Laporan Keikutsertaan pada Pelatihan Advokasi dan Mobilisasi Sosial Perpustakaan, Bertempat di Ruang Balai Pustaka Badan Perpustakaan

Propinsi Kalimantan Timur, Samarinda, 01 Juli 2013 s/d 03 Juli 2013

Oleh

Rachmawati

1. Tujuan Pelatihan Advokasi dan Mobilisasi Sosial Bidang Perpustakaan

Sebagai kelanjutan dari program pengembangan Kapasitas Perpustakaan. Badan Perpustakaan Propinsi Kalimantan Timur dan yayasan CCFI yang telah bermitra dengan "Perpuseru" maka badan perpustakaan Propinsi Kalimantan Timur

mengadakan Workshop "Advokasi dan Mobilisasi Sosial Bidang Perpustakaan" . Ketika mendengar kata Advokasi, mungkin yang langsung terbetik dalam benak kita adalah masalah hukum. Pengertian advokasi berkaitan dengan hukum tidak sesempit itu.

Advokasi yang berkaitan dengan perpustakaan memiliki pengertian, "Aksi individu atau organisasi untuk mempengaruhipembuatan keputusan di tingkat lokal, kabupaten, provinsi, dan nasional untuk mendukung perubahan kebijakan yang diharapkan atauperubahan penganggaran untuk mendukung perpustakaan."

Acara dibuka oleh Kepala Badan Perpustakaan Propinsi Kalimantan Timur yang diwakili oleh Ibu Hj. Dwi Yani Kusuma, Se, S.M.Si (KAsubid Layanan Karya Cetak dan Karya Tulis. Tujuan dari kegiatan dimaksud adalah untuk membantu pustakawan/pengelola perpustakaan dalam melakukan advokasi dan mobilisasi sosial dalam rangka mengoptimalkan peran pemangku kepentingan dan pemangku kekuasaan dalam berperan aktif untuk mendukung pembangunan dan kemajuan sebuah perpustakaan.

2. Tema

dan Tempat Pelaksanaaaan Pelatihan Mobilisasi Sosial Bidang Perpustakaan

Advokasi

dan

Tema Semi Workshop "Advokasi dan Mobilisasi Sosial Bidang Perpustakaan" yang diselenggarakan selama 3 hari sejak tanggal 01 Juli 2013 s/d 03 Juli 2013. bertempat di Ruang Balai Pustaka Badan perpustakaan Propinsi Kalimantan Timur Lt.II. Peserta yang diikuti sebanyak 21 peserta yang berasal dari Perpustakaan Propinsi Kalimantan timur, KUTIM, Kabupaten Paser, KUBAR, KUKAR, Balikpapan, UNMUL, Taman Bacaan Masyarakat binaan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Kalimantan Timur, Bontang, Bunga bangsa dan Poltikes

Penyelenggara adalah Badan Perpustakaan Propinsi Kalimantan Timur dan yayasan CCFI yang telah bermitra dengan "Perpuseru Indonesia" Perpusseru sendiri

adalah suatu program perpustakaan yang digagas CCFI, Bill Gates dan INDOMARC. Adapun mitra Perpuseru Indonesia berada di 34 lokasi dari timur hingga barat Indonesia yang bertujuan untuk memberikan layanan yang lebih luas terhadap pengembangan perpustakaan di Indonesia, Ucap Bapak Setyo Untoro dalam Perkenalannya.

Peserta yang ikut sebanyak 21 peserta yang berasal dari Perpustakaan Propinsi Kalimantan timur, KUTIM, Kabupaten Paser, KUBAR, KUKAR, Balikpapan, UNMUL, Taman Bacaan Masyarakat binaan Dinas Pendidikan Kalimantan Timur, Bontang, dan Poltikes

3. Hasil Pelatihan Advokasi dan Mobilisasi Sosial Badan Perpustakaan Provinsi Kalimantan Timur 1 3 Juli 2013

Tujuan pelatihan

Metode pelatihan Presentasi Diskusi Role play/ Bermain Peran Story telling/ Mendongeng Working group/ Kerja Kelompok Kesepakatan waktu You must be the change you wish to see in the world. Mahatma Gandhi

