BIMBINGAN TEKNIS

PEMAHAMAN MANAJEMEN MUTU

4 Maret 2019

Oleh :
SETIO BUDI UTOMO
Konsultan Manajemen

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
POKOK BAHASAN

 AWARENESS MUTU

 SISTEM MANAJEMEN MUTU

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
1 AWARENESS MUTU

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 PENDAHULUAN

“ ….TIDAK ADA YANG ABADI MELAINKAN PERUBA-

HAN
ITU SENDIRI… “

Perubahan adalah suatu kepastian yang harus dihadapi setiap organisasi.

Mampukah mereka bertahan dalam arus perubahan, ataukah ikut tergerus
didalamnya.

Dengan penerapan metode dan tools yang tepat, banyak

organisasi mampu menunjukkan eksistensinya di era persaingan
yang semakin ketat ini.
KREASI MUTU INDONESIA
Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 MENGAPA PERLU MUTU?

Tuntutan Pasar
Semakin
Kepuasan
Survive
Meningkat
Pelanggan
Tingkat Persaingan
Semakin Tinggi

Hanya Organisasi / Bidang Usaha Yang Memperhatikan

Mutu Yang Dapat Bertahan Hidup dan Memenangkan
Persaingan

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 DEFINISI MUTU
 Sesuai dengan kegunaan
(Fitness for Use – J. M Juran)
 Memenuhi persyaratan pelanggan
(Conform to Customer Requirement – Phillip
B. Crosby)
 Memenuhi harapan pelanggan
(Meeting Customer Expectations – A. V. Fei-
genbaum)
 Kepuasan pelanggan
(Customer Satisfaction – K. Ishikawa)

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
TINGKAT KEPUASAN PELANGGAN
 Customer Satisfaction,
Pelanggan puas sesuai harapannya

B  Delight Customer,
E Pelanggan puas karena
T mendapatkan lebih dari harapannya.
T  Loyal Customer,
E Pelanggan sangat bergantung kepada kita.
R
 Advocate Customer,
Pelanggan merekomendasikan kita
kepada orang lain.

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 PERSEPSI YANG SALAH

• Bermutu adalah standar tinggi yang

sulit dicapai
• Mutu hanya dapat dilihat dari hasil
kerja
• Mutu hanya menjadi tanggung-jawab
bagian tertentu
• Mutu terbatas pada produk barang/
produk fisik

• Bermutu adalah “mahal”

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 BAGAIMANA BIAR BERMUTU ?

Harus ada “SISTEM” di dalam

suatu organisasi

SISTEM adalah suatu proses / kegiatan yang

meliputi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pen-
gukuran, peninjauan, dan tindak lanjut

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
MEMBANGUN PENERAPAN
SISTEM MANAJEMEN MUTU

Budaya

Kebiasaan

Biasa

Bisa

Terpaksa

Dipaksa
KREASI MUTU INDONESIA
Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
KREASI MUTU INDONESIA
Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
I
KREASI MUTU INDONESIA
Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
I
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SMM

MUTU TERPADU

SISTEM MANUSIA MANAJEMEN

SPESIFIKASI KOMITMEN KEBIJAKAN MUTU

STANDARD KESADARAN SASARAN MUTU
KONSISTENSI TANGGUNG RENCANA PENGEMBANGAN
PERBAIKAN JAWAB PENYEDIAAN SUMBER
SERTIFIKASI KETERLIBATAN DAYA
SUPERVISI

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 KONSEP PDCA DALAM
SISTEM MANAJEMEN MUTU

ATAN
K
I NG
P PEN
A D
C

SMM

Kemajuan Organisasi akan berbeda satu dengan yang lain,

tergantung dari IMPROVEMENT yang dilakukan

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
2 SISTEM MANAJEMEN MUTU
Diambil dari beberapa point klausul ISO 9001:2015

