Pemaparan Sop
Pemaparan Sop
Perubahan
PARADIGMA Lingkungan Strategik
PEMERINTAHAN
OTDA
REFORMASI BIROKRASI
DAERAH
• Penataan Urusan
• Penataan kelembagaan
• Penataan ketatalaksanaan
• Penataan SDM
PELAYANAN PUBLIK
C:yulian3\reformaasi kelembagaan.ppt
Bertujuan membangun profil dan perilaku aparatur negara
yang memiliki integritas, produktivitas dan bertanggungjawab,
serta mampu memberikan pelayanan yang prima melalui
perubahan pola pikir (mind-set) dan budaya kerja (culture-set)
dalam manajemen pemerintahan.
Ref. Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama pada
instansi pemerintah, meliputi organisasi, tatalaksana, peraturan
perundang-undangan, SDM aparatur, pengawasan, akuntabi-
litas, pelayanan publik, mind-set dan culture-set.
Aspek ketatalaksanaan pemerintahan diarahkan pada
pewujudan tatalaksana pemerintahan yang efektif dan efisien.
Salah satu aspek ketatalaksanaan yang perlu ditingkatkan
efektifitas dan efisiensinya adalah prosedur kerja dalam bentuk
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP)
GRAND DESIGN RB ROAD MAP RB
2010 - 2025 2010 - 2014
1. Manajemen Perubahan
1. Terwujudnya 2. Penataan Peraturan Per-UU-an
pemerintahan yang
bersih dan bebas KKN 3. Penataan dan Penguatan Organisasi
Penataan Tatalaksana :
2. Terwujudnya 4.
a. Penyusun SOP pelaksanaan tugas dan fungsi
peningkatan kualitas
pelayanan publik b. Pembangunan/pengembangan E-Government
kepada masyarakat
5. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
PEDOMAN KERJA :
pengaturan pelaksanaan suatu kegiatan
secara umum.
BENTUK
PROSEDUR
KERJA PETUNJUK PELAKSANAAN KERJA :
pengaturan lebih lanjut masing-masing
pedoman kerja, lebih terperinci
MANUAL KERJA :
pengaturan lebih rinci dari petunjuk
pelaksanaan kerja
(PERMENPAN & RB NOMOR 35 TAHUN 2012)
1. Sebagai standarisasi cara yang harus dilakukan dalam penyelesaian pekerjaan.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin akan terjadi.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas.
4. Membantu pelaksanaan tugas lebih mandiri.
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang memberikan acuan konkrit.
7. Memastikan pelaksanaan tugas dapat berlangsung dlm. berbagai situasi.
8. Menjamin konsistensi pelayanan baik dari segi mutu, waktu dan tahapan kegiatan.
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang diperlukan.
10. Memberikan informasi bagi peningkatan kompetensi SDM.
11. Memberikan informasi beban tugas yang harus diemban oleh setiap individu.
12. Sebagai instrumen yg. dapat melindungi pelaksana dari tuntutan hukum.
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan prosedural yang terjadi.
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam menyusun standar pela-
yanan.
a. kemudahan dan kejelasan ;
b. effisisensi dan effectivitas ;
c. keselarasan ;
d. keterukuran ;
e. dinamis ;
f. berorientasi pada pengguna (pelanggan) ;
g. kepatuhan hukum ;
h. kepastian hukum ;
a. komitmen ;
b. konsisten ;
c. perbaikan dan penyempurnaan
berkelanjutan ;
d. mengikat ;
e. setiap unsur yang terlibat mempunyai peran
penting ;
f. setiap unsur sadar peran dan tanggung
jawabnya ;
g. terdokumentasi dengan baik.
Dalam penyusunan SOP, terlebih dulu diinventarisasikan
kegiatan atau aktivitas apa saja yang diperlukan serta
siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaannya.
Misalnya SOP Penghapusan Barang :
SOP FINAL
CAKUPAN &
KELENGKAPAN
KEGIATAN
SOP PARSIAL
(Process)
Tidak Ada
Tidak Ada
halaman1 halaman1
halaman2 halaman2
1 2 halaman1 1 2 halaman1 1 2
1 2 halaman2 1 2 halaman2 1 2
SIMBOL ANAKPANAH (SIMBOL 5)
(Arrow)
× Simbol Kelima (Arah Proses);
× Melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke
simbolselanjutnya;
× Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang
berlaku pada simbol yang dihubungkan;
× Prinsip yang digunakan :
- Pertama, arah anak panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi
atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak panah
balikan yang tergantung pada kondisi yang dihadapi:
bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun
kiri.
