Anda di halaman 1dari 29

1

Definisi :
Alat manajemen yang dapat digunakan dalam
perencanaan untuk menyelesaikan suatu masalah
dengan tingkat kompleksitas serius, membutuhkan
pemikiran inovatif, kreatif dan melibatkan lebih
banyak orang yang bekerja dalam satu team work
terpadu.
Alat manajemen yang digunakan untuk mempelajari
dan memecahkan masalah yang komplek dan sulit di
tangani, membutuhkan banyak waktu untuk
pemecahannya, dan melibatkan anggota tim untuk
memecahkannya.(Proses Management Internasional,
1992) 2
3 Kelompok Quality Tools
Siklus 7 QC Tools 7 MP Tools Tools lain
PDCA
PLAN D.Sebab Akibat, D. Persamaan, Brainstorming,
D.Pareto, D. Hubungan, Flowchart, Gantt
D.Scatter, D.Pohon, Chart, Ana
Histogram, D.Matrix, Multivarian
Run Chart, Ana Data Matrix Sampling
Control Chart, Stratifikasi
PDPC,
CheckSheet
D. Panah
DO Check Sheet
CHECK Pareto, Ana Multivarian
Histogram,Scatter, Desain Experm.
Run Chart, Ana Regresi
Control Chart Stratifikasi FMEA,
QFD
ACTION Corrective Action,
3
Standardisasi
Adanya 7 Management tools ini diharapkan :
 Dapat membantu membuat suatu rencana
penyelesaian masalah yang komplek di
lokasi kerja
 Karyawan mengenal, mengerti kegunaan
dan mampu mengaplikasikannya di
departement masing-masing
 Meningkatkan kesadaran dan kepedulian
anggota team terhadap pentingnya sebuah
team work yang solid
4
Terdiri
dari…
Diagram Afinitas atau persamaan
Diagram Interrelasi atau hubungan
Diagram Sistematis atau diagram pohon
Diagram Matriks
PDPC atau Bagan proses penetapan
program
Diagram panah
Gannt chart atau action plan chart 5
Perumusan Masalah

 Inventarisir permasalahan-permasalahan
yang ada dan mungkin akan dipecahkan
(melalui brainstorming)
 Beri pembobotan dari tiap alternatif-
alternatif permasalahan oleh anggota tim
(melalui matrik tema)
 Masalah yang memperoleh pembobotan
paling besar ditetapkan sebagai tema
terpilih.
6
Perumusan Tema

 Langkah awal penting dalam penyelesaian


masalah.
 Penetapan tujuan yang ingin dicapai
(Goal) dan apa yang akan dikerjakan
(Program/Proyek) harus jelas dalam suatu
kalimat.
 Tema bersifat inovatif, pembuatan di masa
depan, one time project, dan berbentuk
model rencana.
7
Peningkatan Mutu Perusahaan
melalui Penerapan Program
7 Management Tool di PT. PSG

8
PT. PSG sebagai perusahaan yang
mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000
dipersyaratkan untuk menerapkan program
improvement berkesinambungan.Dalam hal
ini telah diterapkan 12 program. Namun dari
semua program tersebut dirasa belum
cukup untuk menyelesaikan masalah di
seputar manajemen proyek. Oleh sebab itu
Top Management memutuskan untuk
menerapkan 7 Management Tools sebagai
salah satu program CIP di PSG agar
departemen dapat me-manage proyek yang
ada di departemennya agar berjalan efisien.
9
Namun jika program tsb diterapkan,ditemui kendala
dalam operasionalnya antara lain :
1.Top Mgt belum menginformasikan penerapan CIP ini ke
karyawan khususnya ttg maksud dan tujuan 7 MT.
2. Karyawan kurang memahami 7-MT sbg alat problem
solving dalam manajemen proyek
3. Pemahaman anggota komite yang ditunjuk kurang
4. Belum ada standar notulensi
5. Pemantauan pelaksanaan Action Plan 7-MT kurang
efektif
6. Kehabisan ide untuk tema
7. Pelaksanaan Action Plan tidak disetujui Top Mgt
8. Action Plan kurang cukup waktu
9. Dept tidak memahami batasan tema 7-MT
10. Koordinasi komite dengan Dept kurang
11. Adanya perbedaan persepsi komite dengan Dept pada
saat audit 10
1. Diagram Affinity atau Diagram
Persamaan
Untuk mengumpulkan dan
mengelompokan banyak masukan kreatif
(ide, opini, dll) mengenai masalah produk,
proses.
Pengelompokan ini akan menjadi pokok-
pokok ide kelangkah berikutnya
Pemberian nama atau label yang dapat
mewakili ide-ide tersebut.
Pemberian nama/label

A B C

Ide-ide 11
1. DIAGRAM AFFINITY

Langkah 1: Brainstorming untuk menginventarisir


semua masalah yang ADA dan BERPOTENSI
sebagai kendala penerapan program 7-MT di PT.
PSG.

