Desain Struktur Organisasi

Teori Perilaku Organisasi

Rudy Latuperissa

Page  1

YOUR LOGO

Desain Organisasi

 Pandangan Klasik

- Tokoh: F.W. Taylor, Henry Fayol, dan Max Weber. - Max Weber: birokrasi sebagai desain organisasi yang optimal karena rasional dan efisien.
 Pandangan Neo-Klasik

- Berusaha menonjolkan sisi manusiawi organisasi. Dua tujuan organisasi: ekonomi dan kepuasan karyawan.

Page  2

YOUR LOGO

Desain Organisasi (lanj)

- Resis Likert
- Empat tahap dalam organisasi, sistem 1,2,3 dan 4. sistem 1 tidak mendorong partisipasi dan kepuasan pekerja. Sistem 4 merupakan sistem yang ideal.

- Douglas McGregor
- Dua asumsi manusia X dan Y. X merupakan asumsi negatif (manusia malas bekerja,dll) dan sebaliknya. Pendekatan klasik sesuai dengan asumsi X, sementara organisasi bisa ditingkatkan apabila asumsi Y digunakan.

- Chris Argyris
- Desain organisasi yang ideal adalah desain yang memberi kebebasan dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kerja, serta situasi kerja yang lebih informal.

- Kritik Terhadap Neo-Klasik

- Kelebihan: menekankan sisi manusia. Kelemahan: masih mencari satu cara terbaik untuk semua situasi, motivasi merupakan proses yang kompleks yang hanya satu dari beberapa faktor yang mempengaruhi prestasi kerja. YOUR LOGO

Page  3

Konsep Dasar Pengorganisasian

 Dalam fungsi pengorganisasian, manajer mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.  Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain Organisasi.  Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.  Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan YOUR LOGO dikomunikasikan Page  4

Komponen Struktur Organisasi

 Wewenang

- Pandangan Klasik
- Wewenang datang dari atas yang kemudian diturunkan ke tingkat yang lebih bawah. - Manajer memperoleh wewenang memerintah dari tingkatan yang lebih tinggi (pemegang saham), dan karyawan mempunyai kewajiban melaksanakan perintahnya.

- Pandangan Penerimaan
- Fokus pada karyawan. - Penerima perintah bersedia menjalankannya karena dia menerima perintah tersebut. Wilayah penerimaan merupakan wilayah dimana seseorang bersedia menerima perintah.
Page  5

YOUR LOGO

Komponen Struktur Organisasi (lanj)

- Wewenang Lini dan Staff

- Wewenang Lini dimiliki oleh Manajer Lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara langsung. - Wewenang staff dimiliki oleh orang atau kelompok yang memberikan nasehat kepada manajer lini.

- Delegasi Wewenang
- Penugasan wewenang atau tanggung jawab formal organisasi kepada orang lain (karyawan atau manajer tingkat bawah) - Mempunyai keuntungan membuat manajer dapat menyelesaikan tugas lebih banyak. - Halangan: keengganan manajer mendelegasikan wewenangnya ke bawahan.

Page  6

YOUR LOGO

Komponen Struktur Organisasi (lanj)

Hubungan Pelaporan

-Rentang kendali
- Jumlah bawahan yang melapor ke satu atasan. Pendekatan klasik berusaha mencari rentang kendali yang ideal, sementara pendekatan modern menganggap rentang kendali yang efektif tergantung situasi.

-Keterbatasan Organisasi Formal

- Tidak memperhatikan dinamika yang utuh yang ada dalam suatu organisasi.

Page  7

YOUR LOGO

Komponen Struktur Organisasi (lanj)

 Pengelompokan Kerja (Departementalisasi)

- Mengelompokkan pekerjaan yang sama atau mirip satu sama lain, berdasarkan kreteria tertentu, ke dalam satu atap tertentu. - Bedasarkan fungsi, produk, lokasi, dan pelanggan.
 Desain Kerja

- Pendekatan tanggung jawab individu

- Pendekatan Desain Kerja - Pendekatan Mekanis atau spesialisasi - Pendekatan Motivasional - Pendekatan Biologis - Pendekatan perceptual/motor Page - Desain Kerja dan Kepuasan Kerja 8

YOUR LOGO

Contoh dari Bagan Organisasi

Direktur Manajer Keuangan Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer SDM

Bagian Penjualan

Bagian Promosi

Page  9

YOUR LOGO

Empat Pilar Pengorganisasian (Four Building Blocks of Organizing)

 Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work)  Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)  Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)  Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination)

