubahan pada form cetak untuk mendukung
perubahan – perubahan pada indikator laporan
C. Data Individu KT, IMS, TIPK, Metadon,PPIA, PDP akan
ditarik ke server pusat ( siap released )
D. Integrasi Data Individu KT dan PDP dengan Aplikasi
SITT dari subdit TB ( dalam proses pengembangan )
H. Integrasi Aplikasi SIHA dengan SITT dan SIKDA ( dalam
proses pembahasan )
 APLIKASI SIHA
SIHA Online
• Berada di server Pusdatin
Kemenkes RI.
• Beralamat di
www.siha.depkes.go.id.
• Berisi laporan terkait program HIV
AIDS & PIMS.
• Database laporan semua pemangku
kepentingan (fasyankes, Dinkes
Kab/Kota, Dinkes Provinsi, dan
Nasional).
SIHA Offline
• Diinstall di komputer fasyankes.
• Beralamat di localhost/sim_aids.
• Database individu ada pada
komputer layanan.
• Tidak memerlukan adanya koneksi
internet
• Digunakan untuk input data individu
layanan.
• Digunakan untuk membuat laporan
bulanan layanan
TAMPILAN SIHA
PB 2. TUGAS POKOK SETIAP JENJANG
ADMINISTRASI DALAM PENCATATAN DAN
PELAPORAN
 ALUR PENCATATAN DAN PELAPORAN
Data Pasien
Pasien
dicatat pada Pasien
diperiksa
form

Pembuatan laporan Laporan dikirim ke

Data Pasien diinput
bulanan / triwulanan dinas kesehatan
kedalam sistem
kabupaten

Laporan dikirim
secara online
Laporan dikirim ke
kedalam sistem
dinas kesehatan
Propinsi

Internet

Laporan dikirim ke
Pusat

Pusat Data dan Informasi

TUGAS SETIAP JENJANG ADMINISTRASI
• Fasyankes :
1. Mengisi data individu layanan : KTHIV, IMS, ART,
LASS, PTRM, PPIA, Surveilans Kasus AIDS, Alat dan
Bahan, Dukungan ODHA di SIHA Offline.
2. Membuat laporan bulanan
3. Mengirimkan laporan bulanan ke server SIHA Online.
4. Memanfaatkan data layanan sesuai dengan
kepentingan.
 TUGAS SETIAP JENJANG
ADMINISTRASI
• Kabupaten/Kota :
1. Melakukan rekap laporan bulanan setiap layanan yang dikirim
oleh fasyankes.
2. Mengisi data individu Sero Surveilans , alat & bahan, dan SDM
di SIHA online.
3. Mengisi laporan bulanan layanan yang laporannya tidak ada di
SIHA online.
4. Melakukan proses approval/validasi laporan yang dikirimkan
oleh layanan.
5. Melakukan pelaporan bulanan data hasil sero surveilans.
6. Melakukan analisis data sesuai dengan wilayah dan indikator
yang diperlukan.
TUGAS SETIAP JENJANG ADMINISTRASI
• Provinsi :
1. Mengisi data SDM di SIHA online.
2. Melakukan rekap laporan bulanan setiap layanan yang dikirim
oleh fasyankes.
3. Mengisi laporan bulanan layanan yang data laporannya tidak
ada di SIHA online.
4. Melakukan proses approval/validasi laporan yang dikirimkan
oleh layanan.
5. Melakukan analisa data sesuai dengan wilayah dan indikator
yang diperlukan.
TUGAS SETIAP JENJANG ADMINISTRASI

• Nasional :
– Melakukan rekap laporan bulanan seluruh laporan
setiap layanan yang dikirim oleh fasyankes.
– Melakukan analisa data sesuai dengan wilayah dan
indikator yang diperlukan.
– Sebagai call center permasalahan dalam
penggunaan SIHA.
 ALUR SIHA
ONLINE