Apa itu Perpusseru Perpuseru adalah program yang didukung oleh Coca-Cola Foundation Indonesia serta Bill & Melinda Gates Foundation yang bertujuan membantu mengembangkan perpustakaan umum di Indonesia menjadi pusat belajar masyarakat, termasuk diantaranya memiliki kemampuan untuk memberdayakan perempuan, remaja dan wirausahawan. Dengan meningkatnya akses masyarakat terhadap informasi maka akan berdampak pada peningkatan masa depan mereka. Perpustakaan diyakini sebagai salah satu tempat terbaik untuk memberdayakan remaja, perempuan dan wirsausahawan dari berbagai latar balakang yang berbeda serta bisa menjadi jembatan masa depan mereka yang lebih cemerlang.

Apa Tujuan Program Perpusseru 1. Peningkatan kesadaran bersama para pemangku kepentingan utama (masyarakat, pemerintah dan dunia usaha) untuk bekerja bersama secara terpadu dalam upaya peningkatan kapasitas Perpustakaan Umum 2. Penyediaan sarana dan prasarana teknologi informasi dan melakukan peningkatan kapasitas melalui program pelatihan bagi para pustakawan dan staf perpustakaan 3. Meningkatkan kapasitas pustakawan dan staf perpustakaan daerah di bidang pelayanan perpustakaan umum untuk memenuhi kebutuhan pengguna layanan di wilayah mereka. 4. Peningkatan kerja sama antar seluruh pemangku peningkatan layanan Perpustakaan Daerah berbasis ICT . kepentingan dalam

5. Melakukan kampanye menumbuhkan kesadaran bagi pemangku kepentingan untuk menjadikan Perpustakaan daerah sumber informasi dan pusat kegiatan masyarakat.

Tujuan Pengembangan Perpustakaan Menjadikan Perpustakaan sebagai Pusat Masyarakat yang berbasis teknologi informasi Kegiatan dan Pembelajaran

Advokasi Perpustakaan
Devenisi Advokasi Aksi individu atau organisasi untuk mempengaruhi pembuatan keputusan di tingkat lokal, kabupaten, provinsi, dan nasional untuk mendukung perubahan kebijakan yang diharapkan atau perubahan penganggaran untuk mendukung perpustakaan.

Langkah-langkah Advokasi dan Mobilisasi Sosial 1. Identifikasi Masalah 2. Merumuskan Tujuan 3. Identifikasi Sasaran 4. Mengemas Pesan 5. Merancang Kegiatan 6. Menyusun rencana kerja dan indikator kegiatan

Tips Advokasi a. Berhubungan dengan masyarakat b. pergi keluar dari perpustakaan c. Bangun partnership/kemitraan lokal d. Buat koalisi untuk pengembangan perpustakaan e. advokasi 24 jam dan peran dari semua orang f. Rubah mindset: Kebutuhan Perpustakaan Kebutuhan Masyarakat/Pemustaka g. promosikan kita sendiri h. bawa ide-ide baru/ inovasi isi kesenjangan/cari peluang i. Be Passionate/ Bergairah

Mobilisasi Sosial Mobilisasi Sosial adalah proses menghubungkan dan memotivasi mitra dan jejaring di tingkat lokal dan nasional untuk meningkatkan kesadaran dan rasa kebutuhan akan tujuan pengembangan melalui dialog tatap muka. Bekerja secara terkoordinasi antara anggota dari institusi, jejaring di masyarakat, kelompok agama dan kelompok masyarakat untuk menjangkau kelompok tertentu dan berdialog tentang pesan yang telah direncanakan. Dengan kata lain, mobilisasi sosial bertujuan memfasilitasi perubahan melalui pelaku-pelaku yang saling terkait dan berusaha untuk saling mendukung .

UNICEF, 2012

Apa Pentingnya Mobilisasi Sosial dalam Advokasi ? Pelibatan Masyarakat Upaya atau aksi perpustakaan untuk menjangkau dan melibatkan masyarakat agar berkegiatan di/untuk perpustakaan Masyarakat merasakan manfaat Perpustakaan sehingga tercipta opini publik Mendorong perubahan kebijakan yang mendukung tercapainya tujuan pengembangan perpustakaan sebagai pusat belajar masyarakat berbasis IT.