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
STANDAR KLAUSUL ISO 9001:2015
(ANNEX SL” HIGH LEVEL STRUCTURE)
1. Scope 7. Support
2. Normative references • Resources
3. Terms and definitions • Competence
4. Context of the organization • Awareness
• Understanding the organization and its • Communication
context • Documented information
• Needs and expectations of in- 8. Operation
terested parties Determining • Operational planning and control
• the scope Management Sys- 9. Performance evaluation
• tem • Monitoring, measurement,
5. Leadership analysis & evaluation
• Leadership and commitment • Internal audit
• Policy • Management review
• Roles, responsibility and 10. Improvement
Authority
6. Planning
• Non conformity and corrective
action
• Actions to address risks & • Continual Improvement
opportunities
• Objectives and plans to achieve them

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 MODEL PROSES ISO 9001:2015
QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (4)

Support,
(7)
Organization Operation Customer
and its Context (8)
Satisfaction
(4)
PLAN DO

Result Of
Customer Planning Leadership
Performance The QMS
Evaluation
Requirements (6) (5)
(9)

ACT CHECK
Product And
Services
Need and Expectations
Of Relevant Interested
Improvement
Parties (4) (10)

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 POINT IMPLEMENTASI
5 KONTEKS ORGANISASI 1
DESAIN BISNIS
VISI & MISI 1. ISU-ISU
PROSES
2. PIHAK BERKEPENTINGAN

2
KEBIJAKAN
MUTU

6 3
SOP/
SASARAN
MUTU / ANALISA RESIKO 4
INSTRUKSI KERJA
TARGET

PROGRAM
PENCAPAIAN

CEK &
EVALUASI

TINDAK
LANJUT

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
1. KONTEKS ORGANISASI
A. Memahami Issue internal dan eksternal
o Menetapkan isu internal dan eksternal yang berdampak/ berpengaruh
terhadap bisnis organisasi
o Memantau dan meninjau informasi tentang isu-isu eksternal dan
internal.

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 Contoh konteks organisasi- issue

SUMBER ASPEK ISU / RESIKO UNTUK RENCANA

PERMASALAHAN ORGANISASI ORGANISASI
Eksternal Hukum /
persyaratan

Teknologi

Pasar

Internal Kinerja
organisasi

Budaya kerja

Bisa juga dikombinasi dengan metode SWOT Analisis

KREASI MUTU INDONESIA
Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
Isue umkm terkini :

Merek dagang :
"Brand yang baik itu yang bercerita mengenai produk.
Oleh karenanya, sejak usaha masih dirintis, harus punya brand
yang unik, filosofis dan mudah diingat"

Revolusi indutri 4.0 untuk UMKM

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
B. Memahami keinginan & harapan pihak yang
berkepentingan

o Menetapkan Pihak Yang Berkepentingan yang relevan

o Menetapkan keinginan dan harapan dari pihak yang berkepentingan
tersebut.
o Memantau dan meninjau secara terus menerus informasi terhadap
pihak-pihak yang berkepentingan dan persyaratannya

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
Contoh konteks organisasi- pihak terkait
SUMBER PIHAK KEINGINAN & RESIKO DALAM RENCANA
TERKAIT HARAPAN PEMENUHAN ORGANISASI
Eksternal Pelanggan

Pemerintah

Supplier

Internal Share holder

Karyawan

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
2. KEBIJAKAN MUTU
Manajemen puncak harus menetapkan, menerapkan dan
memelihara kebijakan mutu yang:

 sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi

 sebagai kerangka untuk sasaran mutu
 mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku
 mencakup komitmen untuk perbaikan berkelanjutan

“dikomunikasikan, dipahami dan dit-

erapkan dalam organisasi”

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
Contoh Kebijakan Mutu :

”UKM “JAGO DOLANAN” berkomitmen

menghasilkan produk yang bermutu dan fokus pada
kepuasan pelanggan ”

Untuk mencapai kebijakan tersebut dengan cara:

