PENANGANAN SURAT

MASUK
BAGIAN 3

www.smkketintang.sch.id Jl. Ketintang No.147-151, Surabaya

 PENANGANAN SURAT MASUK
DENGAN SISTEM KARTU
KENDALI

PENGERTIAN KARTU KENDALI

Sistem kartu kendali adalah istilah lain

yang sering dipakai untuk nama
kearsipan pola baru. Kartu kendali
adalah Lembar isian yang digunakan
untuk pencatatan surat

www.smkketintang.sch.id Jl. Ketintang No.147-151, Surabaya

 PENANGANAN SURAT MASUK
DENGAN SISTEM KARTU
KENDALI

CIRI CIRI

 Pada sistem kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara

lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa

 Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna

kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

www.smkketintang.sch.id Jl. Ketintang No.147-151, Surabaya

 PENANGANAN SURAT MASUK
DENGAN SISTEM KARTU
KENDALI

KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN
KARTU KENDALI

a. Lebih efisien dibanding buku agenda

b. Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
c. Menghilangkan pencatatan berulang
d. Mudah melacak lokasi surat yang diproses
e. Memudahkan penyusunan arsip
f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

www.smkketintang.sch.id Jl. Ketintang No.147-151, Surabaya

 PENANGANAN SURAT MASUK
DENGAN SISTEM KARTU
KENDALI

PROSEDUR

1. Penerimaan Surat
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya,
serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara
lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir

www.smkketintang.sch.id Jl. Ketintang No.147-151, Surabaya

 PENANGANAN SURAT MASUK
DENGAN SISTEM KARTU
KENDALI

PROSEDUR

2. Pencatatan Surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting,
biasa, atau rahasia.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
a. Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar
pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
b. Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke
pengarah surat.

www.smkketintang.sch.id Jl. Ketintang No.147-151, Surabaya

 PENANGANAN SURAT MASUK
DENGAN SISTEM KARTU
KENDALI

GAMBAR KARTU KENDALI

www.smkketintang.sch.id Jl. Ketintang No.147-151, Surabaya

 PENANGANAN SURAT MASUK
DENGAN SISTEM KARTU
KENDALI

KOLOM KARTU KENDALI

 Indeks: Diisi indeks surat

 Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
 Tanggal: Diisi tanggal terima surat
 No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
 M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
 Perihal: Diisi hal surat

www.smkketintang.sch.id Jl. Ketintang No.147-151, Surabaya

 PENANGANAN SURAT MASUK
DENGAN SISTEM KARTU
KENDALI

KOLOM KARTU KENDALI

• Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat

• Lampiran: Lampiran surat
• Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
• Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
• Tanggal surat: Diisi tanggal surat
• No surat: Diisi nomor surat
• Pengolah: Diisi unit pengolah
• Paraf: Diisi paraf pengolah surat

www.smkketintang.sch.id Jl. Ketintang No.147-151, Surabaya