Brain Storming 1. Kegiatan apa saja yang bisa dilakukan diperpustakaan dan melibatkan masyarakat/pengguna perpustakaan 2. Bagaimana cara menjangkau masyarakat yang berkegiatan dalam perpustakaan tersebut?

Langkah-Langkah Melakukan Mobilisasi Sosial 1. Identifikasi kelompok masyarakat 2. Identifikasi permasalahan dan perubahan yang diharapkan dari kelompok masyarakat tersebut 3. Sosialisasi layanan Perpustakaan yang dapat memberikan kontribusi bagi penyelesaian masalah 4. Membangun komitmen bersama 5. Menyusun perencanaan bersama kelompok masyarakat 6. Action/ Pelaksanaan Kegiatan Jenis-jenis kegiatan mobilisasi sosial 1. Pelatihan- pelatihan yang dilaksanakan di perpustakaan. 2. Kampanye yang dilakukan oleh masyarakt dan perpustakaan 3. Event/ kegiatan di perpustakaan 4. Cerita sukses para pengguna perpustakaan 5. Promosi kegiatan melalui media-media dll.

Uraian Langkah-langkah Advokasi dan Mobilisasi Sosial

Identifikasi masalaH Di masyarakat {Apakah permasalahannya} Suatu keadaan dimana terjadi kesenjangan atau ketidak- sesuaian antara kenyataan dan harapan atau Terjadinya penyimpangan terhadap norma atau standard yang berlaku (di tempat/lembaga terjadinya kesenjangan tersebut)

Perumusan Masalah Harus memenuhi Syarat 1. Merupakan masalah yang benar-benar terjadi di masyarakat 2. Fokus masalahnya 3. Jelas sasarannya 4. Sertakan data pendukung Diskusi identifikasi masalah 1. Di dalam kelompok, diskusikan permasalahan yang ada dimasyarakat terkait isu sosial, ekonomi, pendidikan, dll, khususnya yang menyangkut kaum perempuan, anak muda, dan pengusaha kecil Ingat kembali syarat-syarat untuk merumuskan masalah 2. Satu masalah dituliskan dalam satu kertas berwarna. Setiap kelompok dapat menuliskan satu sampai tiga masalah

Memprioritaskan Masalah Prioritas masalah ditentukan dengan mengacu pada kriteria-kriteria di bawah ini Penting dan Mendesak Berdampak positif untuk masyarakat Memungkinkan bagi perpustakaan untuk membantu mengatasi permasalahan tersebut

Kesimpulan Identifikasi Masalah Prioritas Masalah yang disepakati akan menjadi acuan untuk merumuskan tujuan dan pesan advokasi perpustakaan.

Merumuskan Tujuan Advokasi Identifikasi Kebutuhan Perpustakaan Kebutuhan adalah Hal-hal yang dibutuhkan Perpustakaan utuk memfasilitasi kegiatan/aksi yang ditujukan untuk membantu mengatasi permasalahan masyarakat Untuk mengidentifikasi kebutuhan perpustakaan, diskusikan dalam kelompok 1. 2. 3. Apa yang dibutuhkan masyarakat Apa yang bisa difasilitasi oleh Perpustakaan Apa yang dibutuhkan oleh perpustakaan untuk mengatasi masalah

Diskusikan juga apakah kita perlu melakukan advokasi dan mengapa advokasi itu perlu. Untuk mempengaruhi pembuat kebijakan dalam penyusunan program yang bermanfaat beserta solusi anggaran bagi perpustakaan agar dapat merespon kebutuhan masyarakat.

