DUTY 5 : CONTROL BUDGET

TAJUK

P E N G A W A L A N B A J E T
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

APA ITU PENGAWALAN?

•Proses untuk memastikan samada objektif organisasi

dan pengurusan dapat dicapai

•Kawalan adalah pemeriksaan (checking) bagaimana

perlaksanaan yang sebenar berbanding dengan yang
dirancangkan dan membuat penyelarasan ke atas
perlaksanaan untuk mencapai apa yang dirancang
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

APA ITU PENGAWALAN?

•Merangkumi perancangan dan perhubungan

supaya mencapai matlamat atau sasaran
(standard/target) yang dikehendaki, mengukur
perlaksaan berbanding matlamat / sasaran,
mengenalpasti perbezaan (deviations) dan
mengambil tindakan pembetulan.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

ELEMEN – ELEMEN YANG PERLU DIKAWAL

MAN

MACHINE

MATERIAL 5M
MONEY

MANAGEMENT
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

MAN

Pekerja :- Sikap pekerja, fizikal dan mental pekerja, latar

belakang pekerja dan sebagainya. Setiap pekerja ada
perbezaanya dari pelbagai sudut. Contohnya sikap, citarasa,
hobi dan sebagainya.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

MACHINE

Mesin / jentera :- Usia mesin, Keralatan mesin, Kepantasan

mesin, Penyelenggaraan mesin dan sebagainya.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

MATERIALS

Bahan – bahan :- Kos bahan mentah, Kualiti bahan, Kuantiti

bahan dan sebagainya.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

MONEY

Wang :- Kos, Keuntungan, Kerugian, Gaji pekerja, Bayaran

elaun dan sebagainya.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

MANAGEMENT

Pengurusan :- Pembayaran gaji pekerja, Penerimaan

tempahan, Penerimaan aduan dari pelanggan, Pengambilan
pekerja, Tindakan disiplin pekerja dan sebagainya.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

CIRI – CIRI ELEMEN YANG DIKAWAL

• ACTUAL (HAKIKAT)
• STANDARD (PIAWAI)
• VARIANCE

1. Control Variance
2. Factors Causing Variance
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

Factors causing variance

1. Action (Tindakan) 2. Attitude (Sikap)

3. Defect (Kecacatan) 4. Delay (Penagguhan)

 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

KAWAL PEMBAZIRAN
(Control Wastage)

• Adalah satu pengenalan dan penghapusan pembaziran dari

segi masa, tenaga, ruang dll.

• Merupakan satu kaedah yang paling berkesan untuk

mengurangkan kos.

• Perlu membuat analisis untuk setiap kerja / aktiviti untuk

menghapuskan pembaziran.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

JENIS – JENIS KAWALAN

Secara umumnya, kawalan merangkumi dua bidang

iaitu:-

•KAWALAN BELANJAWAN (Budgetary Control)

• KAWALAN PENGELUARAN (Production Control)
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

KAWALAN BELANJAWAN

• Menunjukkan sejumlah nilai daripada perancangan

tindakan yang disediakan untuk dimajukan dalam satu
jangkamasa.
• Bahagian yang perlu untuk melengkapkan bersama antara
perancangan kawalan.
• Membuat perancangan untuk masa hadapan,
melaksanakan perancangan itu dan mengetuai atau
mendahului aktiviti – aktiviti untuk melihat samada mereka
pasti akan melaksanakan perancangan tersebut.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

FAEDAH MEMBUAT BELANJAWAN

1. PERANCANGAN DAN PENYELARASAN

- Perancangan adalah kunci untuk berjaya dalam

perniagaan dan keupayaan perbelanjaan perancangan
untuk mengambil tempat.
- Proses pembelajaran disediakan untuk penyelarasan pada
aktiviti – aktiviti ata bahagian – bahagian organisasi yang
mana setiap bahagian dapat daripada operasi dapat
menyumbangkan kepada perancangan keseluruhan.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

2. PENJELASAN HAK DAN TANGGUNGJAWAB

- Penjelasan tanggungjawab – tanggungjawab untuk setiap

pengurus atau pegawai yang mesti membuat belanjawan.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