Page  10

YOUR LOGO

Pilar Pertama : Pembagian kerja (division of work)  Pembagian Kerja adalah Upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan) --yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut  Kadangkala Pembagian Kerja dinamakan dengan Pembagian Tenaga Kerja, namun lebih sering digunakan Pembagian Kerja karena yang dibagi-bagi adalah pekerjaannya, bukan orangnya.  Contoh dari Pembagian Kerja misalnya Pembagian Kerja dalam Bisnis Restoran, pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur, pelayanan pelanggan di meja makan, kasir, dan lain sebagainya YOUR LOGO

Page  11

Pilar Kedua: Pengelompokan Pekerjaan ( Departmentalization)

Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis Pengelompokan Pekerjaan atau Departementalisasi pada dasarnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu

Page  12

YOUR LOGO

Sebagai contoh, untuk bisnis restoran : pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makan dapat dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah bagian Pelayan

Page  13

YOUR LOGO

Pilar Ketiga : Penentuan Relasi antar bagian dalam Organisasi (Hierarchy)

 Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.

 Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu :

- Span of management control atau span of control - Chain of Command

Page  14

YOUR LOGO

Penentuan Hirarki dalam Bisnis Restoran

Kepala Restoran

Atasan yang mengkordinasikan

Bagian Keuangan

Bagian Pelayanan

Bagian Dapur

Memerlukan

1 orang

3 orang

2 orang Bawahan yang membantu

Page  15

YOUR LOGO

 Span of management control terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu

 Chain of command juga menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah. chain of command juga menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian mana.

Page  16

YOUR LOGO

Contoh : Chain of Command dari Bisnis Restoran

Kepala Restoran

Bagian Keuangan 1 orang

Bagian Pelayanan 3 orang Pelayan 1

Bagian Dapur 2 orang

Pelayan 2 Belanja Memasak

Chain of Command

Pelayan 3

Page  17

YOUR LOGO

Jenis-jenis Hirarki

 Hirarki Vertikal (Tall Hierarchy)  Hirarki Horisontal (Flat Hierarchy)

Page  18

YOUR LOGO

E
Hirarki Vertikal

Hirarki Horisontal

Hirarki Vertikal dan Horisontal

YOUR LOGO

Page  19

Pilar Keempat : Koordinasi (Coordination)

 Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif  the process of integrating the activities of separate departments in order to pursue organizational goals effectively
 (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)

Page  20

YOUR LOGO

Faktor-faktor yang memengaruhi Struktur Organisasi

Strategi Organisasi Skala Organisasi Teknologi Lingkungan

Page  21

YOUR LOGO

Beberapa pendekatan dalam Departementalisasi

Berdasarkan Fungsional Berdasarkan Produk Berdasarkan Pelanggan Berdasarkan Geografis Berdasarkan Matriks

Page  22

YOUR LOGO

Departementalisasi berdasarkan Fungsi

Direktur Utama PT ABC Manajer Keuangan Manajer Produksi Manajer Pemasaran Bagian Promosi Manajer SDM

Functional Departmentalization Bagian Produksi

Bagian Penjualan

Bagian Pergudangan

Rekrutmen dan Seleksi

Pelatihan dan Pengembangan

Page  23

YOUR LOGO

Departementalisasi berdasarkan Produk

Direktur Utama PT ABC Manajer Keuangan Manajer Produksi Manajer Pemasaran Bagian Promosi Manajer SDM

Bagian Penjualan

Bagian Produksi Susu Sabun Mandi

Bagian Pergudangan Pasta Gigi

Rekrutmen dan Seleksi Mi Instan

Pelatihan dan Pengembangan

Product Departmentalization

Page  24

YOUR LOGO

Departementalisasi berdasarkan Pelanggan

Bagian Produksi PT ABC

Susu

Sabun Mandi Anak-anak

Pasta Gigi

Mi Instan

Bayi

Remaja

Dewasa

Customer Departmentalization

Page  25

YOUR LOGO

Departementalisasi berdasarkan Geografis

Manajer Pemasaran PT ABC

Bagian Penjualan Jakarta Bandung

Bagian Promosi Makassar Medan

Geographic Departmentalization

Page  26

YOUR LOGO

Departementalisasi berdasarkan Matriks

Direktur Utama PT ABC Profit Project Susu Manajer Keuangan Manajer Pemasaran Manajer SDM Manajer Riset dan Pengembangan

Sabun Mandi Pasta Gigi

Mi Instan

Page  27

YOUR LOGO

- Struktur Matriks
- Dikelompokkan dalam Departemen Fungsional dan dipinjam apabila ada proyek atau progra tertentu. - Keuntungan: fleksibel, pengambilan keputusan kelompok dapat dilakukan, karyawan memperoleh mempeljari ilmu baru, sumberdaya bisa digunakan dengan efisien, karyawan dengan sistem dua komando, dapat menjembatani proyek dengan fungsional dan meningkatkan koordinasi, mendorong desentralisasi. - Kekurangan: karyawan tidak merasa pasti karena ada atasan ganda, manajer merasa wewenang mereka dikebiri, kelemahan dalam pengambilan keputusan kelompok dapat muncul karena matriks menggunakan kelompok dalam pengambilan keputusan.