Komunikasi Top Mgt ke karyawan Kehabisan ide untuk tema


kurang CIP
Karyawan kurang memahami Pelaksanaan AP tidak disetujui Top
7-MT sbg alat problem Mgt
solving
Pemahaman anggota komite Action Plan kurang cukup
kurang waktu
Belum ada standar Dept tidak memahami batasan tema 7-
notulensi MT
Pemantauan pelaksanaan AP 7- Koordinasi komite dengan Dept
MT kurang efektif kurang
Adanya perbedaan persepsi komite
dengan Dept pada saat audit 12
1. DIAGRAM AFFINITY
Langkah 2 : Mengelompokkan dalam pokok-pokok
ide
MAN METHOD
Karyawan kurang Komunikasi Top Mgt ke karyawan
memahami 7-MT sbg alat kurang
problem solving
Pemahaman anggota komite Action Plan kurang cukup waktu
kurang
Dept tidak memahami batasan
INPUT tema 7-MT

Kehabisan ide untuk tema Belum ada standar notulensi


CIP
Koordinasi komite dengan Dept
DAYA DUKUNG LINGKUNGAN kurang

Pemantauan AP 7-MT kurang


Pelaksanaan Action Plan efektif
tidak disetujui Top Mgt Adanya perbedaan persepsi
komite dgn Dept pada saat audit.
13
2. Diagram Interelasi atau Diagram
Hubungan
 Untuk mengorganisasi dan
mengidentifikasi sebab dan akibat utama
dari tiap element masalah. (Proses
Management Internasional, 1992)
 Pada tahap ini pokok-pokok ide pada step
1 dihubungkan sebagai sebagai hubungan
sebab akibat.
 Tidak semua pokok-pokok ide ini
mempunyai hubungan sebab akibat.
 Pokok ide yang mayoritas menjadi sebab
dipastikan sebagai akar permasalahan.C 0/2

B
2/0 A 14
1/1
2. DIAGRAM HUBUNGAN
Langkah 1: Mencari akar masalah dengan
membuat hubungan kausatif pokok-pokok
ide 1/1
MAN

METHOD INPUT
2/1 0/2

DAYA DUKUNG LINGKUNGAN


1/0
Maka akar masalah utama adalah faktor Metode dari
15
penerapan 7 Management Tools
3. Diagram Sistematis atau Diagram Pohon

 Untuk Menunjukan hubungan antara


masalah dengan tindakan yang
dibutuhkan untuk meningkatkan performa
proses/ produk (Proses Management Internasional,
1992)
 Alternatif rencana atau tindakan atau
solusi dapat dihasilkan dengan
brainstorming dan fishbone chart.
 Atur posisi pokok-pokok ide sesuai dengan
tingkat keutamaannya (Analisa sebab
akibat) 16
Langkah 1 : Mencari alternatif solusi dengan
Fishbone Chart.

INPU SDM Training


T Brainstorming
Meeting komite
Meeting efektif
Benchmarking

Bagaimana 7-
MT dapat
diterapkan di
Standar notulensi PT. PSG untuk
Pengajuan & Sosialisasi meningkatkan
approve Review mutu
tema ke Top Program 7-MT Audit perusahaan
Mgt Periode II Fasilitasi
Menetapkan
parameter Presentasi
keberhasilan Pengumpulan
DDL AP/data nama PIC
pendukung Dept.
Pengumpulan
METHO Tema 17
D
3. SYSTEMATIC DIAGRAM
/ DIAGRAM POHON Pengumpulan nama PIC Dept.

Sosialisasi
Langkah 2 :
Memasukannya kedalam Pengumpulan Tema
diagram pohon sesuai Fasilitasi
prioritas dari diagram
Audit
hubungan.
METOD Standar notulensi
Bagaimana 7-
MT dapat E
Menetapkan parameter keberhasilan
diterapkan di PT. AP/data pendukung
PSG untuk
meningkatkan Presentasi
mutu
perusahaan Review Program 7-MT PeriodeII

Meeting komite

SDM Training

Benchmarking
18
3. SYSTEMATIC DIAGRAM / DIAGRAM POHON

Bagaimana 7-
MT dapat Pengajuan & approve tema ke Top
diterapkan di
DDL Mgt
PT. PSG untuk
meningkatkan Brainstorming
mutu
perusahaan INPUT Meeting Efektif

19
4. Diagram Matrik
Diagram ini menilai semua rencana solusi
berdasarkan keampuhan (eficacy) untuk
menyelesaikan permasalahan dan
kemudahan dalam realisasinya (practical).
Penilaian dalam kategori kuat, sedang, atau
lemah
Ada pemeringkatan kelayakan rencana
solusi dan penunjukan penanggung jawab
action
Pemeringkatan sekaligus akan memberi
informasi mengenai tingkat kepentingan
setiap rencana solusi ( extremely important,
very important, atau important) 20
Practical
4. Diagram Matrik