PUSAT
Rekap, Absen
si, Validasi
SIHA
ONLINE
PROVINSI Rekap, Absensi, Validasi

i, Va li dasi
a p , A bsens
Rek
KAB/KOTA li d as i anan
a l
e n si, V n Bu
p, Abs ap ora
a L
Rek lo a d
Up OFFLINE
Laporan Bulanan
SIHA
LAYANAN OFFLINE
input data individu
PB 3. FORMULIR-FORMULIR
STANDAR PENCATATAN DAN
PELAPORAN
 JENIS FORMULIR PENCATATAN

1. Formulir Layanan Konseling dan Tes HIV

2. Formulir Layanan IMS
3. Formulir Layanan PPIA
4. Formulir LJSS
5. Formulir Methadon
6. Formulir Layanan PDP ( Kartu pasien, ikhtisar pasien,
register pra ART, register ART, register pemberian
ARV, register stock obat ARV)
7. Formulir Dukungan ODHA
8. Formulir Sentinel Surveilans HIV
9. Formulir Kasus AIDS
 JENIS FORMULIR PELAPORAN

1. Formulir Pelaporan Layanan Konseling dan Tes HIV

2. Formulir Pelaporan Layanan IMS
3. Formulir Pelaporan Layanan PPIA
4. Formulir Pelaporan LJSS
5. Formulir Pelaporan Methadon
6. Formulir Pelaporan PDP ( Laporan Bulanan Perawatan
HIV AIDS/LBPHA lembar 1 dan 2, Laporan kohort )
7. Formulir Perlaporan Dukungan ODHA
8. Formulir Pelaporan Kasus AIDS
9. Formulir Pelaporan Alat dan Bahan
10. Formulir Pelaporan SDM
 (SIHA) Versi 1.7

FORMULIR
PENCATATAN DAN PELAPORAN

LAYANAN KONSELING DAN TES HIV (KT) 

HA-UPK-1
Pada versi SIHA 1.6.5 untuk Status kunjungan pilihannya adalah : Datang
sendiri, dirujuk LSM, Tempat kerja, Kelompok dukungan, Pasangan, Kader
dan Mobile IMS , dan untuk Versi SIHA 1.7 Status Kunjungan hanya menjadi
Datang Sendiri dan Dirujuk
Pada SIHA Versi 1.6.5 , klien WBP
masuk kedalam KELOMPOK
RESIKO , dan pada SIHA 1.7
menjadi “POPULASI KHUSUS”
Variabel “Pernah Tes HIV
Sebelumnya” pada SIHA Versi 1.6.5
berada sebelum kajian Tingkat Risiko
SIHA versi 1.6.5 variabelnya
SIHA versi 1.6.5 adalah Status
Doketer dan Pada SIHA 1.7
Pasien dan Pada SIHA 1.7
diganti menjadi Petugas
diganti “STATUS KLIEN “
Kesehatan
Lembar ke 2 Fomulir KT Pada SIHA Versi 1.6.5 , Form TIPK terpisah dengan KT S, dan
pada SIHA Versi 1.7 formulir TIPK dan KTS menjadi KT
(Konseling dan Tes HIV)
 Pada SIHA Versi 1.6.5, Status Layanan
Pada SIHA Versi 1.6.5 “STATUS adalah : Klinik Utama dan Klinik Satelit,
KLINIK” dan di SIHA Versi 1.7 menjadi Di SIHA Versi 1.7 menjadi Rumah Sakit,
“STATUS LAYANAN” Puskesmas dan Klinik
LAPORAN KTS
Pada SIHA Versi 1.7 ditambah dengan
“Menerima hasil”
Lanjuran Form TIPK
 (SIHA) Versi 1.7
FORMULIR
PENCATATAN DAN PELAPORAN

INFEKSI MENULAR SEKSUAL

(IMS) 
HA-UPK-2
Form IMS hal 2
 (SIHA) Versi 1.7
FORMULIR
PENCATATAN DAN PELAPORAN

PENCEGAHAN HIV DARI IBU KE ANAK (PPIA) 

HA-UPK-4
Pada SIHA versi 1.7 ini, ada penambahan variabel yaitu : NIK (nomor induk kependudukan),
Nama Ibu Kandung dan Propinsi
 Perubahan kebijakan
program pemberian
ARV pada ibu hamil
dari pemberian
profilaksis ARV
menjadi pengobatan
ARV

Variabel ini merupakan pindahan

dari blok data layanan bayi dari
ibu yang positif HIV pada versi
SIHA 1.6.5 bagi an paling bawah.