1. Senantiasa memenuhi semua peraturan perundangan yang berlaku
2. Implementasi sistem manajemen mutu secara konsisten
3. Peningkatan efisiensi perusahaan
4. Melakukan peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu secara
berkelanjutan

Ditetapkan di Malang, 15 Mei 2018

NAMA
Pimpinan
KREASI MUTU INDONESIA
Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 3. SASARAN MUTU
Sasaran mutu ditetapkan pada fungsi, tingkat dan proses yang sesuai

Sasaran mutu harus:

a) konsisten dengan kebijakan mutu;
b) dapat diukur;
c) memperhitungkan persyaratan yang berlaku;
d) relevan untuk kesesuaian produk dan layanan dan untuk peningkatan kepuasan
pelanggan;
e) dipantau;
f) dikomunikasikan;
g) selalu diperbarui sesuai keperluan.

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 Contoh Sasaran Mutu :
METODE
BAGIAN SASARAN MUTU TARGET PROGRAM PENCAPAIAN PERIODE
PENGUKURAN

MARKETING Meningkatkan nilai penjualan 80 juta 1. Melakukan promosi dengan Nilai penjualan Per Bulan
ikut even dari dinas dalam 1 bulan
2. Mebuat website
PRODUKSI Mencapai target harian 100 80% 1. Perencanaan produksi yang Rasio jumlah hari Per Bulan
kardus baik dalam 1 bulan
2. Kontrol produksi yang mencapai
target 100 kardus,
dibanding dengan
total hari kerja
dalam 1 bulan
QC Tidak ada komplain dari "0" komplain 1. Peningkatan kompetensi Jumlah komplain Per Bulan
pelanggan inspektor dalam 1 bulan
2. Kontrol quality
PEMBELIAN Tidak terjadi kelambatan "0" laporan 1. Memiliki supplier yang terseleksi Jumlah laporan Per Bulan
bahan baku 2. Koordinasi dengan supplier kelambatan
3. Evaluasi rutin kedatangan bahan
baku saat akan
diproduksi
MAINTENANCE Tidak ada laporan kerusakan "0" laporan 1. Preventive maintenance Jumlah laporan Per Bulan
alat 2. Kontrol harian alat/ mesin kerusakan alat/
mesin saat akan
jalan produksi
SDM Peningkatan kompetensi SDM Min 2 1. Perencanaan pelatihan Jumlah pelatihan Per Tahun
Pelatihan 2. Evaluasi pelatihan dalam 1 tahun

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
 4. Analisa Resiko
Tindakan untuk mengatasi risiko & peluang

 Menentukan resiko dan peluang :

 memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu dapat
mencapai hasil yang diinginkan
 meningkatkan pengaruh yang diinginkan
 mencegah, atau mengurangi, pengaruh yang tidak diinginkan
 pencapaian perbaikan.

 Tindakan yang akan diambil

 Melakukan evaluasi efektivitas tindakan ini

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
Contoh Form Analisa Resiko

UKM
IDENTIFIKASI RESIKO DAN PELUANG
“JAGO DOLANAN”
BAGIAN : PEMBELIAN
Evalu
Sumber Risk
Activity Risk asi Sc Pengendalian Dokumen Tindak Batas
No. R/P Standar Mutu Dampak PJ
(Kegiatan) (resiko) ore Saat Ini Terkait Lanjut Waktu
I E P S Status

Tidak terjadi Terjadi Barang tidak Validasi

1 Pembelian R I kesalahan kesalahan bisa digunakan/ 1 3 3 Low permintaan
pembelian pembelian rugi pembelian
Proses
Tidak terjadi
Barang produksi / Koordinasi
R I keterlambatan 3 3 9 High
terlambat datang lainnya dengan supllier
datang barang
terhambat
Barang tidak
Penerimaan dan
Dilakukan Tidak dilakukan sesuai
2 penyimpanan R I 1 3 3 Low Monitoring
pengecekan ( terlewat) ( kuantitas /
Barang
kualitas)

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
5. Desain Proses Bisnis

Proses bisnis adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk

mencapai tujuannya.