Identifikasi Sasaran Advokasi Sasaran advokasi terdiri dari Sasaran Advokasi Utama adalah Adalah seseorang atau sekelompok orang yang dapat merubah kebijakan atau anggaran yang dibutuhkan perpustakaan untuk mencapai tujuannya Sasaran Advokasi Sekunder adalah Individu atau sekelompok individu yang dapat mempengaruhi sasaran utama advokasi Mitra adalah adalah individu, organisasi/lembaga, sektor swasta atau partner lainnya yang dapat membantu mempromosikan nilai-nilai perpustakaan dan membangun dukungan masyarakat

Partnership/ Kemitraan Adalah hubungan yang memberikan manfaat dua arah baik untuk perpustakaan maupun untuk partner/stakeholder

Brainstorming:

Keuntungan apa yang didapatkan perpustakaan dari mitra Keuntungan apa yang ditawarkan perpustakaan kepada mitra

Keuntungan/ Benefit yang didapat perpustakaan dari mitra Mendapatkan Sumber daya untuk memenuhi kebutuhan perpustakaan Meningkatnya promosi nilai perpustakaan ke masyarakat. Meningkatkan kesempatan untuk dana hibah dan sumber dana lain Mempunyai champion/ orang yang potensial untuk berhubungan dengan pembuat keputusan di tingkat lokal

Keuntungan yang ditawarkan perpustakaan untuk mitra Menampilkan mitra di media berita/newsletter dan website perpustakaan Memuat rekognisi/ penghargaan kepada mitra melalui press release/ media. Menampilkan nama atau logo mitra yang terlihat untuk semua orang pada event/kegiatan perpustakaan, atau dengan memberi penghargaan/ award

Tugas Diskusi Kelompok : Diskusikan siapa yang menjadi: Sasaran advokasi utama Sasaran advokasi sekunder Mitra Catatan : sasaran advokasi diidentifikasi berdasarkan rumusan masalah dan tujuan advokasi yang telah disepakati di sesi sebelumnya

Mengemas Pesan Advokasi 1. Apa itu pesan advokasi? Pesan yang disampaikan perpustakaan kepada sasaran advokasi. Pesan advokasi bertujuan untuk mengkomunikasikan/ menyampaikan pentingnya perpustakaan untuk masyarakat, mengapa meminta dukungan, dan jenis dukungan yang dibutuhkan.

2. Komponen untuk membuat pesan 1) Angka/ Data 2) Profil Masyarakat Pengguna (kegiatan, cerita)

Kedua komponen ini penting untuk menyakinkan orang lain supaya mengerti, percaya, dan terkoneksi secara emosional.

Mengapa angka atau data diperlukan Mengilustrasikan dan menjelaskan masalah yang sedang dihadapi. Membantu menyakinkan pembuat kebijakan Bukti kesuksesan Mendapatkan perhatian media Justifikasi untuk dana dan dukungan berkelanjutan Mudah diingat Membantu membandingkan layanan yang diberikan perpustakaan dengan layanan dari institusi lain. Menunjukkan impact/ dampak dari kegiatan perpustakaan kepada masyarakat.

3. Tips Membuat Pesan Advokasi 1) Tips bahasa: 2) Short/pendek 3) sederhana 4) bahasa jelas, contoh : "Uang" bukan "Finansial" 5) ilustratif, contohnya : Gunakan pesan "Gedung Gelap dan Pengap", bukan "fasilitas yang tidak memadai" 6) Gunakan kata kerja aktif, contoh "Mereka Belajar", bukan "Mendapatkan Keterampilan" 7) Ganti informasi umum dengan hal detil dan angka. Contoh : ganti kata sering, banyak, tak terhitung dengan 25 pameran, 15 pertemuan, dan 300 peserta 4. Pesan utama Advokasi

Diskusi Kelompok Mengemas Pesan Advokasi

Merancang Kegiatan Advokasi Apa yg dimaksud dengan kegiatan advokasi yaitu Kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan advokasi, membangun dukungan untuk perpustakaan, memotivasi aksi bersama, serta meningkatkan kesadaran dan mempromosikan peran perpustakaan. Komponen Kegiatan Advokasi 1. Marketing/ Pemasaran Memulai dan memelihara dialog dengan masyarakat, menunjukkan siapa anda, apa yang anda lakukan, dan mengapa perlu dipublikasikan melalui media dan ke pemerintah lokal 2. Membangun Kemitraan dan Koalisi Memperkuat potensi dan posisi, berbagi peran, dan mendapatkan persetujuan dari masyarakat 3. Lobby Aksi resmi yang bertujuan mempengaruhi pihak berwenang selama proses di legislatif 4. Dokumentasi gambar 5. Event kegiatan 6. Presentasi yang Efektif melalui Komunikasi adalah : a. b. c. 7 % dengan "KATA" 38 % dengan "SUARA/ INTONASI" 55 % dengan BODY LANGUAGE/Bahasa Tubuh