- Kedua, tanda anak panah tidak boleh bersilangan seandanya
terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan tanda
“Ω=omega”
PENERAPANSIMBOL PANAH (1)
× Menghubungkan × Menghubungkan × Menghubungkan simbol ke
simbol kesebelah kiri simbol ke bawah sebelah kanan
PENERAPAN SIMBOL PANAH (2)
× Menghubungkan dua × Menghubungkan tiga × Menghubungkan dua
simbol ke sebelah kiri simbol ke bawah simbol ke sebelah kanan
×Bersilangan
Berisi prosedur-prosedur yang distandarkan secara
keseluruhan sehingga membentuk suatu kesatuan
proses, meliputi :
A. Unsur Dokumentasi :
1. Halaman judul (cover).
2. Keputusan pejabat yang berwenang.
3. Daftar isi dokumen.
4. Penjelasan singkat penggunaannya.
5. Standard Operating Procedure.
B. Unsur Prosedur.
1. Bagian Identitas.
2. Bagian Flowchart.
HALAMAN JUDUL DOKUMEN SOP-AP
Logo/Lambang Daerah
Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota
……………………………………….. Alamat Instansi
Jln. …………………………………..
Setiap SOP harus dilengkapi dengan informasi identitas sbb. :
a. Nama SOP : nama prosedur yang disandarkan ;
b. Satuan Kerja/Unit Kerja : satuan kerja/unit mana yang menerapkan ;
c. Nomor dokumen : nomor prosedur yang di SOP kan;
d. Tanggal pembuatan : tanggal pertama kali SOP dibuat ;
e. Tanggal revisi : tanggal SOP direvisi ;
f. Tanggal efektiv : tanggal mulai diberlakukan ;
g. Pengesahan Pejabat yang berkompeten ;
h. Dasar Hukum : pert. Per-UU-an yg. melandasi penetapannya;
i. Keterkaitan : beri informasi keterkaitan dg. prosedur lainnya;
j. Peringatan : beri informasi kemungkinan yang terjadi jika SOP
dilaksanakan/tidak dilaksanakan;
k. Kualifikasi Personel : beri informasi kualifikasi/kompetensi SDM
yang diperlukan ;
l. Peralatan dan Perlengkapan :
m. Pencatatan.
BAGIAN IDENTITAS
Nomor SOP
SATUAN KERJA
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
Nama SOP
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
1. ……………. 1. ……………
2. ………… 2. …………..
3. …………….. 3. …………..
Ket.
No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
Pelaksana 1 Pelaksana Pelaksana 3 Pelaksana 4 Prsyrtn/Klkpn Waktu Output
2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
TATA CARA PENGISIAN FLOWCHART :
Menyusun Ranc. Do- Mengintegrasikan Tim Kerja Reformasi Kepala Daerah me- Menetapkan pem-
kumen SOP dan Ranc. Dok. SOP-AP Birokrasi Pemda netapkan Dokumen berlakuan SOP-AP
menyampaikan ke- Unit Kerja mengintegrasikan SOP-AP dengan di lingkungan ma-
pada Tim Pe-nyusun Mandiri /UPT Ranc. Dok. SOP-AP Peraturan Kepala sing-masing ber-
SOP-AP Unit Kerja menjadi Ranc. Unit Kerja Mandiri Daerah. dasarkan Dokumen
Mandi-ri Pembina Dok.SOP-AP Unit menjadi Ranc. Dok. SOP-AP yang di-
untuk diintegrasikan Kerja Mandiri Pem- SOP-AP Pemda. dan tetapkan oleh Kepa-
menjadi Ranc. Dok. bina dan menye- mengajukannya ke- la Daerah dengan
SOP-AP Unit Kerja rahkan ke-pada Tim pada Kepala Daerah Peraturan Kepala
Mandiri Pembina se- Reformasi Biro- untuk ditetapkan. Daerah
cara berjenjang. krasi Pemda.
PERLU DIPERHATIKAN :
a. segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu serta macam dan sifat
kegiatan ;
b. tugas pokok dan skema organisasi, skema jabatan dan uraian jabatan ;
c. pilih satu bidang kegiatan yang akan dibuat sistem dan prosedurnya ;
d. buat dan jelaskan tiap detail kegiatan yang harus dilakukan berikut lama waktu
setiap kegiatan, serta siapa yang harus melaksanakan setiap kegiatan ;
e. setiap tahap kegiatan adalah kegiatan faktual yang diperlukan untuk
penyelesaian seluruh kegiatan ;
f. disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas ;
g. penyusunannya disesuaikan dengan kemajuan IPTEK, harus dijaga
updatednessnya ;
h. visualisasi dengan simbol-simbol, skema dan bagan yang tepat ;
i. jika diperlukan didukung dengan referensi dan manual.