Pada SIHA 1.7 ini dipindahkan

pada blok Data layanan ibu hamil

Tambahan variabel baru,

untuk kepentingan
penarikan variabel pada
laporan bulanan, karena
yang dilaporkan adalah
ibu dengan kehamilan
baru, sehingga ibu hamil
tidak dilaporkan secara
berulang-ulang pada
setiap bulannya
Tambahan variabel baru,
untuk kepentingan
penarikan variabel
pemberian kotrimoksasol
pada bayi di laporan
bulanan
Tambahan pada variabel ini adalah
penekanan pada ibu HIV pos dengan
kehamilan baru, karena ibu hamil cukup
terlaporkan 1 kali saja selama periode
kehamilannya

Ada perubahan
redaksi pd var
no.5 , pada SIHA
1.6.5 redaksinya
jumlah kondom
yg diberikan ke
klient
Pada SIHA versi 1.7 ini, variabel dalam laporan bulanan menjadi 14 varibel, dari 15 variabel
pada SIHA 1.6.5, adapun 1 variabel yang dihilangkan pada SIHA 1.6.5 adalah varibel no.14
yaitu Jumlah balita yang lahir dari ibu HIV positip diperiksa HIV
 (SIHA) Versi 1.7
FORMULIR
PENCATATAN DAN PELAPORAN

LAYANAN ART
(ANTIRETROVIRAL THERAPY) 
PERLENGKAPAN PENCATATAN & PELAPORAN

Pencatatan Pelaporan
• Ikhtisar perawatan pasien
HIV dan ART • LBPHA (Laporan Bulanan
• Kartu pasien Perawatan HIV/AIDS)
• Register Pra-ART • Laporan analisis kohort
• Register ART
• Register pemberian Obat
• Register Stok Obat
• Formulir Rujukan
Ikhtisar Perawatan
Pasien HIV dan ART
Kartu Pasien
 KARTU PASIEN Tanggal Perjanjian
Mengambil Obat, Konsultasi Dokter, Pemeriksaan lain
No. Rekam Medis
No. Register Nasional Tanggal Rejimen dan Jumlah INH Jumlah INH Efek Rencana
Kunjungan jumlah obat ARV yang sisa yang samping tgl.
NIK yang sisa diberikan ARV/IO/ Kunjunga
untuk bulan profilaksis IO n y.a.d
Nama :................................................................................................................... berikutnya
Alamat Lengkap :.................................................................................................
No. Telepon : .......................................................................................................
Jenis kelamin : □L □P Umur: ......... Tgl lahir : ..../....../.......
Nama Ibu Kandung : .................................................................................
Nama PMO : ………………………………………………………….......
Alamat PMO : ……………………………………………………….........
No. telepon : ………………………………………………………..

Pemeriksaan Klinis dan Laboratorium

Tanggal Stad Status Jumlah Lain-
hh/bb/tt Klinis BB fungsional CD4 lain
(K,Amb,B)

Kunjungan pertama

Memenuhi syarat
medis ART

Saat mulai ART

Setelah 6 bulan ART

Saat 12 bulan ART

Saat 24 bulan ART

Saat 36 bulan ART

Saat 48 bulan ART Bila kartu ini sudah penuh

dapat diganti dengan kartu baru
Saat 60 bulan ART Catatan Penting: oleh Dokter atau Perawat
...............................................................................................................................................................
CATATAN: ...............................................................................................................................................................
1. Simpanlah kartu ini di rumah dan bawalah bila datang ke Unit Pengobatan ...............................................................................................................................................................
2. Anda dapat membantu mengurangi penyebaran penyakit bila mengikuti aturan pengobatan ...............................................................................................................................................................
dengan menelan obat secara teratur
Register Pra-ART
Register ART
 Laporan Bulanan
Perawatan HIV/AIDS
(LBPHA)
TERIMA KASIH