II. Presentasi yang efektif adalah kombinasi antara "ISI/CONTENT" dan "CARA PENYAMPAIANNYA" III. Tips untuk mempersiapkan presentasi yang efektif 1. Pertimbangkan waktu yang dimiliki untuk presentasi 2. Tentukan cara presentasi (mis : Power Point, Lagu, Poster, dll) 3. Identifikasi karakteristik audiens

4. Gunakan alat bantu visual yang sesuai (Power Point, Gambar, atau video) 5. Persiapkan materi presentasi dengan baik 6. Perhatikan Komunikasi Verbal & Non Verbal a) Postur : Berdiri Tegak b) Ekspresi wajah c) Kontak mata d) Gestur : Natural e) Volume suara f) Intonasi suara g) Kejelasan h) Beri Jeda untuk melakukan penekanan akan informasi penting

Tugas Diskusi Kelompok : Diskusikan: Strategi Marketing Strategi Kemitraan Untuk perpustakaan anda berdasarkan rumusan masalah, tujuan advokasi, sasaran advokasi, dan pesan advokasi anda

Menyusun Rencana kerja dan Indikator kegiatan Advokasi Buat matriks rencana kerja advokasi yang meliputi : Kegiatan, Time line/waktu, penanggung jawab kegiatan dan Indikatornya Kegiatan rencana kerja diantaranya a. Persiapan b. Pembuatan Proposal c. Pendaftaran peserta d. Seleksi Peserta e. Menghubungi Mitra f. Pelaksanaan kegiatan g. Monitoring dan evaluasi Time Line adalah Waktu perencanaan kegiatan kerja Penanggung Jawab {Kepanitiaan} adalah orang yang ditunjuk menjadi Penanggung jawab kegiatan Indikator adalah sasaran dari kegiatan rencana kerja atau kegiatan yang akan dibuat dengan cakupan luas Indikator adalah variabel yang membantu kita dalam mengukur perubahan yang terjadi baik secara langsung maupun secara tidak langsung

Syarat Indikator : S = Specific (indikator yang digunakan harus terarah perkembangan kondisi yang dapat diukur keberhasilannya M = Measurable (dapat mudah diukur) A = Achievable (mudah digunakan dan tidak rumit dalam perhitungannya; kemudahan mendapatkan data dari sumber yang jelas dan resmi juga diperhatikan. R = Realistic (logis dalam hal mengukur kondisi dan perubahan dicapai) T = Timebound (memiliki masa waktu pengukuran dilakukan secara rutin/ tahunan) tertentu yang ingin menunjukkan

dan

dapat

Contoh SMART Indikator: Tingkat pengetahuan peserta Pelatihan Perencanaan Strategis rata-rata meningkat 30% pada pelatihan yang diselenggarakan Perpuseru di 34 perpustakaan mitra. Alur Kegiatan Pasca Pelatihan Advokasi

Contoh Kasus Advokasi dan Mobilisasi Sosial

Contoh Perumusan Masalah 80 Keluarga TKI dari desa Baskom dan Wajan tidak mampu berkomunikasi dengan TKI karena tingginya biaya komunikasi yang dapat mencapai Rp.500.000 dalam sekali percakapan.