PERSIAPAN
PENILAIAN
KEBUTUHAN
SOP
INTEGRASI SOP
DALAM
MANAJEMEN
INTEGRASI
PENILAIAN PENGEMBANG- MONITORING
PERSIAPAN DALAM
KEBUTUHAN AN & EVALUASI
MANAJEMEN
JADUAL
URAIAN OUTPUT PENANGGUNG 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
KEGIATAN JAWAB
PENILAIAN KEBUTUHAN SOP
1 2 3 4 5 6 7 8
NO SOP YANG AKAN DIKEMBANGKAN ALASAN
SATKER/
UNIT KERJA PENGEMBANGAN
BIDANG PROSEDUR
1 2 3 4 5
1. PENGUMPULAN INFORMASI DAN IDENTIFIKASI ALTERNATIF
2. ANALISIS DAN PEMILIHAN ALTERNATIF.
3. PENULISAN SOP.
4. PENGUJIAN DAN REVIEW SOP.
5. PENGESAHAN SOP.
Pengumpulan
Analisis dan
Informasi & Pengujuan & Pengesahan
Pemilihan Penulisan SOP
Identifikasi Review SOP SOP
Alternatif
Alternatif
TEKNIK BRAINSTORMING
TEKNIS BENCHMARK
TELAAHAN DOKUMEN
IDENTIFIKASI S O P
K E S E L A R A S A N
(apakah SOP telah selaras dg.prosedur-prosedur yg.lain
KETERUKURAN
(apakah output SOP telah ditetapkan standar mutu
yg terukur keberhasilannya)
D I N A M I K
(apakah SOP dpt scr cepat disesuaikan dg.kebutuhan
sesuai dengan perkembangan pelayanan/adm.pem.)
KEPATUHAN HUKUM
(apakah SOP sdh memenuhi ketentuan pert perUUan)
KEPASTIAN HUKUM
(apakah SOP sudah merupakan produk hukum yg memberi
jaminan legalitas pelaksanaannya)
ASPEK YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENULISAN SOP :
a. Tipe SOP yang mencakup dua aspek yaitu :
1) technical SOP
2) administrative SOP
b. Format SOP.
1) Menuangkan SOP-AP dalam bentuk branches flowchart.
2) SOP-AP terdiri dari Bagian Identitas dan Bagian
Flowchart.
Tanggal Revisi -
BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU
KOTA BANJARMASIN Tanggal Efektif 1 September 2012
1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2009 tentang LLAJ 1. Menguasai peraturan perundangan tentang LLAJ
2. Memahami dengan baik prinsip-prinsip pelayanan prima
2. Per.Menpan Nomor 35 Tahun 2012 tentang SOP
3.
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
Jika SOP tidak dilaksanakan maka akan terjadi ketidak lancaran, 1. Dokumentasi izin trayek.
ketidak transparanan, ketidak jelasan pelayanan Izin trayek
2. Data trayek angkutan penumpang.
N KABID. PEMROS PERSYARATAN /
PELAKSANA PE- PENG- KASUB KABAG. KEPALA TIM WAKTU OUTPUT
O ADM. BAG. ES KET
TUGAS TU BP2T PERIJINA KELENGKAPAN
TEKNIS
LOKET UMUM UMPEG IJIN
PEREK.
AKTIVITAS TRAYEK
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
6 Berkas dan
Meneima dan mendistri- Berkas dan
disposisi Kepala 15
busikan kepada Kabid disposisi
BP2T menit
Perijinan Perekon. Kepala BP2T
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
10 Meneruskan pertimbangan 30
Tim Teknis kepada Kepala menit Telaahan
BP2T dengan telaahan Pertimbangan sesuai
dan alternatif penyelesai- Teknis
pertimbang-
an perijinan yang dimo- disetujui atau
hon. an teknis
ditolaknya
permohonan ijin
trayek
11 Mengambil keputusan 30
untuk mengabulkan atau Keputusan
menit
menolak permohonan ijin Telaahan persetujuan
dan membeberikan arahan sesuai atau
penyelesaian ijin trayek penolakan
pertimbangan
Kepada Kepala Bidang
teknis permohonan
Perijinan Perekonomian.
ijin trayek
NO AKTIVITAS PELAKSANA KET.
1 2 3 4
Mulai
T Y
Y
Selesai
T
Proses pendokumentasian
Simbol-simbol flowchart
DINAS
PERTAMBEN
SEKRETARIAT
SEKSI
SEKSI SEKSI
AIR BAWAH TANAH SEKSI
MIGAS DAN NON MIGAS WASDAL TEKNIS
PENYIAPAN WILAYAH
SEKSI
SEKSI
SEKSI ENERGI BARU & SEKSI
PENGUSAHAAN
PEMETAAN TERBARUKAN PENEGAKAN HUKUM