3. PERHUBUNGAN

-Proses perbelanjaan merangkumi semua tahap dalam

pengurusan.
- Merupakan peralatan yang penting dalam perhubungan
antara pengurusan di bahagian atasan dan pertengahan.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

4. MENGAWAL

- Proses untuk membandingkan keputusan yang nyata dengan

keputusan yang telah dirancang dan membuat laporan
sekiranya berlaku perbezaan adalah prinsip di dalam
pengawalan bajet.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

5. MOTIVASI

- Penglibatan pihak pertengahan dan atasan dalam

pengurusan dengan persediaan belanjawan dan penubuhan
sasaran yang jelas di mana perlaksanaannya boleh diadili
akan dilihat sebagai kesedaran.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

KAWALAN PENGELUARAN

• Matlamat untuk memastikan tarikh penghantaran

dipenuhi, penggunaan tenagakerja dan peralatan
yang berkesan, kadar kerja yang tidak siap tidak
terlalu tinggi. (work in progress).
• Termasuk kawalan mutu (Quality Control),
kawalam kos pembuatan, kawalan stok dan
kawalan penyelenggaraan.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

PERKARA YANG PERLU DIKAWAL

• Bahan - bahan

-Periksa kualiti dan kuantiti pembekalan bahan – bahan.

- Mengosongkan dan menyimpan bahan – bahan kepada
prosedur yang boleh diterima.
- Mengedarkan bahan – bahan atau peralatan kepada orang
bawahan.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

• Unsur – unsur masa

-Menyediakan jadual waktu kerja.

- Orang bawahan diberikan aktiviti – aktiviti dan jangkamasa
untuk menyiapkan sesuatu aktiviti kerja.
- Mengawasi maklumbalas / komen samada dari pelanggan atau
pekerja.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

• Pasukan kerja

-Kenalpasti bilangan pekerja yang perlu diberikan kerja.

- Kenalpasti beberapa tahap kemahiran yang diperlukan.
- Berikan tugasan kerja dalam pasukan kerja.
- Mengawasi dan mentafsirkan projek dengan baik.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

• Pembaziran

-Membuat pengiraan fizikal dalam kuantiti bahan yang

dibekalkan.
- Mengemaskini tahap / peringkat bahan simpanan yang
sedia ada di atas penggunaannya.
- Memelihara kemudahan tempat simpanan barang –
barang / bahan.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

MEMBENTUK PIAWAI
PIAWAI
• Satu unit pengukuran yang dijadikan sebagai
rujukan untuk menilai hasil dimana ia menyatakan
tahap perlaksanaan yang diperlukan.

• Digunakan untuk menentukan tahap perlaksanaan

untuk mesin, tugas, pekerja individu, jabatan atau
keseluruhan organisasi.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

JENIS-JENIS PIAWAI
1. Piawai Fizikal (Physical std)
• Kuantiti produk / perkhidmatan, bilangan pelanggan atau
kualiti produk / perkhidmatan.
2. Piawai Kewangan (Monetary std)
• Kos buruh, jualan, kos bahan-bahan, keuntungan kasar
dsb.
3. Piawai Masa (Time std)
• Jangkamasa sesuatu kerja dijalankan atau tarikh
akhir sesuatu kerja yang perlu disiapkan.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

MEMBENTUK PIAWAI
PIAWAI
• Satu unit pengukuran yang dijadikan sebagai
rujukan untuk menilai hasil dimana ia menyatakan
tahap perlaksanaan yang diperlukan.

• Digunakan untuk menentukan tahap perlaksanaan

untuk mesin, tugas, pekerja individu, jabatan atau
keseluruhan organisasi.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

MEMBUAT PEMBETULAN
Berbagai cara untuk mengawal dengan membuat
pembetulan pada;

• Pekerja - Latihan, Kursus, kaunseling dsb.