Contoh Identifikasi Kebutuhan Kebutuhan Masyarakat/keluarga TKI I. Biaya komunikasi yang murah

II. Bisa berkomunikasi sesering mungkin Fasilitas yang bisa disediakan Perpustakaan i. Komputer & Akses internet ii. Ruangan utk komputer dan internet iii. Pelatihan internet

Kebutuhan Perpustakaan I. Menyediakan fasilitas komputer dan internet

II. Menyediakan staff/partnership dengan sektor terkait

Penambahan Anggaran 25% , Dukungan kebijakan untuk mempermudah koordinasi dengan sektor lain Contoh Mengemas Pesan Advokasi

150 keluarga TKI dapat melakukan komunikasi gratis melalui internet di perpustakaan dengan anggota keluarganya di luar negeri untuk mengurangi biaya telepon. Namun saat ini komputer di perpustakaan hanya ada 2 unit dan pengguna harus mengantri selama 30 menit. Hal ini mengakibatkan perpustakaan menjadi penuh sesak, dan banyak yang pulang karena lama menunggu. Oleh karena itu perpustakaan membutuhkan tambahan 8 unit komputer, pelatihan rutin komputer kepada masyarakat, memperbesar ruangan, dan tenaga sukarelawan untuk membimbing penggunaan komputer. Untuk mencapai itu dibutuhkan kenaikan anggaran perpustakaan sebesar 20% untuk tahun depan. Contoh Strategi Marketing

IV. KESIMPULAN

Memahami pentingnya advokasi dalam pengembangan perpustakaan berbasis teknologi informasi. Mengidentifikasi permasalahan di masyarakat sebagai isu yang akan diadvokasi oleh perpustakaan ke stakeholder terkait Merumuskan Tujuan Advokasi Perpustakaan Mengidentifikasi stakeholder/ para pihak yang potensial sebagai sasaran advokasi Mengemas pesan advokasi berdasarkan rumusan permasalahan dan sasaran advokasi Merancang kegiatan advokasi ke sasaran advokasi terkait
Merancang rencana kerja dan indikator keberhasilan kegiatan advokasi.

Penerapan ruang lingkup kegiatan

untuk penetapan perpustakaan daerah mitra

yang akan dikembangkan menjadi centers of exelence, serta memberi bantuan kepada perpustakaan yang ditetapkan agar dapat mencapai standar minimal sebagai CeO layanan perpustakaan dan informasi tentang budaya local.

V. PENUTUP

Bagus tidaknya pengelelolaan sebuah perpustakaan tergantung dari keahlian diri dan Kesiapan Pustakawan. Pustakawan adalah mitra intelektual yang memberikan jasanya kepada pengguna. Kemampuan tentang komputer saja tidaklah cukup untuk mencapai sukses, karena itu dibutuhkan keahlian diri yang cukup yaitu: 1. Keterampilan Komunikasi, Fleksibilitas dan mampu Beradaptasi 2. Tegas, Percaya diri, kreatif dan inovatif, mampu memanage keuangan, waktu, dan sumber daya yang ada 3. Kemampuan analistis dan Teknologi Informasi 4. Pemecahan masalah, Pengambil keputusan dan Kemampuan Negosiasi 5. Kemampuan pengelolaan perpustakaan kovensional 6. Kemampuan manajemen pelanggan (analisis kebutuhan pemakai, pencarian informasi, dan analisis tingkah laku) Semoga Hasil Pelatihan ini menjadi bahan yang dapat dipelajari, yang pada gilirannya dapat diterapkan disekolah kita dimasa yang akan datang. Insyaallah. Semoga apa yang kita lakukan bersama untuk menjadikan sekolah ini lebih baik lagi selalu mendapat restu dan ridho Alla SWT. Samarinda, 06 Juli 2013 Penyusun,

Rachmawati Nik. 009.10.0.088 Tembusan Kepada : 1. Yayasan Bunga Bangsa Islamic School 2. Kepala Sekolah Dasar Islam Bunga Bangsa 3. Kepala Sekolah SMP Islam Bunga Bangsa 4. Wakasis SDI Bunga Bangsa 5. Wakasis SMPI Bunga Bangsa

DAFTAR PUSTAKA

Advokasi dan Mobilisasi Sosial Perpustakaan, presentasi oleh Setiyo Untoro, S.Sos, Pelatihan Advokasi dan Mobilisasi Sosial Perpustakaan, Samarinda, 01 03 Juli 2013