Page  28

YOUR LOGO

Hal-hal yang Perlu diperhatikan Dalam Desain Strukltur Organisasi

 Pendekatan Situasional

- Pengaruh Lingkungan
- Mekanistis: sesuai dengan pendekatan klasik, sesuai dengan lingkungan stabil. - Organis: didasarkan pada kelompok dengan komunikasi dan partisipasi lebih tinggi, sesuai untuk lingkungan yang berubah-ubah.

- Pengaruh Tugas-Teknologi
- Ada tiga jenis teknologi (joan Woodward) - Unit atau batch kecil - Produksi Masal - Produksi Proses
Page  29

YOUR LOGO

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Desain Struktur Organisasi (lanj)

- Desain organisasi ternyata berbeda tergantung teknologi yang digunakan. - Semakin kompleks teknologi, organisasi semakin tall. - Rentang kendali bertambah dari unit ke masal, tetapi menurun dari masal ke proses. - Semakin kompleks teknologi, semakin besar pekerjaan staff dan administratif.

- Pengaruh Ukuran
- Teknologi berpengaruh terhadap organisasi terutama organisasi kecil. Organisasi besar tidak terpusat pada satu teknologi saja.

- Siklus Kehidupan Organisasi dan Kebutuhan Reorganisasi

- Pada waktu kecil, desain fungsional akan berfungsi dan jika sudah besar maka desain multi-divisi mungkin akan lebih tepat.

Page  30

YOUR LOGO

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Desain Struktur Organisasi (lanj)

Tipe Organisasi

-Berdasarkan Fungsi
- Kelebihan: kerja lebih efisien, pengawasan menjadi lebih mudah. - Kekurangan: sulit mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan yang berbeda, pertanggung jawaban menjadi kurang jelas.

-Berdasarkan Produk atau Pasar

- Kelebihan: pengambilan keputusan menjadi semakin cepat, koordinasi menjadi lebih mudah, dan pertanggungjawaban jelas. - Kekurangan: biaya operasional meningkat, duplikasi kegiatan/fungsi, pandangan sempit yang mengutamakan divisi/bagiannya.

Page  31

YOUR LOGO

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Desain Struktur Organisasi (lanj)

 Koordinasi

- Semakin terspesialiasasi kerja, koordinasi semakin penting. Kebutuhan koordinasi semakin tinggi apabila ketergantungan semakin tinggi.
- Pooled Interdependence (misal: konglomerasi) - Sequencial Interdependence (misal: lini perakitan) - Reciprocal Interdependence (setiap bagian saling mempengaruhi)

- Diferensiasi (spesialisasi) yang menghalangi koordinasi yang efektif:

Karakteristik yang berbeda untuk bagian yang berbeda. Orientasi waktu yang berbeda. Gaya interaksi yang berbeda. Tingkat formalitas yang berbeda.

Page  32

YOUR LOGO

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Desain Struktur Organisasi (lanj)

- Pendekatan untuk Efektivitas Koordinasi

- Teknik Manajamen Dasar - Meningkatkan Potensi Koordinasi - Mengurangi Kebutuhan Koordinasi

 Desentralisasi dan Sentralisasi

- Desentralisasi merupakan proses pendelegasian wewenang dan tanggung jawab secara sistematis ke tingkat organisasi yang lebih rendah. Sentralisasi merupakan proses menahan wewenang dan tanggung jawab di tangan manajemen puncak.
- Lingkungan - Lingkungan dengan persaingan ketat, berubah dinamis akan lebih sesuai dengan desentralisasi.

Page  33

YOUR LOGO

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Desain Struktur Organisasi (lanj)

- Ukuran - Semakin besar ukuran organisasi, desentralisasi semakin diperlukan. - Faktor Lain - Jika keputusan berisiko tinggi maka sentralisasi lebih sesuai. Bawahan yang mempunyai kemampuan tinggi sesuai dengan desentralisasi.

Page  34

YOUR LOGO

Terima Kasih
(info: http://latuperissamedia.wordpress.com

Page  35

YOUR LOGO