Proses ini juga dapat diartikan sebagai langkah- langkah yang

dilakukan untuk menghasilkan nilai bagi pelanggan.

Tentukan :
 Input, Proses, Output
 Interaksi Proses

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
Contoh Desain Proses Bisnis
PROSES
PROSES INTI
PENDUKUNG

PIMPINAN SDM

Instruksi produksi Penyiapan SDM

PURCHASING mainan anak Pelatihan
P
S Pembelian Bahan
MARKETING E
U Baku & Barang
lainnya PRODUKSI L MAINTENANCE
P Terima Order
Pembelian A
P QC Produksi Pemeliharaan
N Peralatan
L Terima Barang & G
I Pengecekan
LOGISTIK G
E QC/ INSPEKSI
A
R Pengecekan Hasil
Penyimpanan &
LOGISTIK
Produksi sesuai
Pengiriman N
Penyimpanan standar mutu

W Pengendalian
Tinjauan Analisis Resiko & Manajemen
M Dokumen & Audit Internal
Manajemen Peluang Perubahan
M Rekaman

Malang, 15 Mei 2018

Mengetahui,
KREASI MUTU INDONESIA
Quality Management System ISO 9001:2015 Pimpinan
www.kmigroup.co.id
6. PROSEDUR / INSTRUKSI KERJA

Format Prosedur Mutu

1. TUJUAN
2. RUANG LINGKUP
3. DEFINISI
4. DOKUMEN PENDUKUNG
5. KRITERIA KEBERHASILAN
6. RINCIAN PROSEDUR
7. CATATAN MUTU
8. CATATAN PERUBAHAN

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
Format Prosedur Mutu
1. TUJUAN
Suatu pernyataan singkat yang menerangkan mengapa
prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai.

2. RUANG LINGKUP
Suatu pernyataan singkat yang menerangkan kegiatan
perusahaan yang dicakup dalam prosedur.

3. DEFINISI
Suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi
atau istilah khusus yang digunakan dalam prosedur.

4. DOKUMEN PENDUKUNG / REFERENSI

Suatu daftar dari dokumen lain (seperti prosedur, instruksi kerja,
peraturan pemerintah, peraturan perusahaan, standar teknis,
manual book) yang berhubungan dengan prosedur.

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
5. RINCIAN PROSEDUR
Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahapan
proses atu kegiatan.

6. CATATAN MUTU
Suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan dalam bentuk
dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja
lain ataupun dari luar perusahaan yang disimpan oleh pemilik
Proses (dalam bentuk hardcopy maupun softcopy).

7. KRITERIA KEBERHASILAN
Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun
kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan
tujuan prosedur itu sendiri.

8. CATATAN PERUBAHAN
Suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara
prosedur yang berlaku dengan prosedur revisi sebelumnya.
KREASI MUTU INDONESIA
Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
Tambahan :
Knowledge Organisasi
Catatan “Organization Knowledge” / Pengetahuan Organisasi
Catatan 1 :
“ Pengetahuan organisasi adalah pengetahuan
khusus untuk organisasi, umumnya diperoleh
dengan pengalaman.
Ini adalah informasi yang digunakan dan diberikan
untuk peningkatan tujuan organisasi.

Catatan 2 :
Pengetahuan organisasi dapat berdasarkan pada:
A. SUMBER INTERNAL ( kekayaan intelek-
tual; pengalaman, pelajaran dari kega-
galan dan keberhasilan, hasil perbaikan
dalam proses, produk dan layanan).

B. SUMBER EKSTERNAL ( standard;

akademisi; konferensi; pertemuan ilmiah
dari pelanggan atau penyedia eksternal)

KREASI MUTU INDONESIA

Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id
KREASI MUTU INDONESIA
Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id