Ranking
Efficacy

week
Time
Degree
Responsibilit

V.I
E.I
y

I
A B C D

Pengumpulan nama PIC Dept. 1 1

Sosialisasi 1 1

Pengumpulan Tema 2 1

Fasilitasi 4 10

Audit 2 2

Standar notulensi X 5 1

Menetapkan parameter keberhasilan


X 5 1
AP/data pendukung

Presentasi X 7 1

Review Program 7-MT PeriodeII X 5 1 21


Practical

Ranking
Efficacy

week
Time
Degree
Responsibilit

V.I
E.I
y

I
A B C D

Meeting komite 2 1

Training X 5 1
Benchmarking X 6 1

Brainstorming X 7 1
Meeting efektif 4 2
Pengajuan & approve tema ke Top
X 5 1
Mgt
Total 26
minggu

22
5. Program Decision Prosess Chart (PDPC)
Bagan ini membantu untuk menginventarisir
faktor-faktor kegagalan yang dapat
menghalangi pelaksanaan suatu rencana solusi.
Faktor pengagal ini dapat berupa hal-hal yang
tidak diinginkan (unexpected) maupun variasi
hasil dari solusi yang kita lakukan.
Faktor penggagal tersebut dianalisis resikonya
dengan menggunakan dua parameter penentu
yaitu besarnya kemungkinan penggagal terjadi
dan keseriusan efeknya terhadap kegagalan
rencana solusi bila faktor penggagal tersebut
terjadi.
Tim harus menemukan rencana program tindak
balas yang dapat dilakukan untuk menghindari
23
atau mereduksi timbulnya faktor penggagal
5. Program Decision Prosess Chart (PDPC)

Px
Program

S
P

S
PDPC (Tindak Balas)

Pengumpulan nama PIC Dept. Terlambat 5 5 25 Penetapan batas


mengumpul waktu pengumpulan
kan PICdan aktif telepon

Sosialisasi Tidak 4 3 12 Intensitas fasilitasi


datang ditingkatkan

Tempat 2 3 9 Koordinasi OFC


meeting
bentrok

Pengumpulan Tema Kehabisan 3 3 9 Fasilitasi tema yang


Tema baik untuk 7MT

Fasilitasi

Audit
24
6. Diagram Panah atau Arrow Diagram
Diagram ini membantu untuk mengatur semua
rencana solusi dalam kerangka yang efisien
sehingga kita dapat memonitor perkembangannya.
Rencana solusi dibagi dalam tahapan kegiatan
dengan level-level tertentu berdasarkan bobot
urgensi solusi (mulai dari barisan solusi yang paling
penting sampai yang hanya bersifat pelengkap).
Keseluruhan rencana tahapan kegiatan harus sesuai
dengan ketersediaan sumber daya yang ada, lama
pengerjaan masing-masing rencana solusi, dan
alokasi waktu yang telah disiapkan tim untuk
menyelesaikan tema tersebut (Gunakan draft Gannt
Chart untuk mengurutkan Action Plan).
TW (Time Week) : Waktu yg diperlukan pengerjaan
solusi
EST (Earliest Time) : Waktu tercepat mulai 25
pengerjaan
Mulai
6. Diagram
0
Panah 0

Nama PIC Dept Training anggota komite


I 0
1 0 1 0
0

Sosialisasi& training Format notulen


II 1 1
1 1 1 1

Tema Notulensi Fasilitasi Implementasi Audit I


III 1 2 2 6 2 2 2 2
9 6 4 4 8 2 8

Review
Review &
& CA
CA Fasilitasi
IV 6 10 4 10
10 12

V Audit II
2 16
Presentasi 16 Penentuan
VI 1 18
Grade
1 18 = Critical path
18 18
Laporan Grade Kumpul Tema II
VII 19 Selesai 19
1 20 2 19
21 26
21
7. Gannt Chart atau action plan chart

Gannt chart berisi semua daftar kegiatan


yang akan dilaksanakan dengan alokasi
waktu yang sudah disesuaikan terhadap
hasil arrow diagram serta mengacu pada
minggu-minggu pelaksanaan yang sudah
pasti.
Gannt chart harus dikontrol
pelaksanaannya dengan menyediakan
kolom”schedule” vs”actual”.
Harus ada Penanggung jawab (PIC) yang
jelas 27
28
Kelompok Latihan 7MT
I II III
1.Suhaibah 1. Sriyati 1.Agus Joko
2. Indar B 2.Yannedi 2.Yanti R.
3.Junedi 3.Rofikoh 3.Erwin S.
4.Endang 4.Subardon 4.Yulpides
M. o 5.J. Saragih
5.Nita 5.Didik A
Kurnia 6.Joko T.
IV V
6.M.
1.Rubidah 1.Hadi S.
Daelami
2.Jayati 2.Marlis
3.Minanto 3.Siti M.
4.Wisnu H. 4.Yuli K
5.Nugroho 5.Idrus
29
W