• Mesin- Usia, Penyelenggaraan dsb.
• Kualiti produk - Mesin, Operator, bahan-
bahan dsb.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

MENGUKUR PERLAKSANAAN
• Pemerhatian (Observation)
• Laporan Secara Bertulis atau percakapan
(report)
• Kaedah Otomatik
• Pemeriksaan, ujian atau sampel
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

KAWALAN INVENTORI
PENGENALAN

Bertanggungjawab mengawal pengaliran

dan pengagihan bahan-bahan keperluan
daripada bahan mentah hinggalah kepada
barangan yang telah siap
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

INVENTORI ADALAH ;

• Sesuatu tempat untuk melaksanakan

penyimpanan keperluan barangan
pengeluaran bahan

• Selain itu ia merupakan tempat stok bahan

mentah atau bahan yang dibeli
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

JENIS-JENIS INVENTORI
1. BAHAN MENTAH
- Bahan yang diterima dari luar dan
memerlukan peorses selanjutnya.

2. PART YANG DIBELI

- Part yang dibeli dari pembekal dan tidak
perlu diproses lagi.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

3. BARANGAN DALAM PROSES (work in

process)
- Produk yang belum siap dan masih di dalam
proses.

4. BARANGAN SIAP (Finished goods)

- Barangan yang siap diproses dan menunggu
untuk dihantar kepada pelanggan.

5. BEKALAN (Supplies)
- Bahan keperluan yang digunakan untuk operasi
penyudahan.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

KAWALAN INVENTORI
OBJEKTIF KAWALAN INVENTORI
• Meminimakan peratusan di dalam inventori
• Mengurangkan kos pergudangan (warehousing cost)
• Mengelakkan kerugian dari kerosakan
• Mengawal bekalan bahan mentah, komponen sentiasa
mencukupi bagi kegunaan pengeluaran.
• Mengadakan sistem pengangkutan yang baik bagi
pengagihan barang ditempat kerja, penerimaan (receiving)
dan penghantaran (shipping).
• Membuat ramalan keperluan inventori.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

KOS DALAM INVENTORI

• Beberapa kos perlu dipertimbangkan dalam menentukan polisi
inventori

(i) KOS PEROLEHAN (Procurement Cost)

Ianya juga dikenali sebagai kos pesanan (ordering cost), kos

perolehan meliputi kos untuk membuat pesanan bahan, urusan
pemilihan pembekal, pengkeranian untuk membuat pesanan, kos
penerimaan seperti memeriksa bekalan dan lain-lain kos yang
berkaitan dengan membuat pesanan. Kos perolehan biasanya tetap
walaupun saiz pesanan berbeza.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

TYPES OF INVENTORY CONTROL SYSTEMS

• Perpetual inventory system

- keeps record of the amount in storage and it is
replenished when the stop drop to a certain level.
- Concepts of economic order quantity (EOQ) and
reorder point.
- Defined by knowing the order size and the
minimal stock level which signals the placing of
an order.
- Reorder point and the order quantity are fixed,
the review period and the demand rate are variable
and the lead time can be fixed or variable.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

TYPES OF INVENTORY CONTROL SYSTEMS

• Two-Bin Inventory System

- Reorder point is determined by visual

observation.

- When the stock in one bin is depleted, an order is

initiated and demands are then filled from the
second bin.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

TYPES OF INVENTORY CONTROL SYSTEMS

• Periodic Inventory System

- The number of items in storage is reviewed at a

fixed time interval.

- The review period is fixed ; the order quantity, the

demand rate and the reorder point are variable ; and
the lead time can be fixed or variable.
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)

WHERE D = Annual demand in units

K = Ordering cost or
setup cost per order
H = Carrying cost per unit
C = Cost of an individual item

EOQ = 2DK
HC
 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

TOTAL ANNUAL INVENTORY COST (TC)

Tc = Order cost x Annual demand in unit + Carrying cost per unit x Cost of an individual item x Reorder quantity
Reorder quantity 2

Tc = KD + HCQ
Q 2

WHERE Q = REORDER QUANTITY

 DUTY 5 : CONTROL BUDGET

Exercise
The Grand-Pa quick food outlet requires 120,000 buns a year. The
operations manager estimates that placing costs him about RM40. The
carrying cost, including space, spoilage and handling amounts to 12
percent of 20 cents, the bun’s price. The operations manager wishes to
use the fixed order quantity model to handle inventory. Assuming that
there is no safety stock and no lead time, determine the;

i) economic order quantity

ii) total annual inventory cost

D = 120,000 buns
K = RM40 / order
H = 0.024 / bun
C = RM0.20 / bun